Resmi Yazışma Kuralları - Önemli Noktalar

Bir yere memnun kalmadığınız bir ürün için şikayet maili atarken bile ne kadar özenli yazarsanız o kadar dikkate alınırsınız. 

İş ortamında mail okuma, mail yazma ve mailleri kontrol etme uzunca bir zamanımızı kaplıyor. Hatta mesai saatimizin de birçok kısmını alabiliyor. Maalesef mail ortamı, yazışmalar, bazen eksik ya da yanlış anlaşılma ile sonuçlanabiliyor. Öyle ki bazen tek bir kelime bile tüm sürece farklı bir etki yaratabiliyor. Hızlıca, dikkatsiz, özensiz mailleşmelerin sonucu üzücü ve utandırıcı olabilir. İşte bunların önüne geçmek için şirket içi yazışmalarda dikkat etmemiz gereken birçok husus var.

Peki bu hususlar neler? 

İşte cevabı.

‘Gönder’ tuşuna basmadan önce mutlaka "Bu e-postayı göndermeme gerek var mı?" ve "Böyle bir e-posta bana gönderilseydi ne düşünürdüm?" sorularının cevabını kafanızda oturtursanız mail yazmaya başlayabilirsiniz.

 

Büyük Harfler ile Yazmayın

Büyük harfler ile yazışmak, mail ortamında bağırmak demektir ve bu karşı tarafça saygısızlık olarak algılanabilir. Tabiki cümle başlarında büyük harf kullanacaksınız fakat yazışmanın tamamını büyük harflerle kesinlikle yazmayın. Maalesef bazen bu örneği bazı cv‘lerde de görebiliyoruz. Tamamı büyük harflerle yazılmış bir cv’yi hiçbir insan kaynakları okumaz.

Ayrıca, baştan sona büyük harflerle yazılmış bir yazının, odaklanma problemi olan veya çok yoğun bir çalışma ortamında bulunan kişilerce doğru algılanamadığı da başka bir araştırma sonucudur.

 

Yazım Kurallarına Dikkat Edin

Cümle başlarına mutlaka büyük harf ile başlayın ve yazım kurallarına mutlaka dikkat edin. Düşük cümleler kurmayın.

 

Profesyonel E-posta Adresiniz ile İletişime Geçin

Eğer çalışmış olduğunuz yer adına iletişime geçiyorsanız mutlaka şirket mailiniz ile iletişime geçin. Şahsi olarak kurumsal bir  firma ile iletişime geçecekseniz haticecxx46_x gibi garip ekler koyarak açılan bir mail ile iletişime geçmeyin. Makbul olan adınız ve soyadınızdır.

 

Konu Kısmını Mutlaka Doldurun Ve Doğru Belirleyin

E-posta arşivinde kolaylıkla aranıp bulunabilmesi için içerikle ilgili bir konu (subject) belirlenmelidir. Konu, içerik hakkında fikir vermelidir. "Toplantı talebi", "XXX projesi için öneriler", "Aralık ayı dijital pazarlama raporu" vb. gibi anlaşılır olmalıdır.

Almak istediğiniz yanıt önemli ve acil olsa bile büyük harfler ile "ACİİİLLLLL!" ya da "ÖNEMLİ!!!!!!" yazmayın Bu karşı tarafta olumsuz bir etki yaratır.

Aynı kişi ile gün içinde birden fazla konu hakkında yazışma yapmak gerekiyorsa her biri için ayrı konu belirlenmesi de işinizi kolaylaştıracaktır.

 

Farklı Yazı Formatları Kullanmayın

Genelde kullanılan, Calibri ya da Arial fontudur ve genellikle büyüklüğü 11 ya da 12’dir.

 

Yazışma Dilini Seçerken Dikkatli Olun

Yazışmayı hangi dilde yaptığınız önemlidir. Yazıştığınız kişi arkadaşınız olsa bile kurumsal dilde yazışmaktan vazgeçmeyin. Yazışmanın ilerleyen süreçlerinde 3. kişiler dâhil olabilir.

Kısaltma kullanıyorsanız bu kısaltmalar size özel olmamalı, karşı tarafta bu kısaltmanın anlamını bilmelidir.

 

Alıcı Adreslerini Dikkatle Seçin

Alıcı adreslerini belirlerken, konu ile ilgili kişileri seçmeye özen gösterin ve bu işlemi e-posta metninde bir hata olup olmadığını kontrol ettikten sonra yapın. Sonuçta kimse taslak halindeki bir e-postanın yanlışlıkla da olsa, kendisine gönderilmesini istemez.

 

Toplu Gönderimlerde CC ve BCC Seçeneklerini Kullanın

Bazı firmalar tanıtım yapmak için ya da özel günlerde toplu mail atıyor, bu ne kadar doğru orası tartışılır fakat, burada dikkat edilmesi gereken konu bcc ve cc’lerdir. Birbirini tanımayan kişilerin maillerini görmesi hem etik olmaz hem de Kişisel Verilerin Korunması Kanuna aykırı olur. Bcc’de yani gizli göndermeniz uygun olacaktır.

