Performans Değerlendirme Nedir? Performans Değerlendirme Yöntemleri Nelerdir?

Performans, bazen performansın ölçülmesine ve verimlilik standartlarının oluşturulmasına atfedilir. Ancak şirketlerin kendilerini geliştirmeleri için kendilerini ölçmeye çalıştıkları zamanda, performans ölçümü, yönetim süreçlerine entegre edilerek kaynakların daha iyi planlanması teşvik edilebilir ve motive edici bir performansın temeli olabilir.

İş yerinde başarılı olmak, her şeyden önce iş sözleşmenizin gereklerini yerine getirmek demektir. Esasen, bir görevin, işlevin veya işin performansında bireysel veya ekipsel olarak beklenen bir sonuçtur.

Bu nedenle performans, asgari olarak şunları gerektirir:
-Sunulan ürün veya hizmetlerin kalitesi
-İş verimliliği
-Kaynak verimliliği

Değerlendirme, bir kuruluşun çalışanlarının mesleki gelişimini izleyen insan kaynakları yönetimi aracıdır. Çalışanları, yönetim ekiplerini ve İK departmanlarını içerir. Çoğu şirkette, değerlendirme, bir derecelendirme tablosunun veya bir değerlendirme anketinin tamamlanmasıyla birlikte (genelde) yıllık değerlendirme görüşmesi şeklinde yer alır. Yetenek yönetimi, beceri geliştirme, performans izleme ve eğitim yönetimi, çalışan değerlendirmesinin konularıdır.

Personel performans değerlendirmesiyse bir yöneticinin, çalışan performansını gözden geçirme fırsatıdır. Yönetici, önceden belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol edebilir ve çalışanın ve şirketin performansını optimize etmek için yapılması gereken iyileştirme alanlarını belirleyebilir.

Performans değerlendirme, organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumlu bireysel ve ekip hedeflerin belirlenmesi ile performansı planlayarak, ilerlemeyi gözden geçirip değerlendirdikten sonra, insanların bilgi, beceri ve yeteneklerinin gelişmesini sağlayan bir iyileştirme yöntemidir.

Değerlendirme, finansal performansı, üretkenliği, çalışanları elde tutmayı ve şirket kültürünü etkileyebileceğinden, kuruluşunuz için kritik bir odak noktası olmalıdır. Performans yönetiminin diğer faydalarından bazıları daha fazla verimlilik, hesap verebilirlik ve çalışan memnuniyetini içerir. Ayrıca, beceri boşluklarını belirlemenin, iyi yönetim tekniklerini yansıtmanın ve geliştirme planlaması için veri sağlamanın yararlı bir yoludur.

Etkili bir performans yönetimi süreci, stratejik hedeflerle bireysel hedefler arasında bağlantı kurarak çalışanların iş hedefleri doğrultusunda çalışan bağlılığı hissetmeleri ve sürekli iyileştirmeleri için motive eder. Örneğin, ana iş hedeflerinizden biri, zaman alan yoğun işleri azaltmaksa, bu, değerlendirme süreci boyunca yönetici ekibinizle görüşebileceğiniz bir şeydir. Performans yönetiminin tanımı, organizasyonel ve kişisel gelişim hedeflerini desteklemek için bir yönetici veya denetçinin bir çalışanla buluştuğu veya tartıştığı süreçtir. Genellikle performans yönetimi, stratejik hedeflere ve performans iyileştirmeye yönelik ilerlemeyi kontrol etmek için yıllık çalışan incelemeleri ve düzenli iletişim içeren bir değerlendirme sürecini içerir.

Performans yönetimini tartışırken, birçok kişi hemen yıllık performans değerlendirme sürecini düşünür. Ancak performans değerlendirmesi, performans yönetimi olarak kabul edilenin yalnızca bir bileşenidir. Performans yönetiminin en iyi tanımlarından biri, Michael Armstrong tarafından Armstrong performans yönetimi döngüsünü dikkatli ve sade bir şekilde ortaya koyan Handbook of Performance Management 'da verilmiştir:

Bireysel Performans Değerlendirme Sistemi Nedir?

 Kuruluşlar büyüdükçe, yöneticiler ve ekipler, hedef belirlemek ve bireysel performansı ölçmek için standartlaştırılmış bir performans yönetimi sürecine ihtiyaç duyar. En iyi durumda, performans yönetim sistemleri şirket kültürünüz ve stratejinizle uyumlu, yetenek yönetimine yardımcı olmalı ve yöneticiler, çalışanlar ve ekipler için bir performans değerlendirme aracı olarak hizmet etmelidir. Kötü uygulanan bir performans yönetimi sistemi anlamsız olabilir, çalışanların motivasyonunu bozabilir, karar verme sürecini yavaşlatabilir, kariyer gelişimini engelleyebilir ve aksi takdirde temel girişimlerinizi ve başarı faktörlerinizi karşılamanıza yardımcı olacak önemli işlerden size alıkoyabilir. En iyi performans yönetimi sistemleri, çalışan gelişimini destekler, yapıcı geri bildirim sağlar, temel sonuçları etkin bir şekilde ölçer ve şirketin her katmanında şeffaflık sağlar.

Performans değerlendirme süreci, ekipleri ve bireysel çalışanları hedeflerine ulaşma konusunda sorumlu tutarken kullanımı kolay olmalıdır. İnceleme süreci, sonuçları ölçmek için performans yönetimi yazılımında bulunanlar gibi net hedef belirleme araçları ve izleme yöntemleri de içermelidir.

Şirketler Neden Bireysel Performans Sistemi Kurmaya İhtiyaç Duyar?

“Zaten ben yöneticiyim, bu şirketin patronuyum, ben iyi ile kötüyü ayırt edebiliyorum, zaten 10 kişi var insanları biliyorum.” diyen şirket mantığı, bu dönemde çok verimli sonuçlar alamıyor. Verilerin depolandığı sistemlerin çağında, ne yazık ki söz uçuyor yazı kalıyor.

