Şirketlerde Bireysel Performans Değerlendirme Nasıl Yapılır?

Bireysel performans kavramı, şirketler ve bireyler için 1900’lerin başında şekillenmeye başladı ve dünya savaşları sonrasında kamu şirketlerinde ağırlık kazanarak ülkemizde de yaygınlaştı. Performans değerlendirme, eskiden “şirket yöneticileri ve patronları olarak çalışanlarımızın performansı ne durumda ölçmeliyiz” algısı ile şekillenirken yeni versiyonunda “şirketin gitmek istediği nokta nedir? Bizim mevcut çalışanlarımızın performans seviyesi ne durumda ve ne seviyeye çıkarmalıyız?” stratejilerine bağlı şekillenmeye başladı.

Başka bir deyişle performans yönetimi, organizasyonel ve kişisel gelişim hedeflerini desteklemek için bir yönetici veya denetçinin bir çalışanla buluştuğu veya tartıştığı süreçtir. Genellikle performans yönetimi, stratejik hedeflere ve performans iyileştirmeye yönelik ilerlemeyi kontrol etmek için yıllık çalışan incelemeleri ve düzenli iletişim içeren bir değerlendirme sürecini içerir.

 Performans yönetimi, finansal performansı, üretkenliği, çalışanları elde tutmayı ve şirket kültürünü etkileyebileceğinden, kuruluşunuz için kritik bir odak noktası olmalıdır. Performans yönetiminin diğer faydalarından bazıları daha fazla verimlilik, hesap verebilirlik ve çalışan memnuniyetini içerir. Ayrıca, beceri boşluklarını belirlemenin, iyi yönetim tekniklerini yansıtmanın ve geliştirme planlaması için veri sağlamanın yararlı bir yoludur.

 Etkili bir performans yönetimi süreci, stratejik hedeflerle bireysel hedefler arasında bağlantı kurarak çalışanları iş hedeflerine bağlı hissetmeleri ve sürekli iyileştirmeleri için motive eder. Örneğin, ana iş hedeflerinizden biri, zaman alan yoğun işleri azaltmaksa, bu, değerlendirme süreci boyunca yönetici ekibinizle görüşebileceğiniz bir şeydir.Performans yönetiminin tanımı, organizasyonel ve kişisel gelişim hedeflerini desteklemek için bir yönetici veya denetçinin bir çalışanla buluştuğu veya tartıştığı süreçtir. Genellikle performans yönetimi, stratejik hedeflere ve performans iyileştirmeye yönelik ilerlemeyi kontrol etmek için yıllık çalışan incelemeleri ve düzenli iletişim içeren bir değerlendirme sürecini içerir.

Performans yönetimini tartışırken, birçok kişi hemen yıllık performans değerlendirme sürecini düşünür. Ancak performans değerlendirmesi, performans yönetimi olarak kabul edilenin yalnızca bir bileşenidir. Performans yönetiminin en iyi tanımlarından biri, Michael Armstrong tarafından Armstrong performans yönetimi döngüsünü dikkatli ve sade bir şekilde ortaya koyan Handbook of Performance Management'da verilmiştir:

 “Performans yönetimi, organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumlu bireysel ve ekip hedeflerin belirlenmesi ile performansı planlayarak, ilerlemeyi gözden geçirip değerlendirdikten sonra, insanların bilgi, beceri ve yeteneklerinin gelişmesini sağlayan bir iyileştirme yöntemidir. "

 Kuruluşlar büyüdükçe, yöneticiler ve ekipler, hedef belirlemek ve bireysel performansı ölçmek için standartlaştırılmış bir performans yönetimi sürecine ihtiyaç duyar. En iyi durumda, performans yönetim sistemleri şirket kültürünüz ve stratejinizle uyumlu, yetenek yönetimine yardımcı olmalı ve yöneticiler, çalışanlar ve ekipler için bir performans değerlendirme aracı olarak hizmet etmelidir.Kötü uygulanan bir performans yönetimi sistemi anlamsız olabilir, ekiplerin motivasyonunu bozabilir, karar verme sürecini yavaşlatabilir, kariyer gelişimini engelleyebilir ve aksi takdirde temel girişimlerinizi ve başarı faktörlerinizi karşılamanıza yardımcı olacak önemli işlerden size alıkoyabilir. En iyi performans yönetimi sistemleri, çalışan gelişimini destekler, yapıcı geri bildirim sağlar, temel sonuçları etkin bir şekilde ölçer ve şirketin her katmanında şeffaflık sağlar.

 Performans değerlendirme süreci, ekipleri ve bireysel çalışanları hedeflerine ulaşma konusunda sorumlu tutarken kullanımı kolay olmalıdır. İnceleme süreci, sonuçları ölçmek için performans yönetimi yazılımında bulunanlar gibi net hedef belirleme araçları ve izleme yöntemleri de içermelidir.

