Mevcut Durum ve Gereken Durum (As-Is/To-Be) Süreç Analizleri Nedir?

Türkçe’ye ‘mevcut durum süreci’ olarak çevirebileceğimiz  "As-Is” (olduğu gibi)"  süreç, iş sürecinin mevcut durumunu ifade eder ve var olan yapıyı, etkileşimleri ve verimsizlikleri yakalar. Mevcut durum analizi, bir işletmenin veya kurumun mevcut durumunu belirlemek için yapılan bir analiz türüdür. Mevcut durum sürecini etkili bir şekilde belgelemek için, kuruluşların paydaşlarla görüşmeler yaparak ayrıntılı süreç haritaları oluşturması ve ilgili verileri toplaması gerekmektedir. 

Bu analiz ile işletmenin/durumun mevcut durumu hakkında ayrıntılı bir anlayış sağlanır, güçlü ve zayıf yönler belirlenir ve hedeflerine ulaşmak için ne yapabilecekleri konusunda daha sağlam bir temel oluşturulur. Mevcut durum analizi, işletme veya kurum tarafından geliştirilen stratejilere uygun olarak yapılan bir öngörü çalışmasıdır. Bu derinlemesine analiz, performansı engelleyen ve müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyen darboğazlar, gereksiz işlemler ve net olmayan iletişim gibi ortak sorunları ortaya çıkarır. Ayrıca, ortaya çıkan sonuçlar, işletmenin/durumun hangi yönde gelişebileceği konusunda da bir yol haritası oluşturabilir.

"To-Be" veya "Gereken Durum" süreç analizi, belirli bir sürecin nasıl olması gerektiğini ortaya koymak için kullanılan bir analiz yöntemidir. Gereken Durum analizi, iyileştirmeler uygulandıktan sonra iş sürecinin istenen gelecekteki durumunu temsil eder. Bu yöntem, mevcut durumu analizden sonra hedeflenen veya arzu edilen gelecekteki durumu tanımlamak için kullanılır.

Gereken Durum süreci için net hedefler ve amaçlar belirlemek, iyileştirmelerin kuruluşun stratejik yönüyle uyumlu olmasını sağlamak açısından önemlidir. Bu yüzden gereken durum süreç analizi beyin fırtınası ve tasarım yapma, sektörün en iyi uygulamalarına göre kıyaslamalar yapma ve yenilikçi çözümler eklemeyi içerir. Bu işleyişi daha kolay hale getirmek için gereken durum analiz yöntemi, süreçleri iyileştirmek için kullanılan bir dizi araç ve teknikle birlikte gelir. Bu araçlardan bazıları; akış şemaları, işlev haritaları, hedef kümesi tanımlama, veri toplama teknikleri, SWOT analizi, karşılaştırmalı analiz teknikleri, kurum kültürü analizi ve benzeri araçlar olarak sayılabilir. Nihayetinde bu ikinci aşama, kuruluşların süreçleri nasıl optimize edebileceği, müşteri deneyimini geliştirebileceği ve genel performansı artırabileceği konusunda eleştirel ve yaratıcı düşünmeye teşvik eder.

"Mevcut Durum" ve " Gereken Durum" analizi, iş süreç analizinin (Business Process Analysis) temel bir bileşenlerinden biridir. İş süreç analizi, bir organizasyonun iş süreçlerini değerlendirmek ve optimizasyon fırsatlarını belirlemek için kullanılan bir yöntem olarak tanımlanabilir. Bu bağlamda "mevcut durum" ve "gereken durum" analizleri, iş süreç analizi sürecinde kritik bir yere sahiptir ve süreçlerin mevcut ve gelecek durumlarını daha net anlamayı sağlar.

Genellikle bir işletme veya organizasyon, "AS-IS" analizi yaparak, var olan süreçlerinin iyileştirilmesi veya yeniden yapılandırılması gerektiğine karar verir. Daha sonra, "TO-BE" analizi yaparak, işletmenin veya organizasyonun hedef aldığı ve arzuladığı gelecekteki durumu tanımlar. Bu analiz sonuçları daha sonra gelişim sürecinin sağlıklı yürütülmesinde kullanılır.

İş süreç analizi sırasında mevcut durum analizi,  mevcut süreçlerin belgelenmesine ve anlaşılmasına odaklanır. Bu analiz, süreç haritaları oluşturmak, veri toplamak ve süreçlerin performansını değerlendirmek için kullanılır. Bu aşama, süreçlerdeki verimsizlikleri ve iyileştirilmesi gereken alanları tespit etmeye yardımcı olur.

Yukarıda da belirttiğimiz üzere ikinci etapta ise süreçlerin gelecekteki durumunu ve süreç iyileştirme hedeflerini tanımlar. Bu aşama, süreçlerin nasıl optimize edilebileceği ve hedeflere ulaşmak için hangi değişikliklerin yapılabileceği konusunda kavrayış sağlar. Gereken durum analizi, organizasyonun genel stratejisi ve hedefleriyle uyumlu yeni süreç tasarımları ve çözümleri geliştirme konusunda bir yol haritası sunacağından titizlikle tasarlanmalıdır.

