Şirket Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları

Günümüz koşullarında her şirketin kendi içinde bir politika ve stratejisi olmaktadır. Şirketin, belirlediği stratejiyi uygulayabilmesi içinde doğru kurgulanmış bir organizasyon şeması ve görev tanımlarını tasarlaması gerekmektedir. Bu şema, bir organizasyon içindeki hiyerarşiyi net bir şekilde belirtir ve her bir çalışan arasında paylaşılan ilişkileri gösterir. Bu içgörüler, çalışanların kime rapor vereceğini anlamasına yardımcı olur ve yöneticilerin, ekipleri arasındaki görev ve sorumlulukları uygun şekilde devretmesini sağlar. Etkileşimli ve eyleme geçirilebilir organizasyon şemaları kullanan kuruluşlar, verimliliği artıran ve iletişimi kolaylaştıran çok daha fazla avantajdan yararlanır.

Görev Tanımları Neden Önemlidir?

Görev tanımları, beklentilerinizin belirlenmesine ve karşılanmasına yardımcı olur. İyi yazılmış bir görev tanımı, işverenlerin çalışanlarıyla iletişim kurmaları için sağlam bir zemin oluşturacaktır. Çalışanların beklentilerinin bilincine varmak, işverenlerin performansı doğru bir şekilde değerlendirmesine de yardımcı olur. Görev tanımları;

• İşverenin çalışandan beklentilerini netleştirir ve çalışanın gerçekleştireceği görevlerin net bir tanımını sağlar. Bu netlik motivasyon yaratır.
• Çalışanın performansının ölçülebileceği açık referans noktaları sağlar.
• Ödeme ve derecelendirme sistemlerinin mantıklı ve adil bir şekilde yapılandırılmasını sağlar.
• Sorunları çözmek için tarafsız, yetkili bir referans aracı sunar ve böylece anlaşmazlıkları ve argümanları en aza indirir.
• İşverene tüm işleri netleştirmek ve yapılandırmak için bir yapı ve disiplin sağlar.
• Eğitim ve gelişim alanlarını belirler.
• İş ilanlarının temelini oluşturur, böylece uygun adayların ilgisi çekilebilir.
• İşverenin en uygun adayı belirlemesine ve böylece kötü bir işe alımdan kaçınmasına yardımcı olacak mülakat sorularının temelini oluşturur.

Organizasyon şemaları (veya hiyerarşi şemaları), bir kuruluşun yapısını grafiksel olarak temsil eder. Amacı, organizasyon içindeki raporlama ilişkilerini ve emir komuta zincirlerini göstermektir. Çalışan isimleri, unvanları ve  iş pozisyonları genellikle onları diğer çalışanlar ve departmanlara bağlayan çizgilerle kutular veya daireler içinde gösterilir. Şirket organizasyon şemasına bakarak, insanlar organizasyonun nasıl tasarlandığını, seviye sayısını ve her çalışanın organizasyona nerede uyduğunu hızlı bir şekilde anlayabilir.

Organizasyon Şeması Nasıl Yapılır?

Şirket organizasyon şemasını hazırlamadan önce görülmesi gereken büyük bir resim vardır. Bu resmi tamamlamak adına, “Nasıl bir yapı tasarlamalıyız?” sorusunun cevabı verilmelidir. Organizasyon şemasını hazırlarken yönetim seviyesinden başlamak doğru bir uygulama olacaktır. Burada roller, yetkinlikler ve sorumlulukları belirledikten sonra işlerin kurum genelinde nasıl dağılacağı belirlenmelidir. Son olarak, nasıl bir yapıda çalışılması gerektiğine karar verilmelidir. Unutulmamalıdır ki şemalar, yaşayan bir yapıdır ve şirketlerin hareketleri ile paralel bir şekilde yenilenmelidir.

Görev tanımları, bir pozisyonun işlevini ve sorumluluklarını açıklayan kullanışlı, sade bir dille çalışan bir araçtır. Bir işi kimin gerçekleştirdiğini, bu işin nasıl tamamlanacağını ve kuruluşun misyonu ve hedefleriyle ilişkili olarak işin sıklığını ve amacını ayrıntılarıyla anlatır. Kurumun hedefleri ve süreçleri ile uyumlu bir şekilde oluşturulan görev tanımları, en etkili sonucu gösteren stratejilerden biridir. Sorumluluklar, mantıklı bir düzenleme ile maddeler halinde yazılarak akıcı ve anlaşılabilir olmalıdır. Bağlı olunan üst yöneticiler, varsa asları, görevin adı ve yerine ikamet edecek isimler belirtilmelidir. Görev tanımları şirket yapısı için arada gözden geçirilmeli ve gerektiğinde güncelleme yapılmalıdır. Görev tanımları; maaş seviyelerinin belirlenmesi, performans incelemelerinin yapılması, görevlerin açıklığa kavuşturulması, unvanların ve ücret notlarının belirlenmesi, makul uyum kontrollerinin oluşturulması ve işe alım gibi çeşitli sebepler bir araç olarak kullanılır.

