İşe Alım Sürecine Dair Tüm Detaylar

İşe alımın ne olduğunu temelde hepimiz biliyoruz, ihtiyaç durumunda gemiye yeni birinin alınması, en yalın hali ile yeni bir çalışma arkadaşının aramıza katılmasıdır. Ancak işe alım aslında bu kadar basit ve sade değildir. 2 çeşit işe alım vardır diyebiliriz; planlı ve plansız. Plansız işe alımlar, şirketlerin aylık-yıllık turnover’larında da görülen iş değişikliği ve benzeri sebeplerden, bir süredir beraber çalışılan kişilerin gemiden ayrılması durumudur. Bu gibi bir işe alım sürecinde çevik hareket etmek gerekir, çevik ve planlı! Planlı işe alım ise şirketin yıllık büyüme hedefleri doğrultusunda yeni açılan pozisyonların belirlenen tarih aralığında kapatılması yönünde seyreder. Esasında işe alım, işleyen bir makinaya yeni dişliler eklemek yahut doğru işlemeyen dişlileri değiştirmektir diyebiliriz.

İşe alım terimi, ihtiyaçların belirlenmesinden yeni çalışanın entegrasyonuna kadar tüm işe alım sürecini kapsar. İşe alım sadece mülakat veya özgeçmiş ile ilgili değildir, bundan çok daha fazlasını kapsar.

Kurumların organizasyonları içerisindeki insan kaynakları profesyonellerinden işe alım süreçlerini yürütmelerinin yanı sıra yetenek kaynağı sağlamaları da beklenmektedir. Ancak bu iki sorumluluk alanı birbirlerinden farklılaşmış yetkinlik gerektirmektedir. Günümüz işgücü piyasasında yeteneğin kaynağını araştırmak ile işe alım/mülakat süreçleri birbirlerinden farklı meslek kolları olarak ayrışmış durumdadır. Bu iki rol birbirleri ile birleştirildiğinde süreçleri optimize etmekten ziyade işe alım maliyetleri ve zaman kaynağı negatif yönlü riske girebilmektedir. 

Yetenek kaynağı oluşturma ve işe alım süreçleri arasındaki farklar belirsiz olabilmektedir. Bu sebeple firmalar insan kaynakları danışmanlığı altında işe alım süreçleri ile ilgili yatırımlarının getirisini anlayamadıkları için danışmanlık şirketlerinden, insan kaynakları işe alım süreci hizmeti almak konusunda çekimser kalmaktadırlar. 

Society of Human Resource Management’e (SHRM) göre “sourcing” yani yetenek kaynağı oluşturma; “ Mevcut veya oluşturulması planlanan bir pozisyon için iş gücü piyasasında nitelikli adayların proaktif olarak araştırılması”  olarak nitelendirilmektedir.  Bu süreç yayınlanmış bir ilanına gelen ya da direkt şirketlere yönlendirilen özgeçmişleri değerlendirme ve ön eleme süreci ile karıştırılmamalıdır. 

Yetenek kaynağı oluşturma süreçleri günümüz teknolojisinin de etkisi ile işgücü piyasasında yüksek bir rekabet seviyesine ulaşmıştır. Kariyer portalları, sosyal medya, şirketlerin kendi web siteleri yolu ile yayınladığı ilanlar yetenek havuzu hacmini önemli ölçüde etkilemektedir. Bu etkenlerin dışında teknoloji odaklı başvuru döngüsü ve dalgalanan küresel ekonomi sebebiyle iş arayışında olan adaylar açık pozisyonlara daha hızlı ulaşmak ve başvuru süreçlerini minimum süre zarfında tamamlamak istemektedir. Ayrıca, birçok pasif görünür aday iş ilanlarına online kanallar yolu ile başvuru gerçekleştirmektedir. 

Artış gösteren teknoloji kullanımı ve nitelikli iş gücü piyasasındaki rekabet seviyesi ; işverenlerin, işe alım süreçlerini proaktif olarak ele almaya yönelmektedir. 

Peki, bir firmanın insan kaynakları danışmanlığı kapsamında işe alım hizmeti alması gerektiği nasıl anlaşılır?  Bu noktada firmanın mevcut aday havuzundaki nitelikli iş gücünün analiz edilme ve pozisyonla uyumlu yetenekler dahilinde short-list oluşturulma süresi incelenmelidir. Optimum süre içinde doğru yeteneğin oluşturulması ve işe alım sürecinin tamamlanması günümüz şartlarında mümkün olamamaktadır. 