Şirketinizde bir kişi var ve beklentiden fazla performans sergiliyor. Fakat diğer tarafta bulunan çalışanınız sadece kendine verilen görevleri yapıyor, belki bekleneni karşılıyor belki karşılamıyor. Bu durumda iyi çalışanınız ile gelişime açık çalışanınızı bir tutarsanız bunun iki tane başlıca etkisi olur;

• Birincisi, şirket olarak kötüyü içeride iyileştirmeden uzun süre muhafaza ederseniz, size negatif dönüşü olacaktır.
• İkincisi, iyi çalışan “ben her zaman iyi performans gösteriyorum fakat hiçbir farkım olmuyor diğerlerinden” düşüncesine kapılır ve şirketten ayrılır. Burada en önemli nokta, iyi performans gösteren çalışanlarınız şirketinizden ayrıldıklarında, onların yerine aynı yetkinlik seviyesinde birini bulmanız, onları elde tutmaktan çok daha maliyetlidir. Dolayısıyla şirketinizde, bireysel performans değerlendirmesi yapmayarak iyi olan çalışanlarınız hem kendi açısından, hem şirketiniz açısından kötü etkilenmiş oluyorlar.

Çalışanlarınızın performansının kurumsal hafızanızda hiçbir kaydı olmazsa, sadece yöneticilerinizin kafasında olursa ve o yöneticiler şirketten ayrılırsa, performans sürdürülebilir olamaz.

Algılardan bir diğeri de “performansı düşük olan çalışanlar fark edildiği zaman işten çıkarılacak”. Aslında tam tersine, durum avantaja çevrilerek fark edilen eksiklikleri giderebilir ve o insanların kendini iyileştirmesi sağlayarak geliştirebilirsiniz. Şirket yöneticilerinizin bu algıyı çalışanlarınıza empoze etmeleri çok önemlidir.

Bireysel performans yönetimi süreçleri, çeşitli süreçler ile entegredir. Peki, şirket yöneticileri, insan kaynakları müdürleri vs. neden çalışanların performans takiplerine ihtiyaç duyar? Şirketinizin mevcutta stratejik hedefleri bulunur. Buna bağlı olarak çalışanlarınızın performanslarını takip ederek stratejilerinize uyumlu hale getirmeniz gerekir. Bunun için yapabileceğiniz şeyler aşağıdaki gibidir;

• Eğitim planları oluşturmak
• Geliştirmek istediğiniz çalışanlarınıza kariyer planlamaları yapmak
• Üstün performans gösteren çalışanlarınızı yetenek yönetim programlarına almak
• Ayrılma riski bulunan veya kritik pozisyonda çalışan elemanlarınız için yedekleme mekanizmalarınızı devreye alarak oluşabilecek krizin önüne geçmek

Sadece sezgisel olarak yaklaşmak hem şirketinize hem de çalışanınıza profesyonel sonuçlar vermez. Bu yüzden, şirketinizde adil yönetimi ortaya koymalı, adaleti sağlamalı, takip edilebilirlik ve stratejilere ulaşım göstermek amacıyla bireysel performans yönetimi süreçlerini devreye almanız gerekir. Ancak bu şekilde sağlıklı operasyonlar yönetebilir ve şirket çıktılarınız çalışanlarınıza bağlı olarak kalite farkı gösterir. Böylelikle, müşterilerinize sağladığınız hizmetlerde gelişim sağlayabilirsiniz.

Şirketler bireysel performans yönetimi projesine başlamadan önce çalışanlarına nasıl bir mesaj vermelidir?

Şirketlerin en dikkat etmesi gereken noktalardan biri de bu süreci çalışanlarına sağlıklı bir şekilde anlatmak ve çalışanının korkusunun önüne geçmektir. Psikolojik olarak insanlar,  yöneticileri tarafından performanslarının ölçüleceği söylendiğinde gerilir. Bu yüzden şirket yöneticilerinizin bu süreci çalışanlarınız ile paylaşma şekli önemli bir andır. Karşı tarafı rahatsız edebilecek soğuk iletişim modelini kullanmadan, hassas davranarak  gerilimin oluşmamasını sağlamalısınız. Bu süreç; stratejik planlama, eğitim, kariyer ve yedekleme yönetimi gibi birçok unsur ile bağlantılıdır.

Bireysel performans yönetimi, herkesin şeffaf, adil, sürdürülebilir, bağımsız ve çalışanların içine sinebilecek şekilde yönetilmelidir. Performans değerlendirmesinin birden fikir olarak çıkıp anında uygulamaya geçilen bir yönetim süreci olmadığını, safhalarının ve bu sürecin hassas bir planla duyurulmasının önemini, şirketler, bir çalışanın bile içine sinmediğini gördüklerinde anlayabiliyor. Dolayısıyla olabildiğince basit, sade, adil, şeffaf, şirketinizin stratejilerine ulaşmasında işe yarayacak bir yapının tasarlamanız ve bunun da güzel bir değişim yönetimi ile hayata geçirmeniz gerekiyor.

Performans Değerlendirme Süreci Aşamaları

• İş analizi
• Performans standartlarının oluşturulması
• Standartları iletmek
• Gerçek performansın belirlenmesi
• Gerçeği istenen performansla eşleştirmek
• Sonuçların tartışılması
• Karar verme

İnsan kaynakları yönetiminde performans değerlendirme yöntemleri aşağıdaki gibidir;

• İnsan kaynakları departmanının bu işi ürettiği, yönettiği ve yıllık bir takvimin olduğu bir plan hazırlanması gerekiyor.
• Daha sonra bu plana istinaden yöneticilerinizin ve çalışanlarınızın beraber oturup hedeflerine ve gelişim alanlarına bu yıl ne yapacaklarını konuşarak el sıkışması ile süreç şekillenmeye başlıyor.
• Belirlenen periyotlarda bir araya gelip, bu hedeflerde, yetkinlik gelişimlerinde durum ölçümleri yapılarak şekillenen sürecin devamlılığı sağlanıyor.    
• Daha sonrasında en önemli noktalardan biri geri bildirimler yapılarak, yöneticileriniz koçluk mekanizmalarını aktif olarak kullanmaya başlıyor.
• Dönem devam ederken yıl içerisinde yürütülen çalışmaların, belirlenen hedeflere yönelik katkı durumu inceleniyor.
• Son olarak dijitalleşme ile çalışanlarınızı bir çatı altında toplayarak, takip edilebilirliği ve sorunları tespit edilebilirliğini sağlamalısınız.

