Yeni Ürün Geliştirme Sürecinde Takdir ve Ödüllendirme Sistemi

Fikir yönetimi ve ödül sisteminden bahsetmek için öncelikle inovasyon kavramının tanımını yapmak gerekir. İnovasyon(yenilik), işletmeler açısından iç ve dış uygulamalarda veya organizasyonlarda hiç yapılmamış veya önemli ölçüde değiştirilmiş ürün, mal, hizmet, süreç veya yöntem geliştirilmesi olarak tanımlanabilir. İnovasyon terimi Oslo kılavuzu olarak da karşımıza çıkabilmektedir. Oslo kılavuzu, yeni ürün sürecinde yapılacak çalışmaları ve kavramları anlatan detaylı bir kılavuzdur. Oslo kılavuzu, Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Örgütü (OECD) tarafından hazırlanmıştır. Bu kılavuz, yenilikçi uygulamalar geliştirmek isteyen firmaların yeni olana ya da mevcuttan belirgin bir şekilde farklı olana odaklanması gerektiğini savunur. İnovasyon, şirketin büyümesini sağlayan büyük bir güçtür. Şirketlerin kârlılığını ve rekabet gücünü artırır. İnovasyon birçok faydaya sahip olduğu için şirketler tarafından çokça önemsenmektedir. Yapılan araştırmalara göre; gelişmekte olan ülkelerin, gelişmeyi sağlayan performanslarındaki olumlu verilerin %50’si inovasyon faaliyetlerinden gelmektedir. İnovasyon faaliyetlerine başlamak için ilk nokta fikirdir. Bu eylemlerde fikir yönetimi devreye girecektir. Fikir, araştırma ve geliştirme fazlarının ilk adımıdır. Her süreç bir fikir ile başlar. Fikirden sonraki süreç; konsept geliştirme, tasarıma geçme ve doğrulama, test ve deneme üretimi şeklinde devam eder. Eğer inovasyonun başlangıç noktası fikir ise, şirketler fikir yönetimi kapsamında bazı çalışmalar yapmalıdır. Şirketlerin fikre ulaşması gerekmektedir. Ulaşılan fikirler değerlendirilmelidir. Şirketlerin kendi süreçleri için uygun olan fikirleri seçme ve uygulamaya alması icap etmektedir. Fikir yönetiminin son fazı da, uygulamaya alınan fikirlerin değerlendirilmesidir. Fikir yönetiminin olmazsa olmaz aktörlerinden biri de ödüllendirme sistemidir. Ödüllendirme sistemi bir motivasyon aracıdır. Fikir süreci, yani fikrin elde edilmesi tamamen insana bağlıdır. Teknolojinin çok gelişmiş olmasına rağmen fikir sunan bir yapay zekâ yoktur. Eğer fikir sunan bir yapay zekâ var olsaydı, bu yapay zekâ, şirketlerin en değerli programlarından biri olurdu. Tamamen insanlar tarafından sağlanan fikirlerin, verimliliğini ve etkinliği artırmak için ödüllendirme sistemi koymak, süreç açısından epey önemli bir noktadır. İşletmeler içeride ve dışarıda birçok paydaş ile çalışır. Bu paydaşlar arasından işletmenin süreç ve ürünlerini geliştirmek için fikirler sunanların bir şekilde ödüllendirilmesi gerekir. Fikir yönetimi süreci ödül sistemine bağlı olarak yönetilirse, işletmenin fikir havuzu daha da genişleyecektir ve inovasyon faaliyetlerindeki etkinlikler son derece artacaktır.

 

Fikir yönetimi süreçleri, yönetilebilecek fikirlerin toplanmasıyla başlar. Fikirlerin toplanabilmesi için en etkili yöntem fikir havuzu oluşturmaktadır. Peki, fikir havuzu nasıl oluşturulur? 

