Performans Değerlendirme Formu Nedir?

Performans değerlendirme formları, şirketin ve şirket çalışanlarının güçlü ve zayıf yönlerini öne çıkaran, değerlendirme sürecini hızlandıran ve bu bağlamda maliyetleri düşüren formlardır.
Performans değerlendirme sadece çalışanların performansını ölçmek için yapılmaz. Performans değerlendirme, iş analizinin yapılmasına, mevcut süreçlerin yanlış ya da eksik yanlarının tespit edilmesine de olanak sağlar.
Performans değerlendirme sisteminin amacı; başlangıçta doğru eleman seçilmesini, bu elemana doğru hedefler konulmasını, bu hedefler doğrultusunda personellerin eğitilmesini, eğitilen personelin kısa veya uzun vadeli belirli bir kariyer çizgisini takip etmesini destekler.  Aynı zamanda şirketin varlığı açısından tek bir amaca odaklanmasını sağlarken, şirket verimliliğinin artması ve şirketin varlığının devamlılığı amaçlanır.
Performans değerlendirmesi sonucunda ödüllendirme sisteminin de hakkaniyetli olmasını sağlamak adına bu formlardan yararlanırız. Bunun dışında, terfi, rotasyon gibi süreçleri yönetirken bize ışık tutar ve süreçleri doğru yönetmemizi sağlamamıza vesile olur.
Formları hazırlarken temel amacın motivasyonu artırmak, adaleti sağlamak, çalışanların şirket hedeflerine katkı sunabilir tutumlara teşvik etmek, iş analizi yapmak olduğunu unutmamak gerekir.

 

Performans Değerlendirme Yılda Kaç Kez Yapılmalıdır?

Performans değerlendirme yılda en az bir kez yapılmadır, mümkünse 2 kez yapılmalıdır.
Performans değerlendirmesi, sadece dönem sonunda yapılan bir değerlendirme değildir. Belirlenen dönemleri kapsayacak şekilde ara değerlendirmeler de yapılması da fayda sağlayacaktır. Ayrıca personellerin yetenek ve iş başarma kapasiteleri hakkında bir takım sonuçların elde edilmesine yardımcı olması amaçlanır. Böylece personellerin veya işletmelerin performanslarına bakarak başarı seviyeleri ölçülebilir.
Performans değerlendirmesi yaptıktan sonra öncelikle gelişim sağlıyor olmalısınız. Bu kapsamda ödüllendirme sistemi ile performans değerlendirme sistemini desteklemeniz önerilir.

Performans Değerlendirme Formunun Avantajları 

• Form düzenlemesi performans değerlendirme sürecinin kayıt altında tutulmasını sağlayacaktır.
• Tek tip değerlendirme olanağı sağlayacaktır. Bu da adil yaklaşıma olanak sağlar.
• Değerlendirme sonucu veri analizi yapma, aksiyon almada veriler üzerinden yol izlenmesine olanak sağlayacaktır.
• Form düzenlenmesi, zamandan tasarruf etmemizi sağlayacak ve operasyonel maliyetleri düşürecektir.
• Gelişim sürecini takip etme açısından, geriye dönük kayıtları tutabilme ve karşılaştırma olanağı sağlayacaktır.

Bunun dışında performans değerlendirme yöntemleri mevcuttur. Bunlar şöyle sıralanabilir

1.   90 Derece Geri Bildirim: Yöneticilerce Değerlendirme
2.   180 Derece Geri Bildirim: Yöneticilerce Değerlendirme, İş Arkadaşlarınca Değerlendirme
3.   270 Derece Geri Bildirim: Yöneticilerce Değerlendirme, İş Arkadaşlarınca Değerlendirme Astlarca Değerlendirme
4.   360 Derece Geri Bildirim: Yöneticilerce Değerlendirme, İş Arkadaşlarınca Değerlendirme Astlarca Değerlendirme

 Performans değerlendirme formunuzu da bu yöntemlerden hangisini kullanıyorsanız, o yönteme uygun şekilde düzenlemelisiniz. Önerilen 360 derece performans değerlendirme yöntemidir ve buna uygun olan da 360 derece performans değerlendirme formudur.
360 derece performans değerlendirme yönteminin önerilmesinin sebebi ise: personelin performansının; Personelin iş arkadaşlarından, yöneticilerinden, üstlerinden, kendisine doğrudan rapor verenlerden (astlar), iç ve dış müşterilerinden, parçası olduğu proje takımlarının diğer üyelerinden ve de kendisinden derlenen spesifik iş performansı bilgilerinin ışığında değerlendirilmesini sağlamasıdır.

