Yetkinlik Yönetimi

Yetkinlik; bilgi, beceri, tutumlar ve davranışlarla birlikte ekibin, kurumun ve süreçlerin yüksek performansa ulaşması ve içinde bulunduğu örgütünde sürdürülebilir rekabet avantajı sağlaması için gözlemlenebilmesi gereken davranış boyutlarıdır. Davranışlar gözlenebilmelidir. Perde arkasına saklanıp bir davranış sergiliyorsanız ama bunu hiç kimse görmüyor ve fark etmiyorsa o davranış gözlemlenebilir bir davranış değildir ve yetkinlik olarak isimlendirilemez. 

Yetkinlik kavramı, yetkin kökünden gelir. Yetkin; bir şeyi yapabilme olgunluğuna ulaşmış olan kişilere verilen bir sıfattır. Yetkin, işi yapabilme yeteneğine veya olgunluğuna haiz demektir. Yetkinlik, yetkinden türetilmiş olarak bu olgunluk özelliklerine ve davranışlarına sahip olabilmeyi ifade eder.

Yetkinlik kavramı ilk olarak 1960'larda ortaya çıkmıştır. Akademik araştırmalara ve iş dünyası profesyonellerinin ve davranış bilimcilerin ilgi alanına girmeye 60’lı yıllarda başlamıştır. 1990'ların ikinci yarısına kadar uykuda kalmıştır. 60'lar ve 90'ların ikinci yarısına kadar tüm dünyada daha iş temelli bir performans ve görev tanımı anlayışı olmuştur. 70'ler ve 80'lerde hızlanan seri üretim ekonomisi ile beraber akılda bir işin olduğunu, o işin de tanımı olduğunu ama insanların makine gibi görüldüğünü söyleyebiliriz çünkü seri üretim var ve seri üretimin yerine getirilmesi için yapılması gereken işler var. Dolayısıyla, bu adım adım işleri istediğiniz zaman iş ve görev tanımı ortaya çıkar. Görev tanımına uygun olan bir CV önünüze geldiği zaman o kişiyi işe alıyorsunuz ve çalışana da “Görev tanımınız bu şekildedir. Buna göre de X, Y ve Z faaliyetlerini gerçekleştirin.” diyorsunuz. 60'lardan 90'lı yılların ikinci yarısına kadar hakim olan iş ve görev tanımı temelli bir yönetim felsefesi vardı ve bu felsefe o yıllarda oldukça işe yaramıştır.

Patlayan bir ekonomi, seri üretime geçilmesi, işlerin duplike edilmesi, aynı işin çok sayıda yapılması ve katma değer yaratılması mantığı bu felsefeyle uyuşan bir mantıktır. 90'lı yılların ikinci yarısından itibaren, özellikle de 2000'li yıllarda internet ve bilgi teknolojilerinin yayılmasıyla işler çok çeşitli, esnek ve dinamik hale geldi. Bu dinamizm içerisinde standart yazılı bir metindeki görev tanımının geçerliliği birkaç saat seviyesine indi. Dinamik ve esnek günümüz dünyasında hibrit organizasyon modelleri bulunur. Farklı işler için farklı takımların oluşturulduğu yapılarda çok ciddi yaygınlaşma vardır ve bu yüzden iş ve görev tanımı temelli yönetim felsefeleri işlevsiz hale gelmeye başlamıştır. Onun yerine, yetkinlik bazlı insan kaynakları yönetimi, yetkinlik bazlı performans yönetimi, yetkinlik bazlı hedef yönetimi, yetkinlik bazlı işe alım süreçleri hayatımıza girmiştir. Bu kavramların da temelinde o pozisyonla alakalı yetkinlikleri, yani bir işi en iyi şekilde yapabilmek için gereken davranışsal özelliklerini ortaya koyabilmenin önemi ortaya çıkar. Bunları ortaya koyabildiğiniz zaman farklı ekiplerden de bu davranış özelliklerine sahip insanları bir araya getirdiğinizde sırıtmıyor, performans alabiliyorsunuz ve verdiğiniz proje görev başarıyla ulaşabiliyor. Dolayısıyla, profesyonel çalışma yetkinliği kavramı günümüzde daha çok hayatımıza girmiş oluyor. Profesyonel çalışma yetkinliği; bulunduğunuz departmandan ziyade temel yetkinlikler, fonksiyonel yetkinlikler ve yönetsel yetkinlikler olarak 3 temel alt kategoriye ayrılıyor. Davranış göstergelerini sergilemeye başladığınız zaman pozisyonunuzdan bağımsız olarak yeni yaratılmış olan bir pozisyona uygun bir aday olarak ortaya çıkabiliyorsunuz veya o işi aldığınızda zaten başarıya götüreceğinizin sinyalini veriyorsunuz. Dolayısıyla, kişisel yetkinliklerle şirketin talep ettiği yetkinlikler birleştiği zaman bir yetkinlik yönetim süreci gerçekleşmiş oluyor ve bunlar da yetkinlik yönetimini destekleyen eğitimlerle beraber zenginleştirilip sürekli yetkinlik arttırma seansı gerçekleştiği takdirde sürdürülebilir bir başarıyı elde edilmiş oluyor. 

