Kurumsal Dönüşüm Hakkında Az Bilinen Gerçekler

İşletmeler sadece ürettiği hizmet ya da mal ile var olmamakta, üretmek için önce paylaşılan ortak bir ruhun olması gerekmektedir. İşletmeler var olabilmek ve sürdürülebilirliklerini devam ettirebilmek için dış çevreyi (müşteriler, paydaşlar ve tedarikçiler) dikkate alıp iç çevre (çalışanlar) ile bütünleştirebilmelidir. Bu şekilde, işletmeler ilerleme sağlayabilir. Dış çevrenin beklentilerini öğrenmek gerekir. Tamamen dış dünyaya kapanık bir şekilde kurumsal dönüşümü sağlayabilmemiz mümkün değildir. Kurumsal dönüşümde mutlaka dış paydaşlara da yer vermeli ve onların da fikirlerini takip etmeliyiz. Müşteri memnuniyet anketleri ve toplantılarla dış paydaşların görüşlerini alabiliriz. Sürekli şirkette bulunan çalışanların memnuniyetlerini de ölçmek kurumsal dönüşüm noktasında çok önemli bir unsurdur.

İşletmelerin varlıklarını koruyarak devam edebilmesi için bulundukları sektörden kaynaklanan sorunlara gerekli zamanda gerekli tepkileri verebilmesi gerekir. Herhangi bir sorunla karşılaştığınızda aksiyona geçilmelidir. Kurumsal dönüşüme henüz başlamamış veya kurumsal dönüşümü başaramamış firmaların hızlı tepki vermekte gecikebildiğini görmekteyiz. Bu gecikme sonucunda da müşteri ve pazar payı kaybetme problemleri çıkar.

Ortaya çıkabilecek sorunlara karşı; işletmeler profesyonelleşerek, saydamlaşarak, güçlü örgüt kültürü oluşturarak, tutarlı davranarak ve süreçlerini kurallara bağlayarak cevap vermekte ve kurumsallaşmaktadır. Şirketlerin kurumsal dönüşümü tam anlamıyla sağlayabilmesi için profesyonel çalışanlar ve güçlü bir örgüte sahip olması gerekir. Çalışanların şirkete aidiyeti olmalıdır. Tutarlı olunması ve kuralların yazılı olarak tutulması da çok önemlidir. 

Kurumsal dönüşüm esasen, işlerin kişilere göre değil kurallara göre, yani “Kurumsal Yönetim” ilkeleri çerçevesinde yönetilmesini gerektirir. Böylelikle şirketler kuşaktan kuşağa, başarılı bir şekilde miras bırakılabilmektedir.

Kurumsal dönüşümde başarının formülü iyi bir patron, iyi bir profesyonel ve iyi bir sistemden (dijitalleşme) geçmektedir. İyi bir şirket stratejiniz, adil bir performans sisteminiz ve buna bağlı yetenek yönetimi programınız, büyük bir piyasanız, güçlü bir kurum kültürünüz ve iyi bir lideriniz var ise istenilen yüksek performansa erişmeniz de zor olmayacaktır. Böylelikle; ciro, pazar payı ve kârlılık istenen seviyeye ulaşabilecek, yüksek müşteri, çalışan ve hissedar memnuniyeti yakalanabilecektir. 

Özetle, başarılı bir kurumsal dönüşüm ve yüksek performans için şirket stratejisi çok önemlidir. Gelecek 3, 5 veya 10 yıllık hedeflerimizin olması şirketin olmazsa olmazlarındandır. Sağlam bir İK yapımızın olması ve bu kapsamda bireysel performans yönetimi, kariyer haritaları, kariyer yönetimi ve yetenek yönetimi yapmamız gerekir. Eğer büyük bir piyasamız varsa ve sektör bize yüksek bir pazar payı sunuyorsa, yüksek performans çok önemli olacaktır. 

Kurumsal dönüşümün adımlarını şu şekilde sıralayabiliriz.