• Fikir havuzuna en fazla etki sağlayacak kişiler firmanın çalışanlarıdır. Firmada çalışan kişiler, hem firmanın süreçlerine hem de iyileştirme noktalarına hâkimlerdir. Bu çalışanların her biri farklı disiplinlerden, isimlerden, tecrübelerden ve sektörlerden geldiği için, geçmişte kazandığı tecrübeleri ve iyi noktaları fikir olarak havuza ekleyebilir ve fikir havuzunu genişletebilir. Çalışanlar ayrıca, şirketi çok yakından tanıyan bir son kullanıcıdır. Şirketin ürünlerini ve hizmetlerini kullandıkları için bu kişiler müşteri olarak da görülebilir. 
• Çalışanlardan sonra müşteriler ya da kullanıcılar, yani ürününüze para ödeyip alacak kişiler, süreç içinde fikir havuzu oluşturulması konusunda kullanılabilecek diğer bir kaynaktır. Fikir havuzları artık o kadar gelişmiştir ki, bazı proje yönetim süreçlerinde müşteri doğrudan geliştirme süreçlerinin içindedir. Müşterilerin verdiği fikirlerin doğru bir şekilde geliştirilip geliştirilmediğini çevik, proje ve scrum uygulamalarında görebilmekteyiz. Her çıktının tecrübe edilmesi ve tecrübeler üzerine geri bildirimler sunulması çok mühimdir. 
• Fikir havuzu kısmında üçüncü önemli aktör, işletmenin ürününü, hizmetini veya yazılımını satan distribütörler ve bayilerdir. Distribütör ve bayiler şirketi yakından tanır ve son kullanıcılarla sürekli temas halindedir. 
• Yeni ürünler ortaya çıkartabilmek için takip edilmesi gereken başka noktalar da vardır. Pazarlar, pazar ve sektörün ihtiyaçları ve teknolojik gelişmeler de dikkate alınmalıdır. Bu kavramlara en yakın olabilecek noktalar da; fuarlar, üniversiteler, akademiler ve sektörel gelişmelerin yayınlandığı sektör dergileridir.
• Fikir yönetiminin son aktörü de rakiplerdir. Rakipler fikir havuzuna katkı sağlayabilir. 

Gelişmiş ve gelişmekte olan ülkeler, açık inovasyona fazla önem vermektedir. Bilginin paylaşılması ve yayılması, o bilginin farklı versiyonlarda kullanılması veya değişik alanlara aktarılması için çok önemlidir. Avrupa Birliği’nin destek programları tamamen açık inovasyon üzerine kuruludur. Rakiplerin yaptığı çalışmalar yayınlanmalı ve onlarla işbirliği yapılmalıdır. Ortak projelerde birlikte çalışmak, işletmelerin fikir havuzuna katkı sağlayacaktır. Örneğin; 2010’lu yıllarda Türkiye, bankacılık yazılımlarında sektör lideriydi. Türkiye, özel temel bankacılık platformlarında önemli bir yerdeydi. Günümüzde Türkiye, bankacılık yazılımlarında sektörde ilk 5’te bile değil ve bunun nedeni açık inovasyona kapalı olmasıdır. Her bankanın 500 ile 2000 arası kişiden oluşan teknoloji geliştirme ekipleri vardır. Bu kişiler de bankaların ücret liderliği savaşı verdiği ülkemizde, alanında gerçekten iyi olandır ancak bu kişiler bankanın hep aynı sorunları üzerinde ve kapalı bir şekilde çalışmaktadır. Türkiye’de açık inovasyon kullanılmadığı ve rakiplerin ne yaptığından habersiz olunduğu için sektörde epey gerilemiş durumdadır. Çalışanlar, müşteriler, rakipler ve distribütörlerden fikir havuzuna katkı sağlamaları için bazı yöntemler geliştirmek gerekmektedir.

