İnsan Kaynakları Süreçlerinde 360 Derece Dijitalleşme

Dijitalleşme eksikliklerin en çok olduğu alanlar aşağıdaki gibi sıralanmıştır;

• Şirketler dijitalleşmelerinin olduğunu düşünebilir. İşe alım yapılırken, firmalar mutlaka çeşitli işe alım portallarını, iş ilan internet sitelerini kullanır. Bu sistemlerin de sağladığı çeşitli faydalar bulunmaktadır. Şirketlerde “Biz şirket olarak zaten X işe alım sitesinin ürünlerini kullanıyoruz, iş ilanı veriyoruz, toplu mesaj yolluyoruz ve kabul edenlerle mülakat yapıyoruz, bu yüzden işe alım sürecimiz dijitalleşmiş durumdadır.” yanılgısı olabiliyor. İşe alım sitesi kullanımı kısmen dijitalleşmedir, lakin biz dijitalleşmeye bir bütün olarak bakılması gerektiğini düşünmekteyiz. Her şirketin kendine özgü işe alım prosedürü vardır. Özellikle küçük ve orta boy işletmelerin en büyük problemi, doğru aday veri tabanına sahip olmamaktır. Bir iş ilanı verilir ama o iş ilanına alakalı veya alakasız birçok başvuru gelebilir, çünkü başvuru yapmak iş arayan kişiler için oldukça basite indirgenmiş bir durumdadır.

Doğal olarak, iş arayanlar şansını artırmak adına çok fazla iş başvurusu yapmaktadır ve pozisyonun detayına çok da bakmaz. İş ilanına uygun olmayan iş arayanları elemek adına, ilgili pozisyona göre “sadece Y bölümünden mezunlar başvurabilir” gibi kısıtlamalara gidilebilir, böylece işverenler potansiyellerini daraltmış olur. Örneğin, bir şirket yazılımcı arıyor. İş ilanına “sadece bilgisayar mühendisleri başvursun.” yazarsa kayıp oluşabilir, çünkü yazılım dünyasında bilgisayar mühendisi olmayan ama birçok değerli katkılar sunan çalışan var. İlanda daha iş tecrübelerine yönelik yani “yazılım deneyimi olanlar başvursun.” denildiğinde ise, her mühendisin genelde yazılım kapsamında bir deneyimi olduğu için yine filtreleme yeterli olmaz. Bazı işverenler aday veri tabanlarını kendisi yaratıyor. Albert Solino Danışmanlık olarak yaptığımız projelerde, şirketlerin aday veri tabanlarını kendilerinin oluşturmalarını öneriyoruz. Aday veri tabanlarından uygun adayın taranması, kendi sistemlerine aktarılması ve adaylarla birebir etkileşim kurulması gerekiyor. İşe alım kapsamında bu dönüşümü gerçekleştirmeyen firmalar, iş ilanlarına yığınla başvuru alıyor ve istedikleri adayı bulamıyor. Dijitalleşme, büyük bir kitleyi daha detaylı ve daha otomatik bir şekilde yönetmeyi sağlar. Aday veri tabanındaki insanlara kimi süreçlerde çeşitli vaka çalışmaları, çeşitli testler vs. yollamak, sonuçlara göre analiz yapmak ve filtrelemelere göre de iş arayanlarla iletişimi devam ettirmek gerekmektedir. Süreç, sadece bir internet sitesine iş alanı vermekten ötesine geçer. Şirketlerin, öz aday değerlendirme ve adaylarla yapılan süreçlerin takibinin yapıldığı bir sürece geçmeleri daha sağlıklı olur, bu da dijitalleşmeyle mümkün olabilir. Albert Solino olarak, firmanın ihtiyacına göre çeşitli sistemler kuruyoruz.

