Başarılı Bir Oryantasyon Eğitimi İçin 5 İpucu

Oryantasyon eğitimi her işletme tarafından oldukça dikkat edilmesi gereken bir konu olarak karşımıza çıkıyor. Her yeni işe başlayan ve her yeni çalışan alan işletmeler için oryantasyon süreci çok önemlidir. Peki, oryantasyon sürecini ne kadar iyi biliyorsunuz? Oryantasyon nedir?

Cevabı bilmiyorsanız endişelenmeyin!

Hemen makalemizi okuyun ve oryantasyon eğitimi kapsamında aklınızda soru kalmasın. İşte oryantasyon süreci ile alakalı her şey!

İpucu

Oryantasyon yönetimi kapsamındaki yaklaşımımızı, danışmanlık sürecimizin detayları ve bu hizmetimizin püf noktalarının açıklandığı İnsan Kaynakları Danışmanlığı sayfamız ilginizi çekecektir.

Oryantasyon, yeni bir çalışanın rahat ve etkili şekilde çalışabilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgilerin verilmesi amacıyla tasarlanmıştır. İşlerine, meslektaşlarına ve şirkete yeni işe alımların planlı bir şekilde tanıtılmasıdır. Çalışanların yeni ekiplerine, departmanlarına ve şirket içindeki rollerine karşı hazırlıklı hissetmelerini sağlar.

Oryantasyon Nedir? 

Oryantasyon, yönlendirme yapmak ve kılavuzluk etme anlamlarına gelmektedir. İşe yeni başlayan kişilerin ilk zamanlar akıllarında “acaba” listesi oluşmaktadır. Nedir bunlar?

  • “Hangi işleri yapacağım?”
  •  “İşleri nasıl yapacağım?”
  • “Teslim tarihleri ne?”
  • “Kimlerle çalışacağım?”
  • “Hangi yöntemleri kullanacağım?”
  • “Neleri ön plana çıkarmalıyım?”

Yukarıdakiler gibi birçok sorunun içinde yer aldığı “acaba” listesi, oryantasyon süreci ile çözülebilmektedir. Kişilerin işe başlarken ne yapacaklarından nasıl yapacaklarına kadarki süreci içeren sürece oryantasyon eğitimi denilmektedir.

Oryantasyon Neden Önemlidir?

Oryantasyon eğitimi, geniş bir perspektiften bakıldığı zaman alışma sürecinin en sağlıklı yönetim şeklidir. İşe yeni başlayan kişiler, kendilerini hiç tanımadığı bir ortamda ve alışık olmadığı bir süreçte bulabilir. Süreçte, onlara yardımcı olunmadığı zaman bu yalnızlık, daha da büyüyerek kişilerin içine kapanmasına sebebiyet verir. Kafalarına takılan konuları sormaya çekindikleri için yanlış bir hamle yapabilirler. Bu nedenle, şirketlerin yeni gelen çalışanlarına seçtikleri kişilerin öncülüğünde oryantasyon eğitimi vermesi önemlidir. Böylece, yeni çalışanlar ofise, iş yapış şekillerine ve sorumluluklarına hâkim bir şekilde sisteme dâhil olur. Sonuçta da verimlerini maksimum seviyede tutabilirler.

Oryantasyon Eğitimi Nedir?

Oryantasyon; yeni çalışanları, sorumluluklarına, iş arkadaşlarına ve işyerine tanıtma sürecidir. Etkili bir oryantasyon eğitimi, insanların yeni rollerinde, takımlarında ve departmanlarında kendilerini daha rahat hissetmesine yardımcı olurken, aynı zamanda da şirket beklentileri ve politikaları konusunda onları bilinçlendirir.

Oryantasyon Eğitiminin Amacı Nedir?

Oryantasyon eğitiminin en önemli amaçlarından biri yeni gelen çalışanı sisteme en hızlı ve verimli şekilde adapte edebilmektir. Diğer amaçlarını ise aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

  • Kişinin şirketle bağını güçlendirmek
  • İş devir oranlarını en aza indirmek
  • Bilgi eksikliğinden doğabilecek sorunların önüne geçmek
  • Çalışanda kurumsal sadakatin oluşumunu sağlamak


Oryantasyon Eğitiminin Faydaları Nelerdir? 

Yeni bir çalışanın iş süreçlerine hızlıca hakim olabilmesi beklenebilecek bir durum değildir. Bu sürecin uzaması da iş süreçlerini karmaşık hale getirebilir veya çalışanın, işten uzaklaşmasına neden olabilir. Oryantasyon süreci, çalışan ile şirket arasındaki bağı ilk günden oluşturmaya başlayan ve kuvvetlendiren önemli bir faktördür.

Oryantasyonun şirket için faydaları aşağıdaki gibidir;

  • Kişinin alışma sürecini hızlandırarak şirkete değer katma noktasına gelmesi
  • Olası sosyalleşememe, sorumlulukları bilmeme gibi durumlardan kurtularak çalışanın en verimli hâlini sergilemesini sağlayarak motivasyonu artırma
  • Çalışanın şirket ile olan bağının hızlı oluşması sayesinde yeni fikirlerde ve önerilerde özgüvenli bir şekilde duruş sergilemesi
  • Çalışanın işe alışma sürecinin takibi yapıldığı için performansının gözlemlenebilmesi

Oryantasyon Programı Nasıl Hazırlanır? 