Performans değerlendirme sonuçları elimize geldiği zaman bunları nasıl kullanacağız?

Performans değerlendirme sonuçlarını;

•       Çalışanlarınızı geliştirmek ve şirket stratejilerinize katkı sağlama aşamasında
•       İnsan kaynakları, çalışan mutluluğunu, motivasyonunu ve şirket stratejilerinize giderken bu yetkinlikleri geliştirmede
•       Yöneticileriniz ve üst yönetim, hem kendilerine bağlı çalışanları elde tutmak ve motive etmek hem de şirket stratejilerinize ulaşmadaki yetenek havuzunu korumak ve geliştirmekte kullanabilirsiniz.

Performans yönetim sistemi bir işletmeye neler sağlamaktadır?

1. Çalışanlarınız her zaman nerede olduklarını bilirler

Araştırmalar, çalışanların yarısından daha azının performanslarıyla ilgili olarak nerede durduklarını bildiklerinde başarılı olduklarını gösteriyor. Fakat nerede durduklarını bilmiyorlarsa çalışanlarınızdan en iyi performansı göstermelerini nasıl bekleyebilirsiniz? Gerçek zamanlı geri bildirimler, onlara şirketinizin hedeflerini sürekli olarak geliştirmek ve gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları rehberliği sağlayacaktır.

2. Zamanında Uygulanan ve İşlem Yapılabilir Geri Bildirim

Yılda bir kez geri bildirim vermek, personelinizin duyduğu anda bunun belirsiz ve büyük ölçüde alakasız olacağını neredeyse garanti eder. Çalışanların en iyi performanslarını sergilemek için bir durumdan hemen sonra geri bildirime ihtiyaçları vardır. İster teşvik ister koçluk olsun, zamanında yanıt vermek, katılım düzeylerini ve büyümeyi iyileştirmeye yardımcı olur.

3. Sürekli Kalkınma Fırsatları

Bir spor koçunun takımına geri bildirim sağlamak için sezon sonuna kadar beklediğini hayal edin. Fikir saçma, değil mi? Ekibinize liderlik etmek farklı değil. Hızlı ilerleyen iş dünyamızda yıl boyunca tutarlı bir geri bildirim akışı olmalıdır, böylece çalışanlarınız tutarlı bir şekilde gelişme şansı elde edebilir.

4. İleri Odaklanma

Bir yıllık eleştirilerden tasarruf etmek moral açısından zararlıdır ve çoğu zaman katılım ve üretkenliğe zarar verir. Neyse ki, sürdürülebilir performans yönetimi, algınızı, odağı geçmiş hatalardan gelecekteki fırsatlara kaydırır. Performans değerlendirme sistemi sayesinde, yıl sonu yargılamasından ziyade, bir yıl boyunca iletişim sağlayarak elde ettiğiniz başarıların devamını nasıl getirebileceğinize dair yeni planlamalar yaparsınız. Geri bildirim, ezici rota düzeltmeleri yerine küçük ayarlamalara odaklanır ve bu da daha iyi sonuçlara götürür.

5. Çalışanlarınız Beceri Açıklarını Kapatma Yeteneğini Geliştirir

Deloitte'un İnsan Sermayesi Trendlerine göre, yöneticiler beceri eksikliklerini iş stratejilerinin uygulanmasının önündeki en kritik engellerden biri olarak görüyorlar. Her zaman ihtiyaç duyulan yetenekleri işe alamayacakları için, dahili olarak beceri boşluklarını tanımlamalı ve kapatmalıdırlar. Çalışanlarınız bireysel değerlendirmelerde beceri açıklarını keşfederek, eksikliklerini tamamlama ve kendilerini geliştirme yönünde evrilirler veya başka bir iş arkadaşında gördüğü beceriyi ilham alarak yetkinliklerini gözden geçirir ve kendine yeni bir yetkinlik katmaya çalışır.

6. Şirket İçinde Daha Anlamlı Etkileşimler Sağlarsınız

Her lider, yıllık incelemelerle birlikte gelen idari işlerden geçmenin ne kadar stresli olduğunu bilir. Bu alıştırmanın bütün odak noktası olması gereken ekstra evrak işleri ve planlama, kapsamlı bir sohbete odaklanmayı zorlaştırabilir. Fakat, yıl boyunca geri bildirim toplandığında ve değiş tokuş edildiğinde, gözden geçirme aşaması beklenenden daha kısa ve verimli geçer. Çünkü düzenli bir şekilde yöneticileriniz süreç boyunca takipte kalır ve çalışanlarınız ile daha yakından ilgilenir. Böylelikle, onca evrak ve raporlama işi o stresli halinden arınarak yapması kolay bir iş haline gelir. Bu da, yöneticilerinizin dikkatlerini çalışanlarınızın büyümesine ve hedeflerine yönelik çalışmalarına yardımcı olmaya odaklamasına olanak tanır.

7. Kurumsal Değerleriniz Canlanır

Her şirket, katılımı ve performansı teşvik eden bir kültür türü oluşturacağını umdukları, bir dizi değer yaratır. Performans değerlendirme sürecinde yaptığınız “sürekli geri bildirim”, şirketinizin belirsiz idealleri yerine, bu değerleri, çabaladığınız şirket kültürünüzü yansıtacak şekilde hayata geçirmenize olanak tanır.