Yetkinlik yönetimi, bir çalışanın hedef performansına varabilmesi için gerekli temel becerileri belirleme, içinde bulunduğu örgüte sürdürülebilir rekabet avantajı kazandıracak, gözlemlenebilir davranışların boyutlarını belirlemeye verilen isimdir. Bir başka deyişle, yetkinlik yönetimi bir şirketi yetkinlik odağında yönetmek demektir. Yetkinlikleri merkeze koymak ve yetkinliklerin ön planda olduğu bir yönetim felsefesi kazanmaya yetkinlik yönetimi denir. Bu bağlamda, yetkinlikle işi yapma sanatına yetkinlik yönetimi diyebiliriz. 

Yetkinlik yönetiminin en büyük alt bileşenlerini ele aldığımız zaman karşımıza yetkinlik kümeleri çıkar. Yetkinlik kümesi kavramı üç temel yetkinlik kırılımından oluşur;

1. Temel yetkinlikler
2. Fonksiyonel yetkinlikler (Teknik yetkinlikler) 
3. Yönetsel yetkinlikler. 

Temel Yetkinlikler

Temel yetkinlikler, çok yanlış bilinen bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Temel yetkinlikler genelde “bir şirkette herkesin sahip olması gereken kişisel yetkinlikler” olarak bilinir. Aslında temel yetkinlikler, şirketten şirkete değişen yetkinliklerdir çünkü temel yetkinlikler sadece kurumun sahip olduğu temel değerleri, misyonu ve vizyonu doğrultusunda belirlenecek yetkinliklerdir. Her kurumun temel değeri, misyonu ve vizyonu ayrı olacağı için temel yetkinlikler kavramı da kişiye özgü bir kavram değil, şirkete özgüdür. Dolayısıyla; şirketin temel değerleri, gitmek istediği yol ve varmak istediği noktaya nasıl varacağına dair öngörüleri; çalışandan nasıl bir davranış özelliği bekliyorsa temel davranış özellikleri veya temel yetkinlikler onlardır. Şirket dışı işlerde ve özel hayatımızda kişisel temel yetkinliklerden bahsedebiliriz ama konuyu iş dünyası açısından incelediğimiz zaman temel yetkinlikleri doğrudan doğruya kurumun temel değerlerini taşıması gereken yetkinlikler olduğunu görürüz.

Fonksiyonel Yetkinlikler (Teknik Yetkinlikler)

Bir çalışanın bulunduğu pozisyonda, o pozisyondaki fonksiyonu hakkıyla ve yüksek performansla icra etmesi için sahip olması gereken fonksiyonel veya teknik beceri setine ve bunların davranışsal göstergelerine fonksiyonel yetkinlik denir. Örneğin; bir satış temsilcisi olduğunuzu varsayalım. Satış temsilcisinin sahip olması gereken fonksiyonel yetkinliklerden biri şirketin kullandığı CRM yazılımını bilmesi, iyi kullanması, iyi uygulaması ve işine adapte etmesi olabilir. Bu; bir satış görüşmesinin notlarının hemen yazılıma girilmesi, yazılımdan bununla ilgili teklif hazırlanması için görev oluşturulmasını anında o gün içerisinde yapılması şeklinde olabilir. 

Yönetsel Yetkinlikler 

Yönetsel yetkinlikler; kurum içerisinde çalışan birinin pozisyonun gerektirdiği liderlik, idare edebilme, yönetebilme, yol gösterebilme, süreci sevk edebilmeye dair gerekli olan bilgi, beceri ve tutumların davranışlara nasıl yansıyacağına dair yetkinliklerdir. Yönetsel yetkinlikler, sadece yönetim pozisyonlarında olmaz. Yönetsel pozisyonlara çıktıkça yönetsel yetkinliklerin önemi artar ancak satış temsilcisinin bile yönetsel yetkinliklere ihtiyacı vardır.

