Yönetim Raporlaması Nedir?

Şirkette üst yönetim, şirketin vizyon ve misyonunu ele alarak stratejik planlama çalışmaları yapar ve bir rota belirler. Üst yönetim bu rota belirlendikten sonra şirketin dümenine geçerek, belirlenen rota istikametine doğru ilerlemeye başlar. Dolayısıyla, günlük işler ilerlerken bir takım sorunlar ortaya çıkabilir fakat burada önemli olan değişen rekabet ve pazar koşullarına ayak uydurarak belirlenen rotaya doğru ilerleyebilmektir.

Pandemi dönemi ile değişmeye başlayan iş yapış şekilleri çoğu firmayı etkilemektedir. Şirketler, günümüze ayak uydurmak için yeni stratejik planlar yaparak pazardaki yerini korumaya ve ilerlemeye çalışmaktadır. Şirket yönetiminin, bu tarz önemli kararları verirken faydalanması, incelemesi ve yorumlaması gereken birçok yönetim raporu vardır ve şirketin geleceği için bu raporlar büyük ölçüde önemlidir.

Özellikle yönetim raporlaması, şirket içerisindeki komünikasyonu artırmaktadır. Yönetim raporlaması sadece bir departmanın yapacağı bir iş olmamakla birlikte, şirket içerisindeki tüm operasyonel ve finansal verilerden de beslenmektedir. Yönetim raporlaması;

•       Pazara yönelik veriler: Pazardaki büyüme ve küçülme oranları
•       Müşterilere yönelik veriler: Müşteri deneyim skorları
•       Çalışanlara yönelik veriler: Çalışan memnuniyet oranları, çalışan deneyim skorları

gibi çeşitli verilerden beslenmekte ve bu sayede şirket içerisindeki iletişimi artırmaktadır. Bununla birlikte yönetim raporlaması, bu derece farklı veri ve öngörülerden beslendiği için verimliliği artırmaktadır.

Erken uyarı sistemini sağlayan yönetim raporlaması, olası risklerin önceden tespit edilmesine olanak tanıyarak, hamlelerin stratejik bir şekilde tasarlanmasını sağlamaktadır. Dolayısıyla, karar verme mekanizmalarını geliştirmektedir.

Üst yönetime ulaştırılan yönetim raporunun yorumlanmış ve karar alınmaya hazır hale getirilmiş olması çok önemlidir.

Yönetim raporlaması sadece şirket içerisinden gelen verilerden değil, dışarıdan gelen verilerden de beslenmektedir. Yönetim raporlaması ağırlıklı olarak müşteri odaklı olmalıdır. Tüm şirketlerin bir amacı vardır ve bu amaçların en tepesinde şirket ve marka değerini artırmak vardır. Ayrıca müşteriye ve finansal hedeflere ulaşmak da en önemli amaçlar arasında yer alır. Müşteri memnuniyeti olabildiğince üst düzeyde tutulduğu takdirde, şirketin hedeflerine ulaşması daha sağlıklı ve verimli hale gelecektir.

Yönetim raporları, yöneticilerin daha bilinçli kararlar almasına yardımcı olmak için işletmenin farklı yönleri hakkında bilgilendirmeyi amaçlamaktadır. Temel performans göstergelerini (KPI) takip ederek, şirketin çeşitli departmanlarından veri toplar ve bunları anlaşılır bir şekilde sunar. Temel olarak finansal ve operasyonel bilgileri ifşa ederek, işletmenin belirli bir dönemdeki değerini gösterir. Yönetim için raporlama, şirketin nasıl gittiğine dair iç görüler sağlar. Karar vericilere, işletim verimliliğini artırmak adına doğru yolu bulmak, rekabetçi kalabilmek ve uygun kararlar verebilmek için güç sağlar. Bunu yapmak için birçok şirket profesyonel yönetim raporlama yazılımı kullanmaktadır.