İK performans yönetimi, bir yönetici veya denetçinin organizasyonel ve kişisel gelişim hedeflerini desteklemek için çalışanla buluştuğu süreçtir. Genellikle performans yönetimi, stratejik hedeflere ve performans iyileştirmeye yönelik ilerlemeyi kontrol etmek için yapılır. Yıllık çalışan incelemelerini ve düzenli iletişim içeren bir değerlendirme sürecini içerir.

Kurumsal performans değerlendirme yöntemleri aşağıdaki gibidir;

Bireysel Performans Trendleri

Yeni dünya üzerinde çok çeşitli unsurlar ile karşılaşıyoruz. Bu unsurlara; yeni nesil, krizler, dijitalleşme, trendler, iş dünyasında Y kuşağının olabildiğince ağırlık kazanması ve Z kuşağının iş hayatına atılması diyebiliriz. Farklı bir kuşak geliyor ve bu da beraberinde farklı çalışma yöntemleri ve farklı vizyonlar getiriyor. Hazıra alışkın, sabırsız ve bilgiye doymuş yeni kuşak, performans sonuçlarını görmek için bir sene beklemeyecektir. Şirketinizin buna hazırlıklı olması gerekir. Örneğin; yıllardır süregelen “evden çalışma” trendine hız kazandıran pandemi döneminden geçiyoruz. Günümüzde ve ileride bu trend daha da yaygınlaşacak. Bunların yönetilmesi şirkete istenilen etkiyi sağlayacak. Buna bağlı olarak performans yönetiminin ve değerlendirmesinin sıklığı önem kazanıyor.

Yıllardır gözlemlenen şirketlerin sorunlu noktalarını şu şekilde sıralayabiliriz;

•       Departmanların birbirinden bağımsız çalışması.
•       Şirket stratejisi konusunda aşağı doğru bilgilendirmenin, çift yönlü iletişimin sağlanamaması
•       Şirket ve departman yöneticilerinin, şirketin 5-10 yıl sonra nerede olmasını istediğini net olarak bilmemesi

Sorunların giderilmesi ve birbiriyle uyumluluğunun sağlanması yakın geleceğin trendleri arasında yer alacaktır. Veri görselleştirme, şeffaflık, kolay ulaşım, mobil veya yazılımlar üzerinden işlerin yönetilmesi daha önem kazanacaktır. Performans değerlendirme yöntemleri aşağıdaki gibidir;

1. Performans programları
2. Geri bildirim
3. Performans koçluğu
4. Yıllık performans incelemeleri
5. Yapay zeka
6. Algoritma
7. Otomasyon

• Performans programları, geri bildirim döngüleri ve katılım anketlerinden performans incelemelerine kadar her şeyi içerir. Teknoloji ve kariyer gelişmeye devam ettikçe, verimliliği sağlamak için yeni teknikler tanıtılmaktadır.
• Buna bağlı olarak geri bildirim sıklığı artırılıyor. Çalışanlar, üst düzey işletmelerle düzenli check-in yapabilecekleri bir ortamda çalışırken daha yüksek performans gösterir. Sık geri bildirimler, çalışanlarınızın performanslarını iyileştirmelerine yardımcı olmakla kalmayıp, devamlılık konusunda istekli olmalarını sağlıyor.
• Performans koçluğu, popülerlik kazanan bir başka trend olarak karşımıza çıkıyor. Değerlendirmeden "koçluk"a bir isim değişikliği kadar basit bir şey, odak noktasını incelemelerle ilgilenmekten, verimliliği artırmanın yollarını bulmaya kadar geniş bir kapsam sağlıyor.
• Yıllık performans incelemeleri yeterli değeri görmemesine rağmen, ilham ve motivasyon performansına duyulan ihtiyaç, sürdürülebilir iyileştirmeler için kritik öneme sahiptir. Trendler, daha yüksek motivasyon seviyeleri ile zamanında geri bildirim arasında net bir pozitif korelasyon olduğunu bulmuştur.
• Bu nedenle birçok şirket, performans incelemelerinin sıklığını artırarak, çalışanlarını tek bir çatı altında toplamayı ve düzenli kontrol sağlamayı tercih ediyor.
• Yapay Zeka (AI) ve algoritmalar da performans inceleme verilerini daha anlamlı hale getirmek için resme giriyor. Yapay zeka kişisel olmayan ve mantığa aykırı görünse de, teknoloji, bir işveren olarak çalışanlarınız hakkında daha fazla bilgi sahibi olmanızı sağlıyor.
• Sağlam bir algoritma, müdahaleci olmadan veya gizliliği ihlal etmeden size çalışanların çalışma alışkanlıkları hakkında çok şey söyleyebilir. Ayrıca, performans verilerinin kalitesini ve toplama verimliliğini artıracaktır.
• Örneğin Amazon'da depolarda çalışan 200.000'den fazla robot var. Bir McKinsey Global Institute çalışması, işletmelerin% 70'inin 2030'a kadar en az bir AI teknolojisi biçimini benimsemiş olacağını öngörüyor. Bu, uluslararası ilişkilerden siber güvenliğe kadar her şeyde önemli değişiklikler anlamına gelecektir. Bu nedenle, AI teknolojisini stratejik yollarla uygulamaya başlamak önemlidir.
• İş yeri dijital dünyaya doğru geliştikçe, yönetim görevlerinde otomasyon öncelikli olacaktır. Şirketler, daha önce yönetsel görevler olarak kabul edilen görevler için dijital değişimleri tercih ettikçe, yöneticilerin sayısı önemli ölçüde azalabilir. Bu dijital trend, veri tabanlarını ve finansla ilgili işleri yöneten departmanlar için aynı şeyi kanıtlayabilir. Birçok İK görevi ve süreci, teknolojik meslektaşlarını kullanmaya şimdiden geçmeye başladı.
• Takımlar ayrıca demografik trendlerde büyük bir değişiklik beklemelidir. Pew Araştırma Merkezi Sayım Bürosuna göre ülkenin en büyük yetişkin nesli Z kuşağı, işgücüne girdikçe, şirketlerin beklenen nesil farklılıklarına uyum sağlaması gerekiyor.
• Yakında, Z kuşağı Türkiye işgücünün en büyük yüzdesi olacak - yani daha fazla Z kuşağı liderlik pozisyonlarında olacak. Bu aynı zamanda, deneysel ofisler ve işbirliğine dayalı kat planları gibi fiziksel alanlardaki değişiklikler, sağlıklı bir iş-yaşam dengesine daha fazla vurgu ve esnek çalışma saatleri ve işyeri sağlık girişimlerinin dahil edilmesi anlamına gelir.

