Görev Yönetimi Nedir?

Bir şirket çalışanlarının yerine getirmesi gereken pek çok görev vardır. Bu görevler, sistematik şekilde toplanıp yönetilmezse, bir kısmı unutulabilir ya da gözden kaçabilir. Bu durum da görevlerin yerine getirilmesiyle ilgili endişeler ortaya çıkabilir. Bu yüzden hangi görevlerin kimler tarafından üstlenildiği; toplam kaç görevin var olduğu; hangi görevlerin yapım aşamasında olduğu; kaç tanesinin tamamlandığı ve kaç tanesinin deadline’ı kaçırdığı gibi konuların tek bir sistemde toplanması, şirketlere yardımcı olur. Bunun için de görev yönetimi yazılımları kullanılır.

Örneğin, taşınma sürecinde nakliye aracının ayarlanıp ayarlanmadığının görülebileceği bir sistem yoksa, ailenin gidip “Nakliye aracı ayarlandı mı?” diye sorması gerekir. Fakat aile üyeleri, nakliye aracıyla alakalı soru sormayı unutursa aracı ayarlamayı unutabilir. Bu yüzden nakliye şirketiyle problemlemler yaşanabilir. Taşınan aile sürekli bir iletişim sağlamadığından, taşınma işi aksayabilir. Bunların yerine bütün görevlerin tamamlandığını bir sistem üzerinden görebilselerdi, bu sorunlardan hiçbiriyle karşılaşmayacaklardı.

Görünürlük, küçük bir taşınma işleminde bile işe yararken, büyük şirketlerde fazlasıyla büyük önem arz eder. Bir görevin yapılıp yapılmadığını görmek için yönetim sistemleri ya da iş takip sistemleri yazılımları kullanmak gerekir. Yazılım kullanılmazsa, sürekli iletişim halinde olmak gerekir ve görevin tamamlanıp tamamlanmadığı belirsiz kalır. Çalışanlar bir görev tamamladığını sandığında bile bu göreve bağlı başka alt görevler çıkabilir. Bu da verimsiz sonuçlara ve zaman kaybına yol açar. Tüm aktivitelerin takibi için bir sistemin varlığı, özellikle görünürlük sağlama adına çok büyük bir avantajdır. 

Görevler, herkesin görebileceği bir sistemde olduğunda çalışanlara ve şirket sahiplerine netlik sağlar. Bir şirket çalışanı, “Bana atanmış görevler nedir?” diye sorduğunda, sorusunun cevabını görev yönetimi sisteminden öğrenebilir. Sistem üzerinden görev verildiğinde tek referans noktası olmuş olur. Sistem üzerinde görevlerin son teslim tarihleri olduğu için de önceliklendirme kolayca yapılabilir. Çalışan “Kaçırdığım bir iş var mı?” gibi endişelerden kurtulmuş olur.

• Görev yönetimi sistemleri online olarak yürütüldüğü için her yerden ve istenildiği zamanda görevlere ulaşım sağlanabilir. 
• Önceliklendirilmesi gereken işler, tek bir sistemde net bir şekilde görülebilir. Görev yönetimi yazılımlarında, görev takibi, son teslim tarihi, aciliyet ve zaman gibi kavramların takibi yapılabilir.
• Genel olarak şirketteki etkileşim ve iletişim artar.
• Kimin hangi görevi yaptığı ve ne kadar yaptığı açık bir şekilde görülebilir. Bu kapsamda, raporlar yapılırken görev yönetim sistemine bakılması oldukça yardımcı olacaktır. “En çok ve en az görev yapan kim?”, “En uzun ve kısa sürede görevlerini bitirenler kimler?” gibi sorular hakkında bireysel performans raporları oluşturulabilir. Görev yönetimi yazılımı, insan kaynakları yönetimi departmanındaki bireysel performans sistemlerine büyük katkı sağlar. Yazılımdan çalışanların performansına göre İKY departmanı çeşitli ödüllendirmeler yapabilir.
• Dijital pazarlama konusuna katkıda bulunabilir.
• İş yükü detaylı bir şekilde görülebilir.

Şirkete görev yönetimi yazılımı kurulumu, görevlerin nasıl verildiği ile alakalıdır. Bu yüzden, görevlerin, diğer kişilere ve departmanlara nasıl dağıldığına bakmak gerekir. Bu bilgiler ışığında kuruluma, en önemli ve makro etkiye sahip olan görevlerden başlamak doğru olacaktır. Sistemin sağladığı bilgi, etkileşim ve raporlama alanında fayda çok önemlidir. Öncelikle görev listeleri oluşturulabilir. Görev listeleri, departman bazında yaratılabilir. En önemli görevler sıralandığında, ne kadar zamanda görevlerin gerçekleşebileceği ortaya konulabilir. Birçok görev tekrarlanabilir olabilir ya da bir görev her hafta aynı gün yapılabilir. Bu durumda “Her hafta cuma günü X görevinin yapılması gerekmektedir.”  şeklinde yapılar kurulabilir. 