1) Form ve Anketler 

Eskiden kamu kuruluşlarında dilek ve öneri kutuları bizleri karşılamaktaydı. Kutuya bağlı bir kalem ve kâğıt bulunmaktaydı. İyileştirilmesi gereken veya sorun görülen noktalar yazılırdı ve kutunun içine atılırdı. Bu dilek ve öneri kutuları bazı firmalarda hâlâ devam etmektedir. “Bir fikrim var!” ve “Çorbada benim de tuzum olsun.” adıyla birçok platform kuruldu ve bu platformlar sayesinde herhangi biri, son kullanıcı olarak bir holdingin iletişim sayfasına girerek fikir önerisinde bulunabilir. Anketler, karşı tarafta iyileştirmeye açık olan fikirleri toplamak için kullanılan bir araçtır.

2) Ödüllendirme Sistemi 

Ödüllendirme sistemi hem bir araç hem de bir sonuç olarak kullanılabilir. İyi bir ödüllendirme sistemiyle fikir havuzuna daha fazla katkı sağlanacaktır. 

3) Yarışmalar 

4) Beyin Fırtınaları 

Uzmanların belirli bir zamanda, belirli bir konu hakkında toplanması ve sorunla alakalı fikirlerinin alınmasıdır.

5) 6-3-5 Tekniği 

6 kişi bir fikir için hangi konuda fikir vereceğini bilmeden toplanır. Toplanma sırasında fikirler not alınır. 5 dakikada 3 fikir bulunması gerekir.

6) Benchmark 

Sektördeki rakiplerinizin çıkardığı yeni ürünleri inceleyerek ve kıyaslayarak yeni ürün ve süreç geliştirme aşamasında fikirler elde edilebilir.

Fikir havuzu oluşturulduktan sonra değerlendirilme yapılmalıdır. Şirketin gelen fikirleri denetleyeceği bir makam belirlemesi gerekir. Komiteler, departmanlar ve uzmanlar bu konuda katkı sağlayabilir. Fikirler bir havuza toplanıp sadece arşivlenebilir. Sürecin ilerlemesi için mutlaka bir uzmanın filtrelemesinden geçmesi gerekir. Fikir yönetimi sürecinde başka konulardan da fikir ortaya çıkabilir. Önce bir sorumlu, fikirler üzerinde etiketleme yapmalıdır. Uygun olmayan fikirler elenmelidir. Uygun olan fikirler ise gerekli noktalara transfer edilebilir. Şirketin hedefleri doğrultusunda, yani kalitenin ve verimliliğin artırılması konusundaki fikirler komiteye gönderilmelidir. Genelde komiteler, arge, pazarlama ve yöneticilerin olduğu ekiplerden kurulur. Komitelerin asıl görevi, gelen fikrin katma değer sağlayıp sağlamayacağı ve kaliteye katkı verip vermeyeceğine dair düşünmektir. Bu düşünce sonrası ise komite, belirli bir önceliklendirme sistemiyle fikrin uygulanmaya alınıp alınmayacağına dair karar vermelidir. Komitelerin işini kolaylaştırmak için, taleplerin alındığı formun genişletilmesi önem arz etmektedir. Kişi fikrini beyan ederken, fikrinin amacının ne olduğunu ve hangi departmana etki edeceği kısmı doldurulursa, iş daha kolaylaşacaktır. İyi proje yönetimi fikir modüllerinde, süreç detaylı bir form üzerinden yürütülür. Böylece fikirlerin arşivlenmesi, yürütülmesi, etiketlenmesi ve değerlendirilmesi daha kolay olur. Fikir değerlendirme aşamasından sonra fikir uygun bulunursa, ikinci bir analiz olarak fizibilite ekipleri devreye girebilir. “Ekip olarak firmamız, bu uygulamayı almaya yetkili mi?” sorusu üzerinde değerlendirilme yapılır. Mali olarak da atılan taşın, ürkütülen kurbağaya değip değmeyeceğine bakılabilir. Fikrin ne kadar kazandıracağı ve fikri gerçekleştirmek için ne kadar harcanacağına bakılması gerekir.

