Etkili Bir Personel Seçme ve Yerleştirme Süreci Nedir? Nasıl Yapılmalıdır?

Her organizasyon maddi ve insan kaynağı olmak üzere iki ana bileşen üzerinde temellenmektedir. Bu iki temel kaynak olmadan bir organizasyonun varlığını devam ettirmesi mümkün olmayacaktır zira bahsedilen bu kaynaklar kuruluşun iş gücünü oluşturmaktadır. İş gücünün açığa çıkabilmesi ise ancak doğru bir personel seçme ve yerleştirme sürecine bağlı olarak ilerlemekte ve bir zincirin ilk halkası olarak görülebilmektedir. 

Personel seçme ve yerleştirme, işe alım süreçlerinde insan kaynağının doğru ve etkili kullanımı ile bir organizasyonun hayatta kalması ve ticari hayatına başarılı bir şekilde devam edebilmesinde ihtiyaç duyulan insanları belirleyen yegane stratejiler bütününden oluşmaktadır. Süreçlerde etkili bir prosedür izlenmesi ise kurumun gelişmiş organizasyonel yapıya sahip olması ve insan kaynakları yönetiminde doğru adımlar takip edilmesi ile sağlanacaktır. 

Explore!

personel seçme ve yerleştirmeİşe Alım Sürecikapsamındaki yaklaşımımızı, danışmanlık sürecimizin detayları ve bu hizmetimizin püf noktalarının açıklandığı İşe Alım Danışmanlığı sayfamız ilginizi çekecektir.

Personel Seçme Süreci Hangi Adımları Barındırır?

Tipik bir çalışan seçim süreci 5 ile 7 prosesden oluşmakla birlikte kurum kültürüne göre değişmekte ve kesin adım sayısı şirket yönetim süreçlerine göre netleştirilmektedir diyebiliriz. Özetle adımlardan bahsedecek olursak işin duyurulması, başvuruların gözden geçirilmesi, adayların incelenmesi, mülakat, nihai seçim, test etme ve teklif verme, kabul alma, oryantasyon gibi süreçleri barındırmaktadır. İstihdam edilecek personelin görev tanımına, üstlendiği rolün kapsamına, istihdamı gerçekleştirecek olan kurumdaki işe alım ekiplerinin büyüklüğü ve aranan niteliklere göre ise bazı adımlar birleştirilebilir veya tekrarlanabilir olmaktadır.  

Personel seçme ve yerleştirme, firmanızın kötüler arasında en iyisini bulma çabası değil iyiler içerisinden en iyiyi seçecek şekilde etkinliklerini düzenlemesini gerektiren bir süreçtir. Bunu yaparken ideal insan gücüne ulaşacağı kaynakları ve seçim metotlarını organize etmesi gerekir. Sürecin nasıl yönetileceği ise bağlı olduğunuz organizasyonun personel politikası belirlemektedir. 

Personel Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir? 

Personel seçme ve yerleştirme prosedürünün en başında çalışmayı yürütecek kişinin yani İnsan kaynakları uzmanı veya bu bir işe alım danışmanlığı firması olabilir, öznesi farketmeksizin konunun uzmanı olması gerekmektedir. Süreci yürütecek olan öznenin konu ile ilgili eğitim ve deneyimi doğru bir istihdam gerçekleştirmenin olmazsa olmazıdır. İşletme daha ilk görüşmede değerli ve nitelikli bir elemanı kaybetmek gibi risklerle karşı karşıya kalabilir. 

Ön hazırlık çalışmalarında aranan iş gücü vasıflarının talepte bulunan uzman veya birim tarafından net olarak iletilmesi, arama mevkiine ana hatları ile belirtilmesi ise faktörlerin ikinci kritik konusu olarak göze çarpmaktadır. 

