İdeal Bir Organizasyon ve İş Süreçleri Tasarımı

Organizasyon; yapılacak işi belirlemek, gruplamak, sorumluların yetkilerini tanımlamak ve beraberinde hedeflere ulaşmada insanların birlikte en etkili şekilde çalışmasını sağlamak için ilişkiler kurma sürecidir.  Kısaca organizasyon, otorite ilişkisinin kurulmasıdır. Organizasyonel tasarım, iş akışının, prosedürlerin, yapıların ve sistemlerin işlevsel olmayan yönlerini tanımlayan, bunları mevcut iş gerçekliklerine/hedeflerine uyacak şekilde yeniden düzenleyen ve ardından yeni değişiklikleri uygulamak için planlar geliştiren adım adım bir metodolojidir.

İyi organizasyon yapısı ve tasarım, iletişimi geliştirmeye, üretkenliği artırmaya ve yeniliğe ilham vermeye yardımcı olur. İnsanların verimli çalışabileceği bir ortam yaratır. Üretkenlik ve performans sorunlarının çoğu, zayıf organizasyon tasarımına bağlanabilir.

Organizasyon Tasarımı Nedir?

          Şirketlerde, yönetim ve icra kurulları, komiteler, müdürlükler veya direktörlükler bulunur. Bunların hiyerarşik bir yapısı vardır. Bazı yetkinlik ve otoriterilere göre sorumlular belirlenir ve gruplandırılır. Bu kişilerin altında yöneticiler, uzmanlar, sorumlular ve kıdemli uzmanlar şeklinde farklı unvan yapıları yer alır. Organizasyon, bu süreçlerin yürütülmesini, ilerletilmesini ve performanslarının ölçülmesini sağlayan bir yapı haline gelir. Şirket, organizasyon yapılarının, rol ve sorumlulukların, yetkinliklerin ve performans ölçütlerinin tasarımını kapsamaktadır. Bu tasarımın işlevsel ve sürdürülebilir olmasını, ardından daha da gelişmesini sağlamak için yöneticilerin süreci takip etmesi ve performansı sürekli ölçüyor olması gerekmektedir. 

          Aynı zamanda yetkilendirme modeli de organizasyon tasarlanmasının içinde yer almaktadır. Yani anahtar aktivitelerin ve mihenk taşların belirlenmesi ve bu aktivitelerdeki karar noktalarının, yani buralarda yer alacak kişilerin kimler olması gerektiğinin belirlenmesini içermektedir.

          Bir kuruluşun tasarımı, verimli ve etkili bir şekilde çalışması için doğru olmalı ve yapı ve sistemleri, temel stratejilerle uyumlu olmalıdır. İşletmeye, çalışanlarına ve faaliyet gösterdiği ortama uygun bir tasarıma sahip olmanın birçok faydası vardır. Örneğin;

  • Verimliliği arttırmak,
  • Daha hızlı ve daha etkili karar verme,
  • Mal ve hizmetlerin kalitesinin iyileştirilmesi,
  • Daha yüksek kâr,
  • Daha iyi müşteri ilişkileri,
  • Daha güvenli çalışma koşulları,
  • Daha mutlu, daha sağlıklı ve daha motive edilmiş bir iş gücü,
  • Gelecekteki zorluklara daha fazla hazırlıklı olma,

Bununla birlikte, tasarımda kusurlar varsa, bir kuruluş aşağıdakiler de dâhil olmak üzere ciddi sorunlarla karşılaşabilir:

  • Problem çözememe,
  • Boşa zaman,
  • Koordinasyon eksikliği,
  • Tutarsız iş kalitesi,
  • Yasal uyumsuzluklar,
  • İtibar hasarı,
  • Düşük moral, yüksek personel değişimi,
  • Hedeflenen işletme düzeyinin altında sonuçlar.

