Oryantasyon, yönlendirme yapmak ve kılavuzluk etme anlamlarına gelmektedir. İşe yeni başlayan kişilerin ilk zamanlar akıllarında “acaba” listesi oluşmaktadır. Nedir bunlar?
- “Hangi işleri yapacağım?”
- “İşleri nasıl yapacağım?”
- “Teslim tarihleri ne?”
- “Kimlerle çalışacağım?”
- “Hangi yöntemleri kullanacağım?”
- “Neleri ön plana çıkarmalıyım?”
Yukarıdakiler gibi birçok sorunun içinde yer aldığı “acaba” listesi, oryantasyon süreci ile çözülebilmektedir. Kişilerin işe başlarken ne yapacaklarından nasıl yapacaklarına kadarki süreci içeren sürece oryantasyon eğitimi denilmektedir.
Oryantasyon Neden Önemlidir?
Oryantasyon eğitimi, geniş bir perspektiften bakıldığı zaman alışma sürecinin en sağlıklı yönetim şeklidir. İşe yeni başlayan kişiler, kendilerini hiç tanımadığı bir ortamda ve alışık olmadığı bir süreçte bulabilir. Süreçte, onlara yardımcı olunmadığı zaman bu yalnızlık, daha da büyüyerek kişilerin içine kapanmasına sebebiyet verir. Kafalarına takılan konuları sormaya çekindikleri için yanlış bir hamle yapabilirler. Bu nedenle, şirketlerin yeni gelen çalışanlarına seçtikleri kişilerin öncülüğünde oryantasyon eğitimi vermesi önemlidir. Böylece, yeni çalışanlar ofise, iş yapış şekillerine ve sorumluluklarına hâkim bir şekilde sisteme dâhil olur. Sonuçta da verimlerini maksimum seviyede tutabilirler.
Oryantasyonun Amacı
Yeni çalışan oryantasyonunun amacı, yeni çalışanları işletmeye kabul etmek, önemli politika ve kültür bilgilerini onlara aktarmak ve çalışanları yeni iş yerleriyle tanıştırmakla ilgilidir.
Çalışan oryantasyonu için belirlenmiş bir program ve prosedür, aynı zamanda yöneticilerin ve eğitim personelinin yükünü azaltacaktır.
Oryantasyon programının amaçlarından diğer bir kaçıysa aşağıdaki gibidir;
Başlangıç Maliyetlerini Azaltmak
Doğru ve planlı oryantasyon, çalışanın sürece daha hızlı adapte olmasına yardımcı olabilir, böylece işi öğrenmeyle ilgili maliyetler azalır.
Endişeyi Azaltmak
Herhangi bir çalışan, yeni bir duruma girdiğinde, işi yapmayı öğrenme yeteneğini engelleyebilecek bir endişe yaşayacaktır. İyi bir oryantasyon, bilinmeyen bir duruma girmekten kaynaklanan endişeyi azaltmaya yardımcı olur. Aynı zamanda oryantasyon, kılavuz sağlar, böylece çalışanın stres yaşamasına gerek kalmaz.
Çalışan Devrini Azaltmak
Çalışanlar kendilerine değer verilmediğini hissederse veya görevi yapamayacakları pozisyonlara yerleştirilirse çalışan devir hızı artacaktır. Oryantasyon, çalışana değer verildiğini gösterir ve işte başarılı olmak için gerekli araçları sağlar.
Oryantasyon Süreci Nedir?
İşverenler için başarılı bir oryantasyon süreci, çalışan elde tutma sayınızı önemli ölçüde artırabilir. Yeni çalışan oryantasyon programı ne kadar iyi ve planlı olursa, çalışan o kadar hızlı ekibin bir parçası gibi hisseder. Glassdoor tarafından yapılan bir araştırmaya göre, güçlü oryantasyon veren sahip kuruluşların çalışanları elde tutma oranı %82 oranında artırabilirdir. Hatta üretkenliği de %70 oranında artırabilir. Bu avantajlara rağmen, işverenlerin %22'si hala yeni bir işe alım oryantasyon sürecine sahip değildir.
Oryantasyon; yeni çalışanları, sorumluluklarına, iş arkadaşlarına ve işyerine tanıtma sürecidir. Etkili bir oryantasyon eğitimi, insanların yeni rollerinde, takımlarında ve departmanlarında kendilerini daha rahat hissetmesine yardımcı olurken, aynı zamanda da şirket beklentileri ve politikaları konusunda onları bilinçlendirir.
Oryantasyon Eğitiminin Amacı Nedir?
