Yetkinlik Bazlı Mülakat Soruları Nedir? 

Bir işletmenin en büyük varlığı , şüphesiz ki çalışanlarının kalitesinden geçmektedir.  İnsan kalitesini açığa çıkaran verimli ve yetkin çalışan gruplarını bir araya getiren yapı taşları bulunmaktadır. Bu yapı taşlarının temelini insan kaynakları yönetimi oluşturur. İnsan kaynakları yönetimi birçok fonksiyona ayrılır.  Kritik noktalarından birinde ise personel seçme ve yerleştirme süreçleri durmaktadır. İşe alım süreçlerinin doğru yönetilmesi, pozisyona uygun adayın belirlenmesi basit gözükmesine rağmen komplike adımlardan oluşur. Sürecin en önemli aşamalarından birinde ise mülakat süreci yer alır.  Günümüzde organizasyonlar işe alım süreçlerinde birden farklı türde mülakat tekniği izleyerek sonuca ulaşmaktadır. Firma adayın maddi-manevi kapasitesini doğrudan açığa çıkarmak niyetindeyse yetkinlik bazlı mülakat tekniğini tercih etmelidir. 

İpucu

İşe Alım Süreci kapsamındaki yaklaşımımızı, danışmanlık sürecimizin detayları ve bu hizmetimizin püf noktalarının açıklandığı İşe Alım Danışmanlığı sayfamız ilginizi çekecektir.

Yetkinlik Bazlı Mülakat Tekniği Nedir? 

Yetkinlik bazlı mülakat diğer bir ifadeyle davranışsal mülakat  son yıllarda en çok tercih edilen mülakat tekniği olarak ön plana çıkmaktadır. İnsan  kaynakları uzmanları veya işe alım danışmanlığı veren firmalar tarafından bilimsel bir altyapıya dayanması gerekçesiyle sıklıkla tercih edilen bir yöntem olduğu biliniyor.  Teknik, adayın  geçmişteki yaşantıları üzerinden gelecekte karşı karşıya kalacağı davranış ve durumlarla nasıl mücadele edeceği hakkında öngörü oluşturulmasına imkan tanımaktadır. Yapısı itibariyle daha objektif bir ölçme metodu olarak karşımıza çıkmaktadır . Mülakat tekniğinde işe alımcı adaya yapılandırılmış sorular yöneltir. Sorulara karşılık gelen cevaplardan yola çıkarak aday ile ilgili   İK ekibine veya işverene fikir vermesi beklenir. 

Son zamanların en popüler ölçme ve değerlendirme metodu olmakla birlikte zaman zaman teknik mülakat ile karıştırılmaktadır. Yetkinlik bazlı mülakat karakteristik yetkinliklerin ölçüldüğü ve değerlendirildiği bir süreci ifade etmektedir. Teknik mülakat ise teknik kabiliyetleri, görevin tamamlanabilmesi için sahip olunan bilgi ve beceri seviyesini değerlendirir.  Örneğin firma mühendis, veya işletme mezunu bir adaya  aynı yetkinlikleri aradığı bir mülakat  yapabilir. Fakat farklı mezuniyet alanlarına sahip bu kişilere aynı teknik mülakatın yapılması söz konusu olmayacaktır.

Yetkinlik Bazlı Mülakat Tekniğini Kimler Kullanabilir?

Personel seçme ve yerleştirmeye ilişkin yetkinlik bazlı mülakat tekniği bilimsel altyapıya sahip bir mülakat metodudur. Değerlendirme süreci, alanında uzman kişiler veya işe alım danışmanları tarafından yapılmalıdır.  Mülakatın amacı adayın geçmiş tecrübelerinden yola çıkarak gelecek hakkında fikir vermesini sağlamak olacaktır. Mülakatın dinamikleri dolayısıyla cevaplar hikayeleştirilerek anlatılır.  İnsan kaynakları uzmanı veya işe alım danışmanı tarafından adayın hikayeleştirmelerini çok dikkatli bir şekilde dinleyerek notlarını alması beklenir.  

