Ortaklı TÜBİTAK Projeleri Nasıl Hazırlanır?
Ortaklı TÜBİTAK projeleri konusunda, TÜBİTAK son dönemde değiştirdiği sistem ile orta-yüksek ve yüksek teknoloji grubundaki çalışmaların geliştirilmesine öncelik vermiş ve sağladığı katma değeri ölçmeyi amaçlamıştır. Proje başvurularında bu Ar-Ge çalışmalarının verimlilik, ticarileşme potansiyeli ve uluslararası rekabet gücü gibi birçok değerlendirme kriteri bulunmaktadır.
Bu bakış açısı ile TÜBİTAK’ın 1507 ve 1501 programları özelinde açtığı 2020-1. Dönem çağrılarına baktığımızda değerlendirme sürecinde avantaj sağlayacak en önemli kriterlerden birinin Ortaklı TÜBİTAK projeleri başvuruları olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Bu düşüncemizi destekleyecek bir gelişme de geçtiğimiz haftalarda TÜBİTAK’ ın Siparişe Dayalı Ar-Ge Projeleri için KOBİ Destekleme Çağrısı ve Patent Tabanlı Teknoloji Transferi Destekleme Çağrısı adıyla 2 yeni programın açıldığını duyurmasıyla yaşanmıştır. 2 program da kapsam olarak birbirinden çok farklı noktalarda olsa da ortak yönleri teknoloji geliştiren yapılar ile sanayi firmalarını buluşturmaktır.
Ortaklı TÜBİTAK Projeleri Nedir?
Ortaklı TÜBİTAK projeleri; sektörüne bakılmaksızın firma düzeyinde katma değer yaratan, Türkiye’de yerleşik birden fazla sermaye şirketinin bir araya gelerek amacı, kapsamı, bütçesi, iş planı, görev dağılımları ve fikri hakları belirlenmiş olan Ar-Ge çalışmalarının iki veya daha fazla paydaş tarafından, görev ve sorumlulukları net bir şekilde belirlenerek sistematik bir şekilde yürütülmesidir. TEYDEB programlarına başvurusu yapılacak ortaklı projelerde, her ortağın yaptığı çalışmaların bilimsel yöntemlere dayalı olarak, yenilik unsuru içermesi gerekmektedir. Bu beklentiye göre projedeki paydaşınızın projede ortak mı olacağını yoksa tedarikçi, danışman, hizmet sağlayıcı, alt yüklenici vb. mi olacağını belirleyebilirsiniz.
Ortaklı TÜBİTAK Projelerinde Başvuru ve İzleme Süreçleri
Öncelikle istisnai çağrı şartları olmadığı müddetçe, proje ortağı kuruluşların KOBİ ölçeğinde olması gerektiğini belirtmek isterim. Bu kuruluşların bir araya gelerek oluşturduğu ortaklı projeler, tek bir proje başvurusu biçiminde sunulur ve tek bir yürütücü belirlenir. Proje Yürütücüsü, proje çalışmalarının ağırlıklı olarak yürütüleceği kuruluştan seçilebilir. Ancak böyle bir şart yoktur.
Proje yürütücüsü üzerinden başvuruda bulunan kuruluş “Muhatap Kuruluş” olarak adlandırılır. Destek kararı sonrası imzalanacak proje sözleşmesinde, ödeme bildirimi ve destek karar yazıları hariç tüm yazışmalar bu kuruluş ile yapılır. Proje yürütücüsünün ilk aşamada PRODİS (Proje Değerlendirme ve İzleme Sistemi) üzerinden ortak firma ile birlikte proje önerisi sunabilmesi için kuruluş yetkilisince yetkilendirilmiş olması gerekir.
Ortaklı TÜBİTAK Projeleri Aşamaları
- PRODİS üzerinden projeye ilişkin ön kayıt formu oluşturularak, taahhütname ve ortakların ek belgeleri ile birlikte TÜBİTAK’a iletilir.
- Projenin tüm teknik detayları, ortakların personel bilgileri, bütçeleri, iş planı ve istenilen tüm bilgiler sisteme tanımlanarak proje başvurusu yapılır.
- Ortak sunulan projelerin ziyaretli değerlendirmelerinde, projede yer alan her bir kuruluş için yerinde inceleme yapılır. -Ancak TÜBİTAK’ın uygun gördüğü durumlarda, hakemlerin proje ortaklarının tamamını ziyaret etmesi istenmeyebilir.-
- TÜBİTAK, desteklenmesi uygun bulunan projeler için içerisinde muhatap kuruluşun belirtildiği ve her bir kuruluşa ilişkin bilgilerin yer aldığı sadece bir proje sözleşmesi yapar.
