İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ (BPM) DANIŞMANLIĞI

İş süreçleri yönetimi, insanların günlük işlerini kağıda dökerek ulaşılabilir olmasını sağlayarak kurumsal hafızasını oluşturmaktadır. İş süreçleri yönetimi sırasında departmanlarda atılan her bir adımın hesaplanması ve ölçülmesi sonucunda, teklif dosyasından müşteriye kadar ki kısımda bütün süreçler geliştirilmektedir.

İş Süreçleri Yönetimi ve Süreç İyileştirme İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Süreçler çıkarıldıktan ve yönetici süreçleri inceledikten sonra gerekli ve gereksiz adımlar tespit edilebilmektedir. İşin daha verimli ve optimize hale getirilmesi için gereksiz adımlar çıkarılarak gerekli adımların desteği sağlanır ve süreç daha sağlıklı bir hale getirilmektedir.

İş süreçleri yönetimi, delege edebilme yeteneği sağlamaktadır. Yeni gelen çalışana mevcuttaki süreçler somut bir şekilde belgeler halinde sunularak delege etme aksiyonu daha hızlı alınabilmektedir.

Şirkete bir kişi de gelse aynı süreçleri inceleyerek adapte olabilir, on kişi gelse de aynı süreçleri izleyerek aynı anda adapte olabilir iş süreçleri yönetimi sayesinde ve bu da şirkete ölçeklenebilirlik sağlamaktadır. Bu sayede şirket daha yönetilebilir hale gelerek iş yükleri daha verimli alanlara yoğunlaştırılabilmektedir.

Bir diğer fayda ise; iş süreçleri yönetimi, kurum içerisinde eğitim ve bilginin yayılmasını sağlamaktadır.

Genel olarak ele almak gerekirse, birden fazla görev ve süreç çalışırken, ekip üyeleri arasında sürekli işbirliğine ihtiyaç vardır. Dijital iş modelinde geleneksel iletişim kanalları optimal çözüm olmayıp yorumlar, mesajlar, bildirimler ve dosya paylaşım sistemleri sadece iletişim sürecini değil şirket hayatını da kolaylaştıracaktır. Bu sayede örneğin, beyannamelere ulaşmak için muhasebe departmanından bir çalışana ulaşmadan belgeler erişilebilir hale gelmektedir. Bazı görevlerin ve işlemlerin milyonlarca kez yürütülmesi gerekebilir. Tekrarlayan görevleri ve süreçleri otomatikleştirerek, hata riskini ortadan kaldırabilir ve belirli bir işlem veya görev her çalıştığında dahili standartların karşılandığından emin olunabilmektedir. Ayrıca, görevlerin ve süreçlerin atanmasını otomatikleştirerek şirket, zamandan tasarruf edebilir. Bu, aynı çalışma süresi için daha fazla tamamlanmış görevle sonuçlanacağı ve hızlı bir iş büyümesi yaşanacağı anlamına gelmektedir. Dolayısıyla iş süreçleri yönetimi, günlük operasyonlarda daha disiplinli süreçleri beraberinde getirmektedir. 

Firmalara Hangi Çözümleri Sunuyoruz?

İş süreçlerinin entegrasyonu, süreç verimliliğinde uçtan uca iyileştirme potansiyeli getirir. Doğru bilgilerle, süreç sahipleri gecikmeleri yakından izleyebilir ve gerekirse ek kaynaklar tahsis edebilir. Otomasyon ve tekrar eden görevlerin kaldırılması, iş sürecinde daha fazla verimlilik sağlar. Özellikle KOBİ ölçekli şirketler iş süreçleri yönetimi kavramına hakim değil ve farklı konulardan şikayetler ile bize gelmektedirler. Örneğin, iş süreçlerinin analizi için değil de satış departmanında ki görev tanımlarının olmamasından kaynaklı sorunlardan gelebiliyorlar. Aslında iş süreçlerinde problem var ve iş süreçlerinin tanımlanması gerekmektedir. Bu aşamada süreçleri şematize ederek sorunları ortaya çıkartmaktayız ve görev tanımlarını belirlemekteyiz;

  •       Müşteriler ile görüşmek
  •       Şirketin politikasına göre müşteriyi değerlendirmek
  •       Teklif hazırlamak
  •       Teklifin takibini yapmak

Gibi görev tanımlarını netleştirmekteyiz. Bu akış ile birlikte görev tanımları netleşir. Çoğu şirketlerde belli sorunlar var fakat çözümü farklı noktalarda aramaktadırlar.

Bazı şirketler kurumsal yapısının olmamasından kaynaklı kişiye bağlılık sorunlarından dolayı gelebiliyorlar ve kurumsallaşma projesi istiyorlar. Aslında kurumsallaşma projesinin adımları da iş süreçleri yönetiminden geçmektedir. Bu durumda, iş süreçlerini ortaya koyarak analiz ediyoruz ve tasarlıyoruz. Buradaki sorunları sıralamak gerekirse;

  •       Kurumsal hafızanın olmaması
  •       Bilginin şirketin çoğuna yayılmaması
  •       Ölçeklenememek
  •       Kişileri delege edememek

Bu sorunlar sonucunda iş süreçleri yönetimi ele alınarak mevcut süreçler incelenmektedir.