Performans Tespiti Nedir?

Çalışanlarınızın performansını tespit etmek için aşağıdaki 5 yöntemi uygulayabilirsiniz;

1. Personelin iş bilgisayarlarındaki faaliyetlerini izleyebileceğiniz yazılımlar kullanın (Discord, Hangouts...)
2. Görev ve proje yönetimi yazılımını kullanın.
3. Seçici kontrolle aynı anda yalnızca birkaç çalışanı izleyin
4. Yöneticilerin beklentilerini karşılamak adına günlük / haftalık planlama oturumlarını dahil edin
5. Bir "iş günü fotoğrafı" alıştırmasına katılımına teşvik edin

Performans kriterleri aşağıdaki kavramlara göre ölçülebilir;

• Müşteriyi elde tutma oranı
• Belirli spesifik projelerin yürütülmesi
• Üretkenliği
• Satış sonuçları

Ölçülebilir değerlendirme kriterleri oluşturmak, yöneticilerinizin daha objektif olmasını, değerlendirilen çalışan hakkındaki algılar yerine gerçek rakamlara ve somut sonuçlara güvenmelerini sağlar.

Bir satış temsilcisi için hedefleri ölçmek kolaydır. Ancak bu bir insan kaynakları çalışanıysa neye göre değerlendirilebilir? Katkının genel takdirini ölçmeyi seçerseniz, tercihinize bağlı olarak onlara bir puan verebilirsiniz.

Yöneticiler performans değerlendirirken kendilerine aşağıdaki soruları sorabilirler;

• Takımı sıfırdan inşa edecek olsaydınız, o çalışanı yeniden işe alır mıydınız?
• Çalışana mali gücünüzün yettiği kadar ödeme yapmakta isteksiz misiniz?
• Çalışan kuruluşta bir fark yaratıyor mu? Yarın sabah işten ayrılsa etkisi ne olurdu?
• Çalışanın hangi kurumsal değer(ler) üzerinde daha fazla çalışması gerekiyor?
• Son görüşmeden bu yana başarıları neler?
• Örgüte nasıl daha fazla katkıda bulunabilir?

Aşağıdakiler, geleneksel performans değerlendirme yöntemleridir:

Eşli Karşılaştırma Yöntemi:
Bu yöntemde bir ekibin çalışanları birbirleriyle karşılaştırılır. A, B, C, D ve E olmak üzere beş kişilik bir grup varsa, A'nın performansı B'ninkiyle karşılaştırılır ve kimin performansının daha iyi olduğuna karar verilir.

Yapılandırılmamış Değerlendirme Yöntemi:

Bu, performans değerlendirmenin en basit yöntemlerinden biridir. Doğası gereği oldukça özneldir. Bu yönteme göre değerleme uzmanı, değerleme altındaki çalışan hakkındaki izlenimlerini yapılandırılmamış bir şekilde tanımlamalıdır.  Değerlendiricinin kişisel önyargısı maalesef raporda iz taşır.

Derecelendirme Yöntemi:

Belirli değer kategorileri önceden belirlenir ve dikkatli bir şekilde tanımlanır. Analitik yetenek, liderlik nitelikleri, kendini ifade etme vb. kavramlara A, B, C, D ve E şeklinde not verilir.

Düz Sıralama Yöntemi:
Oldukça basit ve eski bir performans değerlendirme yöntemidir. Bu yönteme göre çalışan ve performansı bir varlık olarak kabul edilir. Tüm çalışanlar, değerlendiren kişi iş performanslarını baz alarak değerlendirir ve rütbeler verir.

Derecelendirme sıralamalarını iyiden kötüye doğru sıralar. Bu yöntem, bir çalışanın gerçek değerini değerlendirmede haksız bir sonuç ortaya çıkarır.

Grafik Derecelendirme Ölçeği:
Grafik derecelendirme ölçeği en yaygın olarak kullanılan geleneksel performans değerlendirme tekniklerinden biridir. Değerlendirici, çalışanları özellikleri ve sahip olduğu bilgiler temelinde derecelendirir. Bunlar genel olarak çalışan özellikleri ve çalışan katkısı olarak gruplandırılabilir.

Değerlendiricinin basılı formları bulunur. Çalışan özellikleri arasında liderlik nitelikleri, inisiyatif, tutum, işbirliği, ilgi, yaratıcılık, sadakat, karar verme yeteneği, analitik yetenek, güvenilirlik vb. gibi başlıklar bulunur. Çalışan katkısı kısmında ise sorumluluk, iş kalitesi, hedeflere ulaşma, çok yönlülük, diğer çalışanlarla ilişkiler vardır.

Yöneticiler genellikle bu süreçten hoşlanmaz. Ayrıca, geleneksel performans değerlendirmenin istenen hedefe ulaşamadığı görülüyor.

One-Size-Fits-All

Birçok kuruluş hala herkes için aynı forma sahiptir. Kuruluştaki rolüne veya aynı pozisyonda kaç yıl çalıştığına bakılmaksızın herkes aynı kriterlere göre değerlendirilir. Halbuki her çalışan aynı şekilde değerlendirilmemelidir.

Yeni bir çalışan ile aynı işi birkaç yıldır sürdüren biri arasındaki farkı düşünün. Geri bildirim ihtiyaçları tamamen farklı olacaktır. Onları aynı sürece zorlamak ikisinde de hayal kırıklığı ve memnuniyetsizlik oluşturacaktır.

