Proje Yönetimi Nedir?

Proje, birden fazla yapılacak görev aşamalarının planlandığı, yapıldığı ve tüm bu aktivitelerin belirli bir amaca ulaşmaya yönelik oluşturulduğu faaliyetler bütünüdür.

Projeler, istenen değişiklikleri organize bir şekilde ve daha düşük başarısızlık olasılığı ile yapmamıza yardımcı olur. Bir ortama istenen değişikliği kontrollü bir şekilde uygulama girişimidir. Projeleri kullanarak faaliyetlerimizi planlayabilir ve yapabiliriz.

Proje, bir tür somut veya soyut bir sonuç (benzersiz bir ürün, hizmet, fayda, rekabet avantajı vb.) üretmek için yapılan geçici, benzersiz ve aşamalı bir girişim veya çabadır. Genellikle, belirli bir süre boyunca yürütülmesi planlanan ve maliyet, kalite, performans ve diğerleri gibi belirli gereksinimler ve sınırlamalar dahilinde planlanan bir dizi birbiriyle ilişkili görevi içerir.

Örneğin, mutfak yenilemek bir projedir. Mutfağı yenilemeden önce değiştirmek istediğiniz alanları, yenilenecek kısımları, sürenizi, bütçenizi, tasarımlarınızı ve bunları uygulayabilecek ustaları belirlersiniz. Bunların hepsini iş-zaman-uygulama kapsamında bir düzene oturtarak aşama aşama ilerlersiniz ki işler birbirine girmesin ve her şey sorunsuz devam edebilsin. Burada yaptığınız şey bir planlamadır ve planın bütünü bir projedir. İlk önce eksikler ve fazlalıklar belirlenir, daha sonra tasarımlar yapılır ve devamında bütçe hesaplamaları ile süreç devam ettirilir. Ustalar ile görüşmeler yapılarak zaman planlaması da yapıldıktan sonra riskler hesaba katılır ve proje en uygun olacak şekilde oluşturulmaya başlanır.

Hesaplamalar ve uygulamaların planından sonra ustalara emanet ederek süreç takip edilir ta ki bitene kadar. Bittikten sonra proje tamamlanmış olur. Hayatınızın her alanında küçük veya büyük projelere girişirsiniz; bu projeler kimi zaman mutfaktır, kimi zaman küçük bir dolaptır, kimi zaman da kariyer hayatınızdaki bir girişimdir. Proje, amaca ulaşabilmek için planlamayı ve beraberinde odaklanmayı sağlamaktadır.

Proje yönetimi, ortak bir hedef doğrultusunda bir plâna uyarlanmış etkinliklerin yönetim teknikleri kullanılarak yönetilmesidir. Herhangi bir proje başlangıcında, planlamasında, yürütmesinde ya da kontrolünde proje yönetimi çerçevesinde yapılacak işler bulunur. Bu işlerin profesyonelce yürütülmesi kurumun gelişmişliğiyle doğru orantılıdır. Bu nedenle, şirketler profesyonel yardımlar alırlar. Bizim de bu amaçla ürettiğimiz yazılım ürünleri var. Fakat, yazılım ürünlerimize geçmeden önce Proje Yönetimi süreçlerini daha yakından incelemeliyiz.

İlk olarak, proje yönetiminde gereksinimler ve beklentiler ortaya koyulmalıdır. Gereksinimler ideal hedef göz önünde bulundurarak, beklentilerse gerçekçilikten uzaklaşmayarak belirlenmelidir. Bu aşamadan sonra, hedef açıkça ifade edilmelidir. Reel dünyada rekabet eden şirketler olunduğundan, hedefler de ulaşılabilir olmalı. Aksi takdirde, proje sonucunda hedefe ulaşılamaz ve proje doğuştan başarısız hale gelir. Projenin kapsamı, maliyeti ve sonucunda erişilecek kalite de dikkatle incelenmelidir. Bu noktada, rekabetin doğduğu alanın gerektirdikleri neyse ona göre kapsam, maliyet ve kalite normları belirlenmeli.