İpucu

Performans yönetimi yaklaşımımızın, danışmanlık sürecimizin detaylarının ve bu hizmetimizin püf noktalarının açıklandığı Bireysel Performans Yönetimi sayfamız ilginizi çekecektir.

 

Bireysel Performans Trendleri

 Yeni dünya üzerinde çok çeşitli unsurlar ile karşılaşıyoruz; yeni nesil, krizler, dijitalleşme vs. Dünya düzeninin belirlediği trendler, iş dünyasında Y kuşağının olabildiğince ağırlık kazanması ve Z kuşağının da yavaştan iş hayatına atılması ile değişiklikler göstermeye başlıyor. Farklı bir kuşak geliyor ve bu da beraberinde farklı çalışma yöntemleri ve farklı vizyonlar getiriyor. Hazıra alışkın, daha sabırsız ve bilgiye doymuş yeni kuşak, bir sene boyunca performans sonuçlarını görmek için beklemeyecek. Şirketinizin buna hazırlıklı olması lazım. Örneğin; Yıllardır süregelen “evden çalışma” trendine hız kazandıran pandemi döneminden geçiyoruz. Günümüzde ve ileride bu trend daha da yaygınlaşacak. Bunların yönetilmesi şirkete istenilen etkiyi sağlayacak. Buna bağlı olarak performans yönetiminin ve değerlendirmesinin sıklığı önem kazanıyor.

Yıllardır gözlemlenen şirketlerin sorunlu noktalarını şu şekilde sıralayabiliriz;

  •       Departmanların birbirinden bağımsız çalışması.
  •       Şirket stratejisi konusunda aşağı doğru bilgilendirmenin, çift yönlü iletişimin sağlanamaması
  •       Şirket ve departman yöneticilerinin, şirketin 5-10 yıl sonra nerede olmasını istediğini net olarak bilmemesi.

Bu sorunların giderilmesi ve birbiri ile uyumluluğunun sağlanması yakın geleceğin trendleri arasında yer alacak ve veri görselleştirme, şeffaflık, kolay ulaşım, mobil veya yazılımlar üzerinden işlerin yönetilmesi daha da önem kazanacaktır. Trendleri sıralamak gerekirse;

  •   Performans programları, geri bildirim döngüleri ve katılım anketlerinden performans incelemelerine kadar her şeyi içerir. Teknoloji ve kariyer gelişmeye devam ettikçe, verimliliği sağlamak için yeni teknikler tanıtılmaktadır.
  •   Buna bağlı olarak geri bildirim sıklığı artırılıyor. Çalışanlar, üst düzey işletmelerle daha düzenli check-in yapabilecekleri bir ortamda çalışırken daha yüksek performans gösteren kişiler olduklarını göstermiştir. Sık geri bildirimler, çalışanlarınızın yalnızca performanslarını iyileştirmelerine yardımcı olmakla kalmayıp, aynı zamanda bunu yapmaya devam etme konusunda daha istekli olmalarını da sağlıyor.
  •   Performans koçluğu, popülerlik kazanan bir başka trend. "Değerlendirme" den "koçluk" a bir isim değişikliği kadar basit birşey, “odak noktasını incelemeler”le ilgilenmekten, verimliliği artırmanın yollarını bulmaya kadar geniş bir kapsam sağlıyor.
  •   Yıllık performans incelemeleri yeterli değeri görmemesine rağmen, ilham ve motivasyon performansına duyulan ihtiyaç, sürdürülebilir iyileştirmeler için kritik öneme sahiptir. Trendler, daha yüksek motivasyon seviyeleri ile zamanında geri bildirim arasında net bir pozitif korelasyon olduğunu bulmuştur.
  •   Bu nedenle birçok şirket, performans incelemelerinin sıklığını artırarak, çalışanlarını tek bir çatı altında toplamayı ve düzenli kontrol sağlamayı tercih ediyor.
  •   Yapay Zeka (AI) ve algoritmalar da performans inceleme verilerini daha anlamlı hale getirmek için resme giriyor. Yapay zeka kişisel olmayan ve mantığa aykırı görünse de, teknoloji, bir işveren olarak çalışanlarınız hakkında daha fazla bilgi sahibi olmanızı sağlıyor.
  •   Sağlam bir algoritma, müdahaleci olmadan veya gizliliği ihlal etmeden size çalışanların çalışma alışkanlıkları hakkında çok şey söyleyebilir. Ayrıca, performans verilerinin kalitesini ve toplama verimliliğini artıracaktır.
  •   Örneğin Amazon'da depolarda çalışan 200.000'den fazla robot var. Bir McKinsey Global Institute çalışması, işletmelerin% 70'inin 2030'a kadar en az bir AI teknolojisi biçimini benimsemiş olacağını öngörüyor. Bu, uluslararası ilişkilerden siber güvenliğe kadar her şeyde önemli değişiklikler anlamına gelecektir. Bu nedenle, AI teknolojisini stratejik yollarla uygulamaya başlamak önemlidir.
  •   İş yeri dijital dünyaya doğru geliştikçe, yönetim görevlerinde otomasyon öncelikli olacaktır. Şirketler, daha önce yönetsel görevler olarak kabul edilen görevler için dijital değişimleri tercih ettikçe, yöneticilerin sayısı önemli ölçüde azalabilir. Bu dijital trend, veri tabanlarını ve finansla ilgili işleri yöneten departmanlar için aynı şeyi kanıtlayabilir. Birçok İK görevi ve süreci, teknolojik meslektaşlarını kullanmaya şimdiden geçmeye başladı.
  •   Takımlar ayrıca demografik trendlerde büyük bir değişiklik beklemelidir. Pew Araştırma Merkezi Sayım Bürosuna göre ülkenin en büyük yetişkin nesli Z kuşağı, işgücüne girdikçe, şirketlerin beklenen nesil farklılıklarına uyum sağlaması gerekiyor.
  •       Yakında, Z kuşağı Türkiye işgücünün en büyük yüzdesi olacak - yani daha fazla Z kuşağı liderlik pozisyonlarında olacak. Bu aynı zamanda, deneysel ofisler ve işbirliğine dayalı kat planları gibi fiziksel alanlardaki değişiklikler, sağlıklı bir iş-yaşam dengesine daha fazla vurgu ve esnek çalışma saatleri ve işyeri sağlık girişimlerinin dahil edilmesi anlamına gelir.