Yönetim raporlamasında yapılan hatalar, raporlamanın kendi içerisindeki verimliliğini de azaltmaktadır. Bu yapılan hatalar aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

•       Düzenli yapılmaması
•       Yönetim raporlamasından sorumlu bir birimin belirlenememesi
•       Sürecin tasarlanmaması
•       Yönetimin hangi raporları görmesi gerektiğinin tasarlanmaması
•       Şirket hedeflerine ve vizyonuna yönelik raporların geciktirilmesi
•       Müşteri memnuniyet deneyimleri ve skorları, çalışan deneyimi ve skorları, pazarın durumu vb. gibi sonuçların raporlanmaması ve sadece finansal raporlara yoğunlaşılması
•       Katma değerli analiz yapılmamış ve yorumlanmamış raporların üst yönetime sunulması
•       Hazırlanması gereken raporların tasarımının yapılmaması
•       Veri kaynaklarının belirlenmemesi
•       Organizasyonun net olmaması
•       Stratejiler ile bağlantı kurulmaması
•       Bütçe ile bağlantı kurulmaması
•       Karlılık oranlarının yorumlanmaması
•       Hedeflenen değerler ile karşılaştırma yapılmaması
•       Yürütülen süreçlerin dijitalleştirilmemesi ve yardımcı yazılımların kullanılmaması

Ek olarak, yönetim raporlamasının en iyi uygulaması çevrim içi müşteri geri bildirimlerinin analizidir. Müşteri geri bildirimi, kuruluşun müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılama becerisine hitap ederken, aynı zamanda genel performansında da rol oynar. Müşteri geri bildirimi, yalnızca ekiplerin dijital kanallarda neyi yanlış yaptığının ölçülmesi hakkında yardımcı olmaz, aynı zamanda neyin doğru yapıldığını da ölçer.

Finansal raporlama; basın bültenleri, hissedar tutanakları, yönetim mektupları ve analizleri, denetçi raporları ve hatta finansal tabloların notları dâhil olmak üzere, işletmeden dış kullanıcılara yönelik tüm finansal iletişimi içerir. Finansal tablolar, bir şirketin ticari faaliyetlerini ve finansal performansını yansıtan yazılı kayıtlardır. Mali tablolar doğruluğu sağlar. Vergi, finansman veya yatırımlar, genellikle devlet kurumları, muhasebeciler, firmalar vb. tarafından denetlenir. Mali tablolar şunları içermektedir:

•       Bilanço
•       Gelir tablosu
•       Nakit akış tablosu

Yatırımcılar ve finansal analistler, bir şirketin performansını analiz etmek ve hisse senedi fiyatının gelecekteki yönü hakkında tahminlerde bulunmak için finansal verilere güvenir. Güvenilir ve denetlenmiş mali verilerin en önemli kaynaklarından biri, firmanın mali tablolarını içeren yıllık rapordur. Mali tablolar, bir şirketin mali durumunu ve kazanç potansiyelini değerlendirmek için yatırımcılar, piyasa analistleri ve alacaklılar tarafından kullanılmaktadır.

Yönetim raporlaması ise, finansal raporlamaya ek olarak operasyonel sonuçları ve öngörüleri içermektedir. Bununla birlikte yönetim raporlaması, iş liderlerinin daha doğru ve veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olan bir iş zekası kaynağıdır.

Bazı işletmeler, birçok nedenden ötürü her ay yalnızca finansal raporlar üretmek ister. İşletmelerin düşüncesi genellikle “Yönetim raporlaması için ekstra maliyet harcamak gerekiyor. Bunun için zamanımız yok ve işimize yardımcı olacağını düşünmüyorum." yönünde olmaktadır. Her ay yönetim raporu alınmaz ise, şirketin büyümesine yardımcı olabilecek veya yatırım getirisi sağlamayan maliyetli programların uygulamasını engelleyebilecek bilgiler kaçırılabilmektedir.

İşletmelerin uyumluluk sağlamak için finansal raporlamaya ihtiyacı vardır. Finansal raporlama, rakamların toplandığından emin olarak nakit akışı sorunlarının önlenmesi için gerekir. Sağlam verilerle desteklenen yönetim raporlamasına ihtiyaç vardır çünkü yönetim raporlamaları daha iyi iş kararlarının verilebilmesini sağlar.

Finansal raporlama ve yönetim raporlamasının farkları aşağıdaki gibi sıralanmıştır:

•       Finansal raporlar harici amaçlar için kullanılır ve finansal raporlamalarda geriye doğru bakılır.
•       Yönetim raporları dahili olarak kullanılır ve ileriye dönüktür.
•       Yönetim raporları hem finansal hem de operasyonel verilere bakarken, finansal raporlar yalnızca finansal verilere odaklanır.
•       Finansal raporlar tüm şirket hakkında bilgi sağlarken, yönetim raporları özellikle yönetimin ihtiyaçlarına odaklanır.
•       Yönetim raporları yasal bir gereklilik değildir ve yöneticiler ihtiyaç duydukları bilgileri seçebilir.
•       Finansal raporlar halka açık şirketler için zorunludur ve verilmesi gereken bilgiler dış düzenleyicilere dayanmaktadır.