Başarılı bir oryantasyon süreci için öncelikle insan kaynakları tarafında, kurumun yapısına, kültürüne ve kişinin başlayacağı bölüme odaklı bir program hazırlanması gerekir. Oryantasyon eğitimi iki şekilde gerçekleştirilir;

  1.     Temel oryantasyon
  2.     Mesleki oryantasyon


Temel Oryantasyon

Temel oryantasyon sürecinde, çalışana işletmenin dünden bugüne serüveni anlatılmaktadır. Bu süreçte;

  • Marka değeri
  • Vizyonu misyonu
  • Yöneticilerin isimleri ve ünvanları
  • Şirket departmanları
  • Hizmetler ve üretim süreçleri
  • Şirketin politikaları
  • Şirketin hedefleri
  • Güvenlik uygulamaları

Bu süreçte çalışanın da merak ettiği soruların da cevabı verilebilir. Örneğin;

  • Deneme süreleri
  • Ücret ödeme şekilleri
  • Fazla mesailer
  • Resmi tatiller
  • Yıllık izinler

 

Mesleki Oryantasyon

Mesleki oryantasyon sürecinde ise görev ve pozisyonunun gereklilikleri hakkında bilgi verilmektedir. Buradaki hedef işe uyum sürecini hızlandırmaktır. Bu noktada, iki bölüme önemli görev düşer; insan kaynakları departmanı ve kişinin başlayacağı departman/yöneticisi. İnsan kaynakları departmanının görevlerinden bahsetmek gerekirse;

  • Şirket tanıtımı (Şirketin vizyon misyon ve hedeflerinin anlatılması)
  • Şirket prosedürlerinin tanıtımı (ücret sistemi, ödüllendirme sistemi, bireysel öneri sistemi gibi sistemlerin tanıtımı, sağlık hizmetleri, çalışma saatleri ve iş koşullarının tanıtımı, ulaşım imkanlarının tanıtımı)
  • Kişinin işe başlayacağı alanın ve araç gereçlerin hazırlanması (network girişlerinin yapılması, e-mail adresi tahsis edilmesi, telefon numarası belirlenmesi, servis güzergâhının belirlenmesi)
  • Tüm şirkete yeni başlayacak kişi için duyuru yapılması (tanışma toplantısı)
  • Oryantasyon sürecinin tamamlanması ve değerlendirilmesi

 

Yöneticinin görevleri ise aşağıdaki gibidir;

  • Takım arkadaşları ile tanışma
  • Çalışma yerinde kullanılacak araç gereçlerin tanıtımı
  • Mevcut saha gezisi yaptırılması (ürünlerin veya sunulan hizmetlerin tanıtımı)
  • Bölümün tanıtımı (bölümün amaç ve hedeflerinin anlatılması, diğer takımlarla işbirliği yapılıyorsa bunların aktarılması, organizasyonun tanımı)
  • Kişinin yapacağı işin birlikte gözden geçirilmesi
  • Performans beklentilerinin ve hedeflerinin paylaşılması
  • Bilgisayarda kullanılan bir işletim sistemi varsa tanıtımı

Son olarak, oryantasyon süreci şirketten şirkete değişen bir olgudur. 2 hafta ile 6 hafta arasında değişkenlik gösterebilir.

Oryantasyon Maliyeti Nedir?

Şirketlerde tüm süreçlerin mali karşılığı olduğu gibi oryantasyon sürecinin de maliyeti bulunmaktadır. Oryantasyon maliyetinde tüm sürecin planlanması, düzenlenmesi ve yürütülmesi yer almaktadır. Bu maliyetlendirmede programa katılan tüm çalışanların maaşları ve yan gelirlerinin dâhil edilmesi önemlidir. Maliyet hesaplamalarına bakıldığı zaman, oryantasyonu maliyet kalemleri arasında çok görmüyoruz. Bunun nedeni, oryantasyonların hedeflerinin bulunmaması ve bunların belirlenmemesidir.

İşletmelerin oryantasyon yapmasındaki temel amaç, çalışanın işe daha kolay adapte olarak hızlı bir şekilde başlangıç yapmasıdır. Elde tutulan personelin oryantasyon maliyeti daha düşük çıkarken, ayrılan personellerde bu rakam daha yüksek çıkar. Oryantasyonun hedefi tam olarak belirlenmemişse, programı maliyetlendirmek ve ölçmek çok kolay olmaz.

Oryantasyon maliyetlendirmesinde bir formülasyon mevcuttur. Oryantasyon, maliyet kalemleri arasında çok bulundurulmayan bir faktör olmasına rağmen göz ardı edilmemesi gereken bir rakamdır.

İyi Bir Oryantasyon Süreci Nasıl Olmalıdır?