Projeyle ilgili plân aşaması kabaca böyledir. Plân yapıldıktan sonra kollar sıvanır, durum artık uygulamaya konmaya muhtaçtır. Uygulamadaki disiplin ve diğerkâmlık uygulama esnasında karşılaşılan sorunları kolayca kotarmaya yardımcı olacaktır. Elbette, her şirket birçok departmanı içinde barındırdığı gibi, projenin de paydaşları bulunur. Projedeki paydaşların yönetimi, projenin ilerlemesi açısından hayati bir öneme sahiptir. Sözgelimi, hiçbir paydaş iş esnasında diğerinden tamamen bağımsız olamaz. Nihayetinde aynı projenin farklı sac ayaklarıdırlar. Böylece, birinin ilerlemesindeki eksiklik diğerini olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle, başlangıçta tanımlanmış gereksinimleri her paydaşta gerekli şekilde karşılamalıdır Proje yöneticisi. Ya da karşılanmasına alan açmalıdır. Burada en kritik zorunluluk, şirketin kaynaklarını bir proje adına olabilecek en optimum düzeyde, en verimli şekilde kullanabilmektir.

Kaynakları ve enerjiyi en verimli şekliyle kullanabilmek için Proje Yönetiminde gerekli aşamaları iyi anlamak gerekir. Şimdi, bu aşamalara özenle eğilmeliyiz.

Proje yönetiminin öneminin ve faydasının etkili bir şekilde anlaşılabilmesi önce yapılmadığı halini düşünmek gerekir. Mutfak yenileme örneğini tekrar ele alacak olursak; planlama yapmadan mutfağı yenilemeye çalışırsanız neler olabilir?

•       Dolapları yaptırdıktan sonra boya yapabilir ve yeni dolaplara sıçratarak mahvedebilirsiniz.
•       Tesisattaki sorunu tüm mutfağı yeniledikten sonra fark edebilir ve yeni mutfağınızı tekrar kırmak zorunda kalabilirsiniz.
•       Dolap kapaklarını yanlış yere takarak vakit kaybedebilirsiniz.
•       Kapak kulplarını dolap siparişinden çok sonra verebilir ve bu yüzden dolaplarınızı bir süre kulpsuz kullanmak zorunda kalabilirsiniz.
•       Tezgah siparişini erkenden verdiğiniz için alt dolap sisteminizin ölçülerine uymayabilir ve bir ikincisini yaptırmak zorunda kalarak maddi açıdan sıkıntıya düşebilirsiniz.

Bunun gibi birçok sorun, plansız bir projede ortaya çıkabilir ve problemler çözümsüz kalabilir veya daha büyük problemlere yol açabilir.

Bir projeyi baştan sona yönetmenin temelleri, farklı yetenek ve becerilere sahip bireylerden oluşan bir ekip gerektirir. Bu kişiler proje hedeflerini planlamak ve yürütmekten sorumludur ve bu sadece işçilik ve malzemelerden fazlasını gerektirir. Her proje bir Proje Yaşam Döngüsünü takip eder.

Proje Yönetiminin Önemi

•       Bir plan tanımlanabilir ve kaos düzenlenir
•       Çizelge ve plan oluşturulur
•       Ekip çalışması teşvik edilir
•       Kaynaklar en üst düzeye çıkarılabilir
•       Entegrasyon yönetilebilir
•       Maliyet kontrol edilebilir
•       Değişimi yönetilebilir
•       Kaliteyi yönetilebilir
•       Bilgi saklanır ve tekrar kullanılabilir

İşletmelerde projeler, çok daha karmaşık olabilmektedir. Onlarca, yüzlerce belki de binlerce iş planı tanımlanması gerekir ve işler karmaşıklaşabilir. Bu noktada proje yönetiminin önemi devreye girmektedir. Proje yönetimi yapıldığı zaman riskler netleştirildiği için sorunlar gerçekleşmeden önlenebilmektedir. Yüzlerce veya binlerce çalışanın organize bir şekilde çalışmasını sağlamak sadece düzgün yapılmış bir plana bağlıdır. Diğer türlü işlerin çığrından çıkması an meselesidir ve firmanın zarara uğraması kaçınılmazdır.