Performans Değerlendirme Sistemi

Şirketler Neden Bireysel Performans Sistemi Kurmaya İhtiyaç Duyar?

“Zaten ben yöneticiyim, bu şirketin patronuyum, ben iyi ile kötüyü ayırt edebiliyorum, zaten 10 kişi var insanları biliyorum.” diyen şirket mantığı, bu dönemde çok verimli sonuçlar alamıyor. Verilerin depolandığı sistemlerin çağında, ne yazık ki söz uçuyor yazı kalıyor.

Şirketinizde bir kişi var ve beklentiden fazla performans sergiliyor. Fakat diğer tarafta bulunan çalışanınız sadece kendine verilen görevleri yapıyor, belki bekleneni karşılıyor belki karşılamıyor. Bu durumda iyi çalışanınız ile gelişime açık çalışanınızı bir tutarsanız bunun iki tane başlıca etkisi olur;

 

  • Birincisi, şirket olarak kötüyü içeride iyileştirmeden uzun süre muhafaza ederseniz, size negatif dönüşü olacaktır.
  • İkincisi, iyi çalışan “ben her zaman iyi performans gösteriyorum fakat hiçbir farkım olmuyor diğerlerinden” düşüncesine kapılır ve şirketten ayrılır. Burada en önemli nokta, iyi performans gösteren çalışanlarınız şirketinizden ayrıldıklarında, onların yerine aynı yetkinlik seviyesinde birini bulmanız, onları elde tutmaktan çok daha maliyetlidir. Dolayısıyla şirketinizde, bireysel performans değerlendirmesi yapmayarak iyi olan çalışanlarınız hem kendi açısından, hem şirketiniz açısından kötü etkilenmiş oluyorlar.

Çalışanlarınızın performansının kurumsal hafızanızda hiçbir kaydı olmazsa, sadece yöneticilerinizin kafasında olursa ve o yöneticiler şirketten ayrılırsa, performans sürdürülebilir olamaz.

Algılardan bir diğeri de “performansı düşük olan çalışanlar fark edildiği zaman işten çıkarılacak”. Aslında tam tersine, durum avantaja çevrilerek fark edilen eksiklikleri giderebilir ve o insanların kendini iyileştirmesi sağlayarak geliştirebilirsiniz. Şirket yöneticilerinizin bu algıyı çalışanlarınıza empoze etmeleri çok önemlidir.

Toplam kalite yönetiminin başarısı için üst yönetimden alt düzeyde çalışanlara kadar ‘kalite bilinci’nin varlığı gereklidir.”

Armand V. Fiegenbaum

 

Performans Değerlendirme Süreci 

Bireysel performans yönetimi süreçleri, çeşitli süreçler ile entegredir. Öncelikle “Şirket yöneticileri, patronları, insan kaynakları müdürleri vs. neden çalışanların performans takiplerine ihtiyaç duymalı?” derseniz, şirketinizin mevcutta stratejik hedefleri bulunur ve buna bağlı olarak insanlarla çalıştığınız için çalışanlarınızın performanslarını takip ederek stratejilerinize uyumlu hale getirmeniz gerekir. Bunun için yapabileceğiniz şeyler;

  •       Eğitim planları oluşturmak.
  •       Geliştirmek istediğiniz çalışanlarınıza kariyer planlamaları yapmak.
  •       Üstün performans gösteren çalışanlarınızı yetenek yönetim programlarına almak.
  •       Ayrılma riski bulunan veya kritik pozisyonda çalışan elemanlarınız için yedekleme mekanizmalarınızı devreye alarak oluşabilecek krizin önüne geçmek.