Görev yönetimi sistemleri kurulurken mikro yönetim seviyesine çok fazla inilmemelidir. Görevler çok küçük boyutlara kadar indirilebilir. Fakat şirket yönetilirken görev yönetim sistemi olabildiğince makro yönetim seviyesinde kurulmalıdır. İleride sisteme daha mikro görevler eklenebilir ama öncelikle makro görevlere odaklanılmalıdır. Ev taşıma örneğinde kırılacak eşyalar için karton kutu siparişinden daha alt detaylara inilebilir. Kutunun nereden ve ne şekilde temin edildiği önemli değildir. Önemli olan karton kutunun alınmasıdır. 

Albert Solino olarak, çok detaylı görev tanımlarının bir anlamı olmadığını düşünmekteyiz. Görev konusunda detaya inmek şirketin kendi inisiyatifindedir. Yöneticiler isterse, çok detaylı noktalara inilebilir ya da daha geniş ölçekli görevler üzerinde kalınabilir. Bu görev yönetimi değişikliği dolayısıyla değişim yönetimi de gerçekleştirilmelidir.

Görevler eskiden direkt etkileşim veya e-mail gibi yollardan verilirken, günümüzde görev yönetimi daha sistemsel bir şekilde yürütülmektedir. Bu yüzden görev yönetimi yazılımlarına adapte olmak kolay olmayabilir. Hala “Ben zaten gereken kişiye görevini sözlü şekilde ilettim” diyen çalışanlar olabilir. Bu yüzden, görev yönetim yazılımları kurulurken değişim yönetimi de işin içerisine katılmalıdır. Bu noktada delegasyon oldukça önemli bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Tüm süreçlerde bir delegasyon söz konusu olur. Zaten görev yönetimi, yapılacak işleri birilerine delege etmek demektir. Görev yönetimi sistemi kurulurken sabırlı olmak ve işin içinde olmak gerekmektedir.

Görev yönetimi yazılımlarıyla bir kültür değişimi meydana gelir. Kültür değişimi sürecinde başarılı olabilmek için iyi bir değişim yönetiminin yapılması gerekir. Değişim, bir proje olarak görülmeli ve gerekenler buna göre uygulanmalıdır.

Evden taşınma örneğindeki gibi, iletişim küçük bir grupla ve sadece bir defaya mahsus olarak yapıldığında, herhangi bir yazılım kullanılmaya gerek yoktur. Fakat işler şirket boyutuna taşındığında, sürekli bir görev ve görev yönetimi söz konusudur. Bazı işler kendini tekrarlarken, bazı işler proje bazlı olabilmektedir. Özellikle birden fazla kişi, belirli bir amaca ulaşabilmek için bir süreç yönetiyorsa görev yönetimi yazılımları bu kişilere avantaj sağlayacaktır.  Görev yönetimi sistemlerini; 

• Ekip ve takım çalışması yürütenler,

• Proje bazlı çalışan ekipler,

• Belli bir çalışan sayısının üzerindeki tüm işletmeler

kullanılabilir.

Günlük hayatımızda da sürekli tekrarladığımız birçok görev vardır. Örneğin; haftalık alışveriş, çocukların okula gönderilmesi ve çocukların ödevlerine yardım etmek gibi birçok tekrar eden iş bulunur. Tekrarlayan sistemler için de görev yönetimi yazılımlarının büyük bir faydası vardır. Özellikle proje yönetimi yapan şirketler, sürekli tekrarda bulunan görevlere sahiptir. Görevlerin birine atanmış olması, zamanının belirli olması ve tüm bunların tek bir sistemden görülmesi çok faydalı olabilmektedir. Kısacası, görev yönetimi sistemleri tüm işletmeler tarafından kullanılmalıdır.

Proje yönetimi ile görev yönetimi kavramları oldukça iç içedir. Görevler, projenin en küçük adımları olarak düşünülebilir. Ayrıca, büyük bir projenin parçası olabilecekleri gibi belirli bir projeye gerek kalmadan başlı başına da yapılabilir. 

Taşınmak da bir projedir ve her zaman gerçekleşen bir olay değildir. Aylar sürecek hazırlıklar sonucunda yapılacak bir süreçtir. Nakliye arabasının ayarlanması, karton kolilerin satın alınması, evdeki kırılacak eşyaların karton kolilere yerleştirilmesi,  diğer eşyaların hazırlanması ve yeni taşınılacak evin temizliği gibi adımların hepsi küçük birer görevdir. Taşınma projesinin alt adımları görevler olarak düşünülebilir. Görevlerin bir kısmı birbirine bağlıdır. Proje yönetiminde de kilometre taşı denilen noktalar vardır. Bir görev bitirilmeden başka bir göreve geçilemeyebilir. Görevler, projelerin en küçük yapı taşıdır ve görevlerin toplamından proje oluşur. Her görev yönetimi bir projenin parçası olmak zorunda değildir. Haftanın ev alışverişini yapmak bir proje değildir, çünkü ev alışverişi her zaman yapılır. Ev alışverişi yapmak bir görevdir. 

Örneğin, bir pikniğe gidilecek olduğunu düşünelim. Piknik alışverişi yapmak bir projedir çünkü pikniğe her zaman gidilmez. “Neler yapılacak?” ve “Hangi üründen ne kadar alınacak?” gibi soruları içinde barındıran bu alışveriş bir projedir.