Satış temsilcisi birim yönetmiyor olabilir fakat başka kimseyi yönetmiyorsa bile konuştuğu müşterileri ve müşteri adaylarını yönetiyor. Görüşme yaptığı, satışı yapmak için irtibat kurduğu kişileri ve algılarını yönetiyor, onların geri dönüş yapmasını sağlıyor, şirket içinde teklif verebilmek için bilgi toplayıp kendisine aktarmasını sağlamaya çalışıyor. Özetle, yönetsel yetkinlikler daha alt seviye olarak gördüğümüz pozisyonlarda bile var olmalıdır.

Yetkinlik kavramı, bir işin yüksek performansla ve değer yaratıcı bir şekilde yerine getirilmesi için o pozisyonu dolduran çalışanların sahip olacağı bilgi, beceri ve tutumların davranışlarına nasıl yansıdığına verilen isimdir. Yetkinlik mantığı ile bir şirketi yönetmeye de yetkinlik yönetimi denir. Yetkinlik yönetiminin içerisinde yetkinlikleri doğru şekilde tanımlama, doğru şekilde kullanma, takip etme, izleme ve analiz etme gibi kavramlar vardır. Sonuç olarak, yetkinlik yönetimi bu yetkinlikleri geliştirmeyi, bu yetkinliklerle pozisyonları optimize etmeyi içinde barındıran bir kavramdır.

Yetkinlik modelinin amacı çift yönlüdür;

1. İşverenden çalışana doğru 

İşverenin o çalışandan ne beklediğini yani işleri nasıl yapmasını beklediğini içeren bir iletidir. Bu kapsamda bir işveren çalışanına; “Ben senden ne beklediğimi şeffaf bir biçimde ifade ediyorum. İşlerin nasıl yapmanı beklediğimi açıkça ve yalın bir şekilde dillendiriyorum.” der.

1. Çalışandan işverene doğru

Çalışanların, başarı için ihtiyaç duydukları becerilere sahip olmalarını sağlamak için gerekli bir ölçüt (örneğin performans ölçütü) veya bir eğitim ve kişisel gelişim isteği olarak kullanılır. “Ben başarı için ihtiyaç duyduğum becerileri biliyorum. Yüksek performans gösterdiğimi de sana bu yetkinliklerdeki beceriler ve bunların davranışsal göstergeleri olarak önüne koyuyorum.” demektir.

Çalışan bu kapsamda “Senin bana şeffaf olarak ifade ettiğin o performans kriterlerine ulaşmam için şu anki yetkinlik seviyemin daha üstünde bir yetkinlik seviyesine belirli eğitim ve gelişim programlarıyla taşımanı rica ediyorum.” diyebilir. Özetle, yetkinlik modeli çift yönlü bir şekilde çalışır. Hem çalışandan işverene hem de işverenden çalışana bütün görünümü berraklaştırmak için verilen bir mesajdır.

Bir şirkette, becerilere ilişkin iç görüler elde etmek ve temel iş sorularını yanıtlamak için aşağıda yazan soruları tıpkı bir mercek gibi kullanabiliriz;

• Başarmak için ihtiyacımız olan becerilere sahip miyiz?
• Potansiyel olarak hangi beceri, bilgi ve tutumları geliştirebiliriz? 
• Sahip olduğumuz beceri, bilgi ve tutumları nasıl uygulamaya geçiriyoruz?
• Bugün nerede boşluklarımız var? Gelecekte ne gibi boşluklarımız olabilir?
• Kurum olarak büyümek, gelişmek ve kalkınmak için şirket olarak insan kaynaklarını ilgilendiren hangi alanlara yatırım yapmalıyız?

Yukarıdaki soruların cevapları şirketlere özgü olacaktır çünkü iyi bir yetkinlik modeli bir kuruluşa ve o şirkete ait olan hedeflere özgüdür. Aynı sektörde birbirine çok yakın alanlarda faaliyet gösteren iki şirketin bile temel değerleri ve gitmek istedikleri yol kuvvetle muhtemel birbiriyle aynı olmayacağından ötürü, sahip olduğu yetkinlik modelleri de farklı olacaktır. Stratejik farklılaşma da zaten gelişmenin bir yoludur. Siz stratejik olarak yetkinlik modellerinde farklılaştıkça rekabette avantaj sağlayıp şirketinizi ileriye doğru götürebilir hale gelirsiniz.