Proje yönetimi, doğru yapıldığında, işletmenin her bölümünün daha sorunsuz çalışmasına yardımcı olur. Ekibinizin, işlerin yoldan çıkmasının veya kontrolden çıkan bütçelerin neden olduğu dikkat dağınıklığı olmadan, önemli işe odaklanmasına olanak tanır. İşletmenin çıktılarını gerçekten etkileyen sonuçlar elde etmelerini sağlar. Ve çalışanların, yaptıkları işin şirketin stratejik hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu görmelerini sağlar.

Başarılı bir proje yönetiminin alamet-i farikası başlangıçta belirlenen kısıtlara uygun şekilde projeyi tamamlamaktır. Bunun yanında, proje finansörünün veya müşterinin memnuniyetinin ölçüsü de proje başarısını etkileyen faktörlerdendir.

Başlangıçta belirlenen kısıtlar elbette zaman ve maliyettir. Projenin kısıtlı zaman içerisinde gerçekleştirilen bir süreç olduğunu önceden belirtmiştik. Bu zamana uyulmamışsa proje başlangıçtaki hedefinden sapmış demektir. Elbette, planlanan süreçte tahmin edilemez bir durumdan dolayı zamansal hedefe ulaşılamamış olabilir. Bu durumda, sonuçlar not edilmeli ve sonraki benzer projelerde bir kazanım olarak bu öncül de göz önünde bulundurulmalıdır.

Şirketlerin diğer önemli kaynağı elbette kapitaldir. Maliyet hedefinin üzerine çıkılmışsa bu durum şirkete ek bir külfet olur. Hem de planlanmamış bir külfet! Elbette hiçbir yönetici ya da CEO bu durumla karşılaşmayı istemez. Bu yüzden, planlanma döneminde özenle hazırlanmış maliyet aksiyonuna proje yönetiminde dikkat edilmelidir. Aksi takdirde bunun adı başarısızlık olur. Ayrıca, diğer önemli noktaya gelirsek, hedeflenen maliyetin çok altında bitirmek de başarısızlık olarak görülebilir. Çünkü planlama aşamasında rekabetin gerektirdiği kalitenin de göz önünde bulundurulmasından söz etmiştik. Maliyetin çok aşağısında kalınmışsa, kaliteden ödün verilmiştir. Bu durumda da kalite hedefine ulaşılamaması projenin niyetini kötü etkiler. Bu da proje yöneticilerine gerekli bir uyarımızdır.

İşte, Proje Yönetimi genel olarak yukarıda anlattıklarımızın bütünüdür. Kurumsal dünyada profesyonelliğin işlerliğinin öneminden daha da bahsetmek abes kaçar. Bilinen o ki, şirketler ve kurumlar dijital dönüşüm kapsamında destek almak adına profesyonel yardımlara çokça başvuruyorlar. Albert Solino olarak, yazılım ürünlerimizi Corvisio ve Prosoftly'de topladık. Yönetim araçlarına katkıda bulunmak için ürettiğimiz birçok yazılım ürünü bulunuyor.

Proje Yönetimiyle de ilişkisi bulunan İşletme Yönetimi Yazılımı (Business Management Software), şirketler için büyük kolaylıklar sağlıyor.

İyi bir proje yönetiminin faydalarından sadece birkaçı:

Zaman ve paradan tasarruf

Doğru planlama ile işinizin zamanında ve bütçe dahilinde teslim edilmesini sağlayabilirsiniz. Proje yönetimi yöntemlerini kullanarak, projenizin yolculuğunu en başından haritalayabilir ve son tarihlerin - ve öngörülen harcamaların - nereye düşeceğini önceden bilebilir, böylece kaynaklarınızı daha verimli bir şekilde tahsis edebilir, gecikmelerden ve fazla harcamadan kaçınmanıza yardımcı olabilirsiniz.