Görev ve aktivite kavramları da birbirleri ile karıştırılabilir. Görevleri başkalarına delege eden yöneticiler vardır. Fakat aktiviteler için bu durum geçerli değildir. En kötü ihtimalle, bir insan kendi kendine görev verir. Aktivite için ise bu durum böyle değildir.  Aktivite, belirli bir zaman diliminde olmayabilir. Yapıp yapmamak serbesttir. Görev ise zorunludur ve zaman kısıtlaması vardır. Örneğin taşınma sürecinde müzik dinlemek bir aktivitedir. Piknik yaparken önlem olsun diye şemsiye almak da bir aktivite olarak sayılabilir. Şirketlerde de görev kişiye atanmıştır ama aktivite ekstra olarak yapılan bir iştir.

Bütün görevlerin sistemsel olarak dijital ortamlarda yönetilebildiği sistemlere görev yönetimi yazılımı denir. Görev yönetimi yazılımı, görevlerinizi yönetmek, zaman planlamasına yardımcı olmak, kaynaklar ve kilometre taşlarını izlemek ve gereken değişiklikler hakkında karar vermek için kullanılan bir yardımcıdır.

Basit yapılacaklar listelerini yönetmekten, ekiplerin daha iyi çalışmasına ve işbirliği yapmasına yardımcı olmaya kadar birçok farklı türde görev yönetimi yazılımı vardır. Üretkenliği artıracak bir araca gerçekten sahip olunduğundan emin olmak için, ihtiyaçların ne olduğunu anlamak çok önemlidir.

1. İyi bir görev yönetimi yazılımı, görevlerin insanlara aktarılması konusunda iyi bir planlama ortamı sunmalıdır. Kartlar, görüntüler, kanbanlar veya listemeler bu konuda yardımcı olabilir. 
2. Görevler mutlaka birine atanmalıdır. Dolayısıyla görev atama (task assignment) denilen özellik mutlaka bulunmalıdır. 
3. Önceliklendirme özelliğine sahip olmalıdır. Sınıflandırma ve filtreleme yapılabilen bir alan olmalıdır.
4. Liste görüntüsü dışında kanban görüntüsü de olmalıdır. Ayrıca hangi görevlerin planlanma aşamasında, hangi görevlerin yapım aşamasında olduğunu ve hangilerinin yapıldığının görülebileceği bir de dashboard olmalıdır. Böyle bir dashboard, oldukça kolaylık sağlar. Tamamlanan görevler net bir şekilde görülebileceği için arşivlenebilir. Ekstra filtreleme ile de çeşitli raporlar oluşturulabilir. 
5. Gelirin statüsü görülebilmelidir. Kanbana benzemekle beraber biraz daha detaylı bir statü filtrelemesine sahip olmak gerekir. Belirli kişiler üzerindeki görevleri görebilmek adına bir filtreleme olmalıdır. Bir kişi üstündeki geçmiş görevler görülebilmelidir. Birçok farklı filtreleme yapılabilmelidir. Örneğin en çok görev yapanlar bu sistemlerden görülüp, ödüllendirmeler yapılabilir.
6. Çeşitli bildirimler olmalıdır. Görevler ile alakalı mail, sms ve telefon araması gibi bildirimler olabilir. Yazılımların sürekli canlıda olması gerekir. Herhangi bir problem ile karşılaşıldığında sistem otomatik bildirim vermelidir. Hemen gelen bildirimler sayesinde yazılımcılar hemen sistemi düzeltebilir. 
7. Görev yönetim sisteminde dokümanların yönetilebiliyor olması gerekmektedir. Görevlerin arasında çeşitli dokümanlar ve dosyalar olabilir ve bunların yönetilmesi lazımdır. 
8. Görevler birbirine bağlanır ve projeye dönüştürülebilir şekilde olmalıdır. Görevlere çeşitli aktiviteler de bağlanmalıdır.

Yukarıdaki özelliklerin hepsine sahip görev yönetimi yazılımları, işletmelerin ihtiyaçlarını ciddi anlamda karşılayabilir.

• Prosoftly ve Corvisio

Prosoftly ve Corvisio,  Albert Solino tarafından geliştirilmiştir. Bir görev yönetiminin sahip olması gereken tüm özelliklere sahiptir.

• Trello

Trello, projelerinizi panolar halinde düzenleyen bir işbirliği aracıdır. Bir bakışta Trello size neyin üzerinde çalışıldığını, kimin ne üzerinde çalıştığını ve bir sürecin nerede olduğunu söyler.

• Asana

Asana, herkesin bahsettiği bir görev yönetimi aracıdır. En büyük ve en karmaşık projeleri bile yönetmenin yollarını içerir. Çeşitli ekiplerin bir araya gelip tek bir alanda işbirliği yapabileceği bir platform sağlar.

• Jira

Jira, ekiplerin işlerini planlamasına, yönetmesine ve raporlamasına yardımcı olan esnek bir sorun izleme aracıdır. Kullanım ihtiyaçlarına bağlı olarak Jira'nın farklı sürümleri de vardır.