Mesleki oryantasyon eğitiminin en önemli amaçlarından biri yeni gelen çalışanı sisteme en hızlı ve verimli şekilde adapte edebilmektir. Diğer amaçlarını ise aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;
- Kişinin şirketle bağını güçlendirmek
- İş devir oranlarını en aza indirmek
- Bilgi eksikliğinden doğabilecek sorunların önüne geçmek
- Çalışanda kurumsal sadakatin oluşumunu sağlamak
Oryantasyonun Faydaları
Yeni bir çalışanın iş süreçlerine hızlıca hakim olabilmesi beklenebilecek bir durum değildir. Bu sürecin uzaması da iş süreçlerini karmaşık hale getirebilir veya çalışanın, işten uzaklaşmasına neden olabilir. Oryantasyon süreci, çalışan ile şirket arasındaki bağı ilk günden oluşturmaya başlayan ve kuvvetlendiren önemli bir faktördür.
Oryantasyonun şirket için faydaları aşağıdaki gibidir;
- Kişinin alışma sürecini hızlandırarak şirkete değer katma noktasına gelmesi
- Olası sosyalleşememe, sorumlulukları bilmeme gibi durumlardan kurtularak çalışanın en verimli hâlini sergilemesini sağlayarak motivasyonu artırma
- Çalışanın şirket ile olan bağının hızlı oluşması sayesinde yeni fikirlerde ve önerilerde özgüvenli bir şekilde duruş sergilemesi
- Çalışanın işe alışma sürecinin takibi yapıldığı için performansının gözlemlenebilmesi
Eğitim, çalışanın işinin türüne ve çalışanın mevcut beceri düzeyine bağlı olarak birçok şekilde gerçekleştirilebilir. İşe alıştırma eğitimi aşağıdaki gibi yapılabilir;
Başlamadan önce
Yeni işe aldığınız kişinin deneyimini baştan sonra olumlu tutmak çok önemlidir.
Çalışanın başlangıç tarihinden önce şu adımları atmalısınız:
Gönder: Tüm işe alım öncesi belgeleri elektronik olarak gönderin, böylece yeni işe alınanlar bunları önceden doldurabilir. Örneğin; sözleşmeleri, çalışan kılavuzlarını, park etme izinlerini ve çalışanın başvurması gereken ek bilgilerin yer aldığı belgeler olabilir.
Planla: İlk hafta ve sonrasında neler olacağını planlayın. Yeni işe alımların üç aylık bir yol haritasını yapabilirsiniz.
Hazırla: Yeni çalışan için çalışma alanını, araçlarını ve diğer temel kaynakları önceden hazırlayın. Çalışanın ilk gün geldiğinde dizüstü bilgisayarının, cep telefonunun ve masasının hazır olması olumlu bir ilk izlenim yaratacaktır. ya daha fazla zaman ayıracaklardır.
Toplantı yap: Önemli kişilerle toplantılar planlayın. Yeni çalışanın mesleki başarısının anahtarı olacak kişilerle tanışmak, gelecekteki iletişimin önünü açacaktır.
İlk Gün
İlk birkaç gün heyecan verici olduğu kadar stresli de olabilir, bu nedenle yeni işe aldığınız kişiyi rahat hissettirmelisiniz. Bunun için şu adımları takip edebilirsiniz;
- Yeni işe aldığınız kişinin katıldığı departman, kat, iş birimi veya organizasyon yapısının düzeyinde genel bir duyuru yapın.
- Yeni çalışanı departmana tanıtmak morali yükseltmenin iyi bir yoludur.
- Tesiste bir tur düzenleyin. Tuvaletlerin konumu, hizmetlerin bulunduğu yerler, park yerleri, dinlenme odaları ve yemekhaneler gibi tüm temel noktaları anlatın.
- İlk haftayı planlayın. Böylece yeni işe alınan çalışan ne bekleyeceğini bilir.
- Bir akıl hocası ya da "buddy" atayın.
İlk Hafta Boyunca
Yeni işe alım sürecinin bu noktasında yeni işe alınan kişiyi bunaltmamalıyız.
- Önemli prosedürleri, kuralları, süreçleri ve standartları gözden geçirin. E-posta yoluyla iletişim ve mola zamanı gibi kural ve düzenlemeleri burada bahsedebilirsiniz.
- Şirketin kültürünü tanıtın.
- Kurulum kılavuzları sağlayın. E-posta ve bilgisayar kurulumundan bahsedin.
- Bir kullanım kılavuzu oluşturun. Yeni çalışanlarınıza atmaları için somut adımlar vermek, zamanlarını planlamalarına yardımcı olacaktır.