Sadece sezgisel olarak yaklaşmak hem şirketinize hem de çalışanınıza profesyonel sonuçlar vermez. Bu yüzden şirketinizde adil yönetimi ortaya koymalı, adaleti sağlamalı, takip edilebilirlik ve stratejilere ulaşım göstermek amacıyla bireysel performans yönetimi süreçlerini devreye almanız gerekir. Ancak bu şekilde sağlıklı operasyonlar yönetebilir ve şirket çıktılarınız çalışanlarınıza bağlı olarak kalite farkı gösterir. Böylelikle, müşterilerinize sağladığınız hizmetlerde gelişim sağlayabilirsiniz.

Bireysel Performans Sistemi ile Eksikliklerim Ortaya Çıkacak Korkusu

Şirketle Bireysel Performans Yönetimi projesine başlamadan önce çalışanlarına nasıl bir mesaj vermelidir?

Şirketlerin en dikkat etmesi gereken noktalardan biri de çalışanlarına bu süreci sağlıklı bir şekilde anlatmak ve çalışanının korkusunun önüne geçmektir. Psikolojik olarak insanlar, yöneticileri tarafından performanslarının ölçüleceği söylendiğinde gerilir, gerek ses tonundan, gerek herhangi bir cümlesinden. Bu yüzden şirket yöneticilerinizin bu süreci çalışanlarınız ile paylaşma şekli önemli bir andır. Karşı tarafı rahatsız edebilecek soğuk iletişim modelini kullanmadan, hassas davranarak  gerilimin oluşmamasını sağlamalısınız. Çünkü bu süreç, stratejik planlama, eğitim yönetimi, kariyer yönetimi ve yedekleme yönetimi gibi birçok unsur ile bağlantılıdır.

 Bireysel performans yönetimi sistemi, herkesin şeffaf, adil, sürdürülebilir, insandan olabildiğince bağımsız ve tüm çalışanların içine sinebilecek şekilde yönetilmelidir. Performans değerlendirmesinin birden fikir olarak çıkıp anında uygulamaya geçilen bir yönetim süreci olmadığını, safhalarının ve bu sürecin hassas bir planla duyurulmasının önemini, şirketler, bir çalışanın bile içine sinmediğini gördüklerinde anlayabiliyor. Dolayısıyla olabildiğince basit, sade, adil, şeffaf, şirketinizin stratejilerine ulaşmasında işe yarayacak bir yapının tasarlamanız ve bunun da güzel bir değişim yönetimi ile hayata geçirmeniz gerekiyor.

İnsan Kaynakları Performans Değerlendirme Sürecini Nasıl Yönetmeli?

İnsan kaynakları departmanının bu işi ürettiği, yönettiği ve yıllık bir takvimin olduğu bir plan hazırlanması gerekiyor.

  • Daha sonra bu plana istinaden yöneticilerinizin ve çalışanlarınızın beraber oturup hedeflerine ve gelişim alanlarına bu yıl ne yapacaklarını konuşarak el sıkışması ile süreç şekillenmeye başlıyor.
  • Belirlenen periyotlarda bir araya gelip, bu hedeflerde, yetkinlik gelişimlerinde durum ölçümleri yapılarak şekillenen sürecin devamlılığı sağlanıyor.    
  • Daha sonrasında en önemli noktalardan biri geri bildirimler yapılarak, yöneticileriniz koçluk mekanizmalarını aktif olarak kullanmaya başlıyor.
  • Dönem devam ederken yıl içerisinde yürütülen çalışmaların, belirlenen hedeflere yönelik katkı durumu inceleniyor.

·       Son olarak dijitalleşme ile çalışanlarınızı bir çatı altında toplayarak, takip edilebilirliği ve sorunları tespit edilebilirliğini sağlamalısınız.

Performans değerlendirme sonuçları elimize geldiği zaman bunları nasıl kullanacağız?

Performans değerlendirme sonuçlarını;

  •       Çalışanlarınızı geliştirmek ve şirket stratejilerinize katkı sağlama aşamasında
  •       İnsan kaynakları, çalışan mutluluğunu, motivasyonunu ve şirket stratejilerinize giderken bu yetkinlikleri geliştirmede
  •       Yöneticileriniz ve üst yönetim, hem kendilerine bağlı çalışanları elde tutmak ve motive etmek hem de şirket stratejilerinize ulaşmadaki yetenek havuzunu korumak ve geliştirmekte kullanabilirsiniz.