Yetkinlik bazlı mülakat tekniğini kullanacak olan uzman tarafından pozisyonun  gerektirdiği ihtiyaç ve İlkelerin belirlenmesi gerekir. Pozisyon içerisinde gerekli olacak yetkinliklerin tanımlanması ilk aşamadır.  Bu yetkinlikleri ortaya çıkaracak sorular ve beklentilerin tasarlanması planlanması ise ikinci aşamadır. Sağlıklı bir şekilde planlanmadığı takdirde süreç içerisinde zafiyet yaşanabilir. İstenilen verimlilikte bir yetkinlik bazlı mülakat gerçekleştirilemez veya kurgulanamaz. 

Mülakatlarda Yetkinlik Çerçevesi Nasıl Belirlenir? 

Organizasyon işe alım süreçlerinde yetkinlik bazlı mülakat tekniğini tercih etmek istiyorsa öncelikle personelin alacağı rol için bir çerçeve çizmelidir. Bu çizilen çerçeve görevin gerektirdiği karakter ve yeteneklerin ortaya çıkmasını sağlayacak olan soruları açığa çıkarır. Bazı firmalar İnsan kaynakları biriminin varlığını önemsemeyebilir. Bunlar görevin getirdiği teknik bilgi ve beceriler haricinde adayın herhangi bir değerle pek fazla ilgilenmez. Ancak her işin getirdiği görevler dışında üstlenilmesi gereken roller bulunmaktadır. Örneğin; gıda ürünleri üzerine üretim yapan bir firmada orta düzey yönetici ihtiyacı bulunuyor. Adayın yalnızca konuyla ilgili mezuniyete sahip olması veya yalın bir şekilde tecrübelerinin gözlemlenmesi  yeterli olmayacaktır. Öncelikle pozisyonun tanımı yapılmalı ve çerçevesi belirlenmelidir. Burada her organizasyonun ihtiyacı veya aradığı nitelikler  pozisyonun gerekliliklerine göre değişecektir. Adayın teknik bilgisi yanında liderlik, iletişim, zaman yönetimi veya takım çalışması gibi kavramlar sorgulanmalıdır.

Yetkinlik Bazlı Mülakat Soruları Nasıl Kurgulanmalıdır?

Yetkinlik bazlı mülakatlar için spesifik x-y-z soruları bulunmuyor. Her pozisyonun gerektirdiği yetkinlikler farklıdır ve aranılan becerilerin çerçevesi çizilmelidir.  Ancak soruların geliş şekillerinde ki mantığı kavramak açısından bazı  örnekler vermek mümkündür. 

Örneğin bir firma dikey hiyerarşide  kısa veya uzun vadede terfi imkanı olan istihdam gerçekleştirmek istiyor.  Dikkat etmesi gereken bazı maddeler olacaktır. İşe alımı gerçekleştirecek olan uzman bu maddelere göre soru dizini hazırlamalı veya soru mantalitesi oturtmalıdır.   Firmanın orta düzey yönetici aradığını varsayarsak görevin yetkinliklerinden biri kişinin başarılı bir problem çözücü olmasıdır. Pozisyon konum itibariyle iş sürecinde muhtemelen  birden  fazla olacak şekilde problemle karşılaşacaktır. Zaman zaman bu alanda zorlanacaktır. Karşılaşacağı zorlukları çözüme kavuşturabilir yetkinliklere sahip olması gerekecektir.   Diğer aranması gereken yetkinlik kriteri ise bu kişinin ikili ilişkilerinin iyi olması gerektiğidir.  Pozisyonun gereği olarak birçok insanla iletişim kurmak zorunda kalacak kimilerine direktif verirken kimilerinden direktif alacaktır. Bundan dolayı kişinin iletişimi kuvvetli olmalı ki yeri geldiğinde ast ve üstleriyle dengeyi sağlayabilsin. 