İş süreç analizi, "mevcut durum" ve " gereken durum" analizlerinin bir araya getirilmesiyle, organizasyonların süreçlerinin iyileştirilmesi için en uygun stratejileri ve çözümleri belirlemelerine olanak tanır. Bu analizlerin entegrasyonu, süreçlerin etkinliğini artırırken, maliyetleri düşürmeye ve müşteri memnuniyetini iyileştirmeye yönelik önemli içgörüler sunar.

Nihayetinde tüm bu süreç analizleri, organizasyonların faaliyetlerini daha iyi, daha verimli bir şekilde sürdürmesine destek olmayı hedefler. Bu analizler, iş süreçlerini sistematik bir şekilde geliştirebilmeniz için size en uygun ve en gerekli araçları da sunar.

Mevcut durum ve gereken durum analizlerini kapsayan bu yöntemler, birçok farklı sektörde ve organizasyonda kullanılmaktadır ve organizasyonların müşteri odaklılığını ve ürün kalitesini artırarak, daha iyi bir hizmet sunmaları için günümüzde elzemdir.

Mevcut durum ve gereken durum süreçleri açısından açık analizi, her iki süreçler arasındaki farkları belirleme analizi olarak da ifade edilebilir; bu sayede iyileştirme alanları ortaya konulabilir.

Açık analizi ve iyileştirme stratejileri, organizasyonun mevcut iş süreçlerinin analiz edilmesi ve daha verimli hale getirilmesi için gereken bir plan olmalıdır. Bu analiz, organizasyonun iş süreçlerindeki eksiklikleri ve zayıf yönleri tespit ederek, bu alanlarda iyileştirme yapılması için fırsatlar oluşturur.

Açık analiz süreci, mevcut süreçlerin detaylı bir şekilde incelenmesini ve her bir adımın analiz edilmesini içermelidir. Bu analiz, iş süreçlerindeki performans sorunlarının ve verimsizliklerin tespiti için gereklidir. Bu analizde, işlemlerde gerçekleşen hatalar, gecikmeler ve kaynak israfı gibi sorunlar belirlenmelidir.

Ayrıca, iyileştirme stratejileri belirlemek için, organizasyonun hedefleri ve amaçları göz önünde bulundurulmalıdır. İyileştirme stratejileri, organizasyonun mevcut durumunun yanı sıra hedeflere ulaşmak için gereken durumu da dikkate almalıdır. Bu stratejiler, müşteri beklentilerine uygunluğu artırmak, prosesleri optimize etmek, kaynakları verimli kullanmak ve zaman tasarrufu sağlamak gibi unsurları içermelidir. Yaygın iyileştirme stratejileri arasında otomasyon, süreç mühendisliği ve değişim yönetimi bulunmaktadır. Doğru stratejiyi seçmek, organizasyonun özel ihtiyaçlarına ve kısıtlamalarına bağlıdır ve kısa vadeli kazançlar ile uzun vadeli hedefler arasında denge kurmayı içermelidir.

"Mevcut durum" ve "gereken durum" süreçleri açısından açık analiz ve iyileştirme stratejileri, organizasyonun sürdürülebilirliği ve verimliliği açısından değerlendirilmeli ve organizasyonun potansiyelini ve de müşteri memnuniyetini artırmayı hedeflemelidir.

"Gereken Durum" süreci açısından uygulama ve izleme, iş süreçlerinde belirlenen iyileştirme stratejilerinin hayata geçirilmesi ve bunların etkisini ölçmek için gereklidir. Bu aşamada, belirlenen iyileştirme stratejileri iş süreçlerine entegre edilir ve gerektiğinde süreçlerdeki değişiklikler yapılır.

İzleme aşamasında ise, uygulanan iyileştirme stratejilerinin etkisi ölçülür. Bu aşama, iş süreçlerinin izlenmesi ve analizi için gereklidir. İzleme süreci, belirlenen hedeflere ulaşabilme ve iş süreçlerini optimize etme yeteneği değerlendirilir. İzleme sürecinde, iş süreçlerinin sürekli olarak takip edilerek, iyileştirme stratejilerinin işleyip işlemediği değerlendirilir.

Bu değerlendirme sonucunda, iş süreçlerinde gerekli değişiklikler yapılabilir ve yeniden gözden geçirilebilir. Bu şekilde, iş süreçleri iyileştirilir ve organizasyonun verimliliği arttırılır.

Gereken sürecin doğru ve verim getirecek biçimde uygulanması, dikkatli planlama, açık iletişim ve etkili değişim yönetimi gerektirir ve sorunsuz bir geçiş sağlar. Çalışanların yeni süreçlere güvenle uyum sağlamalarına yardımcı olmak için eğitimler vermek ve kurum içi destek iyi planlanmalıdır. İyileştirilmiş süreç yerleştirildiğinde, performansını Anahtar Performans Göstergeleri (KPI) ve diğer ölçütler aracılığıyla izleme sürecini yönetmek gerekir. Bu sayede sürekli inceleme, organizasyonların iyileştirmelerin başarısını ölçmelerine ve daha fazla geliştirme alanlarını belirlemelerine olanak tanır.

 "Gereken Durum" süreci açısından uygulama ve izleme aşamaları, belirlenen iyileştirme stratejilerinin iş süreçlerine entegre edilmesini ve bunların etkisini ölçmek için gereklidir. İzleme aşaması iş süreçlerinin analizi ve değerlendirmesi açısından önemlidir ve gerektiğinde yapılacak değişikliklerle süreçler sürekli olarak iyileştirilmelidir.