Görev Tanımlarını Kim Hazırlar?

İş tanımları; kariyer planlaması, eğitim ve yasal gereklilikler için hazırlanır. Bir görev tanımı, bir çalışana iş performansı için kılavuz olarak kullanılacak açık ve öz bir kaynak sağlar. Aynı şekilde; bir amir, çalışanın iş beklentilerini karşılamasını sağlamak için iş tanımını ölçüm aracı olarak kullanabilir. Görev tanımlarını en iyi uygulayan kişi hazırlar. Görevi yapan kişinin günlük, haftalık ve aylık olarak yaptığı işleri yazmalıdır. Çalışanın yazdığı bu görev tanımlarının, üst yöneticiler ve İK tarafından onaylanması gerekmektedir. Kişiye göre değil işe göre tanım hazırlanması çok önemlidir çünkü kişiler geçici olabilir fakat görevler kalıcıdır.

Organizasyon şeması oluştururken yönetim seviyesinden başlamak en doğru uygulama şekli olacaktır. En tepede bir genel müdür, varsa ona bağlı departman müdürleri (insan kaynakları, pazarlama satış, finans müdürlüğü gibi), daha sonra onların alt birimlerine doğru inen bir organizasyon şeması oluşturulabilir. Bu akış hem bütün süreçlerin daha akıcı şekillendirilmesini hem de daha anlaşılır olmasını sağlayacaktır.

Örnek Organizasyon Şeması

Örneğin; bir müdür yardımcısı, organizasyon şemasında doğrudan olarak bir müdürün altına düşer ve bu, müdür yardımcısının müdüre rapor verdiğini gösterir. Organizasyon şemaları, birkaç şekilde olabilir;

Hiyerarşik Organizasyon Şeması

En yaygın model olan hiyerarşik organizasyon şeması, en yüksek rütbeli bireyleri grafiğin tepesine yerleştirir ve alt sıradaki bireyleri onların altında konumlandırır.

Düz Organizasyon Şeması

"Yatay" şema olarak da bilinen düz organizasyon şeması, bireyleri aynı seviyede konumlandırarak, hiyerarşik işletmelerdeki çalışanlara göre daha fazla güç eşitliği ve otonom karar verme yeteneği sağlar.

Matris Organizasyon Şeması

Karmaşık olan bu organizasyon yapısı, bireyleri ortak becerilerine, çalıştıkları departmanlara ve rapor verebilecekleri kişilere göre gruplandırır. Proje yönetimi için elverişli yapıya sahip matris organizasyon yapısı; farklı departmanlarda olan sorumluların ortak projelerde çalışmasına imkan sağlar. Bu yaklaşım ile geleneksel tek tip raporlama ve hiyerarşik düzenin aksine çift yönlü raporlama söz konusu olabilir. Hem departman amirine raporlama hem de proje yada ürün yöneticisine raporlama yapılır.

Bölünmüş Organizasyon Şeması

Şirketin farklı ülkelerde yada farklı pazarlarda çeşitli organizasyon yapılarına sahip departmanları veya yan kuruluşları olabilir.  Çok büyük ve karmaşık bir organizasyon yapısı bölünmüş organizasyon şeması yapısı ile departmana, pazara, ülkeye göre ayrılarak beklentileri ve iş analizlerini yönetmeyi kolaylaştırır.

 

 

Görev tanımlarına, bir işe alım uzmanının görev tanımından örnek verebiliriz. Öncelikle pozisyonun kimlik bilgileri olması gerekmektedir;

Kurumsal Unvan: Uzman

Operasyonel Unvan: İşe Alım Uzmanı

Bağlı Olduğu Kurumsal Makam: İşe Alım Müdürlüğü

Yer: Genel Müdürlük

Aslar: İşe Alım Uzman Yardımcısı

İkinci olarak görev tanımının kurumsal rolü, son olarak da pozisyonun sorumluluk alanı belirtilmelidir. Biz Albert Solino olarak, görevler ve yetkinlikler olarak bahsettiğimiz kısımda yetkinlikleri kendi içinde ayırmaktayız;

• Temel yetkinlikler
• Fonksiyonel yetkinlikler
• Yönetsel yetkinlikler

Bu kapsamda bakıldığında, hem pozisyonu daha iyi anlamak hem de gelecek adayın neler yapması gerektiği ve nasıl yetkinliklere ve sorumluluklara sahip olması gerektiği noktasında daha açıklayıcı bilgiler vermiş oluyoruz. Yetkinliklere; 4 yıllık üniversite mezunu, 3 yıl deneyim, yabancı dil gibi birçok örnek verilebilir.