İyi bir oryantasyon süreci demek, yeni çalışanın şirkete hızlı bir şekilde adapte olarak iş süreçlerine dâhil olması demektir. Peki, bunu nasıl başarabiliriz? Öncelikle, yeni çalışanın beklentilerini öğrenmeli ve bu beklentileri karşılayıp karşılamadığınızı kontrol etmelisiniz. Bazı durumlarda başarılı bir oryantasyon gerçekleştirmek için insan kaynakları departmanında buna yönelik eğitim alan birinin bulunması önemlidir. Oryantasyon sürecini 4 ana başlıkta incelemek gerekirse;

Hazırlık dönemi

  • Amaçları tanımlamak
  • Gerekli araç gereçleri hazırlamak
  • Personelleri bilgilendirmek

Sunum

  • Öğrenme sürecini düzenlemek
  • Yapılacak işleri belirlemek

Kişinin deneme sürecinin başlaması

  • Personele verilen göreve ilişkin bilgiler
  • Yapılan hataları yapıcı bir yaklaşımla düzeltmek
  • Personelin gösterdiği ilerlemeye karşı duyarlı olmak
  • Yeni başlayan insanlara karşı sabır göstermek
  • Aradan çekilerek personelin tek başına sorumluluk almasını sağlamak

Kontrol aşaması

  • Personelin sorularına yanıt vermek
  • Sürecin sonuçlarını değerlendirmek

 

Oryantasyon Eğitimi Kimlere Verilir?

Oryantasyon eğitimi, yeni başlamış personele veya şirket içerisinde bölüm değiştiren personellere verilebilmektedir.

En İyi Oryantasyon Uygulamaları 

İyi oryantasyon uygulamalarında öncelikle, yeni işe başlayan kişinin beklentilerini dinlemelisiniz. Sonrasında, oryantasyon sürecinde ayrım yaptığımız temel ve mesleki kısma geçilmelidir. Temel oryantasyon sürecinde; şirket politikalarının anlatımı, mesai saatleri, şirket vizyonundan ve misyonundan bahsedilmesi, izinler, çalışan el kitabı vb. süreçlerin işlediği bir sunumdan bahsedebiliriz. Daha sonra mevcutsa, saha gezisi (yangın çıkışları, yemekhane, yönetim katı vb.) yapmalısınız.

Mesleki oryantasyon kısmına geçildiğinde ise; düzenli yapılan toplantı bilgileri, devam eden projeler, eğitimler, işin sorumlulukları vb. süreçler için bilgiler verilmelidir. Devamında kaynaşma aktivitesi düzenlenerek sosyalleşme sağlanarak süreç test edilerek oryantasyon değerlendirmesi yapılmalıdır.

Oryantasyon Örnekleri 

X firması, bir pozisyon açıldığında öncelikle iç kaynaklarını değerlendiriyor. Daha sonra ikinci alternatif olarak bir ilan yayınlıyorlar ve adayları birçok testten (yetenek testi, kişilik envanteri, yabancı dil seviyesi vb.) geçiriyorlar. Daha sonra, işe alım sürecinin kalitesini artırmak için yeni işe başlayacak personellere işe alım değerlendirme anketi uyguluyorlar ve oryantasyon sürecini 2 yıla yayarak 2 farklı ana programdan oluşturuyorlar. Firmanın Türkiye dışında da lokasyonları mevcut bulunuyor. İlki Türkiye’de uygulanan program, ikincisi ise merkezi İtalya’da bulunan oryantasyon programıdır.

Türkiye’deki programı 2 aylık periyotlarla lokalde organize ediyorlar ve 2 ay içerisinde de Türkiye’de işe başlayan tüm çalışanların katıldığı 3 gün sürecek bir oryantasyon programı organize ediyorlar. Bu program kapsamında işe yeni giren çalışanlar, Türkiye organizasyonunu yakından tanıma fırsatı yakalarken; finans ve marka eğitimi alıyorlar ve sahada çalışan personeller ile birlikte yerel ve ulusal zincir marketlerini ziyaret ederek ürünlerin konumlandırılması hakkında detaylı bilgi alıyorlar. Son aşamada ise Bolu’da bulunan üretim fabrikalarına giderek üretim hattındaki süreci öğreniyorlar.

İkinci aşama İtalya’da gerçekleşiyor. Yeni işe başlayanları 3 günlük bir oryantasyon programına katıyorlar. Yeni çalışanlar şirketin tüm süreçleri hakkında bilgi sahibi olurken aynı zamanda farklı ülkedeki çalışanlarla tanışma ve firmanın kültürünü içselleştirme imkânı kazanıyorlar. Sonraki dönemde ise her bir farklı iş ailesi bazında düzenlenen oryantasyon programlarına katılıyor ve bulundukları iş ailesini daha yakından tanıma fırsatı kazanıyorlar. Son aşamada, oryantasyon programına katılan tüm çalışanlar, CEO ve yönetim kurulu ile gerçekleşecek bir toplantı organize ediliyor. Böylelikle çalışanlar hem aidiyet duygusu hissederken hem de şirketi daha yakından tanıma, detaylı bilgi sahibi olma gibi önemli adıma geçmiş oluyorlar.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.