Uygulamaya alınan fikrin son fazı performans değerlendirmesidir. Fikirlerin piyasaya çıkmasından sonra, onun satışlarının başarılı veya başarısız olması işletmelere ders olarak geri dönecektir. Daha sonraki fikir yönetimi süreçlerinde öğrenilmiş dersler sayesinde daha iyi sonuçlar alınabilecektir. Fikrin uygulamaya alındıktan belirli bir süre sonra da izlenmesi büyük önem taşır.

Yeni ürün geliştirme süreci doğrultusunda ödül sisteminin kurulması için gereken ilk eylem stratejilerin ve hedeflerin belirlenmesidir. Örneğin; yeni ürün-arge departmanı içinde bulunduğu takvim yılı içerisinde iki ürün canlıya almak isterse, bunun için 10 tane uygulanabilir fikir seçmesi gerekir. 10 tane fikir seçilebilmesi için havuzların 200 tane fikir getirmesi de hedefler arasında yer alır. Daha fazla fikir elde etmek için dış paydalara dönülebilip araştırmalar yapılabilir. En az 3 üniversiteyle beraber akademik çalışmalar yapılabilir ve danışmanlıklar alınabilir. Hedefler ödüllendirme sistemine dâhil edilebilir. İzlenme aşamasında kârlılık takip edilebilir. Tüm bu performans göstergeleri ile, takip edilen prosedür gereği başarılı süreç geçiren yeni ürün departmanı veya hedefler doğrultusunda katkı sağlayan kişilere belirlenen ödüller verilmelidir. 

Peki, ödül nasıl seçilir? Ödül, işletmeler için her zaman maliyet olarak görülür. İnsan kaynakları ödüllendirmelerde çeşitliliği sağlayabilir. Çalışan memnuniyet anketleri ile şirketlerin çalışanlarının memnun olmadığı noktalar düzeltilebilir. İç iletişimde kopuklukları ve sorunları olan firmalar ödülleri etkinlik üzerine kurgulayabilir. Böylelikle çalışanlar hem iletişimlerini gerçekleştirir hem de çabalarından dolayı bir etkinlikle ödüllendirilebilir. 

Başarılı bir takdir ve ödüllendirme sisteminin kurulabilmesi için öncelikle hedefler belirlenmelidir. Fikrin ortaya çıkartılması, uygulamaya alınması, tescil sayısı, patent, faydalı model, endüstriyel tasarım gibi çıktıların sayısı ve arge departmanının yayınladığı makale sayısı gibi kazanımlar önceden hedef olarak net bir şekilde belirlenmelidir ve stratejik plana uygun bir biçimde yürütülmelidir. Hedefleri takip eden farklı amaçlar da konulabilir. Bunlar fikir uygulama sürecinden farklı olacaktır. Arge merkezlerinin kendi kaynaklarını gerçekleştirmesi gerekir. Çalışanların bireysel, kişisel ve mesleki eğitimlerine devam etmesi ve sürekli eğitim alması arge departmanları için çok önemlidir. Firma, ödüllendirme sistemi olarak eğitim ücretlerini karşılayabilir ve çalışanın daha fazla eğitimden yararlanmasını sağlayabilir. Arge departmanlarında özel eğitim prosedüründeki bütçeden daha fazla bütçe ayırması gerekebilir. Araştırmacıların okul eğitimlerinin de devam etmesi gerekir. Okul, araştırma konusunda kişiye ciddi katkılar sağlar. Arge merkezinde yer alan araştırmacılar yüksek lisans ve doktora eğitimlerine devam edebilir. Firmalar, eğitimler için farklı ödül sistemleri uygulayabilir. Sınav ücreti karşılanabilir, aylık olarak harçlıklar verilebilir, eğitimi bitecek çalışana maaş zammı yapılabilir ve bitirme tezleri fonlanabilir. Tezler ve şirket faaliyetleri birlikte yürütülebilir böylece tez çalışması şirket faaliyetlerinde de kullanılabilir. Bitirme tezi yayımlandığı gün ödüllendirme yapılabilir. Eğitim ile alakalı değerlendirme periyoduna göre ise kişi ödüle hak kazanabilir.