UZAKTAN ÇALIŞMA (REMOTE WORKING) DANIŞMANLIĞI

Uzaktan ya da evden çalışma, korona virüsle beraber hayatımıza zorunlu ve hızlı bir giriş yaptı. Uzaktan çalışma, modern işyerlerinde en hızlı büyüyen trendlerden biri olarak karşımıza çıkmaktadır. İstesek de istemesek de uzaktan çalışmaya daha fazla adapte olmak durumundayız. Coronavirus öncesinde bazı şirketler ve şirketlerin bazı departmanları uzaktan çalışmaktaydı. Pandemi ile beraber uzaktan çalışma zorunluluk hâlini aldı. 

Uzaktan Çalışma (Remote Work) Nedir?

Uzaktan çalışma, profesyonellerin geleneksel ofis ortamı dışında günlük çalışma faaliyetlerinin normal bir şekilde yürütülebilmesine olanak sağlayan çalışma stilidir. Toplu taşıma, araç veya servise binilmez ve ofise gidilmez. Onun yerine istenilen yerde, farklı mekânlarda, yazın belki de açık havada çalışma süreci yerine getirilir. Uzaktan çalışma  1970'lerde başladı ve ABD hükümeti bile neredeyse 30 yıl önce uzaktan çalışmaya izin verdi. 

Her gün belirlenmiş bir masadan çalışmak için bir ofise gitmek yerine, uzaktaki çalışanlar evlerinden projelerini gerçekleştirebilir ve istedikleri yerde hedeflerine ulaşabilir. İnsanlar, profesyonel ve kişisel yaşamlarını tam potansiyeliyle deneyimleyebilmesi ve barış içinde bir arada yaşayabilmesi için günlerini tasarlama esnekliğine sahip olabilir.

Uzaktan Çalışmanın Avantajları ve Dezavantajları Nedir?

Avantajlar

  1. Ulaşım

 Komple uzaktan çalışan bir şirket için yol ve trafik sorunları ortadan kalkmış olur. 

  • Dijitalleşme

Şirketler ister istemez daha dijital ortamlara doğru kaymış olur. Tüm dokümanların ve toplantıların dijitalleşmesiyle birlikte kayıt ve kurumsal hafıza tarafında avantajlar sağlanır.

  • Sistem Kullanımı 

Doküman, toplantı ve chat gibi sistemler uzaktan çalışmada daha verimli kullanılır.

  • Sağlık

Şu anda hala bir pandemi söz konusu, bu yüzden evden çalışmanın en büyük avantajı sağlıktır. Sağlık riskleri, uzaktan çalışmayla beraber minimize olmuş olur. 

  • Zaman Tasarrufu 

Ofise gidilmediği ve ulaşım problemi olmadığı için daha verimli bir çalışma ortaya çıkar. Zaman kayıpları ortadan kalkmış olur. 

  • Belirli Saatler 

Toplantıların başlangıç ve bitiş saatleri daha belirgin olarak ortaya çıkar. Toplantıya ve ofis ortamına ulaşma süresi, başlama ve bitirme saatlerini olumsuz yönde etkilemekteydi. Uzaktan çalışma sayesinde online toplantılarda geç kalma problemleri büyük oranda azalır. 

Dezavantajlar

  • İş Arkadaşları Arasında İlişki Eksikliği

Uzaktan çalışmanın en büyük dezavantajı psikolojik etkenlerdir. Bir ofiste birlikte çalışmak, çalışanlara paylaşılan deneyimler üzerinden bağ kurma ve birbirleriyle dostluk kurma fırsatı sağlar. İnsanlar eskiden daha sosyal bir etkileşim içindeyken, şimdi sanal ortamda bir etkileşim gerçekleştiriyor. Sürekli evde, yani aynı ortamda olmak motivasyonu da olumsuz yönde etkileyebilmektedir. Uzaktan çalışmada, telekonferans, çevrimiçi sohbet sistemleri ve diğer iletişim araçları kullanılsa bile, iş arkadaşları arasındaki ilişkiyi kurma daha zor hale gelir.