Ücretlendirme ile bağlantı
Tazminat, güçlü bir iletişim aracıdır. Benimsenmesi gereken davranışları, geliştirilmesi gereken becerileri, ulaşılması gereken hedefleri, organizasyon için önemli olan değerleri vurgulamak istediğimizde, güçlendirmek istediğimiz bu unsurlar ile maaş artışları belirleyebiliriz.

Ücret, performans değerlendirmesine bağlı olduğunda, çalışanların değerlendirme kriterlerine resmi olarak dahil edilen öğeler lehine bazı önemli sorumlulukları, becerileri veya değerleri ihmal ettiği görülür. Aynı şey, ekip çalışması için de geçerlidir.

Sıklık
Kuruluşların neredeyse yarısı yılda sadece bir kez performans değerlendirmesi yapıyor. Çeyrekten fazlası bunu daha az sıklıkla yapıyor. Yani çalışanların yalnızca %25'i çalışmaları hakkında yılda bir defadan fazla geri bildirim alıyor.

Bir yıl oldukça uzun bir zaman. Bir yıl boyunca işte olabilecek her şeyi hatırlamak neredeyse imkansızdır.

2014 yılında Harvard Business Review'da yayınlanan araştırma, çalışanların tanınma ("olumlu geri bildirim") yerine yapıcı geri bildirim yani düzelten feedback almayı tercih ettiğini, yöneticilerin ise tam tersi inandığını söylüyor.

Kısacası çalışanlar gelişmek istiyor ve bunun için de geri bildirime ihtiyaçları var.

Şirketler sıkça “bizim sorunumuz için tek bir çözüm var mı?” sorusunu gündeme getirir. Bu sorunun tek bir reçetesinin olması mümkün değildir. Personel performans değerlendirme yöntemleri ve organizasyon tasarımı gibi çalışmalar kağıt üzerinde olmalıdır. Performans sisteminde yapılan bir değişiklik, insanların hayatını etkileyebilir. Dolayısıyla şirketin iş yapış şekillerinin çok iyi anlaşılması lazım.

Şirketler yaygın olarak aşağıdaki yöntemleri kullanır;

Ölçülebilir hedefler (KPI)

Ölçülebilir hedefler, stratejik plandan beslenen kısımdır. Hedef belirleme; yönetici ve çalışanlar arasında ortak olarak şirketin yararına ve çalışanın gelişimini destekleyici unsurlar çerçevesinde etkileşimi ortaya koyar ve bir nevi arzu edilen nitelikte bir performans türüdür. Stratejik planlamalarda ve çalışma tasarımlarında ışık tutan bir olgu olmasının yanı sıra bireyin gelişimini ve de özgüvenini kazanmasını destekler. Sınırlar her zaman bellidir, fakat sınırların zorlandığı anda gerçek başarılar elde edilir. Hedef belirleme takımlar açısından daha bir önemlidir çünkü takım çalışmasında herkesin eksiği ve avantajı ortadadır. Bir çalışan bir diğerinden çok şey öğrenebilir ve de öğretebilir. Takımların bir hedef doğrultusunda ortak çalışmalarının,  potansiyeli çok üst seviyelere çıkardığı bireysel performans değerlendirmelerinde birçok kez gözlemlenmiştir. Bunun sonucunda ödüllendirme sistemleri, gelişim planlamaları ve bir adım ilerisi düşünülmeye başlayarak şirket ve çalışan karşılıklı olarak birbirini besleyerek başarılar kazanmaya devam eder.

Ölçülebilir hedeflerin bir başka yararı da, beraberinde gelişimi getirdiği için rekabet ortamının mevcut durumlarının analizini sağlar. Böylelikle, teknoloji şirketler içine girerek günümüz rekabetinde şirketler kendi yerlerini belirler. Teknolojinin gelişi ile bütün birimler kolayca verilere ulaşarak zaman kaybını en aza indirirler.  Çalışanlar kendi performanslarını gördükleri gibi bir başka iş arkadaşının performansını da inceleme fırsatı bulurlar ki bu çoğu zaman beraberinde azmi getirerek şirket içerisinde tatlı bir rekabete dönüşür. Bunun sonucunda yine kazanan şirket ve çalışan olur. Hedef belirlemenin sonucunda hedefe ulaşılamamış bile olsa, o yolda kazanılan tecrübeler ve öğrenilen bilgiler birçok başarıyı elde etme yolunda farkında olmadan kullanılır. Özetle, ölçülebilir hedefler hem bireysel performans değerlendirme açısında net veriler sunar, hem de belirlenen hedeflere ulaşılamasa bile birçok başka başarıya ulaşım sağlar.

Yetkinlikler

Yetkinlik kavramı, personel alımında, eğitim ve geliştirmeye, performans değerlendirmeye, kariyer yönetimine ve ücretlendirmeye kadar insan kaynaklarının birçok fonksiyonunda kullanılan, personelin başarılı olabilmesi için sahip olması gereken bilgi, beceri ve özelliklerdir.