- Eğitim sürecini açıklayın. Yeni işe alınan kişiyi organizasyonda eğitimin nasıl işlediği ve onlardan ne beklendiği konusunda bilgi verin.
- Eğitime başlayın.
- Etkinliğe teşvik edin. Yeni işe alınanlara yapacak bir şeyler verin.
İlk 3 Ay Boyunca
- İletişim hatları oluşturun. İlk ayın sonunda yeni çalışanın ofisine yerleştirilmesi ve eğitime başlaması gerekir. Çalışanın yardıma ihtiyacı olabilecek konuları öğrenin.
- Düzenli geri bildirim sağlayın.
- Bağımsızlığı teşvik edin.
- Performans hedefleri belirleyin. İlk üç ayda ulaşmak için hedefler belirleyin.
Çalışanları işyerlerine ve işlerine alıştırmak, birçok organizasyonda en çok ihmal edilen işlevlerden biridir. İşletmenize yeni bir çalışanı davet etmek söz konusu olduğunda, bir çalışan el kitabı ve evrak yığınları artık yeterli olmaz.
Çalışanlar, organizasyonun üzerlerine çok kısa bir sürede anlamaları ve uygulamaları gereken çok fazla bilgi attığını düşünür. Kurumsal şirketlerde oryantasyon programı oldukça önemlidir çünkü çalışan ve işveren arasındaki ilişkinin başlangıcını ifade eder. Yeni işe alınanlar, iş teklifinizi kabul etme kararlarını teyit etmeye çalıştıkları için, işin ilk günü çok mühimdir.
İster bir gün ister altı ay sürsün, iyi düşünülmüş ve planlanmış bir oryantasyon programı, sadece çalışanların elde tutulmasına değil, aynı zamanda çalışan verimliliğinin artmasına da yardımcı olur. İyi bir işe alıştırma programına sahip işletmeler, süreci hızlandırır, çalışanların yaptıklarıyla kuruluşun yapması gerekenler arasında daha iyi uyum sağlar ve daha düşük devir oranına sahiptir.
Başarılı bir oryantasyon süreci için öncelikle insan kaynakları tarafında, kurumun yapısına, kültürüne ve kişinin başlayacağı bölüme odaklı bir program hazırlanması gerekir. Oryantasyon eğitimi iki şekilde gerçekleştirilir;
- Temel oryantasyon
- Mesleki oryantasyon
Temel Oryantasyon
Temel oryantasyon sürecinde, çalışana işletmenin dünden bugüne serüveni anlatılmaktadır. Bu süreçte;
- Marka değeri
- Vizyonu misyonu
- Yöneticilerin isimleri ve ünvanları
- Şirket departmanları
- Hizmetler ve üretim süreçleri
- Şirketin politikaları
- Şirketin hedefleri
- Güvenlik uygulamaları
Bu süreçte çalışanın da merak ettiği soruların da cevabı verilebilir. Örneğin;
- Deneme süreleri
- Ücret ödeme şekilleri
- Fazla mesailer
- Resmi tatiller
- Yıllık izinler
Mesleki Oryantasyon
Mesleki oryantasyon sürecinde ise görev ve pozisyonunun gereklilikleri hakkında bilgi verilmektedir. Buradaki hedef işe uyum sürecini hızlandırmaktır. Bu noktada, iki bölüme önemli görev düşer; insan kaynakları departmanı ve kişinin başlayacağı departman/yöneticisi. İnsan kaynakları departmanının görevlerinden bahsetmek gerekirse;
- Şirket tanıtımı (Şirketin vizyon misyon ve hedeflerinin anlatılması)
- Şirket prosedürlerinin tanıtımı (ücret sistemi, ödüllendirme sistemi, bireysel öneri sistemi gibi sistemlerin tanıtımı, sağlık hizmetleri, çalışma saatleri ve iş koşullarının tanıtımı, ulaşım imkanlarının tanıtımı)
- Kişinin işe başlayacağı alanın ve araç gereçlerin hazırlanması (network girişlerinin yapılması, e-mail adresi tahsis edilmesi, telefon numarası belirlenmesi, servis güzergâhının belirlenmesi)
- Tüm şirkete yeni başlayacak kişi için duyuru yapılması (tanışma toplantısı)
- Oryantasyon sürecinin tamamlanması ve değerlendirilmesi
Yöneticinin görevleri ise aşağıdaki gibidir;
- Takım arkadaşları ile tanışma
- Çalışma yerinde kullanılacak araç gereçlerin tanıtımı
- Mevcut saha gezisi yaptırılması (ürünlerin veya sunulan hizmetlerin tanıtımı)
- Bölümün tanıtımı (bölümün amaç ve hedeflerinin anlatılması, diğer takımlarla işbirliği yapılıyorsa bunların aktarılması, organizasyonun tanımı)
- Kişinin yapacağı işin birlikte gözden geçirilmesi
- Performans beklentilerinin ve hedeflerinin paylaşılması
- Bilgisayarda kullanılan bir işletim sistemi varsa tanıtımı
Son olarak, oryantasyon süreci şirketten şirkete değişen bir olgudur. 2 hafta ile 6 hafta arasında değişkenlik gösterebilir.
