Stratejik Hedef ve KPI ilişkisi ışığında Stratejik Planlama

Bir şirket için  Stratejik Plan and Enterprise Performance Management yapmak günümüz dünyasında sürdürülebilirlik için hayati öneme ulaşmış durumdadır. Bu noktada, firmaların zorlandıklarını gözlemlediğimiz en önemli unsur Strategic Planning sürecinde oluşturulması gereken,  stratejiler, alt stratejiler, hedefler, ve KPI ( Anahtar Performans Göstergeleri ) arasındaki ilişkiler ve bunların oluşturulma aşamasıdır. Bu yazımızda, Strategy, Hedef and KPI ilişkisi'ne dair dünyadaki iyi uygulama örneklerine ve Albert Solino metodolojisine dayanarak bir çözüm önermeyi hedeflemekteyiz:

Strateji Planlama Komitesi ile birlikte gerçekleştirilmesini önerdiğimiz strateji belirleme toplantısı sonucunda ortaya çıkan stratejik hedef ağacından  sonraki süreçte Strategy, Hedef and KPI ilişkisi'nin doğru kurulmasına dair yapılması gerekenleri 2 aşamada özetlemek isterim:

KPI Nedir?

KPI esas olarak Key Performance Indicator sözcüklerinin kısaltılmasıdır. Türkçe olarak ise anahtar/temel/kilit performans göstergesi olarak ifade edebiliriz. En genel tanımıyla da hedef anlamına gelmektedir. Belirlenen hedeflere göre işletmenin şu an bulunduğu değeri gösteren bir terimdir. Yani işletmenin o andaki performans durum bilgilerini ölçer. Firma içerisinde neyin önemli olduğunu anlamak ve bu anlayışı iyileştirmek açısından KPI kullanımı önemlidir.

Bir aracın hız göstergesini göz önüne getirelim. Aracın çıkabileceği en yüksek hız firma hedefi ise, ibre bizim performans göstergemiz olmaktadır. Yapılan çalışmalar sonucunda ibre hedefe yaklaşıyor mu yoksa uzaklaşıyor mu? İşte bu ölçümün yapıldığı duruma KPI adı verilmektedir.

Bir firma içerisindeki her departmanın hedefi farklı olduğundan bu departmanların her biri için ayrı KPI’lar belirlenmelidir. Çünkü KPI, hedefe göre performans ölçümü olarak tanımlandığından ve örnek olarak pazarlama ve teknik arıza departmanlarında hedefler birbirinden farklı olduğundan, her bölümün kendine göre performanslarının ayrı ayrı ölçülmesi gerekmektedir.

KPI’lar doğru belirlendiğinde çalışanın gelişimini sürdürmesi ve performansını artırması için uygulanabilecek en iyi yöntemlerden biridir. Stratejik Planlama faaliyetinin en temel yapı taşlarıdır.

Bu vesileyle KPI'ların Stratejik Planlama çalışmasında nasıl uygulandığına dair Stratejik Plan Hazırlama Rehberi sayfamızı inceleyebilirsiniz.

KPI Sisteminin Faydası nedir?