Yetkinliklerin temel amacı, çalışanların şirketin hedef ve beklentileri ile uyumlu davranışlar sergilemesini sağlamaktır. Yetkinlik modelleri şirket hedeflerinin ve performans kriterlerinin daha şeffaf olmasını sağlayarak ve İK uygulamaları arasında uyum yaratarak olumlu çalışan çıktıları üretilmesine sağlar. Yetkinliklerin diğer en belirgin yararları ise şu şekildedir;

•       Başarı sağlamak
•       Güçlü network oluşturmak
•       Doğru ve sürdürülebilir karar almak
•       Kişi ve şirket bazında gelişimi sağlamak

Yetkinlikler; şirketler de genel olarak 3 tip yetkinlik grubu bulunuyor;

Temel yetkinlikler

Şirkette her çalışanda (seviye fark etmeden) bulunması gereken yetkinlikler;

•   Başarı ve Çaba
•   İş Ahlakı
•   Dürüstlük ve güvenilirlik
•   Gelişime ve Değişime Yatkınlık
•   Ekip Çalışması
•   Bilgi Paylaşımı
•   Sorumluluk Alma
•   Girişim
•   Açık Görüşlülük
•   Öz Eleştiri Yapabilme Kabiliyeti
•   Kalite Odaklılık
•   Sorun Tespit Edebilme/ Çözebilme
•   Kurallara Uyma
•   Özgünlük
•   Sakin ve Soğukkanlılık
•   Etkili Sözlü İletişim Yeteneği
•   Strese Dayanıklılık
•   Uyum Sağlama
•       Verimlilik

Yönetsel yetkinlikler;

Yöneticilerde bulunması gereken yetkinlikler.

•   Analitik Düşünme
•   Etik Değerler
•   Çatışma Yönetebilme
•   Araştırma Ortamı Yaratabilme
•   Birey Sorunlarını Çözebilme
•   Birim Sorunlarını Çözebilme
•   Uyumu Sağlama
•   Denetleme
•   Mevcut İş Kontrolünü Sağlama
•   Değişimi Yönetebilme
•   Objektiflik
•   Etkili iletişim ve İkna Kabiliyeti
•   Etkili Karar Verme
•   İş Önceliklendirme
•   Kavramsal Düşünebilme
•   Hizmet Değeri Yaratma ve Hizmete Önem Verme
•   Koçluk
•   Kurallar ve Düzenlemeler
•   Performans Ölçümü
•   Performans Değerlendirme
•   Planlama ve Organize Etme
•   Rapor Yorumlama
•   Sağduyu
•   Öğretme
•   Stratejik Yönetim
•   Süreç Yönetme
•   Toplantı Yönetimi ve Temsil Yeteneği
•   Yenilikçilik
•   Belge Yönetimi
•       Yetkilendirme

Fonksiyonel yetkinlikler;

Departman bazında değişmesi gereken yetkinlikler.

• Analitik Yaklaşım
• Bilgi Sistemi Kullanma
• Kriz Yönetimi
• Arşiv Yönetimi
• Bilgi Teknolojileri ve Güvenlik Yönetimi
• Genel Muhasebe
• Kontrol ve Denetim
• Mali Analiz Bilgileri
• Rapor Hazırlama
• Sistemli İş Planı Hazırlama
• Süreç Analizi
• Stratejik Plan
• Teknik Raporlama

Çalışanınızın performans değerlendirmesinde, sayısal hedefler ve yetkinliklerden ne kadar pay alması gerektiğine dair bir formül yoktur.Şirketinizin dinamiklerine, ünvanlarına ve organizasyon yapısına göre firmanızı gözden geçirerek performans sistemini uygulamak gerekiyor. Genel mantık olarak şunu söyleyebiliriz; yukarı doğru çıktıkça organizasyonel hiyerarşide, sayısal KPI’lar (sayısal hedefler), cirolar, karlılıklar vs. biraz daha önem kazanıyor. Alta doğru indiğimizde birazcık daha yetkinliklerin geliştirilmesi daha ağır basıyor diyebiliriz. .  Başka bir açıdan bakmak gerekirse; Zincirin her halkası eşit olmak zorunda değildir, fakat zincir olması için halkaların birbirine geçirilmiş olması gerekir. Her departmanın görevleri ve elde ettikleri sonuçlar farklıdır ama hepsi ortak paydada birleşir; şirket kazancı. Başarı için birçok adım vardır ve tek bir kişiden bu adımların hepsinin beklenmesi stratejik ve stresli bir hata olur.

Her departmana ayrı görev tanımlanarak içeride işler doğal bir sirkülasyon ile sağlanır. Kimi çalışan üst birimlerle hiç iletişime geçmezken, kimisi her gün rapor verir. Fakat unutulan bir şey var oda; iletişime sadece konuşarak veya yazışarak geçmezsiniz. İletişim bir etkileşim olduğu için, yaptığınız herhangi bir iş ile de üst birimle iletişime geçmiş olursunuz. Bu yüzden çalışanların “nasılsa muhatap ben değilim” algısı başarısızlığı getireceği gibi yanlış insanların başına sorun da açabilir. Bu yüzden çalışanların bu çerçeveyi iyi kavrayarak şirket hedefleri doğrultusunda daha sorumluluk sahibi olmaları gerekmektedir. Bu sayede bireysel performans değerlendirmesi sırasında zincirin en uç noktasındaki çalışan, zincirin en başındaki yöneticiden takdir alabilir ve ödüllendirme sistemi ile başarı arzusu beslenebilir.

Bireysel performans çıktıları şirketinizin kurumsallaşmasına, olgunluk seviyesine, coğrafi yayılımına, büyüklüğüne, aile şirketi olup olmamasına bağlıdır. Değişiklik gösterebilir. Eğer şirketiniz bu süreci hiç yapmıyorsa, yılda bir kez bireysel performans yönetimi uygulaması yapmalısınız. Ayrıca, yarıyıl değerlendirmesi olarak adlandırılan kontrolü de bir defa gerçekleştirmelisiniz. Eskiden yılda bir bile yapılsa iyi olur denilebiliyordu. Artık, rekabette fark yaratabilmeniz, yetkin çalışanlarınızı elinizde tutabilmeniz ve hedeflerinize ulaşabilmeniz için yılda bir yetmez. En kötü ihtimalle, Haziran-Temmuz yarılandığı zaman, bir kere “sene başında belirlediğimiz noktaların neresindeyiz, çalışanlarımın performansı nasıl, benim performansım nasıl, yetkinlik seviyesi nasıl” gibi yarıyıl değerlendirmesi yapılmalıdır. Tabi ki bu bazı şirketlerde çeyrek bazlarda da yapılabiliyor. Bu kültürü içselleştirmiş ve sürdürebilirliği sağlamış biraz daha yeni kuşaktan da beslenen şirketlerde, anlık performans değerlendirmesi olabiliyor.

