İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI VE NORM KADRO

İnsan Kaynakları Planlaması ve Norm Kadro Tasarımı projelerinde temel olarak amaçlanan kazanım; şirketin hedeflerine paralel olarak ideal kadro sayısı, yapısı ve departman kırılımına ulaşabilmektir. Mevcut organizasyon yapısı, mevcut iş süreçleri ve iş yapış şekilleri ve görev tanımlarında planlanan projeler ve inisiyatifler göz önünde bulundurularak mevcut iş yükünün objektif şekilde ölçülmesi ve mevcut iş gücü gereksiniminin belirlenmesi temel faaliyetler arasındadır.

İnsan Kaynakları Planlaması Nedir ?

İnsan Kaynakları Planlaması; bir kurum bünyesindeki çalışan kaynağının en verimli ve sonuç odaklı kullanımı için iş analizleri yapılarak optimum sayı, özellik ve bölüm dağılımının ortaya konulmasına verilen isimdir. Mevcut süreçlerin analizi ile başlayan bu faaliyet, kurum bünyesindeki her bir aktivitenin ne kadar zamanda yapıldığının anket, gözlem veya süre tutma yöntemi ile ölçülmesi ile devam eder.

Bu yöntemlerden elde edilen verilerin analizi ve görev tanımlarıyla eşleştirilmesi ile beraber; kurum içindeki bir işin ideal yapılma süresi ortaya çıkar. Öte yandan da mevcut kaynakların ; haftalık toplam çalışma süresi belirlidir. Her bir bölüm özelinde; o bölümün toplam ayırabileceği zaman ile ; o bölüme ( sürece ) ait işlerin gerektirdiği toplam efor karşılaştırılır. Bu karşılaştırmanın sonucunda; hem norm kadro hesaplaması hem de bu hesaplamayı kullanarak İnsan Kaynakları Planlaması ortaya çıkar. Bu faaliyet, kapsamlı bir İnsan Kaynakları Danışmanlığı projesinin bir alt parçası olarak ele alınabileceği gibi; tek başına bir proje olarak da ele alınabilir.

İnsan Kaynakları Planlaması Süreci

Mevcut iş yükünün belirlenmesi için uçtan uca süreçlerin mevcut durumunun incelenmesi sonucunda:

  • Mevcut süreç akışlarındaki iş gücü gereksinimi ve süreç aktivitelerindeki iyileştirme alanlarının belirlenmesi ve raporlanması,
  • Mevcut süreçlerdeki süreç, teknoloji, kaynak ve performans yönetimi ile ilgili iyileştirme alanlarının belirlenmesi,
  • İş gücü ihtiyacı yıl içerisinde dönemsel olarak yoğunlaşarak dalgalanan aktiviteler var ise uygulanabilirliği değerlendirilerek iş gücü ihtiyacının yıl içerisine dengeli yayılmasına yönelik önerilerin geliştirilmesi
  • Belirlenen iyileştirme alanlarının ve şirket içindeki proje hedeflerinin iş gücü gereksinimi üzerine etkilerinin tespit edilmesi ve İnsan Kaynakları Planlaması süreci kapsamında potansiyel kadronun belirlenmesi
  • Uygun olan süreçlerde aktivitelerin farklı roller tarafından gerçekleştirilmesi veya roller için unvan değişikliğinin değerlendirilmesi
  • Uzun vadede kadro gereksiniminin tespit edilmesi için iş gücü tetikleyicilerine bağlı norm kadro hesaplama aracının oluşturulması

İnsan Kaynakları Planlaması

Norm Kadro Planlaması Analiz Yöntemleri

Anketler:

Aylık ücretli personelde veya aylık ücretli benzeri işler yapan saat ücretli personelde uygulanacak yaklaşımdır. Beyaz yaka için belirlenen unvanlarla mutabık kalınan aktiviteler ankete dönüştürülerek gönderilecek ve beyana dayalı süre ve sıklık bilgisi girilmesi talep edilecektir. Mavi yaka için veriler ilgili amirleri ile görüşülerek ve veri analizleri ile toplanacaktır.

Zaman Etütleri:

Saat ücretli personelde rutin, tekrar eden işler için uygulanacak yöntemdir. Belirlenen aktiviteler için iş üstünde ölçümleme yapılacak ve sıklık bilgisi veri analizi ya da beyana dayalı olarak alınarak iş yükü hesaplanacaktır.

İç Kıyaslamalar:

Birbirlerine benzer süreçler için fabrikalar, iş birimleri ve süreçler bazında kıyaslama çalışmaları yapılacaktır. İyi uygulamaların sanayiler arasında yaygınlaştırılmasını sağlayacaktır.

Dış Kıyaslamalar:

Birbirine benzer süreç, faaliyet modeline sahip birimler dış firma kıyaslamaları ile ölçümlenecektir.