Performans Yönetimi değerlendirmesi sonucunda elde edilen avantajlar

  1. Çalışanlarınız her zaman nerede olduklarını bilirler

Araştırmalar, çalışanların yarısından daha azının performanslarıyla ilgili olarak nerede durduklarını bildiklerinde başarılı olduklarını gösteriyor. Fakat nerede durduklarını bilmiyorlarsa çalışanlarınızdan en iyi performansı göstermelerini nasıl bekleyebilirsiniz? Gerçek zamanlı geri bildirimler, onlara şirketinizin hedeflerini sürekli olarak geliştirmek ve gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları rehberliği sağlayacaktır.

  1. Zamanında Uygulanan ve İşlem Yapılabilir Geri Bildirim

Yılda bir kez geri bildirim vermek, personelinizin duyduğu anda bunun belirsiz ve büyük ölçüde alakasız olacağını neredeyse garanti eder. Çalışanların en iyi performanslarını sergilemek için bir durumdan hemen sonra geri bildirime ihtiyaçları vardır. İster teşvik ister koçluk olsun, zamanında yanıt vermek, katılım düzeylerini ve büyümeyi iyileştirmeye yardımcı olur.

  1. Sürekli Kalkınma Fırsatları

Bir spor koçunun takımına geri bildirim sağlamak için sezon sonuna kadar beklediğini hayal edin. Fikir saçma, değil mi? Ekibinize liderlik etmek farklı değil. Hızlı ilerleyen iş dünyamızda yıl boyunca tutarlı bir geri bildirim akışı olmalıdır, böylece çalışanlarınız tutarlı bir şekilde gelişme şansı elde edebilir.

  1. İleri Odaklanma

Bir yıllık eleştirilerden tasarruf etmek moral açısından zararlıdır ve çoğu zaman katılım ve üretkenliğe zarar verir. Neyse ki, sürdürülebilir performans yönetimi, algınızı, odağı geçmiş hatalardan gelecekteki fırsatlara kaydırır. Performans değerlendirme sistemi sayesinde, yıl sonu yargılamasından ziyade, bir yıl boyunca iletişim sağlayarak elde ettiğiniz başarıların devamını nasıl getirebileceğinize dair yeni planlamalar yaparsınız. Geri bildirim, ezici rota düzeltmeleri yerine küçük ayarlamalara odaklanır ve bu da daha iyi sonuçlara götürür.

  1. Çalışanlarınız Beceri Açıklarını Kapatma Yeteneğini Geliştirir

Deloitte'un İnsan Sermayesi Trendlerine göre, yöneticiler beceri eksikliklerini iş stratejilerinin uygulanmasının önündeki en kritik engellerden biri olarak görüyorlar. Her zaman ihtiyaç duyulan yetenekleri işe alamayacakları için, dahili olarak beceri boşluklarını tanımlamalı ve kapatmalıdırlar. Çalışanlarınız bireysel değerlendirmelerde beceri açıklarını keşfederek, eksikliklerini tamamlama ve kendilerini geliştirme yönünde evrilirler veya başka bir iş arkadaşında gördüğü beceriyi ilham alarak yetkinliklerini gözden geçirir ve kendine yeni bir yetkinlik katmaya çalışır.

  1. Şirket İçinde Daha Anlamlı Etkileşimler Sağlarsınız

Her lider, yıllık incelemelerle birlikte gelen idari işlerden geçmenin ne kadar stresli olduğunu bilir. Bu alıştırmanın bütün odak noktası olması gereken ekstra evrak işleri ve planlama, kapsamlı bir sohbete odaklanmayı zorlaştırabilir. Fakat, yıl boyunca geri bildirim toplandığında ve değiş tokuş edildiğinde, gözden geçirme aşaması beklenenden daha kısa ve verimli geçer. Çünkü düzenli bir şekilde yöneticileriniz süreç boyunca takipte kalır ve çalışanlarınız ile daha yakından ilgilenir. Böylelikle, onca evrak ve raporlama işi o stresli halinden arınarak yapması kolay bir iş haline gelir. Bu da, yöneticilerinizin dikkatlerini çalışanlarınızın büyümesine ve hedeflerine yönelik çalışmalarına yardımcı olmaya odaklamasına olanak tanır.

  1. Kurumsal Değerleriniz Canlanır

Her şirket, katılımı ve performansı teşvik eden bir kültür türü oluşturacağını umdukları, bir dizi değer yaratır. Performans değerlendirme sürecinde yaptığınız “sürekli geri bildirim”, şirketinizin belirsiz idealleri yerine, bu değerleri, çabaladığınız şirket kültürünüzü yansıtacak şekilde hayata geçirmenize olanak tanır.

Modern Performans Değerlendirme Yöntemleri

Bireysel performans değerlendirmesi yaparken yetkinlikler ve ölçülebilir hedefler nasıl oranlanmalıdır?