Dahili iletişim gelişimi

Birlikte çalışmak zor olabilir. Daha verimli proje yönetimi süreçleriyle, ekipler veya departmanlar arasında çalışırken bile işbirliğinin karmaşıklığını azaltabilir, şeffaflığı artırabilir ve hesap verebilirlik sağlayabilirsiniz.

Daha iyi iş kararları

Projenizin nasıl ilerlediğine dair daha net kayıtlarla, kaynaklarınızın nerede harcandığını, neye öncelik vermeniz gerektiğini ve ne zaman ve yoldan sapma riskiyle karşı karşıya olup olmadığınızı daha iyi anlarsınız. İyi proje yönetimi, sorunları sorun haline gelmeden tahmin edebileceğiniz, darboğazları önleyebileceğiniz ve daha akıllı, veri odaklı kararlar verebileceğiniz anlamına gelir.

Başarıları tekrarı

Proje yönetimi, yüksek performansı ölçeklendirmenize ve ekibinizin en iyi uygulamalarını geliştirmenize yardımcı olur. Önceki projelerden alınan verileri ve öğrendiklerini kullanarak, ekibinizin nerelerde mükemmel olduğunu ve nerede iyileştirme yapılabileceğini tespit edebilirsiniz. Ve KPI'larınızı ölçerek, ekibinizin projeden projeye göre nasıl performans gösterdiğini anlamak için kişiselleştirilmiş karşılaştırmalar oluşturabilir ve takip edebilirsiniz.

Örneğin Ar-Ge projesi yapıyorsunuz ve Ar-Ge projesinin çok fazla detayı var; üniversiteden işbirliği alıyor olabilirsiniz, belirli testler ve tasarım çalışması yapıyor olabilirsiniz ve tüm bunların hepsinin hızlı bir şekilde yapılması gerekir ve bu süreçte çok fazla sorunla karşılaşabilirsiniz. Bu sürecin en büyük dostu doğru yapılan bir proje yönetimidir. 

Proje yönetimi;

•       Karmaşık süreçlerin en verimli şekilde yönetilmesini sağlamaktır.
•       İstenilen sonuca en sağlıklı yoldan gidilmesine olanak tanır.
•       Kaynakları etkili ve verimli şekilde kullanılmasını sağlar.
•       Zamanlama ve bütçe tarafında etkili bir yönetim sunar.
•       Yapılan işin kalitesini artırır.
•       Amaca ulaşma ihtimalini artırır, riskleri azaltır.

Projeler, amacınıza ulaşmak komplike süreçlerden geçiyorsa yapılması ve uygulanması gereken bir faaliyettir. İşletmenizin web sitesini yenilemek bile bir projedir ve bu projede ilk adımınız sitenize eklemek istediğiniz veya çıkarmak istediğiniz bölümlerin belirlenmesinden geçer. Örnek olarak, blog, video, forum gibi bölümlerin eklenmesi verilebilir. Kapsam genişledikçe proje yönetimine ihtiyaç artar. Çünkü kapsam genişledikçe farklı bileşenler ve paydaşlar devreye girer ve işlerin kontrolden çıkmaması için planlama ve proje yönetimi gereklidir.

Örneğin insan kaynakları organizasyonu tarafında yeniliğe gideceksiniz. Yeni departmanlar ve yeni bölümler oluşturma tarafında proje başlatırsınız. Ulaşmak istediğiniz hedef birden fazla kişiyi ve bileşeni içerdiği için proje yönetimi yapmalısınız. Fakat zam oranlarının belirlenmesi gibi yıllık veya aylık bazda yapılan bir durumu proje kapsamına sokmadan taktiksel yürütebilirsiniz.