 Yine farklı bir yetkinlik olarak aranması gereken diğer bir kriter kişinin stres yönetimin  kuvvetli olması gerektiğidir. Zaman içinde karşı karşıya kalacağı problemleri sağlıklı bir şekilde çözmesi beklenir. Özellikle astlarından gelen hatalara karşı öfkesini bastırması beklenir.  Buna ek olarak kişide analitik düşünce kabiliyeti aranabilir veya aynı zamanda kişiden zaman yönetimi konusunda verimli bir çalışma sistematiği beklenebilir. Bahsedildiği üzere pozisyona göre yetkinlikler belirledikten sonra aday kişisinde bu özelliklerin toplanıp toplanmadığını  ölçmemiz gerekir. Adayın geçmiş deneyimlerinin gelecekte yaşaması muhtemel olaylara yansımasıyla ilgili hikayeleştirilmiş bir cevap vermesini bekleyebiliriz. 

Yetkinlik Bazlı Mülakat Soruları Neler Olabilir? 

Adaya sorulacak soruların her zaman için dinamik ve yapılandırılabilir olduğunu belirtmekte fayda var. Yani sorular farklı durum,kişi, pozisyonlara göre değiştirilebilir ve dilendiği kadar kurgulanabilir olmalıdır. Bu doğrultuda maddeler halinde sorulara veya soruların kurgulanma şekline örnek verecek olursak;

  • Herhangi bir grubu yönetmeniz gerektiğinde  nasıl bir aksiyon alırsınız, duruma yönelik tecrübeleriniz nelerdir?
  • Herhangi bir problem çözümü için yeni bir yaklaşım geliştirmeniz gerektiğinde neler yapmanız gerektiğinden bahsedebilir misiniz?
  • İş arkadaşı veya yöneticilerden biri ile iletişim kuramadığınızı düşündüğünüz bir an oldu mu? Durum ile başa çıkma yönteminizi anlatır mısınız?
  • Fikrinizi kabul ettirmeye çalıştığınız bir ortamda nasıl  davranırsınız, fikrinizden kolayca vazgeçmediğiniz bir anınızı anlatabilir misiniz?
  • İş hayatında aldığınız en önemli risk sizce neydi ve sonuçları ne oldu?
  • Önemli bir projenin zaman planlamasını nasıl yapmıştınız? Süreç içerisinde ne gibi aksaklıklarla karşılaştınız? 
  • Müşterileri memnun etmek veya ihtiyaçlarına cevap verebilmek amacıyla geliştirdiğiniz yöntemlere örnek verebilir misiniz?

Örnekler farklı şekilde çoğaltılabilir olmakla birlikte any keys yani  “iş hayatınızla ilgili herhangi bir deneyimden bahsedebilir misiniz? Bu deneyimin aklınızda yer etmesinin sebebi sizce neydi?” gibi sorular yöneltebilir. İşe  alımcı sadece belirtilen alan ile  kısıtlı kalmaz. Aldığı yanıta göre durumu biraz daha zorlaştırabilir veya biraz daha kolaylaştırabilir. Adayı yan yollara saptıracak  anlık olarak nasıl aksiyon olacağını görmek istediğimiz farklı sorularla durumu zenginleştirebiliriz. Örnek sorular haricinde tabi ki spesifik sorular bulunmaktadır. Örneğin, hiç yan yollara sapmadan “Stresle nasıl başa çıkarsınız?”  bu çok lineer  bir sorudur. Personel seçme ve yerleştirmede  mülakat gibi süreçlere yıllarını vermiş bir işe alımcı soruları doğrudan sormayı tercih etmeyecektir. Günlük hayatta tahammül sınırlarınızı zorlayan olaylar nedir?  İş yerinde en son neye kızdığınızı hatırlıyor musunuz? En son öfkelendiğiniz olayı anlatır mısınız gibi kısmen lineer olan sorular yöneltebilir. Bu soruları anlık olarak çeşitlendirebilirsiniz. Mülakat soruları ile ilgili daha fazla bilgiye blogumuzdan ulaşabilirsiniz. 

 https://www.albertsolino.com/blog/mulakat-sorulari/

Yetkinlik Bazlı Mülakat Soruları Kimlere Sorulmalıdır? Her Adaya Sorulabilir Mi? 