  • KPI doğru belirlenirse kendisini sürekli geliştirmesi için çalışan açısından iyi bir yöntemdir. KPI çalışandan kendisini geliştirmesini beklemek ve bu yolda başarısını gözlemlemek için kullanılmalıdır.
  • KPI’ı tutturmak çalışanın manevi tatmini yaşaması için iyi bir göstergedir. Özellikle uzun süredir aynı işi yapan çalışanlar, bir süre sonra ben ne işe yarıyorum bunalımını yaşamaya çok yaklaşır. Eğer çalışan kendisi için KPI belirlerse sonucunda şirketi için ne kadar önemli bir iş yaptığını, ne kadar verimli olduğunu kendisi de görmüş olur. Bu sayede iş motivasyonu ve manevi tatmini artar.
  • Çalışanın belirlenen periyotta, belirlenen hedefler doğrultusunda ne kadarlık bir başarı gösterdiği ölçülebilir. Sözel ya da farazi değerlendirmelerden ziyade sayısal ve somut verilerle ölçüm yapılmasına olanak sağlar.
  • Yöneticilerin çalışanları daha iyi takip etmesini sağlar. Aynı ekip içerisinde aynı konulardaki hedeflerin gerçekleşme oranına göre bireysel başarı ve ekip başarısı hakkında doğru sonuca ulaşmasına yardımcı olur.
  • Derli toplu çalışmayı, geçmişi, bugünü ve yarını net olarak görmeye olanak tanır. Çalışanın ya da ekibin her an orada ne için bulunduğunun bilincinde olarak çalışmasını sağlar.
  • Mevcut durum ve hedeflenen durum arasındaki farkı gösterir. Bu sayede ne yapılması ya da ne yapılmaması gerektiği konusunda yardımcı olur.

 

KPI olmazsa ne olur?

Bir şeyin başarı sayılması için, özellikle iş hayatında belli koşulları sağlaması gerekir. Bunların ilki sürekliliktir. İstikrar, başarının olmazsa olmazıdır. Bunu ölçülebilirlik takip eder. Ölçemediğiniz bir sonucun neye göre başarı sayıldığını anlayamazsınız. O yüzden bir sonucun başarı sayılabilmesi için ölçülebilmesi şarttır.

Buna göre KPI, başarının ya da daha genel konuşmak gerekirse sonucun doğru değerlendirilebilmesi için olmazsa olmaz bir kavramdır demek yanlış olmaz. Bireysel ya da ekip performansının gidişatı, yapılan çalışmanın sonucu, başarının boyutu, sürekliliği gibi konuları ölçmek, bunlar hakkında doğru sonuçlara ulaşmak için size sayısal veriler verir. Bu verileri ölçer, grafiklendirir, karşılaştırır, kısaca nasıl isterseniz öyle kullanırsınız. Sonucunda da bir rapor sahibi olursunuz, önünüzü görürsünüz.

KPI nasıl belirlenir?

Performans yönetimi sürecinin en önemli parçalarından biri olan KPI’larla ilgili belki de en kritik nokta KPI’ların nasıl belirleneceğidir. Zira yanlış belirlenen hedefler hem çalışan hem yönetici hem de işyeri için faydadan çok zarara sebep olabilir. Çalışanın kendine olan güvenini kaybetmesi, başarısızlık hissi, motivasyon düşüklüğü, buna bağlı olarak verimsizlik KPI’ların doğru belirlenmemesi sonucunda görülebilecek olası sonuçlar arasındadır. Bu yüzden KPI’lar belirlenirken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Bunları aşağıda inceleyelim.

Öncelikli olarak firma içerisinde yöneticinin kendine sorması gereken bazı sorular bulunmaktadır.

  • Hedef, işletmenin çalışma alanına ne kadar uygun?
  • Hedef, işletmeye özel mi?
  • Hedef, işletme için ulaşılabilir mi?
  • Hedefe ne kadar zamanda ulaşılabilir?
  • Hedefe ulaşılması için geçen süreç ölçülebilir mi?

Bu soruların sorulmasının amacı, başlangıç olarak firma içindeki yapılan işin KPI’lar ile alakasını görmek ve değerlendirmektir.

Gerçekçilik

KPI’yı belirlerken en dikkat edilmesi gereken konu, onu çalışanla beraber belirlemektir. KPI en başta gerçekçi olmalıdır. Çalışanın kapasitesi, yetkinliği, bir önceki dönemdeki başarısı, sağlık durumu, hatta psikolojik durumu gözlemlenip, hedefi ona göre belirlenmelidir. Amaç çalışanın üzerinde hedef baskısı oluşturmak değil, daha verimli çalışmasını sağlayıp daha başarılı olmasına vesile olmak olmalıdır. Bu yüzden her şeyden önce çalışan ve yönetici diyalog halinde olmalı, hedefler mutlaka beraber belirlenmelidir.