Ürün geliştirme ve ürün iyileştirme de proje yönetimine örnek olarak verilebilir. Proje, sürekli olmayan gelişimler sırasında bir noktadan farklı bir noktaya adım atma noktasında yapılması gereken bir planlamadır. Proje örneklerinden bazılarını şu şekilde sıralayabilir;

•       Yalın yönetim projesi
•       Kurumsallaşma projesi
•       Bireysel performans sisteminin oluşturulması projesi
•       Dijital dönüşüm projesi
•       İnsan kaynakları organizasyon şeması projesi
•       Ürün geliştirme ve ürün iyileştirme projesi

Yapılan değişikliklerin büyüklüğüne ve kapsam alanına göre oluşturulan projeler, işletmenizde işlerin daha sağlıklı devam etmesine ve sonuçların daha verimli çıkmasına olanak sağlar.

Proje yönetimini, projenin tüm paydaşları ile beraber proje yöneticisi yapmaktadır. Proje yöneticisini orkestra şefi olarak düşünebilirsiniz. Orkestra şefi keman, çello veya piyano çalmayı bilmeyebilir fakat önemli olan onları çalamaması değil onların ahenkle çalınmasını sağlamaktadır. Proje yöneticisi de projede, ekibindeki paydaşlarına doğru iş dağılımını yaparak zamanında doğru bir şekilde teslim edilmesinden sorumludur. Örneğin, web site tasarımında proje yöneticisinin iş akışını doğru planlaması çok önemlidir. Tasarım ekibi tasarımları hazırladıktan sonra yazılım ekibine iletir, yazılım ekibi tasarımların referanslığında codları yazar ve test ekibine gönderir. Bunların akışında bütün süreç, doğru bir sıralamada ilerler. Proje yöneticisi de bu akışı tasarlamakta ve çıktıları kontrol etmektedir.

Tanımlama: Projenin tanımlanması, maddi kaynaklarının belirlenmesi, gerekli altyapısal çalışmalarının tamamlanması, projenin gerçekleştirilmesine ilişkin nihai kararın verilmesi, proje ekibinin oluşturulması ve görev tanımlarının yapılması.

Planlama: Projeyi oluşturan faaliyetlerin ve faaliyetler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi. Proje faaliyetlerine ilişkin süre, kaynak ve maliyet analizlerinin yapılması, bu aşamanın en önemli özelliklerindendir. Gerçekten de, en önemli aşama, planlama aşamasıdır. Çünkü projede yer alacak her bir faaliyetin süresinin hesaplanması, bu faaliyetin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynakların tahmin edilmesi, faaliyetler arasında ne tür bir ilişkinin olduğunun saptanması bu aşamada yapılır. Bu faaliyetin gerçekleştirilmesinden sorumlu kişi ve birimler ile faaliyetlerin tamamlanacağı tarihlerin belirlenmesi gerekmektedir. Böylelikle proje planının bir modeli ortaya çıkartılarak uygulamaya hazır hâle getirilir.

Uygulama: Bu aşamada proje, planlandığı üzere uygulanmaya başlanır. Proje faaliyetleri öngörülen süre ve kaynaklar dâhilinde ve sorumlu kişi ya da birimlerce gerçekleştirilir. Uygulamada disiplin ve farkındalık esastır. Aksi takdirde, projenin gereklilikleri es geçilebilir. Ki bu projenin genelini olumsuz etkiler.

İzleme ve Kontrol: Projenin gidişine ilişkin gösterge ve verilerin toplanması, bunların yapılan planlarla karşılaştırılması, sapmalar hâlinde bu sapmaları düzeltmek için gerekli kararların verilmesi ve önlemlerin alınması işlemlerini içerir.

Bu süreç bir döngüdür. Buna Planla>Uygula>Kontrol et>Önlem al (PUKÖ) döngüsü de denir.

PMP, proje yönetim enstitüsünün vermiş olduğu bir sertifika programıdır. Buradaki amaç, dünya çapındaki proje yönetim safhalarını standartlaştırmaktır. Belirli bir standart çerçevesinde proje yönetimini tüm dünyada belirli bir yöntemle ilerlemesini sağlanmaktadır. Bu sayede proje yönetimi daha anlaşılabilir olmakla beraber herkesin doğru noktada buluşabildiği bir alan olmaktadır.