Performans değerlendirmelerinin arasına uzun vakit koymak çalışanlarınızın hata oranlarını yükselttiği gibi mevcut işleri erteleme içgüdüsünü de tetikleyebilir. "Değerlendirmeye daha çok var o zamana kadar toparlarım." düşüncesi bir noktada çalışanınıza rahatlama getirsede bir noktada mevcut potansiyelinin aşağı çekilmesine ve yapabileceklerini yetiştirememesine sebebiyet vermektedir. Bunun yerine çalışana "ay sonu değerlendirme var boşlayamam." algısını yerleştirmek hem çalışanınız açısından hem şirketiniz açısından daha başarı ve performans odaklı bir çalışma sistemini oturtmaktadır. Her ay sonu geniş kapsamlı değerlendirmeler zorlayıcı gözükse de, raporlamalar sayesinde kayıtta tutularak yarı yıl değerlendirmesi veya çeyrek değerlendirmeleride göz önüne alabilirsiniz. Özellikle performans değerlendirme sistemine yeni geçtiyseniz, değerlendirme aralıklarını uzun tutmamak çalışanlarınızın bu yeni sisteme alışmaları için büyük önem taşımaktadır. Mevcutta bir yenilik var ise bunun sürekli hatırlatıcı unsurlar ile tazelenmesi ve çalışanlarınız tarafından benimsenmesi bütünlük açısından en doğru yöntemdir.

Değerlendirme sistemleri, bir iş tanımını, çalışanın performansının yalnızca yıllık performans incelemesiyle değerlendirildiği bir dizi ezberci göreve dönüştürmekten fazlasını yapmalıdır. Yıllık gözden geçirmeler yararlı olsa da, düzenli 360 derece geri bildirimlerle çalışanınızın değerlendirmesine yönelik sağlam bir yaklaşım, performans, başarı ve sonuç üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir.

Düzenli toplantılar aracılığıyla devam eden geri bildirimlerin, daha büyük performans hedeflerine karşı ilerlemeyi izlemenize yardımcı olacaktır. Örneğin, satışlarını her çeyrekte belirli bir yüzde oranında artırmayı hedefleyen bir satış ekibi üyeniz için, ilerlemeyi gözden geçirmek için aylık bir yakalama, sorunları belirlemenize ve yıllık bir çalışan değerlendirmesini beklemekten daha hızlı çözmenize yardımcı olur.

Özetle, performans değerlendirme sürecinde, ölçülebilir hedefler belirleyerek planlar yaparsınız ve performans izleyerek personelinizle iletişimde kalırsınız. Daha sonrasında, hedefleri ve performansları karşılaştırarak değerlendirmeye alır ve geribildirimler yaparsınız. Böylelikle, değerlendirme sonucunda elde edilen verilere göre terfi, prim, transfer, eğitim gibi ödül sistemlerini yürürlüğe koyarak çalışanınızın memnuniyetini sağlar. Şirket başarınızı elde tutarak katlanarak büyümeyi sağlarsınız. Bu süreçler çerçevesinde genellikle yılda 2 kere değerlendirme yapabilirsiniz. Ancak, her ay gelişmeleri takip ederek yenilikleri ve başarıları taze tutmalısınız. Bir çalışan için en büyük motivasyon kaynağı başarı farkındalığıdır. Yöneticileriniz, her ay geribildirimler sayesinde çalışanınıza başarı farkındalığı hissettirmelidir. Yarıyıl değerlendirmesine kadar katlanarak gelişmesini sağlayabilirsiniz. Böylelikle, içgüdüsel olarak tüm departmanlarınıza ve çalışanlarınıza hedef bilinci ve başarı arzusunu aşılamış olursunuz.

• Yıllık veya altı aylık gözden geçirmek: Bunun yerine, çalışanlarla aylık olarak bire bir görüşün. Hedefleri, planları, güçlü yönleri ve ilerlemeyi tartışın.
• Konuşmalara değil evrak işlerine odaklanmak: Birçok çalışan ve yöneticinin performans incelemeleri konusunda bu kadar karanlık bir görüşe sahip olmasının ana nedenlerinden biri evrak işlerinin yüküdür.
• Kişisel gelişim ihtiyaçlarını veya kariyer hedeflerini tartışmamak: Performans değerlendirme ve tartışmanın kilit alanlarından biri, kariyer gelişimi için planlar oluşturmaktır.
• Yalnızca olumsuzluklara odaklanmak ve takdir etmemek: Bazı çalışanların konuşulacak daha fazla “olumsuzlukları” olsa da, neredeyse hepsinin de olumlu yönleri vardır.
• Çalışanları dinlememek: Performans değerlendirmeleri açık ve dürüst olmalıdır. Yöneticinin, çalışanın geçmiş performansına ilişkin kendi değerlendirmesini aktardığı tek taraflı bir söylem olmamalıdır.
• İşletme stratejisinden bağımsız olarak performansın gözden geçirilmesi: Çalışan performansı her şirket için aynı şekilde ilerlemez. Her bir kişinin performans hedefinin, şirketin genel hedeflerine nasıl katkıda bulunacağını düşünmeden belirlemek, ekip üyelerinizin çabalarının boşuna gidebileceği anlamına gelebilir.
• Belirsiz geri bildirim vermek: Çalışana açık ve net şekilde geri bildirim vermek gerekir.
• Düşük performanstan kaçınmak: Düşük performanstan bahsetmemenin işletmenize ve çalışanlarınıza hiçbir yararı olmaz.
• Çalışanları paraya bağlamak: Birçok işletmede, performans incelemeleri, maaş artışlarını onaylamak veya reddetmek için araç olarak kullanılmaktadır. Ancak, ücret tartışmalarını performans değerlendirmesinden ayrı tutarsanız, incelemenin tarafsızlığını korursunuz.