İşe alım süreci aslında az evvel bahsettiğimiz hususun analitik kısmıdır diyebiliriz. İşe alım süreci daha adaya hiç temas etmemişken, gereksinim açığa çıktığında başlayan bir süreçtir. İster planlı ister plansız bir işe alım olmuş olsun, doğru kişinin doğru noktaya atanabilmesi adına muhakkak bu prosesin işlemesi gerekir. Bu proses kurum kültürü ve dinamiklerini tanımakla başlar. Kültür ve dinamiklere uyumlu yapıya sahip bir yetenek ile uzun vadeli çalışmak ve karşılıklı değer üretmek değer katmak şüphesiz daha mümkün olacaktır. 

Bu sürecin ikinci adımı ise açılan pozisyonun iş analizi ve iş gereksinimleridir. Bu gereksinimleri bilmek önemlidir çünkü işe aldığımız kişinin kültüre uyumlu olması yeterli değildir, pozisyonun gerekliliği olan yeteneklere de haiz olması gerekir ve bu analiz sağlıklı şekilde yapılmazsa gerekli yetenekler de doğru okunmamış olur. Bu da hedefe atılan okun tam istenilen noktayı vurmamasına, doğru adayın yerleştirilmemesine sebebiyet verir. Devamında ise başvuruların volümü ve pozisyonun seviyesine göre mülakat yöntemi ve sayısı belirlenerek yetenekler taranmaya başlanır. Açık pozisyona doğru yeteneği yerleştirmek için titiz bir çalışma ile ilgili data center’lara erişim sağlanır ve CV’lere ulaşılır. Tabii bu bizim için, Albert Solino için daha kolay bir süreç , kendi geniş data havuzumuz içerisinde yeteneklere ulaşmamız daha kolay ve mümkün oluyor. Taranan data ve yetenekler neticesinde pozisyona uygun adaylardan oluşan bir uzun liste oluşturulur. Bu uzun listeden uygun görülenler ile görüşmeler gerçekleştirilir ve detaylı mülakat raporları da eklenerek elde edilen kısa liste sunulur. İlgili kurumun / yönetimin de onaylaması durumunda adayın çok yönlü referans kontrolü sağlanır ve teklif sunulur.

Etkili İşe Alım Süreci

Etkili işe alım süreci için olmazsa olmaz husus doğru analiz doğru mecra ve doğru yöntemdir. Bu üç unsur etkili işe alımın sac ayaklarıdır. Malumunuz bu sac ayaklarından birisi olmazsa, sacın devrilmesi kaçınılmazdır. Az evvelde bahsettiğimiz gibi işe alım esasında yetenek seçimidir. Evet “Karakteri işe al, yeteneği eğit” diye söylem vardır ancak gelişime ve eğitime açıklık da bir yetenektir. İş analizi ve iş gereksinimlerinin analizi angarya görülerek basit bir şekilde geçiştirilmemeli, yeterli gözlem ve görüşmeler yapılmalıdır. Bu gözlem ve görüşmeler hem kurum kültünün tanınmasında hem de pozisyonun gerektirdiği yetenekleri tanımak ve tanımlamakta önemlidir. Doğru bir analiz yaptık, artık sıra doğru mecrada yetenek aramaktadır. Gazete ilanlarında mühendis yahut tabip aramak elma ağacından ayva silkmeye çalışmak gibi olacaktır. Bu yüzden doğru mecra hedefe ulaşmak için önemlidir. Biz Albert Solino olarak kendi yetenek havuzumuzu değerlendiriyor akabinde yetenek havuzumuzu farklı mecralardan da destek alarak besliyoruz. Bu beslemedeki en temel amaç sürecin gelişimidir. 

Ulaşabileceğimiz tüm noktalara, tüm yeteneklere ulaşarak ilk listemizi olgunlaştırmaktır. Sonraki safha ise uygun yöntemdir. Her pozisyonun gerektirdiği yetenek farklıdır. Farklı yetenekleri aynı metodla doğru şekilde ölçümlemek mümkün değildir. Diğer taraftan misalen mühendis alımında, her şirket ve her mühendislik pozisyonu için aynı soruları yöneltmek aynı metodu uygulamak da doğru değildir. Bu görüşmeler esnasında yeteneklerin role uygunluğunu ölçerken karakterin de şirketin kültürüne uygunluğunu tartabilmemiz gerekir. Bu da her mülakat sürecini eşsiz kılar.