Bu soruya cevap olarak hem her adaya sorulabilir hemde her adaya sorulamaz gibi bir ifade kullanmak yerinde olacaktır. Cümlenin yarattığı karmaşıklığı gidermek adına; yetkinlik bazlı mülakat soruları firmaların iç dinamiklerine bağlı olarak ilerlemektedir. Bir firma bilinçli işçi alımı yapıyorsa yani açık olan pozisyona doğru elemanı yerleştirmek istiyorsa  yetkinlik bazlı mülakat tekniğine yönelecektir. Beyaz yaka, orta düzey yönetici gibi pozisyonlar için yetkinlik bazlı mülakat sorularını soracaklardır. Firmanın ihtiyaç duyduğu pozisyon mavi veya gri yakaya giriyorsa bu tip bir mülakat tekniğini tercih etmeyebilir. İşin gerektirdiği görev tanımı ve roller teknik bilgi ve el kabiliyetinden ibaret olma ihtimali oldukça yüksektir. Diğer bir ifadeyle yetkinlik bazlı mülakat da deyim yerindeyse  zanaat ustalığı değil de düşünce yapısı, düşünce sistematiği yakalanmaya çalışılmaktadır. Bu yüzden biraz daha soft yapılan işlerdeki pozisyonları doldurmak amacıyla tercih edilen bir yöntemdir. 

Yetkinlik bazlı mülakat yapmak herkesin veya her firmanın kabiliyetinde olan bir durum değildir. Firmanın ciddi anlamda sağlıklı ve başarılı bir işe alım süreci yönetmek istemiş olması gerekiyor. Süreci yönetecek olan insan kaynakları uzmanın kendisini geliştirmiş ve tekniği uygulayabilecek nitelikleri kazanmış olması gerektiğinin bir kez daha altını çizmekte fayda var.

Yetkinlik Bazlı Mülakatlarda Cevaplar Nasıl Değerlendirilmelidir?  

Bazı sorular vardır ki bir işe alımcı için birden fazla keys’in cevabını bu sorudan çıkarabilir esasen yetkinlik bazlı mülakatlarda bir soru, tek bir soru anlamına gelmez. Örneğin iş arkadaşlarınızla veya yöneticiyle iletişim kuramadığını düşündüğün bir olaya örnek verebilir misiniz, buradaki sorunun cevabı bize öncelikle adayın iletişim becerileriyle alakalı ipuçları verecektir. Daha sonra ortada bir problem olduğunu ve olayın tarafları ile iletişim kurulamadığını düşünürsek durum beraberinde kişiye stres veren bir unsur olarak çıkacaktır. Burada ise aynı zamanda stresle nasıl başa çıktığına dair ipuçları elde edebilirsiniz.  Farklı bir örnek verecek olursak; birbiriyle zaman bakımından çakışan birçok işi bir arada yapmak zorunda kaldığınız bir durum oldu mu? Olduysa nasıl bir aksiyon aldınız? sorusu gelebilir. 

Soru tek bir yönden bakıldığında zaman yönetimi temellidir aynı zamanda  analitik düşünceyi içerir, işlere bakış açısı perspektifini gösterir veya stres yönetimini gösterir. Çünkü bu işlerin hepsini bir araya getirmek, bir arada taşımak ve süreci yönetmek bile bir stres kaynağıdır. Burada tek bir soru varmış gibi gözükse dahi aslında dört farklı sorunun cevabı olduğu veya kişiyi dört farklı yönden tanımladığını söylemek mümkündür. Soruların içeriğindeki bu açık uçluluk veya çok yönlülük diyebileceğimiz durum dikkat edilmesi gereken bir noktayı da ortaya çıkarmış oluyor. Tek bir soru sorabiliriz fakat o sorunun birden fazla cevabı olabileceği gibi p=q veya q=p diyebileceğimiz kesin bir cevabı olmadığıdır. Yani adaydan  ve verdiği cevaptan yüzde yüz olarak belirli bir cevaba riayet etmesi beklenemez dolayısıyla verdiği cevap ise yanlış olarak değerlendirilemez. Uzman bir işe alımcı veya işe alım danışmanı adayın cevaplarında yer alan kıvrımlardan ipuçları elde etmeye çalışmalıdır ve mülakat tekniğinin esasen bir değerlendirme süreci olduğu unutulmamalıdır.