Şirketler sıkça “bizim sorunumuz için tek bir çözüm var mı?” sorusunu gündeme getirir fakat bu işin tek bir reçetesi olması mümkün değildir çünkü performans değerlendirmeleri olsun organizasyon tasarımı olsun, kağıt üzerinde yapılan çalışmalar olmalı. Performans sisteminde yapılan bir değişiklik, insanların hayatını etkileyebilir. Dolayısıyla şirketin iş yapış şekillerinin çok iyi anlaşılması lazım.

Genelde yaygın olarak şirketlerin kullandığı;

 

Ölçülebilir hedefler (KPI)

 

Ölçülebilir hedefler, stratejik plandan beslenen kısımdır. Hedef belirleme; yönetici ve çalışanlar arasında ortak olarak şirketin yararına ve de çalışanın gelişimini destekleyici unsurlar çerçevesinde etkileşimi ortaya koyar ve bir nevi arzu edilen nitelikte bir performans türüdür. Stratejik planlamalarda ve çalışma tasarımlarında ışık tutan bir olgu olmasının yanı sıra bireyin gelişimini ve de özgüvenini kazanmasını destekler. Sınırlar her zaman bellidir, fakat sınırların zorlandığı anda gerçek başarılar elde edilir. Hedef belirleme takımlar açısından daha bir önemlidir çünkü takım çalışmasında herkesin eksiği ve avantajı ortadadır. Bir çalışan bir diğerinden çok şey öğrenebilir ve de öğretebilir. Takımların bir hedef doğrultusunda ortak çalışmalarının,  potansiyeli çok üst seviyelere çıkardığı bireysel performans değerlendirmelerinde birçok kez gözlemlenmiştir. Bunun sonucunda ödüllendirme sistemleri, gelişim planlamaları ve bir adım ilerisi düşünülmeye başlayarak şirket ve çalışan karşılıklı olarak birbirini besleyerek başarılar kazanmaya devam eder. Ölçülebilir hedeflerin bir başka yararı da, beraberinde gelişimi getirdiği için rekabet ortamının mevcut durumlarının analizini sağlar. Böylelikle, teknoloji şirketler içine girerek günümüz rekabetinde şirketler kendi yerlerini belirler. Teknolojinin gelişi ile bütün birimler kolayca verilere ulaşarak zaman kaybını en aza indirirler. Çalışanlar kendi performanslarını gördükleri gibi bir başka iş arkadaşının performansını da inceleme fırsatı bulurlar ki bu çoğu zaman beraberinde azmi getirerek şirket içerisinde tatlı bir rekabete dönüşür. Bunun sonucunda yine kazanan şirket ve çalışan olur. Hedef belirlemenin sonucunda hedefe ulaşılamamış bile olsa, o yolda kazanılan tecrübeler ve öğrenilen bilgiler birçok başarıyı elde etme yolunda farkında olmadan kullanılır. Özetle, ölçülebilir hedefler hem bireysel performans değerlendirme açısında net veriler sunar, hem de belirlenen hedeflere ulaşılamasa bile birçok başka başarıya ulaşım sağlar.

 

 

Yetkinlikler

Yetkinlik kavramı, personel alımında, eğitim ve geliştirmeye, performans değerlendirmeye, kariyer yönetimine ve ücretlendirmeye kadar insan kaynaklarının birçok fonksiyonunda kullanılan, personelin başarılı olabilmesi için sahip olması gereken bilgi, beceri ve özelliklerdir.

Yetkinliklerin temel amacı, çalışanların şirketin hedef ve beklentileri ile uyumlu davranışlar sergilemesini sağlamaktır. Yetkinlik modelleri şirket hedeflerinin ve performans kriterlerinin daha şeffaf olmasını sağlayarak ve İK uygulamaları arasında uyum yaratarak olumlu çalışan çıktıları üretilmesine sağlar. Yetkinliklerin diğer en belirgin yararları ise şu şekildedir;

  •       Başarı sağlamak
  •       Güçlü network oluşturmak
  •       Doğru ve sürdürülebilir karar almak
  •       Kişi ve şirket bazında gelişimi sağlamak

Yetkinlikler; şirketler de genel olarak 3 tip yetkinlik grubu bulunuyor;

Temel yetkinlikler

Şirkette her çalışanda (seviye fark etmeden) bulunması gereken yetkinlikler.

  •   Başarı ve Çaba
  •   İş Ahlakı
  •   Dürüstlük ve güvenilirlik
  •   Gelişime ve Değişime Yatkınlık
  •   Ekip Çalışması
  •   Bilgi Paylaşımı
  •   Sorumluluk Alma
  •   Girişim
  •   Açık Görüşlülük
  •   Öz Eleştiri Yapabilme Kabiliyeti
  •   Kalite Odaklılık
  •   Sorun Tespit Edebilme/ Çözebilme
  •   Kurallara Uyma
  •   Özgünlük
  •   Sakin ve Soğukkanlılık
  •   Etkili Sözlü İletişim Yeteneği
  •   Strese Dayanıklılık
  •   Uyum Sağlama
  •       Verimlilik

 

 

Yönetsel yetkinlikler;

Yöneticilerde bulunması gereken yetkinlikler.

