Hiç bazı toplantıda oturup kendinize "Biraz fazla uzadı sanki, kendi işim aksıyor!" dediniz mi?
Cevabınız evet ise, yalnız değilsiniz.
Toplantılar, iş ilerlemesini paylaşmak ve başkalarıyla bağlantı kurmak için yararlı bir strateji ve süreç olsa da, aşırı ve yetersiz yürütülen toplantılar, üretkenlik ve çalışan motivasyonu üzerinde önemli bir olumsuz etkiye sahip olabilir. Bu noktada önemli olan, verimli toplantılar gerçekleştirebilmektir. Peki, verimli toplantı nasıl gerçekleştirilir? İşte 5 metot!
Toplantının açık bir hedefi olduğundan emin olun
Bir toplantı planlamadan önce gerçekten gerekli olup olmadığını düşünün. Geçmişte toplantı gerektiren bilgi ve veri paylaşımının çoğu artık telefonlar, e-postalar veya dahili işbirliği araçları aracılığıyla kolayca paylaşılabilir.
Toplantı üye sayısını sınırlayın
Toplantı üye sayısı konusunda 7 Kuralı (The Rule of 7) takip edilmelidir. Bir toplantıya asla yediden fazla kişiyi davet etmemelisiniz. 7 Kuralı’nı uygulamaya başlar başlamaz, hedeflerine daha kolay ulaşan daha iyi bir yönetici olma yolunda olacaksınız.
Zaman sınırlaması getirin
Çalışanlarınızın zamanı değerlidir, bu nedenle mümkünse toplantının süresini bir saatle veya daha azıyla sınırlayın. Ayrıca, gündem konusu tamamlanmasa bile toplantıyı zamanında bitirin.
Sohbeti devam ettirin
Toplantı sahibiyseniz, bireysel katılımcıların sohbete hâkim olmasına izin vermeyerek tartışmayı kontrol edin veya daha önce söylenenleri tekrarlayın.
Toplantıyı kolaylaştıran bir moderatör (ve not alacak biri) olduğundan emin olun
Toplantıyı yürütmek için bir kolaylaştırıcıya ihtiyacınız var. Birinin tartışmaya öncülük etmesi için öne çıkmadan önce, garip bir sessizlik içinde oturduğumuz zamanlar olabilir. Bunu önlemek adına bir moderatör olması çok önemlidir.