R&D Center özelinde, her birimin bir dosya düzeni oluşturması ve güncel tutması oldukça önemlidir. 5746 sayılı kanun ile Ar-Ge merkezi kurulması kapsamında firmalara sağlanan Ar-Ge Merkezi teşvikleri ve muafiyetleri şöyledir:
*Ar-Ge İndirimi: Gelir ve kurumlar vergisi mükelleflerinin, işletmeleri bünyesinde gerçekleştirdikleri araştırma ve geliştirme çalışmaları harcamaları tutarının %100’ü, bu kapsamdaki projelerin Bakanlık tarafından Ar-Ge ve yenilik projesi olarak değerlendirilmesi şartıyla 5520 sayılı Kanunun 10 uncu maddesi ve 193 sayılı Kanunun 89 uncu maddesi uyarınca kazancın tespitinde indirim konusu yapılır.
*Gelir Vergisi Stopajı Teşviki: Ar-Ge merkezlerinde yürütülen Ar-Ge ve yenilik projelerinde çalışan Ar-Ge ve destek personelinin; bu çalışmaları karşılığında elde ettikleri ücretlerinin; doktoralı olanlar ile temel bilimler alanlarından birinde en az yüksek lisans derecesine sahip olanlar için %95’, Yüksek lisanslı olanlar ile temel bilimler alanlarından birinde lisans derecesine sahip olanlar için %90 ve diğerleri için %80’i gelir vergisinden müstesnadır.
*Sigorta Primi Desteği: Ar-Ge merkezlerinde çalışan Ar-Ge ve destek personeli (26/6/2001 tarihli ve 4691 sayılı Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanununun geçici ikinci maddesi uyarınca) ücreti gelir vergisinden istisna olan personelin; bu çalışmaları karşılığında elde ettikleri ücretleri üzerinden hesaplanan sigorta primi işveren hissesinin yarısı, her bir çalışan için süre sınırlaması olmaksızın 2023 yılına kadar Maliye Bakanlığı bütçesine konulacak ödenekten karşılanır.
*Damga Vergisi İstisnası: Her türlü Ar-Ge ve yenilik faaliyetleri ile ilgili olarak düzenlenen kağıtlardan damga vergisi alınmaz.
Bu kapsamda, özellikle personel teşvikleri hesaplanırken; tüm bu harcamaların proje bazlı kayıt altına alınması ve titizlikle takip edilmesi gerekir. Ar-Ge Merkezi dosya düzeni aşağıdaki gibi temel ve aylık olarak arşivlenmelidir.
Muhasebe Departmanına İlişkin Temel Arşivlenmesi Gereken Başlıklar;
- Gider Dağıtım Anahtarları
- Proje Maliyet Tabloları
- Firma Sahiplerinin Ar-Ge ve/veya TÜBİTAK’ta Aldığı Görevlere İlişkin Genel Kurul Kararları (Varsa)
Muhasebe Departmanına İlişkin Aylık Arşivlenmesi Gereken Başlıklar;
- Aylık Personellerin Proje Dağılımları (Adam-Ay)
- Personel Giderlerinin ve Genel Giderlerin Aylık Dağıtım Anahtarları Tabloları
- Muhtasar Beyannameler & Tahakkuklar
- Gider Faturaları (Bu kalem proje bazında da klasörlenebilir.)
- Amortisman Tabloları (Sabit kıymet ve haklar için)
- Amortisman Tabloları (biten projeler için)
- Geçici Vergi Beyannameleri
- Kurumlar Vergisi Beyannameleri
- Aylık Mizan Dökümleri (Özellikle 263-268-630-750-751 No’lu Hesaplar)
- Fikri Mülkiyet Hakları Bilgisi/Patent Belgeleri
- Projelerin Maliyet Tabloları
Muhasebeye ilişkin tüm dosyaların sunuma/denetime hazır hale getirilmesi Ar-Ge Merkezi özelinde firmalara büyük kolaylık sağlayacaktır. Tüm bu dosyalar özenle hazırlansa da, olası bir denetimde dosyaların beklenen süreden daha geç sunulması olumsuz etki yaratacaktır. Bu gecikme sürecini kısaltmak ve kolaylaştırmak adına Prosoftly Doküman Yönetim Sistemi çözümünü kullanabilir ve muhasebe yazılımınıza entegre edebilirsiniz. Böylece geçmiş şirket performansınıza göre finansal analizlerinizi kolayca yapabilir ve Ar-Ge harcamalarınızı takip edebilirsiniz. Bunun yanında mali tablolarınızı, beyannamelerinizi, faturalarınızı, hesap planlarınızı vb. gibi birçok dokümanı ekleyebilirsiniz.
Her yıl R&D Center faaliyet raporlarında Ar-Ge sonucu geliştirdiğiniz ürünün satış rakamları beyan edilmektedir. Bu süreci doğru yönetmek ve net veriler sunmak, planlanan projelerin ticarileşme potansiyeli için de öngörü oluşturacaktır. Prosoftly çözümü ile Ar-Ge projesi sonucu elde ettiğiniz ürün/hizmetlerin satış faaliyetlerini takip ve analiz edebilirsiniz.
Çilem Arslankurt
Uzman Danışman | Ar-Ge & Tasarım Merkezi