Üçüncü dikkat edilmesi gereken nokta ise insan kaynağına ulaşma yöntemlerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, proaktif bir araştırma izlenmesi, adayların listelenmesi olacaktır. Firmanızın yukarıda bahsedilen iki maddeyi sağlayacak gücü olsa dahi yetenek kaynağına ulaşma konusunda eksiklikleri bulunuyorsa etkili bir işe alım süreci yürütmeniz oldukça zor olacaktır. Bir önceki ifademizde karıştırılmaması gereken bir kavram olarak insan kaynağı ve yetenek kaynağı arasındaki farka dikkat edilmesi gerekmektedir. Günümüzde işletmeler birçok koldan açık pozisyona talepte bulunacak onlar hatta yüzlerce kişilerden oluşan insan kaynağına ulaşım sağlayabilmektedir ancak yetenek kaynağına ulaşmak ve şirketiniz için maksimum fayda sağlayacak personelin istihdam edilmesi hatta iyiler arasındaki en iyiyi seçmek ise işletmenizin zafiyet alanlarından biri olarak ortaya çıkabilmektedir. Bahsedilen üç saç ayağından birinin eksik olması durumunda ise denge sağlanamayacak ve organizasyonunuzun gelişimine engel olacağı gibi istikrarlı bir yönetim izlenmesinin de önüne geçecektir. 

Personel Seçme Süreci Doğru Yetenek Kaynağına Ulaşarak Başlar 

Personel seçim süreci, şirketlerin en iyi çalışanları bulmak için takip ettiği bir dizi adım olarak tanımlanabilmektedir. Doğru becerileri açık roller ile eşleştirmek insan kaynağı açısından bakıldığında doğru bir kariyer yönetimini beraberinde getireceği için çalışan motivasyonunu arttırırken, organizasyon nezdinde ise, kurum kültürüne katkıda bulunacak, zaman-kalite-maliyet üçgenini dengede tutarak şirket moralini arttıracaktır. 

Öncelikle belirtilmesi gereken ilk nokta personel seçiminin işe alımdan veya diğer bir anlamıyla personel sağlama sürecinden farklı olduğudur. Her iki kavram birbiri ile tamamen bir ilişki içerisinde olmakla beraber belirgin bir şekilde farklı aşamaları işaret etmektedir.  Bir personelin işletme bünyesinde istihdam edilmesi ve hatta personel seçme sürecinden önceki adım işe alımdır. İşe alım aşamasında ilk yapılması gereken iş analizi olarak da tanımlayabileceğimiz açık kalan veya ihtiyaç duyulan pozisyonların belirlenmesi, etkin, kalifiye ve uzman personel gereksiniminin sınıflandırılması, işletmenin var olan hedefleri ile bütünleşebilecek aday kriterlerinin belirlenmesi ile başlamakta olup bu eksikliğin uygun yol, yöntem ve araçlarla ilan edilmesi ile devam etmektedir.  Özetle işletmede var olan problemin teşhis ve tarif edilmesi olarak süreci açıklayabiliriz. Başvuru sağlama, organizasyonların dış dünya ile etkileşime girdikleri temel alanlardan biridir ve bu alanlarda birlikte çalışmayı isteyeceği bireyleri tespit etmek ve adayların ilgisini çekmek gibi fonksiyonları barındırmaktadır. Bahsedilen fonksiyonların insan kaynakları yönetiminde gerçekleştirilmesi en zor konulardan biri olarak ortaya çıkmaktadır zira kurumların sürekliliğine yön veren başarı veya başarısızlığa götüren yegane gücü insan kaynağı olarak bilinmektedir. 

Bir sonraki aşama da ise personel alternatiflerinin tespit edilmesi gelecektir. İşe alım süreci ile ilgili birçok aday iş başvurusunda bulunabilir ancak buradaki temel husus pozisyona en uygun personel ve alternatiflerinin belirlenmesi ve oluşturulması olacaktır. Bir ilana yüzlerce hatta binlerce kişi başvurabilmektedir. Bu gibi durumlarda insan kaynakları yönetiminin önemi bir kez daha gözler önüne serilmektedir.  Organizasyonunuzu ve kültürünü benimseyecek, verimli bir çalışma sunacak personel adaylarının doğru bir filtreleme aracından geçmesi gerekmektedir. Filtreleme sürecinde ise işgören sağlama süreci ile açık pozisyonun gereklerine uygun personel adaylarının sayısı arttırılmaya çalışılırken, personel seçim süreciyle aday personel sayısı azaltılarak en uygun istihdamın yapılması arasında iki yönlülük bulunmaktadır. Buna rağmen bazı durumlarda ise seçme yöntemi tek yönlü olabilir. Eğer aday alanında uzmanlaşmış veya profesyonel bir yönetici ise seçim şekli tek yönlü olacaktır çünkü aday personel birçok kurum tarafından talep görüyor olabilir.  