  • Kültürel Değişim 

Uzaktan çalışmayla beraber, şirketler açısından kültürel bir değişiklik söz konusu olur. Daha önce farklı yönetim tarzları uygulanırken, şimdi uzaktan çalışma için yeni sistemlerin kurgulanması gerekir. Video konferans araçları, doküman sistemleri ve yönetim sistemleri gibi kurgulanmalar yapılmalıdır.

  • Dikkat Dağınıklığının Artması

Disiplin konusunda problemler ortaya çıkabilir. İnsanların ev ortamında kendini disiplin etmesi kolay değildir. Çalışanlar şüphesiz bir ofiste günlük dikkat dağınıklığı yaşarken, evde daha da fazla dikkat dağınıklığı yaşıyor olabilir: çocuklar, eşler, evcil hayvanlar vb.. Herkesin ev içi çalışma alanı, yetenekleri gibi birbirinden farklıdır. Şirketler evde disiplini sağlayacak bir takım taktikler geliştirmelidir. Disiplin, hem kişi hem şirketler açısından zorlayıcı bir unsurdur. 

  • İzolasyon

Çalışanlar, ofiste iş arkadaşlarıyla beyin fırtınası yaparken şirketin büyük resminin bir parçası olduklarını hissetmeleri daha kolaydır. Uzaktan çalışma, çalışanların günlük şirket olaylarına bağlı hissetmelerini ve bunlara dâhil olmalarını zorlaştırabilir ve bu da sonuçta moralleri düşürebilir.

İşletmeler Uzaktan Çalışmaya Nasıl Uyum Sağlayabilir? 

Uzaktan çalışma, başlangıçtan sürece kadar iyi yönetilmesi gereken bir süreçtir. Şirketler, çalışanlardan gerçek ofislerinde çalışıyor gibi aynı verimi alması gerekir. Bu bağlamda bir hazırlık süreci geçirilmelidir ya da hâlihazırda uzaktan çalışılıyorsa bazı teknik ve araçlarla yönetim desteklenmelidir. Uzaktan çalışma kültürüne uyum sağlamada;

  1. İlk olarak mevcut durum tespiti yapıyoruz. Mevcutta hangi süreçler ve departmanlar uzaktan çalışma sistemine daha kolay adapte olabileceğini tespit ediyoruz. Tespit yaparken yönetim sistemini ortaya koyuyoruz. Örneğin; X şirketinde, pandemiden önce pazartesi günleri hafta başı toplantılar düzenleniyordu. Şimdi, disiplin ve motivasyonu göz önünde bulundurarak, sanal ortamda katılımın sağlanmasını gerçekleştiriyor ve sistemler tasarlıyoruz.
  2. Uzaktan çalışmanın psikolojik etkilerinin bertaraf edilmesi ve motivasyon artırılması yöntemleri üzerine düşünüyoruz. Fiziksel temas olmadan motivasyon sağlamayı Albert Solino olarak kendi şirketimiz içinde de düşünüyoruz. Pandemi süreci uzadıkça psikolojik etkiler de daha fazla önem kazanıyor. Sanal ortamda uzaktan da olsa motivasyon artırıcı etkinlikler yapılmasının gerektiğini savunuyoruz.
  3. Müşterilerle olan ilişkilerinin nasıl olacağı konuşuluyor. Bir kısım şirketler uzaktan çalışamıyor. Müşterilerin bazıları şirketlerle ofiste görüşmek isteyebiliyor. Kendi sağlığımızı koruyarak ve müşteriyi kırmadan ara formüller bulunması gerekiyor. Üretimde çalışan mavi yaka çalışanın uzaktan çalışma imkânı söz konusu olamıyor. Çalışanın mutlaka fabrikaya gelip üretim yapması icap ediyor. Mavi yaka çalışanları fabrikada çalıştığında da gerginlik ve adaletsizlik duygusu ortaya çıkabiliyor. Mavi yakalar için uygun politikalar ve aksiyonlar geliştirilmesi gerekiyor.