1.       Mevcut Durum Analizi
2.       Stratejik Planlama
3.       İnsan Kaynakları Yönetimi
4.       Organizasyonel Yapılanma

Mevcut Durum Analizi 

Mevcut durum analizi alanında, Albert Solino olarak danışmanlıklarımızda kullandığımız metodoloji kapsamında birçok faaliyet gerçekleştirmekteyiz. Danışmanlık verdiğimiz işletmenin fotoğrafını çekmek adına mevcut durum analizini yaparak işe başlıyoruz;

• “Hangi konumdayız?”, “Süreçlerimiz neler?” ve “Eksik yönlerimiz neler?” sorularını cevaplıyoruz. 
• “Hizmet sunum modellerimiz nedir?”, “Organizasyonel yapılanmamız nasıl?”, “Yönetişim mekanizmamız nasıl?” ve “İşlerimiz nasıl gruplandırılıyor ve hangi ekipler tarafından yürütülüyor?” sorularının tespitini yapıyoruz. 
• “Hangi yetkinlik kümesine ihtiyaç duyuluyor?”, “Gereken yetkinlikler nedir?” ve “Sahip olduğumuz yetkinlikler nedir?” konularını tespit ediyoruz. 
• İş süreçleri tasarımını gerçekleştiriyoruz. Farklı departman ve süreçlerde aynı yapılan işlerin olup olmadığını ve verimsizlikleri araştırıyoruz. Teknolojinin ne kadar kullanıldığını ve dâhil edilebilecek noktaları belirliyoruz.
• Anahtar performans göstergeleri ile ilgili fonksiyonların performansı kapsamında hangi KPI’ların takip edildiğine bakıyoruz.
• İş süreçleri yürütülürken “Kişinin görev tanımı nedir?” ve “Fonksiyonel bazda ünvanların rol ve sorumlulukları nedir?” sorularının tespitini gerçekleştiriyoruz ve bunu yaparken birkaç yöntem kullanıyoruz. Öncelikle, süreç sahipleriyle birebir görüşmeler gerçekleştiriyoruz. “Organizasyondaki yapı nasıldır?”, “Raporlama kime yapılıyor?”, “Bağlı kişiler kim?”, “Süreçlerinde yürüttüğü kişiler kimdir?” ve “Hangi süreçleri yürütüyor?” sorularını cevaplıyoruz ve iş analizi formlarını dolduruyoruz.
• Süreç sahiplerinin, zamanlarını ne kadar operasyonel ne kadar yönetsel faaliyetlere harcadığını ve verimsizlik noktalarını tespit ediyoruz. 
• Süreçlerin ne kadar dijital yürütüldüğünü belirliyoruz.
• Görev tanımlarını inceliyoruz. Görev tanımında yer almayan veya görev tanımında yer alan ama uygulanmayan süreçleri tespit ediyoruz.

Stratejik Planlama

Mevcut durumu analizinden sonra gelen önemli bir konu da hedef koymaktır. Bir firmaya hedef vermediğiniz sürece, nereye, nasıl gideceğini belirleyebilmek de imkansızdır. Bu noktada, “Neredeyiz?” ve “Nereye gitmek istiyoruz?” sorularına cevap vererek stratejik planlama çalışmaları gerçekleştiririz. Sonrasında ise “Gitmek istediğimiz noktaya nasıl ulaşırız?” sorusunun tespitini yaparız. 

Stratejik planlama doğrultusunda öncelikle sektörümüzü detaylı bir şekilde analiz etmeliyiz. Rakipler ve sektörümün nerede olduğunu iyi gözlemlemeliyiz. Bunları gerçekleştirdikten sonra biz, Albert Solino olarak SWOT analizi gerçekleştiririz. Güçlü-zayıf yönler ve tehdit-fırsatları ortaya koyarız. Şirketin zayıf yönlerini iyileştirip, güçlü yönlerini öne çıkarırız. İşletmenin ana stratejilerini belirleriz. Bölüm ve departman bazında alınacak aksiyonların tespitini gerçekleştiririz ve böylece 3-5 yıllık stratejilerimiz de ortaya çıkar.