İş süreçleri yönetiminin uygulanması gereken diğer zamanlar;

  •       Finans veya gizlilik yasalarındaki değişikliklerin ardından müşteri bilgi yönetiminde bir değişiklik gibi yasal uyum değişiklikleri gerektiren dinamik süreçler.
  •       Birden çok iş birimi, bölüm, işlevsel departman veya çalışma grubu arasında düzenleme ve koordinasyon gerektiren karmaşık iş süreçleri.
  •       Önemli bir performans metriğini doğrudan iyileştiren ölçülebilir, görev açısından kritik süreçler.
  •       Tamamlanması için bir veya daha fazla eski uygulama gerektiren iş süreçleri.
  •       İstisnaları olan ve manuel olarak gerçekleştirilen ve / veya hızlı geri dönüş gerektiren iş süreçleri.

Öncelikle mevcut süreçleri incelemekle başlıyoruz. Analiz ederek gereksiz bulunan noktaları yöneticilere sunuyoruz ve bu noktaları iyileştirmekle veya süreçten çıkarmakla adımlarımıza devam ediyoruz. Yalın yönetim mantığı ile israfları ortadan kaldırıyoruz ve firmalara yeni süreçlerin tanımlarını anlatıyoruz. İş süreci yönetimi aracı, zaman içinde maliyetleri önemli ölçüde azaltan darboğazları ortadan kaldırır. Bunun bir etkisi, ürün satışları için teslim sürelerinde bir azalma olabilir, bu da müşterilere hizmetlere ve ürünlere hızlı erişim sağlayarak daha yüksek satışlara ve daha fazla gelir sağlamaktadır. BPM çözümleri ayrıca atıkları azaltmak için kaynakları tahsis edebilir ve izleyebilir, bu da maliyetleri azaltabilir ve daha yüksek karlar sağlayabilir. Daha sonrasında uygulama esnasında yanlarında bulunarak firmaya bu yaklaşımı aşılayarak bu sürecin sağlıklı bir şekilde ilerlemesini sağlıyoruz. Çoğu firma  daha önce deneyip başaramadığı için değişime inanmıyor fakat yöntemlerinin yanlış olduğunun farkına çok sonrasında biz onlara doğru yöntemleri gösterdiğimizde farkına varıyorlar. Alışkanlıkların nasıl değiştirileceğinden önceliklere kadar bütün ince noktaların hesaplanmış ve tasarlanmış halini firmalara sunarak gelecek yol haritalarını akıllarında akıcı ve anlaşılabilir bir şekilde oluşmasını sağlamaktayız.

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Danışmanlık Yaklaşımımız?

Albert Solino olarak iş süreçleri yönetimi ve optimizasyonu noktasında dünyada alışılagelmiş en iyi uygulamaları kullanıyoruz, artı kendi geliştirdiğimiz metodolojilerimizi müşterilerimize sunuyoruz.

İlk olarak iş süreçlerinin mevcut durum analizini ortaya koyarak ulaşılmak istenen seviye müşterilere göstererek yol haritalarını ortaya koymaktayız.

İkinci alternatif olarak departman bazlı yaklaşımımız mevcut. Müşterimizin istediği departmanları üzerinde inceleme yaparak süreci tasarlıyoruz.

Üçüncü olarak süreç bazlı planlamalar yapabilmekteyiz. Örneğin; satış tarafı ve operasyon tarafı arasındaki süreçleri planlayarak aralarında akış sağlayabilmekteyiz. Bu noktada stratejik hedefler tasarlayarak iki süreç arasındaki köprüyü kurabilmekteyiz.

Bu üç alternatifte yaklaşımımız hemen hemen birbirine yakındır;

Mevcut durum analizi yaparak süreçleri ortaya koymaktayız

Ulaşılmak istenen noktayı belirleyerek mevcut durum analizi ile birlikte yol haritası oluşturmaktayız.

Yol haritası ile birlikte çıkabilecek sorunların çözümlerinden çalışan kişilere kadar planlar detaylandırılmaktadır. Planlama sırasında izlenen adımlar;

  •       Tasarım
  •       Modelleme
  •       İcraat
  •       İzleme
  •       Optimizasyon

Büyük adımların beraberinde getireceği büyük riskleri göz önüne alarak küçük adımlar ile sağlam adımlar atmaktayız.

Araçlarımız

  •       Albert Solino iş süreçleri yazılımları
  •       İş süreç akışları metodu
  •       Karar Ağacı metodolojisi ve yazılımları
  •       Albert Solino en iyi uygulamalar veri tabanı

Çıktılar

  •       İş süreçleri haritaları
  •       Optimize olmuş iş süreçleri
  •       Verimlilik
  •       Hız
  •       Daha etkili ve görev tanımları belli insan kaynakları
  •       Karar Ağacı şeması
  •       Sistem üzerinde erişilebilir ve güncellenebilir bilgi dokümanı
  •       Ölçülebilirlik

İş süreçleri yönetimi, otomasyon sağlarken, temel performans ölçütlerinin gerçek zamanlı izlenmesini sağlar. Bu artırılmış şeffaflık, daha iyi yönetime ve sonuçları izlerken yapıları ve süreçleri verimli bir şekilde değiştirme yeteneğine kapı açmaktadır. Değişim bir risk gibi görünebilir, ancak başarıya giden tek yoldur. İş süreçleri yönetimi işletmenizin büyümesi ve gelişmesi için mükemmel bir fırsattır. Albert Solino ile dijital dönüşümünüz için hazırlanın! İş süreci yönetimi avantajlarından bugün yararlanın!

İLETİŞİM

İş Süreçleri Yönetimi Danışmanlığı

İş Süreçleri Yönetimi Danışmanlığı konusunda daha fazla bilgi almak

için buradaki formumuzu doldurabilir; veya

+90 216 680 06 77 - +90 531 700 4515

numaralı telefon üzerinden bizimle hemen iletişime geçebilirsiniz.

[email protected]

Alkan Balkaya

Partner

Albert Solino Danışmanlık