İnsan kaynakları yazılımı var olsa bile, bu yazılımların gerçekleştiremediği bir nokta dış dünya ile etkileşim ve iletişim oluyor. Adaylar sisteme direkt başvuru yapamayabiliyor. Adayların başvuru yaptığı sistem ayrı, şirketlerin kendi insan kaynakları sistemi ayrı olarak çalışıyor yani ikisi arasında bağlantı bulunmuyor. Bütünleşik olarak bir yönetim sergilenemiyor. Dijitalleşme seviyesinin, bu iki sistemi orta noktada buluşturacak bir yapıya geçerek yükseltilerek artırılması gerekiyor. Sistemlerin birbiriyle konuşuyor olması icap ediyor. Karmaşık yapı yoksa adayların internet sitesi linkinden bile form doldurabilip, neticesinin bir veri tabanında analiz olarak ortaya çıkması gerekiyor. Sonra da adaylarla gerçekleştirilen faaliyetler, yani yollanılan vaka çalışmaları, testler, anketler, mülakatlar ve sonuçları gibi bilgilerin sistemde ulaşılabilir olması gerekiyor. 

İşe alımdan sonraki süreçlerin de dijitalleşme alanında sıkıntıları olduğunu görüyoruz. 100-200 kişi çalışan bir şirkette, doğum günleri bile yazılım tarafından ortaya çıkartılabilmelidir. Uygulamada baktığımızda, bunun bile tam olarak olmadığı birçok şirket bulunmaktadır. Sıfırdan yazılım almaktansa, hâlihazırda bulunan sistemleri aktif kullanmak noktasına gidilmesi gerekiyor. Dijitalleşme seviyesi, sahip olunan araçların seviyeleri demek değildir, bu araçları ne kadar kullandığı ve yönetimine adapte ettiğiyle alakalıdır. 

Yazılım ihtiyaç karşılayabiliyor ama şirket kullanmayabiliyor. Sistem kullanılmadığında da dijitalleşme seviyesinde eksik meydana çıkmış oluyor. Doğum günlerinin sistemde kutlanılması tarzında eksik olduğunu görüyoruz ve bunlar üzerinde değerlendirmeler yapıyoruz. Yazılım varsa uygulamayı kullanma derecesini artırmaya çalışıyoruz. 

İzin yönetiminin sistem üzerinden yapılıyor olması gerekiyor. İnsan kaynakları departmanına gidilip “Benim ne kadar iznim kaldı?” sorusu soruluyorsa, dijitalleşmede eksiklik var demektir. 250 çalışan bir şirkette, izin yönetimi sorunu çözülmezse gelecekte 500 kişi olduğunda daha fazla problem ortaya çıkabilir. 1000 kişi çalışan bir şirkette zaten bu dijitalleşmenin olması gerekiyor. 1000 kişinin çalıştığı bir şirkette hemen hemen her gün birinin doğum günüdür. Şirketlerin en önemli varlığı çalışanlarıdır. Çalışan olmadan müşteriler de olmaz. İnsan kaynakları süreçleri ne kadar iyi ve etkili yönetilebilirse, o derece moral, motivasyon ve verimlilik gibi alanlarda başarıya sahip olmuş oluruz. İnsan kaynaklarındaki dijitalleşmeyi, sadece operasyonel verimlilik, maliyetlerin düşüşü ya da iyi yönetim olarak görmemek, ayrıca çalışan deneyimin iyileştirilmesi olarak görmek gerekiyor. Çalışan, işe alım sürecinden günlük çalışma hayatına kadar olan verimliliği hissederse, motivasyon ve şirkete bağlılıkta büyük bir katkı ortaya çıkar. 

Çalışan memnuniyet anketlerinin sistem üzerinden yapılıyor olması gerekiyor. Online olmayan “on premise” denilen şirket serverlarında çalışan kapalı kutu ERP sistemleri bu noktada çok fazla iyi kullanıcı deneyimi yaşatmıyor. Sistemler iyi olabilir ama ekranlar çok iyi olmayabiliyor. Bulut tabanlı yazılımların dinamizmi kapalı kutu ERP sistemlerinde bulunmuyor. Şirketler bize, “Benim modülüm var. İnsan kaynaklarında izin yönetimim var. Memnuniyet anketleri yapabildiğim modüller var.” diyebiliyor. Biz de onlara “Bu modülleri siz ve çalışanlar olarak ne kadar kullanıyorsunuz?” sorusunu yöneltiyoruz. Bulut tabanlı bir yazılıma göre kapalı kutu yazılımların çok büyük eksiklikleri bulunuyor. Excel’de yapılan masraf beyan formu bile bazen problem olabiliyor. Formların da tek bir sistem üzerinden yapılmasının çalışan deneyimi açısından ve şirketlerin süreçleri yönetmesi açısından büyük faydaları oluyor. Onay-red mekanizmalarının sistemsel olarak işletilmesinin bile pozitif etkileri bulunuyor. Bulut tabanlı sistem sayesinde mail sayısı azalıyor ve daha etkili bir yönetim sağlanıyor.