Tetikleyiciler/Veri Analizleri:

İş yükünü doğrudan etkileyen tetikleyicilerin belirlenerek bu tetikleyicilere dayalı bir model geliştirilerek hesaplama yapılmasıdır. Bu ölçüm yaklaşımı diğer metodolojilerle hibrid olarak kullanılacaktır.

Kabuller:

Üretim kısıtları, uzmanlık gerektiren işler, zorunlu bulunması gereken pozisyonlar için (sağlık vb. yönden olmazsa olmaz pozisyonlar) belirli kabuller esas alınacaktır.

Stratejik İnsan Kaynakları Planlaması

Stratejik İnsan Kaynakları Planlaması Danışmanlığı kapsamında Albert Solino Danışmanlık ile çalışmanız halinde şu aşamalardan geçip ; aşağıda belirtilen çıktılara başarıyla ulaşabilirsiniz:

  • Strateji ve hedeflerinin anlaşılması
  • Süreç sorumluları ile toplantılar düzenlenerek iş yapış şekillerinin anlaşılması ve iş süreçlerinin uçtan uca detaylı incelenmesi
  • Süreç sahipleri ile görüşülerek iş süreçlerindeki aktivitelere ayırdıkları zamanların anlaşılması
  • Kurum içi çalışanların gerekli yetkinlik ve yeterliliklerinin tespiti
  • Mevcut iş süreçlerinin belirgin hale getirilmesi ve etkin kılınması
  • Maliyetlerin azaltılması için optimum (en efektif) yöntemle operasyonların nasıl yönetilebileceğine ilişkin tasarımların yapılması (dış kaynak kullanımı vb.)
  • Albert Solino  Norm Kadro Tasarımı metodolojisi kullanılarak iş gücü planının ortaya çıkarılması ve norm kadronun belirlenmesi
  • Verimliliğe ilişkin iyileştirme alanlarının tespit edilmesi
  • Departman bazında gerçekleştirilen aktivitelere ilişkin iş gücü tetikleyicilerinin belirlenmesi
  • İş gücü ihtiyacı hesaplama modeli ile ilgili gerekli eğitimlerin proje sorumlularına verilmesi
Çıktılar
  • Mevcut Süreçler için Revizyon Gereksinimleri
  • İş Yükü Tetikleyicileri ve Aktivite Zaman Analizleri
  • Mevcut Durum Optimum Kadro
  • İyileştirme Önerileri
  • İyileştirme Önerisi sonrası Potansiyel Kadro
  • İnsan Kaynakları Planlaması için Detaylı Öneriler
  • Norm Kadro Hesaplama Aracı
Araçlar
  • Albert Solino İnsan Kaynakları Planlaması ve Norm Kadro Tasarımı metodolojisi
  • Küresel iyi örnekler veri tabanı
  • Corvisio OKR Yazılımı

İnsan Kaynakları Planlaması ve Norm Kadro Kapsamında Albert Solino Yaklaşımı

  Norm kadro projesi sadece kendi başına yürütülecek bir proje değildir. Norm kadro projesinin ya da hesaplamasının yapılabilmesi ve optimum kadronun çıkarabilmesi için işin içine organizasyon tasarımı giriyor. Bu tasarım da organizasyon yapılarının, rol ve sorumlulukların, yetkinliklerin ve performans ölçütlerinin planını içeriyor. Bunun için organizasyon tasarımı prensiplerine çok iyi hâkim olunması gerekiyor. İşin içine süreç, süreç analizleri ya da iş analizleri tasarımları giriyor. İş analizinde belirli bir iş en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp bir süreç olarak inceleniyor. Bunları çok iyi yapabilecek metodolojilere hâkim olmak gerekiyor. İşin içine teknoloji giriyor. O sistemleri, yazılımları iyi analiz etmek gerekiyor. Bir kişi belki de saatlerini harcamak yerine hiçbir maliyete katlanmadan şu anda var olan bir modülü bile hayata geçirebilir. Dolayısıyla teknolojiye de aşina olmanız gerekiyor. Bütün bu konularda biz Albert Solino olarak şirketlere destek sağlayabiliyoruz. 

