Organizasyon ve Süreç Tasarımı

Dünyadaki sektörler ve müşterilerimizin sektöründeki en iyi uygulamalar doğrultusunda, iş süreçleri yeniden tasarlanmakta ve organizasyonel yapı, yeniden tasarlanan iş süreçlerinin en etkin şekilde hayata geçirilmesi için yeniden yapılandırılmaktadır. Yapılan danışmanlık sırasındaki en önemli konulardan biri de benchmarktır. Dünyadaki ve sektördeki en iyi uygulamaların ve organizasyon yapılarının incelenmesine benchmark(kıyaslama) denir. Albert Solino olarak çok geniş bir yelpazeye ve benchmark yapabileceğimiz çok fazla firmaya sahibiz. Bununla alakalı tecrübelerimizi de danışmanlık esnasında çokça yansıtırız. Dünyayı ve sektörü daha iyi anlayabilmek için rakip analizini benchmark yapmak çok önemlidir. Firmaların danışmanlık almasının en büyük sebeplerinden biri de; sektöründeki veya dünyadaki en iyi uygulamaları öğrenmek istemesidir. 

Süreç ve Organizasyon Tasarımı Projelerinde İzlenen Adımlar Nedir?

Mevcut iş süreçleri değerlendirilir ve gelişim alanları tespit edilir.

Süreç analizi çalışmaları, anketleri yapılır. Burada süreç sahiplerinin en çok vakit alan aktiviteleri belirlenir ve verimsizlikler ortaya çıkarılır. Veri talepleri ve birebir görüşmeler doğrultusunda elde ettiğimiz datalarla birlikte süreç iyileştirme önerileri sunulur. “Ne gibi aksaklıklar yaşanmaktadır?”, “Bunlarla alakalı ne gibi düzeltmeler yapılabilir?”, “En iyi uygulamalar bize neyi gösterir?”, “Sektör nelere uygundur?” gibi soruların cevaplarını dış göz olarak ortaya çıkarırız.

Şirketlerde işletme körlüğü sonucunda ortaya çıkan kabullenme meydana gelebilir. Biz dış göz olarak ve çok fazla benchmark yapabileceğimiz örnek olması sebebiyle bunları rahatlıkla tespit edip önlerine serebiliriz. Şirketlerin en önemli danışmanlık alma sebeplerinden biri de benchmark olanağımızdır.

Sonrasında gelişim alanlarını tespit ediyoruz ve öneriler sunuyoruz. Anketlerden;

  • Hangi süreçler çok vakit alıyor?
  • X kişisinin yapmaması gereken süreçler nedir?
  • Başka departmanların ya da unvanların yapması gerektiği süreçler nelerdir?
  • Hangi süreci kim yönetmelidir?

sorularının cevaplarını almaya çalışırız ve böylece verimsizlik noktalarını tespit etmiş oluruz.  

                   Aynı zamanda duplike (tekrarlı yapılan) işler de tespit edilir. Aynı işi satın alma departmanı ve mali işler departmanı yapıyor olabilir. Şirketler günlük koşuşturmacalardan dolayı duplike işlerin farkına varamayabilir, bu yüzden biz duplike işleri ortaya çıkarırız.

Katma değersiz işlere ayrılan vakitler görülebilir. Katma değersiz işlerin getirisinden çok götürüsü bulunur. Katma değersiz ve değerli işlerin tespitini yaparız ve bunlarla alakalı yürütülebilecek süreçlerin analizlerini ve iyileştirmelerini sunarız.

İş süreç haritalarının ortaya çıkarırız. Mevcut durumda süreçlerin nasıl ortaya çıktığını ve ilerlediğini ortaya koyarız. İş süreçlerinin ortaya çıkmasının ardından, aktiviteden sorumlu ve aktiviteye katkı sunacak, destekleyecek bölümleri tespit ederiz. Sadece aktiveyi yapan değil, katkı sunanları da tespit etmiş oluruz. Süreçleri onaylayacak kişileri de belirleriz.

Öncelikle mevcut süreci ortaya çıkarırız. Şirketin hedeflerini öğreniriz. Daha sonrasında da şirket hedeflerini de göz önünde bulundurularak hemen hayata geçirilebilecek bir süreç tasarımı yaparız. Süreç tasarımını, hedefe ulaşabilecek şekilde gerçekleştiririz.