İşe Alımdan Önce Neler Yapılmalıdır?

İşe alımdan önce yapılması gereken en önemli husus, hatta bir işe alım süreci planlanmamış olsa dahi yapılması gereken en önemli husus bir norm kadro oluşturulması. Böylece açık pozisyonlar ve personel gerekliliği daha net olarak görülebilecektir. Görev tanımları ve organizasyon şeması yine önem taşır, bu alınacak personelin gereklilik durumu hakkında bilgi verdiği gibi iş analizi gerekli yeteneklerin tespiti konularında da yardımcı olacaktır. Planlı bir işe alım her zaman işe alım sürecinin daha mükemmel olmasını sağlar, bu sebeple yıllık stratejik planlarının / büyüme hedeflerinin olması ve bu hedefler doğrultusunda süreç işletilmesi çok daha sağlıklı olacaktır.

İnsan Kaynakları işe alım süreçlerinin öncelikli basamakları şu şekildedir: 

• Aday network’ü oluşturmak
• Adayların taranması 
• Mülakat
• Adaylara rekabetçi ve cezbedici fırsatlar sunmak
• Departman/pozisyonun bağlı olduğu yönetici ile görüşme sağlamak
• Referans kontrolü gerçekleştirmek

Ancak bu süreçlerin tamamı aday havuzunun; nitelikli, pozisyonla ilgilenen ve çalışmaya müsait adaylarla belirli hacme ulaşması sonrası tamamlanabilir. 

Nitelikli iş gücü kaynağının oluşturulması günümüz global iş dünyasında işe alım süreçlerinin en başında gelmektedir.  Aday havuzunun nitelikli aktif ve pasif adaylarla doğru bir strateji ile doldurulması, işveren firmaya ciddi anlamda zaman ve finansal maliyet yüklemektedir. Bu insan kaynakları danışmanlığı kapsamında işe alım profesyonelleri ile işbirliğine gitmek noktasında kaynakları doğru kullanmak adına stratejik bir yatırım olarak nitelendirilebilir. 

İşe alım, eylemleri içeren 4 ana aşamaya ayrılmıştır .

• İhtiyaçların Belirlenmesi: Kuruluş, geliştirme, değiştirme veya ayrılma nedeniyle bir işe alım ihtiyacını tanımlar. Bu sebeple burada, ihtiyacı olan kişiyle birlikte 3 temel öğeyi tanımlama söz konusu olacaktır: aranan beceriler, önemli beceriler ve avantajları olan görevler. Buradan bir iş tanımı çıkarabiliriz. Yani önce, hangi iş tanımına uygun aday aradığımızı belirliyoruz.
• Kaynak Kullanımı: İş tanımı oluşturduktan sonra, kaynak bulma stratejiniz hakkında düşüneceksiniz. Kişiler pozisyon için nerede ve nasıl belirlenir? Burada, iş sitelerinde veya kendi sitenizde yayınlayabileceğiniz bir iş teklifi yazmayı seçeceksiniz. Ayrıca çalışan ağına güvenmeye de karar verebilirsiniz ( ko-opsiyon ). Burada bir özgeçmiş seçimi yapacaksınız ve ardından potansiyel adayların bir listesine yaklaşacak, işe alacak ve ön eleme yapacaksınız.
• Değerlendirme: İnsanları bir ihtiyaca göre değerlendirmenin birçok yolu vardır ve mülakat bu değerlendirme yollarından sadece biridir. Değerlendirme deyince akla mülakat gelir ve mülakat deyince de 2 kişinin karşılıklı konuşması gelir. Ancak değerlendirmenin içinde senaryolar, çevrimiçi testler, kişilik testleri ve toplu görüşmeler de olabilir... Kısacası, çok fazla seçenek vardır. 
• Alıştırma: İşe alışma kısmının işe alım sürecinin bir parçası olmasına şaşırabilirsiniz. Ama, tamamen bunun bir parçası çünkü iyi bir entegrasyon olmadan işe alım sorumlusu işe alımını yeniden yapmak zorunda kalabilir!