İş Hayatında Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır?

Öncelikle okuyan tarafta “Bu profesyonelce yazılmış bir email” fikri uyandıracak esas içerik unsurlarına kısaca göz atalım: 

• Konu Satırı
• Hitap
• Net İçerik
• Kolay Okuma
• Üslup
• Son Kontrol
• Kapanış

Şimdi bu konu başlıklarını detaylandıralım:

Konu Satırı: İngilizce’de “subject line” olarak da bildiğimiz ve eposta pazarlaması konularında sıklıkla yer verilen konu satırları e-postayı alan kişiye doğru mesajı iletmek için esas olan unsurların başında gelir, çünkü e-mailin içeriğinin ne ile ilgili olduğuna dair bir ilk bakış sunar. Bu bağlamda, profesyonel maillerin konusu açık ve öz olmalıdır, konu kısmına emailin içeriğini yansıtan bir başlık yazılmalıdır. 

Hitap: Her e-posta mutlaka bir hitap satırı ve giriş içermelidir; bu ister “Sayın” ya da “Sn.” Olsun, ister daha yakın tanıdıklarınıza basit bir merhaba, ya da isterseniz iyi dilekler ile başlayın… Gönderdiğiniz e-posta, alıcıya hitap edecek şekilde başlamalıdır. Belirli bir kişiye gönderiliyorsa kişinin adını veya soyadını kullanarak bir hitap cümlesi oluşturun. Mail alıcısının bilinen, belli bir unvanı varsa bunun da mutlaka isimden önce eklenmesi gerekir. Örn; “Sayın Prof. Dr. Hayri Durmaz’ın İlgisine,” gibi. 

İçerik: Profesyonel e-postanın içeriği net, anlaşılır ve öz olmalıdır. Uzun ve karmaşık cümlelerden kaçınılmalıdır. İnsanlar genellikle gereksiz bir şey okumak istemediklerinden ötürü e-postanızın ana gövdesini yalnızca gerektiği kadar uzun olduğundan emin olun. 

Okumayı kolaylaştırın: İçeriğinizin karşı taraf açısından anlaşılır olması adına paragraflar arasında girintiler veya boşluklar bıraktığınızdan emin olun. Girintiler önemlidir çünkü yeni bir fikir sunduğunuzu görsel olarak da ifade eder. 

Üslubunuza dikkat edin: Profesyonel hayatta bir kişiye e-mail yazarken, kime hitaben yazdığınızı ve o kişinin iş hayatında konumunu aşağı yukarı biliyor olmanız önemlidir. Aynı konuya dair farklı kişilere gönderilen epostalarda yazım tonunuzu uygun gördüğünüz biçimde ayarlamanız elzemdir. "Ne söylediğin değil, nasıl söylediğin önemlidir" sözünü sadece profesyonel eposta yazarken değil iş hayatınızın geneline uygulayabilirsiniz. Ayrıca e-mailde kullanılan dilin yanı sıra yazım, imla ve gramer hatalarının bulunmamasına özen gösterilmelisiniz. 

Nazik Olun: E-postalarda her zaman nazik olmayı unutmayın, özellikle karşınızdaki kişiler size bir yanıt vermek için zaman ve mesai ayıracaklarsa. Bu karşılığından ödeme yaptığınız bir firma dahi olsa, nihayetinde o maili bir insanın okuyup sizin işiniz için aksiyon alacağını unutmayın. 21 yüzyılda dahi maddiyatın halen satın alamayacağı şeyler vardır, samimi ve asgari nezaket gibi. 

E-postayı Yeniden Okuyun: İnsanlar genellikle "gönder" "ilet" butonuna basmadan önce yazdıkları içeriğe son kez göz atmayı atlarlar. Ancak yazdığını e-posta ne içeriğine dair olursa olsun son bir kontrol yaygın bir uygulama olmalıdır. E-maili yeniden okumak, olası hataları en aza indirger ve “gönder” butonuna bastıktan sonra yaşayacağınız pişmanlığı da azaltır. 

Kapanış: Email içeriğinizi sonlandırırken kısa ve kibar bir bitiş eklemeyi unutmayın. Türkçe’de hitap ettiğiniz kişilere, kademelere göre değişkenlik göstermekle birlikte genel kullanımlar “ Saygılarımla” “Arz ederim” “Bilgilerinize” “ Teşekkür eder, İyi çalışmalar dilerim” “İyi çalışmalar” gibi kapanış ifadeleri kullanılmaktadır. Bu ifadenin altına e-postayı alacak kişilerin sizi tanımaları, hitap etmeleri ve geri dönüşü yapmaları için imzanızı eklediğinizden emin olun. İmzanız varsa çalışma unvanınız ya da titrinizi, firmanızın adını ve iletişim bilgilerinizi net biçimde içermelidir. Önceden hazırlanmış ve ayarlanmış imza şablonları işinizi hem kolaylaştırır hem de süreci otomatize ederek her seferinde tekrar imza ekleme derdinden sizi kurtarır. 

Konu başlığından ve hitaptan itibaren kapanış  imzasına kadar tüm email gönderim süreçlerinizi Mailsoftly ile otomatize edin ve hızlandırın! Kişiselleştirilmiş ve profesyonel iş mailleri için şimdi Mailsoftly’yi denemenin tam zamanı!

Profesyonel iş maillerinde neler olması gerektiğine kısaca değindik; şimdi bir de nelerin olmaması gerektiğine kısaca göz atalım: 

Yazı Tipi Stili: “Basit her zaman en iyisidir!”(Simple is the Best!) ve bu kural email oluştururken de geçerli. Yazı tipini seçerken aşırı süslü ve şık kullanımlardan uzak durun; romantik bir web sitesi için uygun olabilecek bu fontlar iş e-postalarınızı daha az profesyonel ve çiğ göstermekten başka bir işe yaramaz. Okuyucular iletmek istediğiniz mesajın kendisinden uzaklaşarak ve dalga geçtiğinizi dahi düşünebilirler. Hele ki 90’larda bir şaka unsuru olarak yer eden Comic Sans’tan mutlaka kaçının.  

Ayrıca kalın ve italik harflerin gereğinden fazla kullanılması da e-postanızı esas amacından saptırabilir. her şeyi vurgulamak, okuyucuları iletilerin hayati kısmından uzaklaştırır ve nihayetinde E-mailiniz dağınık görünür. 

Büyük Harf: Profesyonel bir e-posta yazarken büyük harf, yani CAPS kullanmayın; herkes bilir ki büyük harf kullanmak agresifliğe, işarettir ve maalesef profesyonellikten uzak bir imaj çizer. Ayrıca CAPS aşırı heyecan da ifade edebilir unutmayın ki genellikle profesyonel e-postalar pek duygu içermez. Eğer karşı taraf ile gemileri yakmıyorsanız Caps’ten uzak durun. 

Emojiler: Hepimiz emojileri öyle ya da böyle seviyor ve günlük yazışmalarda kullanıyoruz. Fakat emojilerin iş hayatında özellikle profesyonel e-postalarda yeri olmadığına emin olabilirsiniz. Siz siz olun hele ki karşı tarafı tanımıyorsanız, sevimli görünmek için bile olsa emoji kullanmayın.

Profesyonel iş mailleri için tüm içeriksel adımları tamamladıysanız toplu mail gönderimine ya da e-posta pazarlamasına geçmek sizin için artık çok daha kolay. Çünkü neyi nasıl yazacağınızı bir kez öğrendikten sonra geriye kalan içeriğinizi kontakt listelerinize göre kişiselleştirmek ve email gönderim süreçlerinizi otomatikleştirmekten ibaret!