Süreçten organizasyon tasarımına yürüyen bu yolda örnek vermek gerekirse;

Mali İşler bölümünde bütçe raporlama sorumlusunun olması gerekir. Şirketlerde bütçe işlerini mali işler departmanı yürütür. İdeal yapıya bakıldığında bütçe süreci önemli bir konudur. Özellikle, bütçe işlerinin sistem üzerinden yürütülmesi gerekir. Tüm süreç sahipleriyle ve bölüm departman yöneticileriyle bir araya gelinmesi, yıllık bütçelerin belirlenmesi, bununla alakalı revizyonların yapılması, en sonunda el sıkışılması ve bunların konsolide edilerek üst yönetime rapor edilip sunulması çok önemlidir. Bunun da bir kişi tarafından koordine edilmesi ve yönetilmesi gerekir. Bütçe raporlama sürecinde organizasyon yapılarında ve mali işler departmanında, bir bütçe raporlama uzmanı yöneticisinin var olması gerektiğini düşünmekteyiz. Bununla alakalı firmalara önerilerde bulunuruz. Burada firmanın yapısı, büyüklüğü, ölçeği ve hedefleri çok önemlidir. Eğer büyük bir yapıysa ve acil bir şekilde buna ihtiyaç varsa, bunun hemen hayata geçirilmesi için önerilerde bulunuruz. Geçmişte danışmanlık verdiğimiz bir şirkette, bununla ilgili çok ciddi bir ihtiyaç vardı ve yapısı da büyüktü. Hemen ilan çıkarttılar ve bununla alakalı yeni bir çalışan işe aldılar. 

Süreç tasarımının bir organizasyonda ihtiyaç olduğunu ortaya koyarız ve bununla alakalı aksiyon alınmasını sağlarız.

Unvan yapısının gözden geçirilerek organizasyon şeması oluşturulur. Unvan yapısı belirlenirken, sektörün büyüklüğünün, şirketin büyüklüğünün, yapısının ve ihtiyaçlarının tarafımızdan iyi anlaşılması gerekir. Her unvan her şirkette olmayabilir. Her şirkette kendine has bazı iç dinamikler bulunur. İçselleştirme için doğru bir unvan tasarımı yapılması gerekir. Unvan yapısı doğrultusunda, bölümler ve departmanların ne olacağını belirleriz. Hâlihazırda mevcut departmanlar varsa, işleyişlerinin ve süreçlerinin doğru olup olmadığını görmek adına gözden geçiririz. İhtiyaçlar doğrultusunda hangi departmanların bulunması gerektiğini tespit ederiz. Yarın hemen hayata geçebilecek mevcut durumu tasarlarız ve aynı zamanda ilerleyen hedeflerinde şirkete katkı sunacak organizasyon tasarımı da yapmış oluruz. Bunları alternatif olarak şirketlerimizin önüne sunarız. Sonrasında onlarla bir validasyon toplantısı yaparız. Bu toplantılarda yaptığımız tasarımları onlara sunarız. Onların geri dönüşlerini dinleriz. O doğrultuda gerekirse revizyon yaparız ve nihai olarak müşterimize sunarız.. 

Süreçler göz önünde bulundurularak pozisyon bazlı görev tanımları güncellenir. Mevcut görev tanımları varsa bunları gözden geçiririz. Yaptığımız ideal süreç tasarımlarına uygunluğuna bakarız. İdeal süreç tasarımlarına uygun değilse, bir unvanın yapması gereken süreçlerin görev tanımlarını belirleriz. Görev tanımlarında bu süreçlere destek verecek kişiler unvan bazında belirtilmelidir. Eğer herhangi bir yazılım sistemi üzerinden yürütülen süreçler varsa, bunların görev tanımlarına da ayrıntılı bir şekilde yer verilmelidir. Görev tanımının  sadece unvan bazında olması ve kişilerden ayrılması kesinlikle önemlidir. 

Son olarak da karar noktaları belirlenir. Süreçleri tasarladık, organizasyon tasarladık, görev tanımlarını gözden geçirdik, revize ettik ve kritik karar noktalarını belirledik. Son aşama olarak karar noktalarının kimlerin onayına sunulacağı belirlenir.

Çalışma Yaklaşımımız ve Metodolojimiz

Şirketlerin olgunlaşma fazından operasyonel mükemmellik fazına geçeceği önümüzdeki dönemde, üst ve altyapılarının stratejilerine uygunluk sağlayacak şekilde yeniden yapılandırılması ihtiyacı doğabilmektedir. Albert Solino organizasyon ve İK süreçleri tasarımı danışmanlığı ile bunu başarabilmekteyiz.

