KPI Nasıl Belirlenir?

KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) şirket, holdingler grubu, pozisyonlar, departmanlar, çalışanlar ve süreçlerle ilgili olabilir. Anahtar performans göstergesi bütün bu yapı ve konuların performanslarının ölçülmesidir. Birlikte çalıştığımız iş ortaklarımız farklı sebeplerle bize ulaşabilirler. Bunlardan birkaç örnek vermek gerekirse;

-Çalışanlarımızın bireysel performansını ölçmek istiyoruz.

-Çalışanların performansını ölçüp prim sistemine bağlamak istiyoruz.

-Çalışanlarımızı takdir ve ödüllendirme mekanizmasına bağlamak istiyoruz.

Beklenenin üstünde performans gösteren çalışanlar olabilir. Daha görece meydanda performans gösteren çalışanlar olabilir. Bunları birbirinden ayırmak, en azından beklentileri aşan kendinden bir şey kata çalışanları takdir ve ödüllendirmek için çeşitli mekanizmalar vardır. Bu konular yıllardır şirketlerin gündeminde bulunur.

İçeride yürüyen süreçlerin de oto kontrolünü sağlamak şirketlerin amaçlarından biri olabilir. Bu örnekler çoğaltılabilse de, temel motivasyon şirketlerin stratejik hedeflerine ulaşması olmalıdır. Sonuçta, şirketlerin özel veya kamu fark etmeksizin belirli hedefleri vardır. Bütçe yaparlar, stratejik planlama yaparlar, uzun/orta/kısa vadeli hedef belirleyerek nereye ulaşmak istediklerini planlarlar…

Şirketler sadece binalardan oluşmuyor. Şirketleri hedefine ulaşmasını sağlayan öğe çalışanlardır. Teknoloji ne kadar gelişse de insanlar hep şirketlerde olacaktır. İşletmeler hedefine koşarken insanların performansını geliştirmek amaçlı KPI’a ihtiyaç duyarlar.

KPI’lar ölçmek ve “cezalandırmak” şeklinde asla düşünülmemelidir. KPI’da iyi performans takdir edilmeli ve gelişim alanları belirlenip yardımcı olunmalıdır.

KPI, şirketlerin bireysel performans süreçlerinde doğru göstergeleri kullanmak için belirlediği bazı göstergelerdir. Bu kapsamda şirketler; daha adil bir yaklaşım sergilemek, motivasyonu sağlamak ve takdir ve ödüllendirme sistemini uygulamak için danışmanlık almak isterler.

Explore!

Albert Solino olarak OKR yaklaşımımızın, OKR yazılımımızın detaylarının ve püf noktalarının açıklandığı OKR Software our page will be interesting to you. 

KPI Nasıl Oluşturulur?

KPI, anahtar performans göstergeleridir. “Anahtar” kelimesinin anlamı üzerinde çok fazla durulmayabilir. Şirketlerin, çalışanların, departmanların ve süreçlerin birçok performans göstergesi olabilir. Burada iyi uygulama ve en önemli kısımlara değinmek çok önemlidir. Örneğin, bir çalışanın performans karnesini oluşturuyorsanız en önemli konular ve en önemli başarı göstergelerine yer vermek gerekir.

Örneğin, bir beyaz yaka çalışanı olduğunu düşünün. Bu kişiye pazarlama-satış uzmanı diyelim. Siz bu kişiye KPI belirlemek isteyebilirsiniz. “İşe geliş saatleri” bir performans göstergesi olabilir mi? Sürekli geç gelen biri tabi ki İK tarafından uyarılır ve performans göstergesi olarak yer almayabilir. “Pazarlama planına uyum”, “bütçeye uyum”,”ROI oranları” ve “satış hedefleri” gibi başarı kriterleri belirlemek daha mantıklıdır.

En önemli konulara odaklanmamız gerekir. Bir kişinin bireysel performans karnesinde bir konu yazmıyorsa veya atanmıyorsa çalışan o işi yapmayacak değildir. Örneğin, bu karnede “zamanında işe gelme” yer almazsa da çalışan işe zamanında gelecektir. Daha fark yaratıcı konular üzerinde durmalıyız.

Bazı KPI’lar departmanlar arasında bölünebilir. Örneğin, çalışan memnuniyeti bölünebilir. İnsan kaynakları yönetimi dışında başka yöneticilere de bu performans göstergesi atanabilir. Mesela müşteri memnuniyet oranı; satış departmanı, pazarlama departmanı, kalite, sevkiyat, lojistik, üst yönetim gibi alanlara atanabilir.