 

Doğru Bir Performans Değerlendirme Formu Nasıl Hazırlanmalıdır? 

• Performans değerlendirme sistemlerinin çeşitleri vardır, formlar; alanlara ve unvanlara göre çeşitlilik gösterebilir fakat ön koşullarını şu şekilde sıralayabiliriz;
  İstenilen bilgilerin, belirlenen hedef ile doğru orantılı olması gerekir. Örneğin, liderlik performansını ölçmeye çalıştığınız iş yeri ya da kişiye hazırlanan ifadeler ile hedeflere ulaşmada bireysel özellikleri ölçmek için kullanılan ifadeler farklı olacaktır.
• Performans değerlendirmesi yaparken bunu bir belgeye dayalı yapmalısınız. Bu değerlendirme, değerlendiricilerin bir kanıtı ve derecelendirmelerinin temelini oluşturur.
• Form hazırlarken belirli standartlarınız olmalı ve bunlar net, anlaşılır olmalıdır.
• Hedefleriniz motive edici, zamana bağlı ve ölçülebilir olmalıdır.
• Formlarınızın formatı pratik basit, açık, adil ve objektif olmalıdır. Uzun ve karmaşık formatlar zaman alıcı, zor anlaşılırlardır ve çok yararlı bilgi vermezler. Hatta bunun tersinde faydasız değerlendirmelerini içeren formatların genellikle olumsuz sonuçlara yol açtığı sonucuna varılmıştır.
• Form çıktılarının veriler halinde analiz edilmesine olanak sağlaması gerekir.
• Form değerlendirme yönteminin, performansa dayalı ve tek tip olmasına olanak sağlamalıdır. Bunun için kriterler ile değerlendirme davranışlarının gözlenebilir ve ölçülebilir özelliklere dayandırılması gerekir.
• Form uygulaması, değerlendirme tekniklerinin uygulanması kolay ve düşük maliyetli olmalıdır.
• Değerlendirme sürecinde istenen davranış veya beklenen sonuçların doğru iletişim kanalıyla bildirilmesi önemlidir, bunun yolu da iletişimdir. İletişim ayrıca, personellere ve değerlendiricilere önemli geribildirim aracı olma özelliği de taşımaktadır.
• Formlar hazırlanırken ve değerlendiricilerin kişisel önyargılarına yer verecek şekilde tasarlanamamalıdır. Tek tip ve adil olması açısıdan bu önemlidir.
• Formlar personele geri bildirim yapmaya olanak sağlamalıdır, geri bildirim motivasyonu artırır ve gelişimi sağlar.
• Etkin bir performans değerlendirme sisteminde personelin hedeflerini açık bir şekilde belirtmek son derece önemlidir. Hedef beklentilerin net olması gerekir, örneğin personelin performans değerlendirmesini yapıyorsak
  a) Personelin ne gibi bir görevi olması bekleniyor?
  b) Personel bu görevi ne kadar iyi yaptı?
  c) Personel performansını nasıl geliştirilebilir?
  d) Personelin ödülü ne?
  gibi ifadeler yer verebiliriz.

Formlar bölüm ve unvanlara göre farklılık gösterebilir. Örneğin, yöneticiler için hazırlanmış bir performans formunda aşağıdaki ifadeleri 1-5 arasında değerlendirilmesi istenebilir; 

• Mesleki yeterlilik: İş bilgisi, verimlilik, iş kalitesi, sorumluluk, problem çözme ve üretkenlik
• Davranışsal yeterlilik; insan ilişkileri, organizasyon becerisi, öğrenmeye yatkın olma, girişimcilik ve yeniliklere yatkın olma, takım çalışması, vatandaş ve çalışan odaklılık
• Bireysel yeterlilik; karar alma, programlı çalışma, işe bağlılığı, esneklik
• Yöneticiler için kriterler; pozitif düşünme, rehberlik ve geliştirme, analitik olma/problem çözme becerileri, yetkilendirme, değişen şartları kavrama ve uygulama