Organizasyon ve İK Süreçleri Tasarımı

Aktiviteler

  • Mevcut Süreç ve Akışların Analiz Edilmesi, Yalınlaştırılması, Ortaklaştırılması
  • Verimlilik Artışı Sağlanması
  • Süreç sahiplerinin belirlenmesi
  • Süreç performanslarının ölçülerek, operasyonel verimliliği artıracak faaliyetlerde bulunulması
  • Etkin kaynak kullanımı yolu
  • Mevcut iş süreçlerinin incelenmesi ve iyileştirme noktalarının tespiti
  • Paydaşlarla gerçekleştirilen toplantılar ile süreç sahiplerinin iyileştirme aşamasına katılımının sağlanması
  • Önde gelen uygulamaların incelenmesi ve ideal süreçlerin tasarlanması
  • Süreç performans ölçüm göstergelerinin paydaş katılımıyla belirlenmesi
  • Süreç dokümantasyonun yapılması ve süreç sahipleri ile paylaşılması
  • Mevcut organizasyon şeması yerine yeni ve efektif bir şemanın oluşturulması
  • Unvan yapısının gözden geçirilerek ve süreçler göz önünde bulundurularak pozisyon görev tanımlarının güncellenmesi

Çıktılar

  • Süreç akış diyagramları
  • Performans ölçüm göstergeleri
  • Organizasyon Şeması
  • Pozisyon Görev Tanımları
  • Pozisyon Yetkinlikleri

Araçlar

  • Albert Solino süreç ve organizasyon tasarım metodolojisi
  • Küresel iyi örnekler veri tabanı

Nasıl Bir Organizasyon?

Kuvvetler Ayrılığı Yapısı

Kuvvetler ayrılığı yapısının uygulandığı organizasyonlarda Yönetim Kurulu ve İcra Kurulu ayrı iki yapılanma şeklindedir. İcra Kurulu operasyonların yönetimini üstlenirken, Yönetim Kurulu üst düzey kararlar ve onayları üstlenmektedir. Uygulamada, genellikle İcra Kurulu, Yönetim Kurulu tarafından seçilmektedir.

Yönetim Kurulu Sorumlulukları

Yönetim Kurulu’nun uygulamadaki büyüklüğü 5-8 üyeden oluşmaktadır. Toplanma sıklığı 1-3 ay arasında değişmektedir.

İcra Kurulu Sorumlulukları
  • Operasyonların politikalara ve mevzuata uygunluğunun sağlanması
  • Şirket kaynaklarının optimum dağıtımının sağlanması
  • Risk yönetimi anlayışıyla şirket operasyonlarının yönetilmesi
  • Şirketin performansının üzerinde uzlaşılan planlara, politikalara ve stratejilere uygunluğunun sağlanması için etkin performans yönetimi mekanizmasının yürütülmesi
  • Şirket için uzun dönemde ekonomik kazanç yaratılması ve istikrar sağlanması bakış açısıyla operasyonların yönetilmesi

İcra Kurulu’nun uygulamadaki büyüklüğü 7-10 üyeden oluşmaktadır. Toplanması sıklığı genellikle 1-2 ay arasındadır.

Albert Solino Olarak Organizasyon ve Süreç Tasarımı Konusuna Yaklaşımınız Nedir?

Albert Solino olarak öncelikle mevcut durum analizi yapar, şirketi tanırız. Süreç sahipleri ile yaptıkları aktiviteler üzerine toplantı yaparak kişilerin yetkinliklerini öğreniriz. Toplantılarda, x kişisinin bir gününün nasıl geçtiğini konuşuruz. X kişisi;

  • Ne gibi aktiviteler yapar?
  • Hangi süreçlerde ne gibi aksamalar yaşar?
  • Hangi süreçler işini yapmasını engeller?
  • Tekrarlı yaptığı işler var mı? 
  • Tekrarlı veri girişi yaptığı süreçler olabilir mi?
  • Diğer departmanlarla yaşadığı aksaklıklar var mı?
  • Ne gibi tekrar eden süreçler gerçekleşir?

Çalışanlar şirketi çok iyi bildikleri için, onların önerilerini de dinler ve dikkate alırız. Sektöre göre ve kabul görülen bir süreç tasarımı yapmayız. Biz “firmaya özel” bir tasarım yaparız.

İLETİŞİM

Albert Solino İnsan Kaynakları Danışmanlığı Birimi

Organizasyon ve Süreç Tasarımı Danışmanlığı konusunda daha fazla bilgi almak

için buradaki formumuzu doldurabilir; veya

+90 216 680 06 77 - +90 531 700 4515

numaraları telefon üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz.

[email protected]

Kadir Ayaz

Kıdemli Yönetim Danışmanı

Albert Solino Danışmanlık