Uzaktan Çalışırken Kullanılan Araçlar Nedir?

Uzaktan çalışmayla beraber dijital dönüşüm ve dijitalleşme daha çok önem kazandı. Uzaktan çalışmada dijitalleşmenin daha fazla olması gerekmektedir. Uzaktan çalışırken kullanılan araçlardan aşağıdaki gibi bahsedebiliriz;

  1. Doküman sistemleri: Çalışma ortamının, dokümanların, yazışmaların olduğunca dijital platformlarda gerçekleşmesi gerekir ve bu bağlamda çeşitli doküman sistemleri devreye girmektedir. (Google Documents, DropBox, Documents To Go, Quick Office Pro, Kingston Office vs.)
  2. Telekonferans ve Video konferans (Zoom, Google Meet, Skype, Meeting, Microsoft Teams, Cisco sistemleri, Hangouts, GoToMeeting, Teamlink, Lifesize, Twitch, Jitsi, Slack, BigBlueButton vs.)
  3. Uygulamalar  (WhatsApp, WhatsApp’te gruplar oluşturma, Facebook Messenger, LinkedIn vs.)

Çalışanların sisteme alışması için çeşitli eğitimler verilmesi icap eder ve buna da değişim yönetimi denmektedir. Çalışma şekli değiştiğinden çok ciddi bir şekilde ele alınması gerekir. 

Yurtdışında sürekli olarak uzaktan çalışmayı sağlamış şirketler bulunuyor. Amerika’dan örnek vermek gerekirse, Twitter’ın CEO’su Jack Dorsey artık bir zaman limiti olmadan uzaktan çalışmayı geçerli kıldı. Sınırsız bir uzaktan çalışma imkânları olacak. Bunların dışında 2021 sonuna kadar ya da sınırsız olarak uzaktan çalışacak şirketlerden bazılarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

  • Square
  • Amazon
  • Facebook 
  • Apple
  • TTEC
  • Dell
  • Sketch
  • Mastercard
  • Adobe
  • Google
  • Uber
  • Microsoft
  • Spotify
  • Zoom
  • Nielsen
  • Trello
  • American Express

Türkiye’de de bakıldığında yazılım, hizmet, danışmanlık şirketleri, web ajansları gibi fiziksel üretimi olmayan şirketler uzaktan çalışmaya geçiş noktasında avantajlı olmaktadır. 

Her Şirket Uzaktan Çalışma Modeline Geçebilir Mi? 

Her şirket fiziksel üretimi olmayan şirketler gibi şanslı olmayabilir. Hizmet kategorisinde olan turizm ve yeme-içme sektörü gibi yerlerde faaliyet gösteren firmalarda çalışanlar, fiziksel olarak işyerinde bulunmalıdır. Kafe ve restoranlarda ise uzaktan çalışma gerçekleşemez. ve dolayısıyla çalışanların da fiziksel olarak orada bulunması gerekir. Evlere servis, kargo, moto-kurye kullanılır. Dijitalleşme tarafında, işlerin onlinelaşması ve şirketlerin kendi sistemlerine dâhil etmeleri gerçekleşir. Turizm tarafında çok fazla seçenek bulunmamaktadır. Gerekli tedbirler alınıyor, temizlik, maske gibi kurallara uyuluyor ve böylece yine ziyaretçiler geliyor, lakin yine de bir kayıp ortaya çıkıyor. 

Ülkemiz Covid-19 sürecinde iyi bir yönetim sergiliyor. Avrupa ve Amerika’da çok iyi sınav veren ülke sayısı çok yüksek bir rakam değildir. Almanya en iyi yönetim sağlayan ülkelerde başı çekiyor. Maalesef İtalya, İspanya ve Amerika gibi ülkeler aynı başarıyı gösteremiyor. Türkiye’de tedbirli insanlar ve iyi bir yönetim süreciyle daha iyi bir dönem geçirmekteyiz.