Yetkinlik Bazlı Mülakatta Nelere Dikkat Edilmelidir? 

Yetkinlik bazlı mülakatta dikkat edilmesi gereken birden çok nokta bulunmaktadır nihai olarak hem adayın kariyer hayatını belirleyecek hem de firmanın  gelişimine katkı sağlayacak veya zarar verecek bir durum olduğu için basitçe geçilebilecek sınırlara sahip değildir. Bu durumdan dolayı dikkat edilmesi gereken noktaları iki taraftan ayrı ayrı ele almak gerekecektir. 

Adaylar Yetkinlik Bazlı Mülakatlarda Nelere Dikkat Etmeli?

Aday açısından cevaplamak gerekirse biraz absürt bir cevap olmakla birlikte yetkinlik bazlı mülakatta ilk dikkat edilmesi gereken şey tabiki yetkinliklerdir. Aday başvuruda bulunduğu pozisyonla ilgili  firmada mülakata gideceğini bilmektedir. Mülakatın yetkinlik bazlı mı veya geleneksel mi ne şekilde olacağı hakkında tam bir bilgi sahibi olmak mümkün olmayabilir.  Ancak her halükarda yetkinlik bazlı mülakata hazır olmak gereklidir. Yeni nesil işe alım tekniği olarak ortaya çıktığı için başvuruda bulunan adayın görmezden gelme ihtimali olmamalıdır. Burada aday her çeşit mülakata hazır gitmelidir. Peki aday şirketin aradığı yetkinlikleri nasıl belirleyebilirim nasıl anlayabilir?  Adayın öncelikle işi yani pozisyonu dikkatlice değerlendirmesi gerekecektir. Örneğin adayın  ihracat müşteri temsilcisi olarak bir başvuru yapacağını varsayalım. Bu pozisyonun firmanın ürettiği ve ihraç ettiği ürünlerin müşteriye ulaşana kadarki süreçte müşteri adına takibatının sağlanması gibi görev tanımları olduğu aşikardır. Görev tanımından yola çıkarak işin gerekliliklerini yani yetkinliklerini analiz edecek olursak;

Öncelikle pozisyonu devr alacak kişinin  iletişim kabiliyetinin güçlü olması gerekmektedir.  Burada personelin görevi müşteri ve firma tarafını elde tutmaktan geçecektir veya yeri geldiğinde aynı anda mavi ve beyaz yakayla ve firma içerisindeki ihracat departmanı ile iletişim  kurabilir yeteneğe sahip olmalıdır. Adayın pozisyondan çıkarımda bulunması gereken ilk madde bu olabilir. Diğer tarafta pozisyonu ‘müşteri temsilcisi” olarak değerlendirdiğimizde kişinin bir sürü sorunla karşılaşacağını öngörerek  problem çözme kabiliyetine sahip olması gerektiğini analiz etmek gerekiyor. Son olarak ise  müşteri memnuniyetini sağlayabiliyor olması gerekir ve kişi bu alanda da kendini geliştirmesi veya empatik olması yani müşterinin ne istediğini anlayabiliyor olması gerektiğini bilecektir.  

Adayın mülakata girmeden önce dikkat ve analiz etmesi gereken bir diğer madde başvuru yapılan firmanın web sitesinin incelenmesidir. Web sitesinde etik davranmak, fark yaratmak önemsemek, yaratıcılık, takım çalışması, müşteri memnuniyeti gibi anahtar kelimeler yetkinlik bazlı mülakat türünde bir görüşme için adaya fikir verecektir.  Örneğin önceki firmanızdan neden ayrıldınız veya ayrılmayı düşünüyorsunuz gibi bir soru yöneltilebilir. Bu soruyu cevaplarken firmanızı kötülemek veya başka bir iş arkadaşınızla olan ilişkiyi  anlatırken agresif bir tutum sergilemek değerlendirmeyi yapan kişi tarafından ettik davranış dışı sayılabilir. Mülakat yöntemi ile ilgili herhangi bir bildirim yapılsın veya yapılmasın firmanın beklentilerini, pozisyonun ilanı ve web sitesinde yer alan ifadelerin satır aralarında aramanız sizin için en yakın ipuçlarını verecektir. 