Ölçülebilirlik

KPI’ın bir diğer kritik noktası da hedeflerin net ve ölçülebilir olmasıdır. Mesela herhangi bir konuyu araştırmak bir KPI olamaz. Bir hedefin hedef sayılabilmesi için tamamen sayısal değilse bile en azından spesifik yani belirli bir konuda olması gerekir. Bununla birlikte net olmayan hedefler çalışanda başarısızlık hissi, dikkat dağınıklığı yaratacağından kesinlikle tatmin edici bir sonuca ulaşamaz. Bu yüzden hedefin ne olduğu açıkça belirtilmelidir.

Zamanlama

KPI ile ilgili bir diğer parametre de zamandır. Dilimize özellikle 2000’li yıllardan itibaren girmiş bir kavram olan “deadline” KPI sahnesinde önemli bir yere sahiptir. Deadline bir işin tamamlanması, bir hedefin yerine getirilmesi için ilgili kişiye verilen son tarih anlamına gelmektedir. Buna göre her hedefin yani her KPI’ın bir son tarihi olmalıdır. Hedef kadar hedefin ne kadar zamanda gerçekleştirilmesi gerektiği, çalışmayı ve buna bağlı olarak başarıyı ölçmek için olmazsa olmazlardan biridir.

Bunlar dışında KPI konusunda belli soruların sorulması ve bu sorulara verilecek yanıtlar sürecin doğru işletilmesi için oldukça önemlidir.

  • Neyi ölçmek istiyorsunuz?
  • Hangi periyotlarda uygulayacaksınız?
  • Yetkili kişiler kimler olacak?
  • Sayısal değerleriniz nelerdir? Zaman mı, satış mı, para mı?
  • Hedefleriniz şirketin stratejik hedefleriyle ne kadar uyumlu?
  • Sektördeki rakipleriniz ile kıyaslama yapabilecek misiniz?

 

KPI Adımları

KPI sanıldığı kadar basit uygulanabilen bir süreç değildir. Performans yönetim sürecinin en önemli parçalarından olan KPI uygulamasının belirli bir sistematik içerisinde, doğru bir sıralamayla gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

KPI sürecinin adımlarını sırasıyla inceleyelim.

  • Amaçlar ve varılmak istenen sonuçlar belirlenir.
  • Bu amaçlar doğrultusunda KPI’lar netleştirilir ve yazıya dökülür.
  • Belirlenen KPI’ların yazılı hali yönetici ve çalışana verilir.
  • Belirlenen zaman dilimi içerisinde çalışan ve yönetici diyalog halinde olur.
  • Çalışanın gidişatında olumsuzluk gözlemlenirse müdahale edilir,
  • Olası bir olumsuzlukta bir sonraki adım yine beraber belirlenir,
  • Süre sonunda ulaşılan sonuç değerlendirilir,
  • Elde edilen sonuç raporlanır ve arşivlenir.

Stratejik Planlama Yazılım Kullanımı

Bütün bu Strategy, Hedef and KPI ilişkisi'ni doğru yönetebilmek adına şirketlerin Stratejik Planlama ve Kurumsal Performans Yönetimi yazılımı kullanmaları günümüzün karmaşık iş hayatında; işlerini yönetilebilir, sürüdürülebilir, ölçülebilir ve yalın kılmaktadır.

SAP, Oracle, Microsoft Power BI gibi dünya devi ve karmaşık yazılımlar bu alanda olduğu gibi yalın, etkin, basit kullanımlı ve ulaşılabilir bulut tabanlı Corvisio gibi yazılımlar da mevcuttur. Strategy, Hedef and KPI ilişkisi'ni doğru yönetebilmeniz adına bu işe dair stratejik planlama yazılımlarını da kullanmanız şirketinize önemli bir verimlilik katacaktır.

Barış Karol

Uzman Danışman | Turquality & Yönetim Danışmanlığı