Yetkinlik yönetimi, kariyer yönetimi ve performans değerlendirme süreçlerinin de insan kaynakları tarafında geleneksel ERP sistemlerine sahip olan şirketlerde modüler olarak satın alındığını, ancak hayata geçirilmediğini görüyoruz. Genelde insan kaynakları tarafında bordro ve özlük işleri sistem üzerinden yapılıyor. İzin yönetimi nispeten gerçekleştiriliyor ama bunların dışında kalan memnuniyet anketleri, yetkinlik yönetimi, kariyer planlama gibi süreçler sistemsel olarak çok fazla etkili kullanılmıyor.

Bazı şirketler yazılıma sahip olabiliyor ama süreçleri bulunmuyor. Firmada zaten süreçler uygulanmıyor. Dijitalleşmenin olmamasının sebebi şirkette süreçlerin olmaması olarak da karşımıza çıkabiliyor. Yönetim danışmanlığı kapsamımızda, süreçlerin de hayata geçirilmesini gerçekleştiriyoruz. Suç her zaman sistemlerde değil, bazen de kabahat işletme sahipleri ve işletmeler de olabiliyor. 

Dijital işe alım, insan kaynakları sürecinin ilk noktasını oluşturuyor. Dijital işe alımın 5 faydasını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

1. Online recruitment offers a better recruitment experience for candidates. Adaylar, iş başvurusunu yapar, mülakata dâhil edilir ve işe alım süreçlerini kendileri net bir şekilde görebilirse, şirket olumlu bir izlenim yaratmış oluyor. İlk izlenim şirketlerde ve insanlarda çok önemlidir. Şirket olarak adayınıza en iyi hâlinizi sunmalısınız. Adayın bağlılığını sağlama ve onu mutlu etme anlamında dijitalleşme gerekli olacaktır. 
2. E-Recruitment provides the ability to manage big data. Yüzlerce veya binlerce başvuruyu değerlendirme ve yönetme imkânına sahip olunabiliyor. For instance, if a company has a recruitment form on its website, some of the job applications may be sent via e-mail which means the company is partly digitalized but that is essentially insufficient. İnternet sitesindeki form alanı doldurulduğunda cvler yine bir yerde birikmiş oluyor. Birinin bu cvleri alıp düzenlemesi gerekiyor. Maille gelen cvleri birisinin indirmesi ve akabinde de insan kaynakları departmanına geri bildirim vermesi gerekiyor. İnternet sitesindeki formu doldurmakla başlayan bu süreç, tamamen manuel olarak ilerliyor. Ofise ya da fabrikaya elden özgeçmiş vermek ile kıyaslandığında online form doldurmak kısmi dijtalleşme olmuş oluyor ama esasen dijitalleşme gerçekleşmiş olmuyor. Büyük bir hacmi etkin yönetebilmek için belirli bir veri tabanına kayıtlı olması gerekiyor. İsim, soy isim, telefon vb. şeklinde çekilebilecek durumda olması icap ediyor. Pdf dokümanı olarak gelen cvnin, manuel olarak girilmesi dijitalleşme olmuyor. Sistem otomatik olarak buna imkân veriyor olması gerekiyor. İşe alım süreçlerinde dijitalleşme, daha fazla adaya erişim ve adayların tek sistem üzerinden etkili bir şekilde yönetilmesine olanak sağlıyor.
3. Tekrarlanan süreçlerin otomasyonunu sağlıyor. “Adaylarla görüşme yapıldı ve görüşme yapılan adaylar aradığımız özelliklere uymuyor.” denildiğinde adaylara bir cevap yazılması gerekiyor. Sistemin uygun olmayan adayları filtrelemesi ve mesaj göndermesi icap ediyor. Süreçte manuel olarak tek tek mail atmak yerine, tek seferde bir sistem sayesinde gerçekleştirilebiliyor. Her ay değerlendirme yaptığımızı varsayarsak; online işe alım sitelerinden gelen adaylar ve internet sitesinden gelen başvurular bulunuyor. Bu iki taraftan gelen başvurular birikiyor ve aylık değerlendirme yapıyoruz. Her ay uygun bulunan adaylarla bir görüşme gerçekleşecek ve uygun görülmeyen adaylarla ise başka bir süreç işleyecektir. Her ay gerçekleştirileceği için tekrar eden bir süreç olarak karşımıza çıkıyor. Dijital işe alımın, işe alımları yönetme konusunda da avantajları bulunuyor.