  •   Analitik Düşünme
  •   Etik Değerler
  •   Çatışma Yönetebilme
  •   Araştırma Ortamı Yaratabilme
  •   Birey Sorunlarını Çözebilme
  •   Birim Sorunlarını Çözebilme
  •   Uyumu Sağlama
  •   Denetleme
  •   Mevcut İş Kontrolünü Sağlama
  •   Değişimi Yönetebilme
  •   Objektiflik
  •   Etkili iletişim ve İkna Kabiliyeti
  •   Etkili Karar Verme
  •   İş Önceliklendirme
  •   Kavramsal Düşünebilme
  •   Hizmet Değeri Yaratma ve Hizmete Önem Verme
  •   Koçluk
  •   Kurallar ve Düzenlemeler
  •   Performans Ölçümü
  •   Performans Değerlendirme
  •   Planlama ve Organize Etme
  •   Rapor Yorumlama
  •   Sağduyu
  •   Öğretme
  •   Stratejik Yönetim
  •   Süreç Yönetme
  •   Toplantı Yönetimi ve Temsil Yeteneği
  •   Yenilikçilik
  •   Belge Yönetimi
  •       Yetkilendirme

Fonksiyonel yetkinlikler;

Departman bazında değişmesi gereken yetkinlikler.

  • Analitik Yaklaşım
  • Bilgi Sistemi Kullanma
  • Kriz Yönetimi
  • Arşiv Yönetimi
  • Bilgi Teknolojileri ve Güvenlik Yönetimi
  • Genel Muhasebe
  • Kontrol ve Denetim
  • Mali Analiz Bilgileri
  • Rapor Hazırlama
  • Sistemli İş Planı Hazırlama
  • Süreç Analizi
  • Stratejik Plan
  • Teknik Raporlama

"Liderlik harekettir, konum değil."

Donald H. McGannon

 

Çalışanınızın performans değerlendirmesinde, sayısal hedefler ve yetkinliklerden ne kadar pay alması gerektiğine dair bir formül yoktur.Şirketinizin dinamiklerine, ünvanlarına ve organizasyon yapısına göre firmanızı gözden geçirerek performans sistemini uygulamak gerekiyor. Genel mantık olarak şunu söyleyebiliriz; yukarı doğru çıktıkça organizasyonel hiyerarşide, sayısal KPI’lar (sayısal hedefler), cirolar, karlılıklar vs. biraz daha önem kazanıyor. Alta doğru indiğimizde birazcık daha yetkinliklerin geliştirilmesi daha ağır basıyor diyebiliriz. .  Başka bir açıdan bakmak gerekirse; Zincirin her halkası eşit olmak zorunda değildir, fakat zincir olması için halkaların birbirine geçirilmiş olması gerekir. Her departmanın görevleri ve elde ettikleri sonuçlar farklıdır ama hepsi ortak paydada birleşir; şirket kazancı. Başarı için birçok adım vardır ve tek bir kişiden bu adımların hepsinin beklenmesi stratejik ve stresli bir hata olur.

Her departmana ayrı görev tanımlanarak içeride işler doğal bir sirkülasyon ile sağlanır. Kimi çalışan üst birimlerle hiç iletişime geçmezken, kimisi her gün rapor verir. Fakat unutulan bir şey var oda; iletişime sadece konuşarak veya yazışarak geçmezsiniz. İletişim bir etkileşim olduğu için, yaptığınız herhangi bir iş ile de üst birimle iletişime geçmiş olursunuz. Bu yüzden çalışanların “nasılsa muhatap ben değilim” algısı başarısızlığı getireceği gibi yanlış insanların başına sorun da açabilir. Bu yüzden çalışanların bu çerçeveyi iyi kavrayarak şirket hedefleri doğrultusunda daha sorumluluk sahibi olmaları gerekmektedir. Bu sayede bireysel performans değerlendirmesi sırasında zincirin en uç noktasındaki çalışan, zincirin en başındaki yöneticiden takdir alabilir ve ödüllendirme sistemi ile başarı arzusu beslenebilir.

Bireysel performans yönetimi değerlendirmesinin çıktıları hangi periyotta alınmalıdır? 