İyi bir yönetim raporu oluştururken göz önünde bulundurulması gerekenler şunlardır:

Stratejik Hedefler

Rapora, şirketin ihtiyaç duyduğu nedenleri, temel itici güçleri, başarı tanımını ve diğer veri analizi sorularını düşünerek başlanmalıdır. Yanıtlar alındıktan sonra, performansın farklı yönlerini izlemek için performans göstergelerinin nasıl belirlenebileceği bu şekilde öğrenilmiş olunur.

Doğru KPI'lar

KPI’lar, şirketin hedef kitlesine bağlı olarak raporlara eklenmelidir. Rapor okuyucularının cevaplanmasını isteyeceği veriye dayalı sorular düşünülerek hareket edilmelidir.

Müşteri Geri Bildirimi

Rapor oluşturulurken müşterinin geri bildirimi dikkate alınmalıdır, çünkü müşterinin geri bildirimi neyin doğru ya da yanlış yapıldığını en net gösteren verilerden biridir.

Müşteri geri bildirim anketlerinden elde edilen iç görüler hakkında rapor oluşturmak, daha doğru ve veriye dayalı bir strateji geliştirmeye yardımcı olmaktadır.

Hikâye Anlatımı

Ham içeriğin raporda bir hikâye olarak sunulması en iyi yönetim uygulamalarından biridir. İnsanların bağlam, içerik ve anlam yoluyla zor verileri ve rakamları daha kolay anlamasına yardımcı olmaktadır.

Raporları Net, Taranabilir ve Detaylandırılabilir Hale Getirmek

Raporda, bol miktarda beyaz alan, zıt renkler, verilerin yanında sunulan bir veri aralığı, herkesin anlayabileceği ortak ölçümler vb. gibi kurallara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bu sayede daha akıcı, anlaşılabilir ve temiz bir rapor oluşturulabilir.

Gerçek Zamanlı Bilgiler

Raporların hedeflere uyumlu olduklarından emin olunmalıdır.

İyileştirme

Raporlar düzenli olarak test edilmeli ve verimsiz veya gereksiz veri olmadığından emin olmak için gerekli değişiklikler yapılmalıdır.

Birçok dış veriden ve departmandan beslenen yönetim raporlaması, şirketlerin mevcut durumları ve geleceği için çok önemlidir. Olası fırsatların yakalanması ve olası risklerin tespit edilerek önlemlerin alınması açısından düzenli bir şekilde hazırlanması ve incelenmesi gereken yönetim raporları, üst yönetimin sıklıkla takip etmesi gereken bir dokümandır. Sistemsel sıkıntılardan kaynaklı veri kayıpları veya verilere ulaşım zorluğu ortadan kaldırılarak veriler kolayca ulaşılabilir hale getirilmelidir. Bununla birlikte ortak bir sistem tasarlanmalıdır. Departmanlar ortak bir noktada düzenlemeler yaparak karışıklığı ortadan kaldırmalıdır.

Albert Solino, yapıların tasarlanmasından sonra süreçleri de yeniden tasarlar ve teknolojik gelişmeleri yeniler. Organizasyonları tekrar ele alır. Kalite gücünü göz önüne alıp test senaryoları oluşturur ve böylece en verimli şekilde hizmet sunar. Albert Solino’da uzman danışmanlar ilk olarak, firmaların sorunlarını inceleyerek tespit eder ve devamında firmanın vizyonuna ve hedeflerine uygun şablonlar ortaya koyarak sürece başlar. Bu aşamada üst yönetim ve departman yöneticileri ile sık sık görüşmeler yaparak değişimin ve gelişimin kontrollü bir şekilde ilerlemesini sağlar. Şirket veriminin artışını gözlemler. Bu süreç, hem üst yönetimin hem de diğer çalışanların avantajı olmakla birlikte, raporlama sisteminin akıllarda oturması açısından da oldukça önemlidir.