Kısacası, sektör olarak baktığımızda her şirket %100 uzaktan çalışma modeline geçemiyor ama hepsinin belirli bir noktada uzaktan çalışma şansı oluyor. Beyaz yaka daha kısmi olarak uzaktan çalışma modeline geçebilir. Örnek olarak; bir üretim şirketi düşünelim ve şirkette bir pazarlama departmanı bulunsun. Pazarlama departmanı “masa başı” olarak çalıştığı için çalışanlar evden çalışabilmektedir. Satış departmanında ise pandemi sürecinde sahada temaslar azaldı. Satış departmanı telefonla veya video konferanslarla yine randevular alıp uzaktan görüşme sağlayabilmektedir. Mühendislik tarafında tasarımsal işe sahip olanlar, uzaktan çalışma şansına sahip olabilmektedir. Üretim şirketi de olsa kısmi olarak dijitalleşmeye geçilebilir. Otellerde de fiziksel olarak hizmet verilmesi gerekse de, pazarlama ve satış departmanı yine uzaktan çalışabilir.

Uzaktan Çalışma Sürecinde Şirket Yönetimi ve Operasyonlar Nasıl İşler ve Dikkat Edilmesi Gereken Teknik Hususlar Nedir?

 Şirketlerin yönetim tarzına göre farklı farklı işlenişler söz konusu olabilmektedir. Bir şirket aşırı baskıcı bir yönetim ortaya koyabilir ve giriş-çıkışların tutulduğu çeşitli zaman yönetimi de dâhil olmak üzere sistemlere sahip olabilir. Daha serbest olan şirketler de bulunmaktadır. Zaman yönetimi yapılmaz ve çıktıya odaklı olarak ilerlenir. Albert Solino olarak tavsiyemiz ortayı bulmak olur. Ortayı bulurken;

  1. Tamamen mikro yönetim gerçekleştirmek veya yönetimin full serbest bırakılması da doğru değildir. Şirketler ve çalışanlar disiplinli olması gerekir. Şirketlerin sanalda da bir ofise sahip olması gerekir.  Bir şirket online sistemler kullanıyorsa, sistemlerde sabah 9.00’dan akşam 18.00’a kadar online kalabiliyor ve böylece ofise gidiyormuş gibi online sisteme giriş-çıkmış yapmış olabiliyor. Ofis ortamı dijital ortamda da oluşturulmuş oluyor. Gelen-giden ve online olanları görmek motivasyon sağlar ve işin varlığını gösterir. Sistem olmadığı zaman herkes birbirinden uzak kalabilir ve işler daha zor ilerleyebilir Takip de hâliyle zorlaşır.
  2. Ofiste yapılan rutin aktivitelerin dijital ortama taşınması gerekir. Örneğin; birebir toplantılar video-konferansla gerçekleştirilebilir. Toplantıların başlangıç-bitiş saati ve çıktıların değerlendirilmesi gibi konular tamamıyla dijital ortamlarda yönetilmesi icap etmektedir.
  3. Daha önce kullanılmayan ve yeni kullanılmaya başlanan araçlar ortaya çıkabilir. Örneğin; eskiden satış süreçlerinde CRM kullanmayan bir şirket düşünelim. Pandemi sürecinde CRM kullanmaya başlamış olabilir veya Google Documents, Microsoft 360 vb. gibi doküman sistemleri kullanabilir. Teknoloji noktasında adaptasyon sorunları ortaya çıkabilmektedir. Adaptasyon sorunlarını önlemek ve yeni sistemleri öğrenmek adına eğitim ihtiyacı belirebilmektedir.

Performans Yönetimi Nasıl Yapılır ve KPI’ları Nasıl Yapılandırılır?