Bireysel performans yönetimi çıktıları şirketinizin kurumsallaşmasına, olgunluk seviyesine, coğrafi yayılımına, büyüklüğüne, aile şirketi olup olmamasına bağlıdır ve değişiklik gösterebilir. Eğer şirketiniz bu süreci hiç yapmıyorsa, yılda bir performans değerlendirmesi ve yıl içerisinde de yarı yıl değerlendirmesi olarak adlandırılan kontrolün bir defa yapılması gerekiyor. Eskiden yılda bir bile yapılsa iyi olur denilebiliyordu ama artık anlık performans değerlendirmesi trendlerinden bahsediyorken, günümüz iş hayatında, rekabette fark yaratabilmek, yetkin çalışanlarınızı elinizde tutabilmeniz ve hedeflerinize ulaşabilmeniz için yılda bir bile yetmiyor. En kötü ihtimalle, haziran-temmuzu yarılandığı zaman, bir kere “sene başında belirlediğimiz noktaların neresindeyiz, çalışanlarımın performansı nasıl, benim performansım nasıl, yetkinlik seviyesi nasıl” gibi yarıyıl değerlendirmesi yapılmalıdır. Tabi ki bu bazı şirketlerde çeyrek bazlarda da yapılabiliyor. Bu kültürü içselleştirmiş ve sürdürebilirliği sağlamış biraz daha yeni kuşaktan da beslenen şirketlerde, anlık performans değerlendirmesi olabiliyor. Performans değerlendirmelerinin arasına uzun vakit koymak çalışanlarınızın hata oranlarını yükselttiği gibi mevcut işleri erteleme içgüdüsünü de tetikleyebilir. "Değerlendirmeye daha çok var o zamana kadar toparlarım." düşüncesi bir noktada çalışanınıza rahatlama getirsede bir noktada mevcut potansiyelinin aşağı çekilmesine ve yapabileceklerini yetiştirememesine sebebiyet vermektedir. Bunun yerine çalışana "ay sonu değerlendirme var boşlayamam." algısını yerleştirmek hem çalışanınız açısından hem şirketiniz açısından daha başarı ve performans odaklı bir çalışma sistemini oturtmaktadır. Her ay sonu geniş kapsamlı değerlendirmeler zorlayıcı gözüksede, raporlamalar sayesinde kayıtta tutularak yarı yıl değerlendirmesi veya çeyrek değerlendirmeleride göz önüne alabilirsiniz. Özellikle performans değerlendirme sistemine yeni geçtiyseniz, değerlendirme aralıklarını uzun tutmamak çalışanlarınızın bu yeni sisteme alışmaları için büyük önem taşımaktadır. Mevcutta bir yenilik var ise bunun sürekli hatırlatıcı unsurlar ile tazelenmesi ve çalışanlarınız tarafından benimsenmesi bütünlük açısından en doğru yöntemdir.

Değerlendirme sistemleri, bir iş tanımını, çalışanın performansının yalnızca yıllık performans incelemesiyle değerlendirildiği bir dizi ezberci göreve dönüştürmekten fazlasını yapmalıdır. Yıllık gözden geçirmeler yararlı olsa da, düzenli 360 derece geri bildirimlerle çalışanınızın değerlendirmesine yönelik sağlam bir yaklaşım, performans, başarı ve sonuç üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir.

Düzenli toplantılar aracılığıyla devam eden geri bildirimlerin, daha büyük performans hedeflerine karşı ilerlemeyi izlemenize yardımcı olacaktır. Örneğin, satışlarını her çeyrekte belirli bir yüzde oranında artırmayı hedefleyen bir satış ekibi üyeniz için, ilerlemeyi gözden geçirmek için aylık bir yakalama, sorunları belirlemenize ve yıllık bir çalışan değerlendirmesini beklemekten daha hızlı çözmenize yardımcı olur.

Özetle, performans değerlendirme sürecinde, ölçülebilir hedefler belirleyerek planlar yaparsınız ve performans izleyerek personelinizle ile iletişimde kalırsınız. Daha sonrasında, hedefleri ve peformansları karşılaştırarak değerlendirmeye alır ve geribildirimler yaparsınız. Böylelikle, değerlendirme sonucunda elde edilen verilere göre terfi, prim, transfer, eğitim gibi ödül sistemlerini yürürlüğe koyarak çalışanınızın memnuniyetini sağlar ve şirket başarınızı elde tutarak üstüne katlanarak büyümesini sağlarsınız. Bu süreçler çerçevesinde genellikle yılda 2 kere değerlendirme yapabilirsiniz fakat her ay gelişmeleri takip ederek yenilikleri ve başarıları taze tutmalısınız. Bir çalışan için en büyük motivasyon kaynağı olan başarı farkındalığı, yöneticileriniz tarafından her ay geribildirimler sayesinde çalışanınıza hissettirilerek yarı yıl değerlendirmesine kadar katlanarak gelişmesini sağlayabilirsiniz. Böylelikle, içgüdüsel olarak tüm departmanlarınıza ve çalışanlarınıza hedef bilinci ve başarı arzusunu aşılamış olursunuz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.