          Geçmişte belirli bir tasarım başarılı olsa bile, bu onun sonsuza kadar başarılı kalacağı anlamına gelmez. İşletmeler geliştikçe ve çevrelerindeki dünya değiştikçe, örgütlenme şekillerini yakından takip etmelidir.

Organizasyon Tasarımı Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?

  1. Süreç yönetiminin, uzun vadeli hedefler doğrultusunda ve kurumsal stratejilere uygun olarak tasarlanması gerekmektedir. “Yarınımızı göremiyoruz, bilemiyoruz.” demek çok yanıltıcı olabilir. Şirket olarak 5 yıl sonra nereye varılması hedeflendiği belirlenmelidir. Belirleme öncelikli olmalıdır çünkü kurumsal stratejiler ancak onları hayata geçirecek organizasyonun ve süreçlerin verimliliği ve etkinliği ölçüsünde amacına ulaşmaktadır.
  2. Sorumluluklar net bir şekilde belirlenmelidir. Süreç tasarımı yapılırken, süreç sahibinin kim olması gerektiği çok önem teşkil etmektedir. Sorumluların unvan bazında net bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir. Bazı şirketlerde unvan bazında değil de, isim bazında(Ahmet, Mehmet, Ayşe, Fatma…) sorumlular belirlenebilmektedir. Bu X kişisi işten ayrıldığında, süreç sorumlusu sahipsiz kalır. Süreç de bu sebepten dolayı aksar ve yürüyemez. Unvanlar kalıcı, kişiler gidicidir. 
  3. Çalışanlarla şeffaf bir şekilde paylaşılmalı ve sahiplenmeleri sağlanmalıdır. Süreç tasarımı yapılıp, sorumlular tespit edildikten sonra çalışanlarla saydam bir şekilde paylaşılması gerekir. Özellikle süreçten sorumlu kişilerin süreç ile alakalı her şeyi bilmesi gerekir. Aynı zamanda süreçten sorumlu kişilere hizmet edecek bağlantılı departman da süreçten haberdar olmalıdır ki süreçte destek olabilsin ve yardım edebilsin. Çalışanlarda bazı durumlarda sahiplenememe veya eski alışkanlıklarını sürdürme durumu ortaya çıkabilmektedir. Bu yüzden insan kaynakları çalışanlarıyla karşılıklı görüşmeler gerçekleştirilmelidir. Birçok şirkette süreç tasarımı yapılır ama çalışanlara ilan edilmez. Çalışanın haberi olmaz ya da süreç tasarımı ilan edilir ama çalışan içselleştiremez ve aksayan yönler ortaya çıkar.
  4. Süreçlerin sürekli olarak gözden geçirilmesi, iyileştirilmesi, değiştirilmesi ve izlenmesi gerekir. Süreç, sürekli ve dinamik bir konudur. Süreçleri hazırladıktan sonra 5-10 yıl boyunca aynı şekilde kullanamazsınız çünkü sektör, dünya, kişiler ve trendler sürekli değişir. Süreçlerin devamlı olarak gözden geçirilmesi genellikle insan kaynakları, kalite yönetim sistemleri ve departman yöneticileri tarafından yapılmalıdır. Çalışanların geri dönüşleri doğrultusunda bazı iyileştirmeler yapılabilir. Olan değişikliklerin hepsinin takip edilmesi gerekir. İş yapış şekillerinin değişmesi veya revizyona uğraması halinde değişiklikleri hemen uygulayabilmek için esnek bir yapının olması gerekir. İş yapış şekilleri değişmiş olabilir. Hemen dönüştürmek ve hayata geçirmek için esnek bir yapının olması gerektiği önemli konulardan biridir.

  5. Tekrar eden süreçler ortadan kaldırılmalıdır. Bir süreç, birden fazla kişi tarafından yürütülebilmektedir, lakin işin doğrusu bu değildir. Sorumlular net bir şekilde belirlendiğinde, tekrar eden süreçler ortadan kalkacaktır.