Oryantasyon Maliyeti Nedir?
Şirketlerde tüm süreçlerin mali karşılığı olduğu gibi oryantasyon sürecinin de maliyeti bulunmaktadır. Oryantasyon maliyetinde tüm sürecin planlanması, düzenlenmesi ve yürütülmesi yer almaktadır. Bu maliyetlendirmede programa katılan tüm çalışanların maaşları ve yan gelirlerinin dâhil edilmesi önemlidir. Maliyet hesaplamalarına bakıldığı zaman, oryantasyonu maliyet kalemleri arasında çok görmüyoruz. Bunun nedeni, oryantasyonların hedeflerinin bulunmaması ve bunların belirlenmemesidir.
İşletmelerin oryantasyon yapmasındaki temel amaç, çalışanın işe daha kolay adapte olarak hızlı bir şekilde başlangıç yapmasıdır. Elde tutulan personelin oryantasyon maliyeti daha düşük çıkarken, ayrılan personellerde bu rakam daha yüksek çıkar. Oryantasyonun hedefi tam olarak belirlenmemişse, programı maliyetlendirmek ve ölçmek çok kolay olmaz.
Oryantasyon maliyetlendirmesinde bir formülasyon mevcuttur. Oryantasyon, maliyet kalemleri arasında çok bulundurulmayan bir faktör olmasına rağmen göz ardı edilmemesi gereken bir rakamdır.
İyi Bir Oryantasyon Süreci Nasıl Olmalıdır?
İyi bir oryantasyon süreci demek, yeni çalışanın şirkete hızlı bir şekilde adapte olarak iş süreçlerine dâhil olması demektir. Peki, bunu nasıl başarabiliriz? Öncelikle, yeni çalışanın beklentilerini öğrenmeli ve bu beklentileri karşılayıp karşılamadığınızı kontrol etmelisiniz. Bazı durumlarda başarılı bir oryantasyon gerçekleştirmek için insan kaynakları departmanında buna yönelik eğitim alan birinin bulunması önemlidir. Oryantasyon sürecini 4 ana başlıkta incelemek gerekirse;
Hazırlık dönemi
- Amaçları tanımlamak
- Gerekli araç gereçleri hazırlamak
- Personelleri bilgilendirmek
Sunum
- Öğrenme sürecini düzenlemek
- Yapılacak işleri belirlemek
Kişinin deneme sürecinin başlaması
- Personele verilen göreve ilişkin bilgiler
- Yapılan hataları yapıcı bir yaklaşımla düzeltmek
- Personelin gösterdiği ilerlemeye karşı duyarlı olmak
- Yeni başlayan insanlara karşı sabır göstermek
- Aradan çekilerek personelin tek başına sorumluluk almasını sağlamak
Kontrol aşaması
- Personelin sorularına yanıt vermek
- Sürecin sonuçlarını değerlendirmek
Oryantasyon Eğitimi Kimlere Verilir?
Oryantasyon eğitimi, yeni başlamış personele veya şirket içerisinde bölüm değiştiren personellere verilebilmektedir.
İyi iş oryantasyon uygulamalarında öncelikle, yeni işe başlayan kişinin beklentilerini dinlemelisiniz. Sonrasında, oryantasyon sürecinde ayrım yaptığımız temel ve mesleki kısma geçilmelidir. Temel oryantasyon sürecinde; şirket politikalarının anlatımı, mesai saatleri, şirket vizyonundan ve misyonundan bahsedilmesi, izinler, çalışan el kitabı vb. süreçlerin işlediği bir sunumdan bahsedebiliriz. Daha sonra mevcutsa, saha gezisi (yangın çıkışları, yemekhane, yönetim katı vb.) yapmalısınız.
Mesleki oryantasyon kısmına geçildiğinde ise; düzenli yapılan toplantı bilgileri, devam eden projeler, eğitimler, işin sorumlulukları vb. süreçler için bilgiler verilmelidir. Devamında kaynaşma aktivitesi düzenlenerek sosyalleşme sağlanarak süreç test edilerek oryantasyon değerlendirmesi yapılmalıdır.