- TÜBİTAK ile kuruluş arasında düzenlenen proje sözleşmesi ıslak imza yerine güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.
- Proje ortaklarının dönemsel harcamaları karşılığında destek oranı ayrı ayrı hesaplanır, ayrı ayrı ödeme yapılır.
NOT: 25.03.2019 tarihinde TÜBİTAK’ın yayınladığı duyuruda belirtildiği üzere; desteklenmesi uygun bulunan ortaklı TÜBİTAK projelerine ait teknik raporun (Ar-Ge Yardımı İstek Formu) her ortak tarafından ayrı ayrı gönderilmesi şartı kaldırılmış, teknik raporun sadece muhatap kuruluş tarafından gönderilmesine karar verilmiştir.
Ortaklı TÜBİTAK Projelerinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Projenin destek sürecinde ortak kuruluşlardan birinin projeden ayrılması, projedeki ortaklar arası iş planının değişmesi vb. durumlar, TÜBİTAK’a ayrıca sunulmalıdır.
Proje destek karar tarihinden sonra projenin daha etkin ve hızlı yürütülmesi için yeni ortak eklenmesi ihtiyacı doğduğunda, ortaklar arası yeni iş planı ile birlikte bu durum dönem raporu beklenmeksizin yine TÜBİTAK’a sunulmalıdır.
İş Planının Önemi
Başvuru tek bir proje üzerinden yapılacak olsa da, her ortak kuruluşun sorumlu oldukları Ar-Ge faaliyetleri ve personelin görev tanımları farklı olacaktır. Bu sebeple başvuruda iş planı 2 şekilde hazırlanabilir.
- Proje içerisinde tek bir iş planı hazırlanacak ise; plan içerisinde ayrıca bir sütun açarak Ar-Ge faaliyetlerini yapacak kuruluşları belirtebilirsiniz. Böylece TÜBİTAK, personel bütçesini değerlendirirken proje ortaklarının sorumluluğunda olan çalışmaları görebilir.
- Her ortak kuruluşun ayrı iş planı hazırlaması da diğer seçenektir. Projenin iş paketi başlıkları ve süreleri aynı olmak koşuluyla alt faaliyetler firmalar özelinde ayrıştırılabilir ve farklı planlar hazırlanabilir. Bu yöntem, firmaların üzerine düşen görevlerin ve harcanacak eforların daha net ifade edilmesi açısından önemli olacaktır.
Bütçe Oluşturulması
Ortaklı TÜBİTAK projeleri için başvuru yapacak kuruluşların aralarında proje çağrısında belirtilmediği sürece ticari ortaklık kurma zorunluluğu yoktur. Ancak bizler proje çalışmalarına başlamadan önce tarafların çıktı üzerindeki fikri ve sınai haklar konusunda uzlaşmalarını ve uzlaşmayı resmiyete dökmelerini tavsiye ederiz.
Her ortak kuruluş personel, malzeme, hizmet, alet/teçhizat, akademik danışmanlık vs. giderlerini kendi bütçeleri kapsamında oluşturur. Beyan edilen bütçe kalemlerinin, firma altyapısı ile ilişkisi ve projedeki gerekliliği detaylıca incelenir. Bu sebeple firma özelinde beyan edilen harcamaların iş planındaki faaliyetleri ile uyumlu olması ayrıca önemlidir.
HATIRLATMA
1507 KOBİ Ar-Ge Başlangıç Destek Programı kapsamında başvuru yapan firmaların en az ikisi ortaklı başvuru olmak kaydıyla ilk beş projesi desteklenir. Değerlendirme sürecinde olan proje sayısı ile destek kararı verilmiş proje sayısı toplamı beş olan kuruluş yeni bir başvuru yapamaz. Ancak, değerlendirme süreci devam eden proje önerilerinden en az birinin desteklenmesi uygun bulunmaz ise yeni bir proje başvurusunda bulunabilir.
TÜBİTAK’ın 01/07/2020 tarihinde açtığı 2020 yılı 2.çağrı öncesi ortaklı proje başvuru planlayan firmaların yukarıdaki konulara dikkat etmelerini tavsiye ederiz. Ar-Ge proje yazımlarında dikkat edilecek diğer noktalar için web sitemizi ziyaret edebilir ve uzmanlarımızın kaleme aldığı yazılara ulaşabilirsiniz.
Çilem Arslankurt
Uzman Danışman | Ar-Ge & Tasarım Merkezi