İşe alım sürecindeki bu çok yönlülük dolayısıyla iş gücü piyasasındaki nitelikli adayların proaktif olarak araştırılmasını beraberinde getirmektedir ancak bu araştırmanın niteliği doğrudan şirketlere yönlendirilen özgeçmişlerin değerlendirilmesi olarak anlaşılmamalıdır. Nitelikli iş gücünün tespit edilmesi, optimum süre zarfında doğru yeteneğin tanımlanması, pasif ve aktif görünür adayların bu tanımlama süzgecinden geçirilerek yetenek kaynağına ulaşılması gibi süreçleri temelinde barındırmaktadır. Firmanızın veri havuzunda yer alan adayların açık pozisyona uyumlu yetenekler dahilinde analiz edilmesi ve short-listlerinin oluşturulma süreçlerini inceleyerek insan kaynakları danışmanlığı kapsamında işe alım hizmeti ihtiyacınızın olup olmadığını tespit edebilir ve aksiyona geçebilirsiniz. Şayet konu ile ilgili organizasyonunuzda herhangi bir zorluk ile karşılaşıyor veya eksikliğini yaşıyorsanız henüz personel seçme ve yerleştirme aşamasının ilk adımı olan bu süreci profesyonel bir İşe Alım Danışmanlığı Hizmeti alarak optimum fayda ile insan kaynakları yönetimine yön verebilirsiniz.  Doğru bir işe alım stratejisi izlemek ise firmanıza tutarlı ve keyifli bir işe alma deneyimi sağlayarak çalışan memnuniyeti elde etmenize, topluluk içerisinde markanızın itibar kazanması ve güçlenmesi ile sonuçlanacaktır.   

 Personel Seçme Süreci Nasıl İlerlemelidir?

Personel seçme ve yerleştirme aşamasında İK uzmanı kurumun kültürüne, organizasyonuna, yapısına ve değerlerine uygun bir adayı işe almak ile yükümlüdür. Personel seçme, dikkatle incelemeyi ve yeterince zaman ayırmayı gerektiren bir süreçtir. Doğru aday nasıl belirlenir? Nelere dikkat edilmesi gerekir gibi süreçleri daha detaylı olarak öğrenmek isterseniz İşe Alım Danışmanlığı videomuzu izleyebilirsiniz. 

Açık bir pozisyon için binlerce başvuru olabilir. Yoğun işsizlik yaşanan bölgelerde başvurular yeterince incelendiğinde nitelikli aday başvuru sayısının niteliksiz eleman başvuru sayısına kıyasla çok daha fazla olduğunu görebilirsiniz. Aranılan kriterlerin keskin olması ve bu kriterlerin önemli ölçüde dışında kalan başvuruların atılması ise işinizi kolaylaştıracaktır.  Bu ayrımı yaparken acele etmemeye özen göstermelisiniz. İş hayatında standartlaşmış olan  “hire slow, fire quickly” (yavaşça al, hızlıca kov) şeklinde eski bir kavram bulunmaktadır. Bu kavram özetle bir personeli kurumunuza getirmeyi veya iş teklifinde bulunmayı düşünürken yeterince zaman ayırmanız gerektiğini diğer taraftan bir personelinizin yeterince etkinlik gösteremediğini kabaca işe yaramadığını düşünüyorsanız hızlıca yolları ayırmanız gerektiği anlamını taşımaktadır. Bahsedilen kriterin önemi dolayısıyla başvuruları hızlı bir filtreleme işleminden geçirdikten sonra daha dikkatli bir incelemeye almanız gerekecektir. Gerekli olmayan beceri ve deneyimleri listenizden çıkarmanız ise başvuru sayısını daraltmanıza yardımcı olacaktır. Başvuru süreci yalnızca başvuruların incelenmesi gibi tek bir süreci barındırmadığı ve ileriki aşamalarda birçok aday eleneceğini göz önünde bulundurmalısınız. Aynı zamanda işe alım sürecinde başvuruların bir kısmının iş arayışının devam etmeyeceği veya ilgisini kaybedeceği gibi etkenleri göz önünde bulundurarak ihtiyaç olarak belirlediğiniz sayıdan daha fazlasını listenizde tutmaya özen göstermelisiniz.  