KPI’ın yaygınlaştırılması, başka bir deyişle “cascading” de yapılabilir. Bu kapsamda matematiksel hesaplamalar yapılabilir ve işin içinden çıkmak zor olabilir. Yapabiliyorsak ilgili çalışanlara direkt ilgili alanlarına göre KPI belirlemek ilk dikkat edilmesi gereken konudur. Çalışan bu KPI’ı kontrol edebilmeli ve bu alanda sorumluluk sahibi olmalıdır. KPI bölünebilir ama önümüzdeki dönemin KPI’larını oluştururken “Ben ne yapacağım?”, “Nasıl fark yaratacağım?”, “Kendi departmanıma ilişkin direkt sorumluluk alanıma ilişkin bir performans göstergem var mı?” düşünmeliyiz.

Performanslar bir takdir ve ödüllendirme sistemine, yetenek yönetimi, eğitim yönetimi veya prim sistemine bağlanacaksa adillik öne çıkarılmalıdır. İyi performans gösteren çalışanlar görece daha az performans gösteren çalışanlara göre daha fazla beklenti içerisinde olabilirler. “KPI benimle alakalı bir konu olmadığı için düşük puan aldım.” gibi sözler duyabiliriz. Bu konuda suçlamaya gidilmek yerine daha alakalı bir sürecin atanılmasıyla alakalı konuşulabilir.

Önümüzdeki yılın anahtar performans göstergelerini belirlerken çeşitli projeler de olabilir. Buna proje KPI’ları deriz. Örneğin, “Bu sene SAP geçişi olacak ve projeden ben sorumluyum.” diyen çalışanlar olabilir. O projenin başarısı, projeye uyumu gibi kriterler ve tarihlendirmeler olabilir.

En anlamlı projeler bireysel performans karnelerine girilmelidir. Şirket ve departman stratejilerimizi düşündüğümüzde en anlamlı fark yaratan ve majör olan süreç bireysel performans karnesine eklenebilir. Bu da iyi bir uygulamalıdır çünkü projenin takibi ve sorumluluğu sağlamlaşır. En önemli sayısal metrikler ve proje hedefleri şeklinde konular ayrılabilir.

kpiları ne sıklıkta ölçmeliyizKPI’ları Ne Sıklıkta Ölçmeliyiz?

Hızlı olması adına “çeyreklik” yani çeyrek bazlı değerlendirmeyi öneriyoruz. Yıllık olunca kurulan yapılar bile unutulmuş olabiliyor. Çeyrek bazlı bir projeyi değerlendirmek isterseniz çeyrek kilometre taşı verebilirsiniz. Konular proje planına uyum, tarihine uyum ve projenin gerçekleşmesi olabilir.

Peki, KPI bazlı bir performans sisteminde takdir ve değerlendirme unsuru üstlere karşı da olmalı mı? Bir genel müdür kendisine direkt bağlı yöneticilerini de değerlendirmeli mi? Cevap evet. Takdir unsuru kesinlikle olmalıdır. Yöneticilerin süreçlerini ona bağlı genel müdür iyi bilir. Süreç işlerken değişiklikler olabilir. Pandemi meydana gelmesi, kriz çıkması, dolar/euro dalgalanması… Bu sebeple, KPI 1 senelik değerlendirmeye çok müsait değildir çünkü yol üzerinde karşımıza ne çıkacağı belli olmaz. Genel müdürün ve ilgili yöneticilerin de takdir hakları olabilir (smart KPI’lar olsa bile).

KPI Atarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Çalışanların ilk başta akıllarında oluşan sorular şu oluyor: “Sürecin sonunda ne olacak?”, “Ne zaman ölçüleceğiz?”

KPI ölçüm sonucu bir harf veya puan çıkmalıdır. İyi uygulamalarda harf notu sistemini görürüz. “A” olağanüstü performans, “B” beklentilerinin üstünde, “C” beklenti seviyesinde, “D” gelişime açık ve “E” kötü performans şeklindedir.

Çalışanların kafasında ilk beliren soruları açık bir şekilde anlatmalısınız. Örneğin, iyi bir performansın sonucunda prim ödeneceği belirtilmelidir. Kötü çalışan varsa işten çıkarılmayacağını belirtmelisiniz.