Gerçek ofiste yapılan performans yönetimi ve KPI’ların dijital ortamda da geçerli olması gerekmektedir. Ekstra olarak bazı yönetim araçları ve yazılımları kullanılabilir. Dijital erişime giden yolda kullanılan araçlardan bilgisayarlar, evdeki internet ve telefonların önemi ortaya çıkıyor. KPI’lar da dâhil olmak üzere yine uzaktan yazılımlarla sistemler ölçülebilir.

Uzaktan Çalışma Yönetmeliği Nedir?

Uzaktan Çalışma, İş Kanunu’na tanımlanmıştır. Uzaktan çalışma iş operasyonlarını dijital araçlarla ve teknolojilerle ofise gelmeden yürütülebilmesini sağlamak adına bazı kurallar konulmuştur. Çalışanlar ofise gelmeden belirlenen araçlarla işlerini yürütüyorsa, İş Kanunu’ndaki Uzaktan Çalışma kısmına girmiş olur. Uzaktan çalışma yönetmelikleri, şirketin kendi inisiyatifine bağlıdır. İş başlangıcı, mesai bitişi, yemek molası saatleri gibi zaten gerçek ofiste var olan kurallar, dijital ortama taşınmış olur ve istenirse yönetmeliğe de bağlanabilir. Kuralların yazıldığı ve çerçevelerin belirlendiği politikalara Uzaktan Çalışma Yönetmeliği denilmektedir. İnsan Kaynakları zaten kuralları çalışanlara bildirmiş olmaktadır. Uzaktan Çalışma Yönetmeliği, eskiden manuel ya da fiziksel olan yönetmeliklerin, dijital ortamda nasıl yapılacağını belirleyen bir rehber olarak düşünülebilir. Çalışan, yönetmeliği okuduğunda uzaktan çalışmanın usulünü anlamış olur.

Sistem/Bilgi Güvenliği Nasıl Sağlanır? 

Şirketlerin kullandığı araçlar, müşterilerine ya da çalışanlarına karşı belirli bir yapıya sokar. Şirketler araçlarla belirli bir tarza sahip olmuş olur. Kullanılan araç şirketinizin yüzüne dönüşür ve yeni ofis bu araç olarak karşımıza çıkar. Video konferansı araçları, doküman sisteminde kullanılan araçlar ve şirket yönetiminde kullanılan yazılım sistemi araçları, çalışanlarımızın ve müşterilerimizin bizi gördüğü yeni ofis ve yüzler olmuş olur. Biz Albert Solino olarak, kurumsal kimliği zedelememe ve bütünlüğü sağlama adına araçları seçme konusunda da danışmanlık vermekteyiz.

Araçlar seçilirken, siber riski en az olanlar üzerinde durulmalıdır. Her dijital ürünün ve platformun açıkları bulunur. Önemli olan, kullanıcı verisini koruyan ve güvenlik açıkları en az olan araçları seçmektir.

Uzaktan çalışma, siber ve bilgi güvenliği riskini barındırmaktadır. Kullanılan araçlar dijital ortamda olunca, hacklenmesi ve dokümanların başkalarının eline geçmesi de mümkün olabilir. Evden çalışmada siber risk daha fazla gündemimize gelmiş olmaktadır. Güvenlik anlamında eğitim verilmesi çok önemlidir. Çalışanların siber risklere karşı kendilerini nasıl koruyacaklarını öğrenmeleri gerekir. Eğitimde, doküman paylaşımının nasıl gerçekleştirilmesi gerektiği öğretilmelidir. Çalışanlar genele açık paylaşım ve şirket içi paylaşım arasındaki farkı iyi bilmelidir. Genele açık paylaşım hataları yapılabilmesini ve gizli bilgilerin ya da müşterilerin kendi bilgilerinin başkalarının eline geçmesini önlemek gerekmektedir. Uzaktan çalışma faaliyetleri ilk başta riskleri göz önüne alarak gerçekleştirilmelidir.