Sürecin takip edilebilir ve raporlanabilir bir sistem üzerinden yürütülmesine ya da bir danışmanlık firmasından işe alım, personel seçme ve yerleştirme gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin destek alarak ilerlenebilir olduğu unutulmamalıdır. Organizasyonlar işe alım süreçlerine yatırım yapma konusunda tutucu veya kuşkucu bir bakış açısına sahip olabilmektedir ancak doğru bir danışmanlık hizmeti almak açık olan rollerin hızlıca ve kaliteli bir şekilde doldurulma şansını yüksek oranda arttıracaktır. Aynı zamanda sağlayacağı başvuru havuzu firmanıza değer katabilecek adaylar ile yolunuza devam edebilmenize olanak sağlayacaktır. 

Personel seçme ve değerlendirme sürecinde bulunan aşamaların gerçekten eleyici olup olmadığına ve sizi doğru sonuca ulaştırıp ulaştırmayacağından emin olmanız gerekmektedir. İşe alım süreci her zaman sabit bir adım sayısı içermemekle birlikte kurumdan kuruma değişebilmektedir. Sizi sonuca ulaştıracak her adımın gerçekten eleyici olup olmadığı kontrol edilmeli ve eğer herhangi bir adımın çok da eleyici olmadığını, bir sonraki adıma neredeyse aynı aday sayısı ile ulaştığınızı gözlemliyorsanız orada durmalı ve aşamanın fayda analizini tekrar gözden geçirmelisiniz. Belki prosesin diğer bir proses ile birleştirilmesini, çıkarılmasını veya eleyici-farklı kriterler eklenmesini düşünmeniz gerekebilir. Süreç içerisinde gözlemlemiş olduğunuz durum ve devamında alacağınız aksiyon ise size zamandan tasarruf sağlayacak aynı zamanda başvuruda bulunan taraf için ise kaliteli bir aday deneyimi sunacaktır. 

Mülakat Süreçlerinin Kritik Noktaları 

Özgeçmişler üzerinde detaylı inceleme ve elemeleri yaptıktan sonra artık elinizde daha az liste olacağından yüz yüze görüşmeler düzenleyebilirsiniz. Bu kısmın kritik noktalarından biri ise mülakat süreçlerini standartlaştırmak olmalıdır. Her aday için ayrılan süre ve yöneltilecek sorular aynı olmalıdır. Sabit bir yol izlemek objektif bir mülakat yapmanıza yardımcı olacaktır. 

İşe alım süreci tamamıyla bir seçimden ibarettir bundan dolayı karşılıklı seçimleri belirlemek ve netleştirmek her zaman için önemli olacaktır. Süreci temsil ettiğiniz kurum adına netleştirmenin yanında aday içinde aynı niyette olunması gerekir. Mülakata girecek olan personel adayı için işe alım sürecin tamamını açıklamalı, adımları tanımlamalı, süreçten nasıl bir beklentide olmaları gerektiği gibi konular hakkında bilgiler vererek prosedürleri açıklığa kavuşturmalısınız. 

Zaman sizin için önemli olduğu kadar karşı taraf yani aday için de önemlidir. Başvuru sürecine ilişkin planlanmış bir takvim veya planlamanıza yardımcı olacak alternatif araçlar kullanmanız iki taraf için de zamandan tasarruf etmenizi ve sınırlı vaktin verimli kullanılmasına olanak sağlayacaktır. 

Mülakat süreci tek bir süreçten oluşmak zorunda değildir. Yüz yüze mülakat, video mülakat,  online mülakat gibi var olan mülakat çeşitlerinden bir veya daha fazlasını seçerek analizinize devam edebilirsiniz. 

Seçeceğiniz mülakat türü aramış olduğunuz açık pozisyona göre soruların değişiklik göstermesi ve bazen soruların özelleştirilmesi gerekebilir. Standart mülakat sorularını takip etmek her zaman için en doğru sonucu vermeyecektir. Farklı alanlar için derlenmiş olan Mülakat Soruları için bloğumuzu okuyabilirsiniz. 

Personel Seçme ve Yerleştirme Sürecinde Nihai Karar Nasıl Verilir?