KPI kapsamında çıkan sorunlardan biri de rol-sorumluluk geçişleridir. Örneğin, satın almayla ilgili tedarikçilerin performansıyla veya maliyetlerin düşürülmesiyle ilgili anahtar performans göstergesi olduğunu düşünün. Satın alma yöneticimiz buna cevap olarak “Satın almayı her zaman ben yapmıyorum. Başka departmanlar da yapıyor.” diyebilir. Buradaki challenge, yürüyen süreçlerin ve içerideki organizasyon yapısının mükemmel olduğunu düşünmektir. Hiçbir şirkette kusursuz bir organizasyon yoktur. Bu çalışmalar buna vesile olur. Değerlendirmelere ışık tutar ve start verir. Dolayısıyla, rol-sorumluluk geçişlerini iyi anlamalıyız. Halihazırdaki yapıyla ve sorumluluk alanlarıyla ilerleyip ilerlemeyeceğimizi ya da bu tür çalışmalar yaparken organizasyon ve süreçte ufak veya büyük değişiklikler yapıp yapmayacağımızı belirlemeliyiz. Yani, üst yönetim bu konularda iyi kararlar vermelidir.

Şirketin temel hedefi stratejik hedeflerine ulaşmaktır. Olabildiğince fark yaratıcı bireysel performans göstergeleri belirlemeliyiz. “Şirketimizin stratejik hedefleri X ise, fark yaratıcı olarak Y yapabilirim.” şeklinde düşünmeliyiz.

Basit performans göstergelerinden kaçınmalıyız. Ulaşılabilir performans göstergelerinin çok da olumlu sonuçlar olmayabilir. Zaten ben bir performans göstergesini başaracağımı biliyorsam çabam da az olur. Challenging ve büyüme odaklı KPI’ların belirlenmesi daha yararlı olacaktır.

Özetle, büyüme odaklı KPI’lar belirlenmelidir. Rol-sorumluluk geçişleri iyi yönetilmelidir. Yalın olmalıdır. Lazer odaklı olmalıdır. Şirketin hedeflerine yönelik ilerlemek gerekir.

Bireysel Performans Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Konular

Her yapılan projede kurulan yapıların devamını ve sürdürülebilirliğini sağlamalısınız. Örneğin performans bazlı bir KPI kurdunuz. Bunun devamını nasıl sağlayacağız? Muhakkak ve muhakkak içeride bu işlerden, süreçlerden sorumlu bir birim kurmalısınız. Eğer ilgili birimler varsa onların da sorumluluklarını netleştirmelisiniz. Evet, biz bugün danışmanlar olarak varız, KPI bazlı bireysel performans sistemini de kurduk ve çok da güzel gidiyor ama sürekli gözden geçirilmelidir. Bir kere yapıp bırakılacak bir iş değildir. Sorumlu bir pozisyon kesinlikle olmalıdır. Biz de birlikte proje yaptığımız şirketlerde bu yapıyı kurmaya teşvik ediyoruz. Yaptığımız projelerin sürdürülebilirliği için bu yapı şarttır. Gelecekte de bu çarkların bizden bağımsız yürümesini istiyoruz.

Şirketin ana hedefi stratejik hedeflerine ulaşmaktır. Buna ulaştıracak kişiler de çalışanlardır. Çalışanlar da ilgili yetkinliklere sahip olurlarsa bu hedefe ulaşabilirler. Gelişim alanı varsa geliştirmelilerdir. Üstün başarılı çalışanların geleceğin yöneticileri gibi programlara dahil edilmesi gerekir. Sonuç olarak, KPI’lara ek olarak yetkinliklerin de takip edilmesi lazımdır. Yetkinlik seviyeleri mutlaka değerlendirilmelidir.

Yeni nesil insan kaynakları yönetimi ve strateji takip sistemlerinde OKR Software gibi stratejik takip uygulamaları vardır.

Find out more about our services!

OKR Danışmanlığı: OKR Danışmanlığımız ile şirket kültürünüzü güçlendirin, uyumlu ve aynı hedefe odaklanmış bir yapıyla rekabet gücünüzü artırın. Daha fazla bilgi almak için "OKR Nasıl Belirlenir?", "OKR Örnekleri" ve "OKR Nasıl Çalışır?" içeriklerimize göz atabilirsiniz.