İnsan Kaynakları Yönetimi

Hedeflerimize ulaşmamızı sağlayacak en önemli şey çalışanlarımızdır. Eğer doğru bir insan kaynağı yönetimi yoksa, çalışanlarımızı geliştiremez, performanslarını ölçemez ve hedeflerimize ulaşamayız. İdari işler ve özlük işlerinden ziyade; stratejik insan kaynakları denilebilecek bireysel performans sistemi, kariyer ve yetenek yönetimi, yedekleme, öğrenme ve gelişim gibi süreçler de insan kaynakları yönetimine dâhil edilmeye başlandı. 

Adil bir bireysel performans sistemi ile performansların takibi ve ölçümü önemlidir. Buna bağlı olarak da yetenek yönetimi programları ile yetenekli ve gelecek vaad eden çalışanların gelişimine katkı sunulması kurumun geleceği ve sürdürülebilirliği için önem arz etmektedir.  Bu noktada bireysel performans yönetimini 3 başlıkta inceleyebiliriz;

1. Performans hedeflerinin belirlenmesi

Çalışanlarımızı takip edebileceğimiz performans hedeflerinin ne olacağı ve bu performans hedeflerinin önceden belirlediğimiz stratejilerle uyuşup uyuşmadığı ortaya çıkarılır.

1. Performansların değerlendirilmesi 

Performanslar ile alakalı aksiyon alınabilmesi için öncelikle değerlendirilmesi gerekir. Ara ve yıl sonu bireysel performans takibi yapılmalıdır. Bu noktada, insan kaynakları yönetimi departmanına çok büyük bir rol düşer.

1. Performans hedeflerinin raporlanması 

Ara ve yıl sonu değerlendirmesi neticesinde, çalışan bazında performans hedeflerinin raporlanması, bu raporlamalar neticesinde olası gelişim alanlarının tespit edilmesi ve uygulanacak eğitim programlarıyla performansların geliştirilmesi gerekir.

Performans yönetimi süreci ile beraber yetenekli ve gelecek vaad eden çalışanlarımızı geliştirebiliriz. Genelde şirketler “parlayan yıldızlar” denilebilecek çalışanlar ile yetenek yolları oluşturur. Bu da iyi bir uygulamadır ve şirketin gelişimine büyük katkılarda bulunur.

Organizasyonel Yapılanma

Mevcut durum analizi, stratejik planlama ve insan kaynakları yönetimi yaptıktan sonra sıra organizasyonel yapılanmaya gelir. Kurumsal dönüşümü sağlayabilmek için son olarak güçlü bir organizasyonel yapılanmaya sahip olunmalıdır.  Doğru profesyoneller ve yöneticiler ile doğru organizasyonun kurulması çok önemlidir. Organizasyonel yapılanmanın merkezine dijital dönüşüm konumlandırılmalıdır.

Yapılanma, üretim ve hizmet sektörüne göre farklılıklar gösterebilir ama aşağıda belirtilen noktalar mutlaka dikkate alınmalıdır;

• Satış ve pazarlama birimlerinin ayrılması,
• Satın alma departmanının konumlandırılması,
• Tedarikçilerimizin performansının ölçümlenmesi, 
• Satın alma miktarının artırılması,
• Bilgi teknolojileri (IT) departmanına daha fazla önem verilmesi,
• Bilgi güvenliğinin sağlanması,
• Risk yönetiminin yapılması,
• Şirketin tüm süreçlerinin ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yöntemleriyle entegre bir şekilde yürütülmesi,
• Mali işler, muhasebe, finansman, bütçe ve raporlama temel başlıklarının olması,
• Departman bazında bütçe yapılanmalarının oluşturulması,
• Güçlü bir organizasyonun oturtulması,
• Üst yönetimin hızlı aksiyon almasını sağlayabilecek yönetim raporlamalarının yürütülmesi,
• Ar-ge yapılanmalarının kurulması,
• Kalite-kontrol süreçlerinin olması,
• Satış sonrası hizmetler ve müşteri memnuniyetini artırmaya yönelik süreçlerin yürütülmesi

çok önemlidir.