 

Uzayan Yazışmalarda Bir Önceki Mesajın Alıcı Adreslerini Silin

Diyelim ki yöneticinizden ya da bir iş arkadaşınızdan “tamam” ya da “işleme alalım” diye bir mail geldi. Mail forwardlarken ya da cevap verirken bir önceki mailleri silmeniz gerekir. En azından konu ile ilgili birkaç mail kalabilir tabi fakat onlarda da paylaşılan bilgilerin şu an iletmiş olduğunuz kişiye ulaşıp ulaşmaması gerektiğini kontrol etmeniz gerekir.

 

Doğru Alıcıyı Seçtiğinizden Emin Olun

Mail atmadan önce gönderdiğiniz kişileri mutlaka gözden geçirin. Şirket raporlarını çok ilgisiz bir kişiye attığınızda hoş olmayan durumlar ortaya çıkabilir.

 

Ekleyeceğiniz Dosyaların Adlarını Önceden Düzenleyin

Dosya adı olmalı, varsa dosya revizyon numarası ya da referans numarası olmalıdır.

 

Maillere Ek Dosya Eklerken Boyut Küçültün

Kurumsal firmalarda en çok yaşanan sıkıntılardan biridir. Yüksek çözünürlüklü fotoğraflar videolar ve diğer dosyaları yüklemekte zorluklar yaşanabilir. Burada, kurtarıcınız "wetransfer" olacaktır.

 

Günlük Sohbet Dilinden Uzak Durun

Mrb, nbr, gibi kısaltmalardan, günlük sohbet dilinden kaçının.

 

Anlaşılır Olun

Düşük cümle, ima, mecazı mürsel yapmayın. Net ve açık olun, tam olarak istediğiniz şeyi yazın.

 

Konuları ve Soruları Gruplayın

Konuları aktarırken maddeleme yöntemini kullanın. Bu her zaman çok etkilidir ve daha dikkatli okumayı sağlar. 

Burada dikkat edilmesi gereken programın kendi maddeleme özeliğini yada kesme (-) işaretini kullanmanız yararınıza olacaktır. 1,2,3 belki biraz sınavda olma hissi yarattığı için negatif olabilir ama bence buda kullanılabilir. Fakat kesinlikle yıldız ay kare vs. gibi şekilleri maddelemek için kullanmayın.

 

Size Ait Bir İmzanız Olsun

İmzanızda olması gerekenler şu şekildedir; özlü söz, motto ve aforizma gibi şeyleri imzanızın alına eklemeyin derim.

İsim, soy isim, göreviniz ve telefon numaranız, size dönüş yapmak isteyen alıcılar için yeterli olacaktır. Ek olarak "Saygılarımla" kısmını ekleyebilirsiniz.

 

Yazarken Espri Yapmayın

Yazı dilinde espriler doğru anlaşılmazsa sonu hüsran olabilir ve yanlış etki yaratabilir.

 

Kültür Farklılıklarını Göz Önünde Bulundurun

Batı ülkelerinin kısa ve doğrudan konuya giren mesaj alışkanlıkları varken doğu kültüründe kendini tanıttıktan sonra konuya girme durumu vardır.

 

Gün Sonunda Yanıtlamadığınız Mesaj Kalmasın

Eğer aynı gün yanıtlayamıyorsanız, inceleyip döneceğinizi iletin. Bu da iş ahlakınızın bir göstergesidir.

 

Geri Bildirim

Eğer size hatalı bir mail gelmiş ise, mutlaka geri bildirimde bulunun. Doğru alıcıyı tanıyorsanız yönlendirin.

 

Yanıt Beklediğiniz Bir Mesaj İçin Hatırlatma Yapın

Eğer karşı taraf konuyu hatırlayamadıysa ilk gönderdiğiniz mail üzerinden dönüş yaparak hatırlamasına yardımcı olun.

 

Emoji Kullanımını Unutun

Dil çıkaran kedi, gözleri patlamış gülen surat vs. koymayın. Emojiler ciddiyetinizi sıfırlar. Özenerek yazdığınız mail ciddiyetini kaybeder.

 

E-postayı Telefonla Yanıtlamayın

Mail'de aktarılamayan detaylı bir konu varsa telefonda konuşun. En önemli noktalardan biri, telefon görüşmesi sonunda özetini 'Telefonda da görüştüğümüz gibi...' şeklinde başlayarak, telefon görüşmesini mail olarak tekrar iletin.

 

Mesajı Kontrol Edip Okumadan Göndermeyin

Kullandığınız e-posta programının imla kontrolüne güvenmeyin. Akıllı telefonların akılsız kelime seçimleri olabiliyor. Otomatik kelime tamamlayıcınız açık ise kontrol etmeden kesinlikle göndermeyin. İmla hatalarına dikkat edin.

 

Gergin ve Sinirliyseniz E-posta Yanıtlamayın

Sakinleşene kadar bekleyin. İlla da yazacağım diyorsanız, yazın fakat göndermeyin en azından bir süre taslaklarda dursun, bir süre sonra tekrar kontrol edin, belki de gereksiz sinirlenmişsinizdir.

 

Noktalama İşaretlerine Dikkat Edin

Ünlem işareti dikkat anlamı içerdiği için önemli konularda ve mümkünse 1 kez kullanın.

Soru işaretlerini arka arkaya sıralamayın, kararsız olduğunuzu ve net olmadığınız gösterir.

Her cümle sonrasında üç nokta (...) koymayın. Konunun bitmediğini gösterir.