Yetkinlik Bazlı Mülakat Sorularına STAR Tekniği Kullanarak Cevap Verebilirsiniz

Bazı İK uzmanları mülakat süreçlerinde STAR tekniği kullanarak sorularını yapılandırabilir. Bu nedenle aday iş görüşmesine hazırlanırken bu tekniği de ön hazırlık sürecine katarak ilerleyebilir. Özetle STAR tekniği; 

  • Situation (Durum)
  • Task (Görev)
  • Action (Eylem)
  • Result (Sonuç)

kelimelerinin birleşiminden meydana gelir ve her kavram aday tarafından davranışsal mülakat yada diğer bir ifadeyle yetkinlik bazlı mülakat sorularını cevaplamak için kullanılır.  Dört adımı takip etmek adayın kapsamlı bir cevap vermesine imkan tanır. Mülakat tamamlandığında ise adayın an içerisinde vurgulamak istediği veya eksik kaldığını düşündüğü herhangi bir kısım olmadığı için kişinin mülakat süreci ve sonrasında elinden geleni yaptığına dair bir his ve başarılı bir mülakat deneyimi sunar. 

İnsan Kaynakları Uzmanları Yetkinlik Bazlı Mülakatlarda Nelere Dikkat Etmeli? 

Firma personel seçme ve yerleştirme sürecindeki adımları zaten organize etmiş olacağını ve mülakatın hangi teknik ile ilerleyeceğini en başından belirlemiştir. Yetkinlik bazlı mülakat tekniği ile adayı değerlendirecek firmadaki işe alımcı tarafından pozisyonun gerektirdiği yetkinliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Bu kriterler neler olmalıdır, hangi kabiliyetleri görev için gerekli yetkinlikler olarak tanımlanacağına karar vermelidir. Pozisyonun iş akışının çıkarmalı ve bu akışa göre aşamaları takip etmelidir. Kişide aranacak vasıfları belirledikten sonra adaya sorulacak lineer olmayan soruların oluşturulması gerekecektir. 

Konu ile ilgili yeterli donanıma sahip olmayan bir işe alımcı doğrusal sorular yöneltebilir ancak bu soruların cevabı veya cevaplanması çok basit olacaktır. Bazı İK uzmanları soruları yapılandırırken STAR tekniğini kullanabilir. Bu teknik yetkinlik odaklı soruların cevap vermek için kullanıldığı için aynı zamanda işe alımcının da işini kolaylaştıran bir yöntemdir.    Aday tarafından anlık olarak yapılandırılarak sunulabilir ve işvereni manipüle edebilir.  Eğer ilgili kişi tarafından süreç doğru yürütülemiyorsa süslenmiş cevapları kazıması kolay olmayacaktır. Adayın tutarlı cevaplar verip vermediğini analiz etmek ise bu işin en önemli kısımlarından biridir. 

İşe alımı gerçekleştirecek olan uzman veya danışman tarafında vurgulanması  gereken bir diğer nokta ise sorulara verilen cevaplarda net bir doğruluk aranmaması gerektiğidir. Yani adayın olay sonucunda başarıya yada başarısızlığa ulaşmış olması değerlendirilmesi gereken nokta değildir, olay anında izlediği yol ve yöntemler, vermiş olduğu tepkiler veya bakış açısını değerlendirmek doğru olacaktır. 

Son olarak firma eğer yetkinlik bazlı bir mülakat yapacaksa bunun için yeterli donanıma sahip bir personelinin olup olmadığına dikkat etmelidir. Yeterli donanıma sahip bir personeli bulunmuyorsa konu ile ilgili dönemsel istihdam yada işe alım danışmanlığı hizmeti ile tüm bu karmaşık süreçlerin içinden başarıyla sıyrılabilir.