Tüm bu yapıları oluşturulurken, dijitalleşmeyi merkezimize almalıyız ve tüm süreçleri birbirine entegre bir şekilde yürütmeliyiz. Güçlü bir ERP yapısıyla tüm süreçler entegre hale gelebilir. Böylelikle, operasyonel iş yoğunluğunun ortadan kalkması ve herkesin daha stratejik ve katma değerli işlere vakit ayırması sağlanabilir. 

Üst yönetimin hızlı ve doğru kararlar alabilmesine katkı sunacak yönetim raporlamasının tasarlanması gerekir. Peki, yönetim raporlaması tasarımı ile birlikte şirketlere ne gibi katkılar sunarız? Sunduğumuz en önemli katkılardan biri, üst yönetimin hızlı ve doğru karar almasıdır, bu da kâr, etkin nakit yönetimi ve maliyet kontrolü gibi faaliyetleri etkileyen temel faktörlerin çabuk ve düzgün bir şekilde ilgili kişilere raporlanmasını sağlar. Yöneticilerin, sorunları daha hızlı tespit etmesine ve hareket kabiliyetlerinin artmasına sebep olur.

Güçlü bir yönetim raporlaması ile alınan kararların organizasyonun tamamıyla kolaylıkla paylaşılması sağlanır. Raporlamalar, ERP üzerinden otomatik bir şekilde gerçekleştirildiği için çok hızlı olur. Ölçülebilir hedefler konulduğunda da şirket stratejik kararları doğrultusunda yürütebiliyor ve şeffaf bir yönetim yapısı ortaya çıkmış oluyor. Veri kalitesi ve standardizasyonunu da sağlarız. Performans ölçümü için genel geçer standartların oluşturulması ve ortak yapıdaki raporların farklı birimler için üretilmesi ve karşılaştırılmasına da imkân sağlamış oluruz. Dolayısıyla, tüm şirket genelinde verimlilik artar ve kararlar hızlı ve doğru bir şekilde alınır.

Peki, raporlamalar hangi şekilde olur? Excel gibi Office programlarıyla raporlamalar yapılabilir ve bu da en çok vakit alan ve tercih etmediğimiz bir yöntemdir. ERP programları üzerinden otomatik bir şekilde, tek bir tuşla direkt olarak üst yönetime bir mobil uygulama veya dashboard üzerinden stratejik raporlama yapabilirsiniz. Stratejik raporlamalara; finans, bütçe tahminleri, kârlılık analizleri, anahtar performans göstergeleri (KPI), satış raporlamaları ve üretim raporlamaları diyebiliriz. 

Özetle, doğru bir kurumsal dönüşüm için olmazsa olmazlar mevcut durum analizi, stratejik planlama, insan kaynakları yönetimi ve organizasyonel yapılanmadır ve tüm bunlar gerçekleştirilirken dijitalleşme merkezde olmalıdır.

Doğru bir kurumsal dönüşüm için kurumsal yönetim ilkelerine bağlı olmalıyız. Tüm kurumsal dönüşüm çalışmalarımızı da kurumsal yönetim ilkeleri çerçevesinde yürütmeliyiz. Kurumsal yönetim ilkesi doğrultusunda şirketlerde genel kurul, yönetim kurulu, icra kurulu ve komiteler yer almaktadır. Genel kurulda hissedarlar, yönetim kurulunda aile üyeleri, şirket profesyonelleri ve şirkete dinamizm katabilecek dışarıdan üyeler bulunabilir. Aile şirketlerinde aile konseyi veya aile meclisi yapıları da bulunabilmektedir. