AR-GE Merkezi Denetim / Tasarım Merkezleri Denetim Süreçleri ve Faaliyet Raporu
2016 yılı AR-GE Reformu ile birlikte devletimiz firmaları, gerçekleştirdiği ar-ge ve tasarım faaliyetleri doğrultusunda daha da fazla kolaylık sağlayarak, teşvik başlıklarını da genişleterek firmaları motive etmiş ve merkez sayılarını oldukça yukarılara çekmiştir.
Gelinen son durumda ar-ge ve tasarım merkezlerinden sağlanan bu teşvikler neticesinde nitelik olarak kendilerini geliştirmeleri ve ar-ge ve tasarım yeteneklerinde sürekli iyileşme ve ilerleme gerçekleştirmeleri beklenmektedir. Bilim Sanayi bakanlığımız her yıl merkezlerden almış olduğu faaliyet raporları ile belirlediği nitelik kriterleri doğrultusunda firmaları denetlemektedir. Ancak firmalar sadece Bilim Sanayi bakanlığının Ar-Ge Merkezi denetimi ‘nde değil, sağlanan teşvik ve hibe sistemleri dolayısıyla Gelir İdaresi ve SGK’nın da takibindedir.
Bilindiği üzere Gelir İdaresi tarafında merkezler geriye dönük olarak 5 yıl ve SGK tarafında ise 10 yıl olarak sorumludurlar ve aldıkları hibeleri ve sundukları beyannameleri ilgili kuruma açıklamak ve kanıtlamak zorundadırlar.
Gelir İdaresi ve SGK’ın yanında geçtiğimiz 2019 yılının sonlarında bazı firmalarımıza Faaliyet raporu haricinde Bilim Sanayi Bakanlığı bir denetçi atamıştır. Bu atama Bilim Sanayi Bakanlığı Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı tarafından yapılmıştır. Bu Ar-Ge Merkezi denetim süreci çok sık olmamakla birlikte gelen denetçilerin açıklamalarından anlaşıldığı üzere son 2 yılda ortalama 60 merkezin denetlendiği anlaşılmıştır. Denetimde kabaca istenen başlıkların merkez yapısı özelinde aşağıdaki konular olduğunu söyleyebiliriz;
-Projeler,
-Personeller,
-İstisna Hesaplama Tabloları,
-Dış Görev Süreç Dokümanları,
-Proje adam-ay dağılım listeleri,
-Fikri Mülkiyet Hakları Belgeleri,
-Gelir ve Gider rakamları.
Yapılan bu denetimler sonucunda bakanlık bir rapor iletmiş ve eksik gördüğü hususlar bir savunma yazısı talep etmiştir.
Şuana bu yönde yapılan denetimler; katı değil, uyarıcı nitelikte gerçekleşmiştir yada biz firmalarımızı her altı ayda bir halihazırda prova denetimler yaptığımız için hazır yakalandık ve danışmanlık verdiğimiz firmalarımız çok etkilenmedi J
Sonuç olarak belirtmek istediğim husus şudur ki merkezler birden çok farklı başkanlık tarafından denetime tabidir ve yapılacak olan denetimlerin yaptırımları oldukça ağır olabilir. Bu denetimlere her zaman hazırlıklı olunmalıdır.
Belirttiğimiz üzere bizde Albert Solino ailesi olarak Merkez Sürecini yönettiğimiz firmalara ortalama 6 aylık periyotlar prova mali ve insan kaynakları denetimlerini mali uzmanlarımız eşliğinde yapmaktayız. Ayrıca bunun yanında üç aylık yada karşılıklı belirlediğimiz periyotlarla firmalarımızda teknik dokümantasyon iç kontrollerini yapmaktayız. Temel olarak hedefimiz firmalarımızı yarın gelecek bir denetime her zaman hazır tutmaktır.
Genel olarak yaptığımız denetimlerde aşağıdaki hataları görmekteyiz;
-Süreçlerle ilgili detayları bilen kişi sayısının 1-2 kişi ile sınırlı tutulması,
-Süreçler ar-ge/tasarım departmanlarını, muhasebeyi ve insan kaynaklarını ilgilendirirken yükün ve takibin sadece bir departmana yıkılması,
-Bu ilgili departmanların merkez özelinde düzenli şekilde evraklarnı arşivlememesi,
-İç kontrol mekanizmalarının gelişmemesi ve insanların yeterli özveriyi gösterememesi.
Gerçekleştirdiğimiz denetimlerimiz sonucunda detaylı bulgular firmalarımıza aktarılır ve her denetimde daha iyi bir sisteme bir adım daha atılır.
Sizlerde bizlerde süreçlerinizi yönetmek isterseniz web sitemizdeki iletişim bilgilerimizden bize ulaşabilirsiniz.
Mine Küçük Üstünbaş
Takım Lideri | Ar-Ge&Tasarım Merkezi