Uzaktan Çalışma Danışmanlığı Yaklaşımımız 

Albert Solino olarak pandemi sürecinde müşterilerimizin hep yanında yer aldık ve yer almaya da devam etmekteyiz. Uzaktan çalışma konusuna aşinayız çünkü yurtdışında da ofislerimiz bulunmaktadır. Uzaktan çalışma sistemini şirketlerimize de uygulama noktasında yanlarında bulunduk. Albert Solino olarak uzaktan ya da evden çalışma sistemine geçiş danışmanlığımız kapsamında, sırasıyla aşağıda yazan maddeleri gerçekleştirmekteyiz;

  • Mevcut Durum Analizi 

Mevcut durum sektöre göre değişmektedir. Şirket nasıl bir dijital dönüşüm sürecine tabi olabilir, hangi faaliyetler ve departmanlar değişebilir, hangi departmanlar daha az dijitalleşebilir, bunları ortaya koyuyoruz.

  • Araçların Tespiti 

Mevcut durum analizi yapıldıktan sonra, dijital dönüşüme geçişte muhtemel araçlar üzerine düşünüyoruz. Hâlihazırda kullanılan araçlar, yazılımlar, vs.’nin uyumlu olup olmadığına bakıyoruz. Kullanılan araçların faydaları var mı yok mu diye bakıp, üzerine ekstra olarak eklenmesi gerekenleri düşünüyoruz. 

  • Değişim Yönetimi

Değişim yönetim, operasyonların dijitalleşmesi, operasyonel etkiler, araçların seçimi ve seçimlerin şirketlere uygulanmasıdır. Ofiste faaliyet gösteren şirketten dijital ortama geçerken yaşanan sorunlar genelde psikolojik ve motivasyonel sorunlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Kimi çalışanlar kalabalık bir aileye sahip oluyor ve evde rahat çalışamıyor, kimisi de tek başına rahat olarak çalışabiliyor. Çalışanlara göre sistemin kurulması gerekir. Herkes için en optimum çözümleri arıyoruz. Şirketi iyi bir incelemeden geçiriyoruz ve buna göre çeşitli önerilerimizi söyleyip uygulamaya geçiriyoruz. 

Evden çalışma da dijitalleşme demektir. Dijitalleşme hemen gerçekleşemez. Bu noktada uzaktan çalışma sistemiyle alakalı çeşitli fazlar hayata geçirmiş olmak gerekmektedir. Şirketler çeşitli fazlarda olabilir. Çalışanların motivasyonu, çeşitli sistemlerin seçimleri ve yapılabilecek iyileştirmeler başlıkları altında Albert Solino Danışmanlık olarak danışmanlığımızı vermeye devam ediyoruz. Sanal ortamda bir ofis yaratıyoruz. Kullandığımız çeşitli araçlarla herkesin gerçekten odaları oluyor. Odalarda iletişim sağlanabiliyor. Odaya girildiği zaman herkese selam verilebiliyor. Çeşitli duyurular, toplantıların yine aynı yerlerden yapılabilmesi gibi gerçek hayattaki faaliyetlerin uzaktan çalışmaya uygun olacak şekilde dijital ortamda yapılmasını sağlıyoruz. 

En zorlu yapılar üretim şirketleri, yani fiziksel olarak belirli bir mekanda bulunması gerekenler olarak karşımıza çıkıyor. Uzaktan çalışan beyaz yaka ve her zaman firmaya giden mavi yaka arasındaki iletişim sağlama süreci hazırlanıyor. Mavi yakaya, doğru mesajı vermek için çok çalışıyoruz. Şirketlerin en zorlandığı noktalardan biri mavi yaka süreci olmuş oluyor.

İLETİŞİM

Uzaktan Çalışma Danışmanlığı

Uzaktan Çalışma Danışmanlığı konusunda daha fazla bilgi almak

için buradaki formumuzu doldurabilir; veya

+90 216 680 06 77 - +90 531 700 4515

numaralı telefon üzerinden bizimle hemen iletişime geçebilirsiniz.

[email protected]

Alkan Balkaya

Partner

Albert Solino Danışmanlık