Personel seçme ve yerleştirme sürecinde yapılan mülakatlar bazı organizasyonlar için yeterli gelmekte ve doğrudan iş teklifinde bulunma aşamasına geçebilmektedir. Gözden kaçırılmaması veya iş yükü olarak görülmemesi gereken nokta ise referans kontrolünün sağlanmasıdır.  Aday mülakat, test vb. süreçleri başarı ile tamamladı ise referans kontrolü aşamasına geçmiş olmalıdır. Buradaki amaç adayın görüşme aşamasında verdiği bilgilerin teyit edilmesi ve geçmiş dönemdeki davranışlarının kişiliğinin bir yansıması olarak gelecekteki davranışları hakkında ön bilgi veya öngörü sağlaması olacaktır. Dikkat edilmesi gereken nokta ise referansın paylaştığı bilgilerin personel seçim sürecini ne derecede etkileyeceğine karar vermektir. Aday hakkında objektif bilgiler elde etmeye veya objektif kalmaya özen göstermelisiniz. 

Nihai olarak istihdam edeceğiniz personele karar verme aşamasına geldiyseniz öncelikle teklif götüreceğiniz ve bu teklifin aday tarafından olumsuz değerlendirilebileceğini ihtimalini de düşünerek birden fazla seçenek belirlemeniz gerekecektir. En az iki karar verici olması ve bunlardan en az birinin adayın çalışacağı birimin lideri veya amiri olması ise bir diğer önemli husustur.  Şirket kültürüne uyum sağlama, görüş ve kişi konusunda uygun alternatifler arasından en uygun seçimi yapmalı ve iş teklifinizi iletmelisiniz. Tüm bu süreçlerin olumlu ilerlediğini varsayarsak işe yerleştirmeden önceki son aşama ise güvenlik ve sağlık sorunlarının tespit edilmesi ve düzenlemeye gidilmesi olacaktır.  

Başarılı Bir Oryantasyon Süreci Nasıl Planlanır?

Nihai karar verilerek adayın seçilmesi ile beraberinde adayın yerleştirilmesi aşamasına geçilecektir. Bir şirketin devamlılığını sağlayan esasların başında ise doğru insanları işe almak ve onlara uygun eğitimi vermek olarak gelecektir. Bu eğitimin ilk halkasını ise oryantasyon süreci oluşturur. Eksiksiz bir iş oryantasyonu çalışanın ilk günden itibaren işi ve kurumunu benimsemesine ve kendisini rahat hissetmesine yardımcı olacaktır. Doğru bir oryantasyon süreci organize etmek aynı zamanda yeni personelin üstlenmesi gereken rolü benimsemesi, üzerinde yarattığı kafa karışıklığının tamamını ortadan kaldıracak ve personelin daha erken üretken olmasını sağlayacaktır. 

Oryantasyonun ilk bölümünde işe yeni başlayan personele şirketin kültürü, amaçları, hedefleri, stratejik planı, organizasyon yapısı, müşteri tabanı ve gelecek hedefleri hakkında bilgi verilmelidir. Oryantasyon aşamasının ikinci kısmını ise birimlerin ve yöneticilerin tanıtımı ile devam etmektedir.   

Spesifik oryantasyon aşaması ise personelin birim liderleri veya amirleri tarafından göreve özel, eğitim süreçlerini kapsamaktadır. Personel, e-posta ve internet politikası, şahsi görüşmeler ve molalar gibi süreçler hakkında bilgilendirilir. 

Birkaç gün süren, birden fazla aşamadan oluşan seviyeleri içermesine rağmen yeni personel istihdamına dayalı oryantasyon süreçleri aylarca sürecek eğitim ve adaptasyon içeriklerini kapsamaktadır. Bu nedenle takip aşaması kritiktir. Zaman zaman süpervizör veya yöneticiler ile bir araya gelerek sorunlar ve alınabilecek aksiyonlar üzerine görüşülmeli, personelin ihtiyaçlarını dürüstçe iletebilmesi konusunda teşvik edilmelidir. Uzun bir yolculuğu içermekle birlikte başarıya ulaşmak için en kritik olandır. Konu ile ilgili daha fazla bilgiye “Başarılı Bir Oryantasyon İçin En İyi 5 İpucu” başlıklı videomuzdan ulaşabilirsiniz.