  6.  Katma değeri olmayan veya çok az katma değerli işlerin, olabildiğince en aza indirilmesi gerekir, böylece şirketi ileriye götürecek ve hedeflerine taşıyabilecek daha katma değerli aktivitelere daha çok vakit ayrılabilir.

İdeal Bir Organizasyon ve İş Süreçleri Tasarımında Şirketlerin Uyması Gereken Altın Kurallar Nelerdir?

  1. Kurum stratejileri belirlenmelidir.
    • Uzun vadeli şirket hedefleri belirlenmelidir.
    • Hedef ülkelerin satış kanalları tespit edilmelidir. (“5-10 yıl sonra değişim olacak mı veya aynı şekilde devam edecek mi?” sorusuna cevap verilmelidir.) Sadece şirketlerin hedeflerinin belirlenmesi yetmez. Düzenli olarak süreç sahipleri tarafından takibinin yapılması gereklidir. Kurum stratejisi belirlenirse doğru bir organizasyon tasarımı ve süreç yönetimi gerçekleştirilmiş olur.

  2. En iyi uygulamalar yakından takip edilmelidir.
    • Sektör ve rakiplerin takibi yapılmalıdır.
    • Sektördeki ve haricinde en iyi / en yaygın uygulamalar takip edilmelidir. Bu noktada rakip analizi büyük önem teşkil etmektedir. Şirketlere rakip analizi yapmalarını öneririz. İnsan kaynakları, IT, tedarik zinciri gibi tüm departmanların kendi bakış açılarıyla rakiplerini incelemesi gerekmektedir. İnceleme yılda minimum 1 kez yapılmalıdır.
    •  Dijitalleşme açısından birçok iyi uygulamalar görmekteyiz. Dijital olarak da takip sağlanması gerekmektedir. Organizasyonlarda ve süreçlerde dijitalleşme ile alakalı “dijital uzman” gibi yeni yapılar dâhil edilebilir.

  3. Kurum içi yetkinlikler ve dinamikler iyi anlaşılmalıdır.
    • Kişiler yakından tanınmalı, bilinmeli ve onlarla konuşulmalıdır.
    • Kurumun tarihçesi, kültürü hakkında bilgi sahibi olunmalıdır.
    • Liyakate göre organizasyon tasarlanmalıdır.

  4. Cezbedici bir yapı tasarlanmalıdır.
    • Hem çalışanlar hem de potansiyel adaylar için motive edici ve cezbedici bir yapı tasarlanmalıdır. Adaylar kuruma çekilmelidir.

  5. Güçlü marka elçileri oluşturulmalıdır. 
    • Çalışanlar birer marka elçileridir. Dışarıdan kuruma çekilmeye çalışılan, marka ve kurumun tanıtıldığı potansiyel adaylar da marka elçileridir. Marka, dışarıda övülüp anlatılıyorsa elçilik yapılmış olur. Kurumlar, tek başlarına marka elçiliği yaparak gelişme kaydedemez. Şirket içinde güçlü marka elçileri oluşturulmalıdır. 

      6.Performans sürekli takip edilmeli ve aksayan yönler ile ilgili aksiyonlar alınmalıdır.

    • Bireysel performans yönetimi ile performans ölçümü yapılmalıdır.
    • Kariyer ve gelişim programları ile performans ilişkilendirilmelidir.

       7.Değişim yönetimi sağlanmalıdır. 

    • Şirket içinde benimsenmesinin, kabul görmesinin ve sürekli olarak uygulanıp geliştirilmesinin sağlanması önemlidir. Tepeden yönlendirme ve tasarımlarla hayata geçirilmesi çok zordur. Kalite güvence sistemleri, insan kaynakları, bölüm yöneticileri ve üst yönetim gibi yapılar değişim yönetimi ile ilgilenmelidir. Üst yönetimin takipte kalması, destek ve sponsor olması gerekir.

Organizasyon ve İş Süreçleri Tasarımı Nedir?” üzerine bir yorum

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.