4. It is possible to handle data-oriented analyzes via digital database. Hangi cinsiyettekiler, kaç yaşındakiler, hangi meslek mensupları, hangi bölümden mezunlar gibi sorulardan oluşan bir veri analizi yapmamıza imkân doğuyor ve süreçler de böylece iyileşmiş oluyor. Manuel olarak işleyen operasyonlarda veri toplama süreci dağınık olabiliyor. Pdflerin ya da farklı formattaki cvlerin içerisinden e-mailler, isimler, soyisimler, numaralardan veri edinmek fazla zaman alabiliyor ve eksik bilgiler meydana gelebiliyor. 1000 tane cvdeki veriyi tek tek manuel olarak ayıklamak dijital değildir. Dijitalleşmenin özünde, alımların dijitalleşme ortamından gelmesi ve olabildiğince düzenli veri setleri olması yatıyor. Başvuru yapılırken isim-soy isim alanları belli olursa, veri tabanlarınıza da bu bilgileri kolayca kaydedebiliyor olursunuz. İşe alım yaparken, işe başvuran kişinin doğru veri girişi yapmasını rica edebilirsiniz. Digitalization in recruitment provides collecting and creating data and analyzing of data for feedback or improving of processes. Veri toplamanın ve toplanılan verinin düzgün bir şekilde(structured) hazır olması gerekiyor, sonrasında ise analiz ve aksiyon geliyor. Firmalar genelde veri topluyor ama yapısal olarak düzenli bir veri toplanımı gerçekleştiremiyor. Manuel olarak veri toplamak çok yorucu bir iş olabiliyor ve bu nedenle aksiyon alma ve veri analizine zaman kalmayabiliyor. Yaş, eğitim, meslek, tecrübe gibi ortalamaları hesaplamaya bile ulaşamayabiliyorlar. Toplu işlem yapılırken de birçok başvuru gözden kaçabiliyor ve bu işi yapan çalışan için de çok rutin ve sıkıcı bir iş hâlini alıyor.
5. Finally it's cost-effective. Eğer veri yapısal olarak alınabilirse, her ay binlerce başvuruyu manuel olarak ayıklama, işleme tabi tutma, mail atma vs. işlemlerini tek kişi gerçekleştirebiliyor. 

İnsan kaynakları süreçlerinde dijitalleşmenin geleceği normal dijitalleşmenin geleceğinden bağımsız değildir. Veri ve süreçlerin analizleriyle beraber daha fazla sürecin dijital ortama dâhil olması, hem iş arayanlar hem de işverenler açısından daha verimli olacak şekilde sistemde olacağını öngörüyoruz. Çeşitli yapay zeka algoritmalarıyla analizler gerçekleştirerek, kişiye özgü ve kişiyi direkt bulabilecek şekilde ilanlar verilebiliyor. İş arayan ilanı görüp başvurduğunda da, deneyimin daha da iyileşmiş bir noktaya gideceğini görmüş oluyoruz. Sosyal medya şirketleri de çeşitli aksiyonlar almaktadır. Daha fazla kişiye özgü işe alım ve iş ilanları yayımlama noktasında günümüzde bakıldığında Facebook’da bile bunu yapabilmektesiniz. Bu alanda daha fazla gelişmeler olacak gibi görünüyor. Bir başka yenilik ise özgeçmişlerin pars edilmesi oluyor. Bir insanın analizi gerçekleştirmesi yerine, çeşitli yazılımların, algoritmaların vs. uygunluğa göre gerçekleştirmesi gerçekleştirilebiliyor. Kısacası, çalışanlar, iş arayanlar ve işverenler için deneyimin daha da iyileştiği bir süreç önümüzde olacaktır diye düşünüyoruz.