          Şirketteki çalışanlar tüm bu konulara hâkim olamayabiliyor ya da bu tarz hassas projelerde dışarıdan objektif bir gözün gelip onlara yardım etmesini isteyebiliyor. Dolayısıyla Albert Solino olarak ilk fazımız mevcut durum analizi oluyor. Bu analiz ile;

  • Norm kadroya ilişkin bütün çalışanların yani ofis ve saha çalışanların hangi işlere ne kadar zaman ayırdığını tespit ediyoruz,
  • Çalışanların aktiviteleri tekrarlama sıklıklarını analiz ediyoruz, 
  • Çalışanlar ile toplantı gerçekleştiriyoruz, gerekiyorsa anket çalışmaları yapıyoruz,
  • Norm kadro hesaplamasında kullanılacak parametreleri netleştiriyoruz,
  • Haftalık çalışma saatleri, yıllık izin-gün sayısı, mazeret izin-gün sayısı vb., şirketin yazıda varsa görev tanımlarını, yine yazıda varsa iş süreç akışlarını ya da süreç haritalarını inceliyoruz.

          Daha sonrasında detaylı analizlere ve modelleme kısmına geçiliyor. Burada şu soruların cevapları bulunuyor;

  • İş gücü tetikleyici aktivitelerine ne kadar zaman harcanıyor?
  • İş gücü tetikleyici sayıları nedir?
  • İş gücü tetikleyici sayılarının gelecek durumda ne kadar olması hedefleniyor?

Hizmet Almak İsteyen Bir İşletmeye Hangi Katkıları Sağlamaktayız?

          Sonuç olarak müşteri sayısı mevcutta ne kadar, ileride ne kadar olması hedefleniyor gibi soruların cevapları ortaya çıkmış oluyor. Aynı zamanda bunlar geçmişteki artış trendlerinden de izlenebiliyor. Bu tip modellerde daha sonra iç kıyaslamalar yapılıyor. Çok şirket ise şirketler arası benzer fonksiyonlarının birbirleriyle kıyaslaması yapılıyor. Tek şirket ise benzer pozisyonların yine şirket içerisinde ya da benzer görevlerin birbirleriyle kıyaslaması üzerine dış kıyaslamalar devreye giriyor. Dünyada bu işlerin nasıl yapıldığı, benzer ya da farklı sektörlerde farklı şirketlerin bu işleri nasıl yaptığı şeklinde olan dış kıyaslamalar da dâhil oluyor. Üzerine iyi uygulamalar ekleniyor. X iş farklı sektörde böyle yapılıyor, ama bu işin iyi uygulaması da Y şeklindedir ve bu da bize Z kadar kazanım sağlar şeklinde iyi uygulamalar işin içine giriyor.

          Günün sonunda şirketlerin elinde stratejik iş gücü planlaması yapabileceği bir model ortaya çıkıyor. Yıllık bütçelerde ya da daha uzun vadeli stratejilerinde kullanabileceği mevcuttaki kadroyu gelecek stratejilere ulaşmada planlamalar yapılıyor. Mevcut kadroyu ne kadar arttırmak ya da ne kadar azaltmak, hangi yetkinlik ihtiyaçlarını karşılamak, sayısal olarak hangi seviyeye ulaşmak gerekiyor şeklinde analitik çalışan verilerle beslenip elinizi çok kuvvetlendiren bu tarz planlamalar yapılması sonucu bir model ortaya çıkıyor. Aslında biz Albert Solino olarak bununla da yetinmiyoruz. Bu bahsedilen tasarımları, modellemeleri yaparken süreç sahipleriyle çalışıyoruz. Final çıktıları sunduktan sonra bu modele ya da bu sürece ilişkin şirket içinde stratejik iş gücü planlamasından sorumlu kişilere eğitimler düzenliyoruz. Bu sayede onlar da bu modeli gelecek süreçlerinde yürütürken kullanabiliyorlar. En sonunda da hangi model ve hangi kadro yapısı ile çalışılması gerektiği ortaya çıkıyor. Uçtan uca röntgenini çok detaylı bir şekilde çektiğimiz ve üzerine çok detaylı analizler de yaptığımız için elimizde çok yönlü sonuçlar olmuş oluyor. 

          Hangi şekilde bir kadroya ulaşılması lazım ve bu stratejilere doğru giderken neler yapılması gerekiyor sorularına önerilerimiz oluyor. Hatta sadece kadro sayılarına etki etmeyen diğer iyileştirme önerilerimizi de sunuyoruz. Sonuçta da tüm süreçlere dokunmuş oluyoruz. Böylece şirketlerin de ajandasında yol haritası olmuş oluyor. Sonrası için ise  şirketler de isterse bizimle, yani Albert Solino ile birlikte çalışmaya devam ediyor ya da kendi içlerinde bu süreçleri yürütebiliyor. 

Albert Solino İnsan Kaynakları Danışmanlığı Birimi

İnsan Kaynakları Planlaması ve Norm Kadro Danışmanlığı konusunda daha fazla bilgi almak

için buradaki formumuzu doldurabilir; veya

+90 216 680 06 77 - +90 531 700 4515

numaraları telefon üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz.

[email protected]

Kadir Ayaz

Kıdemli Yönetim Danışmanı

Albert Solino Danışmanlık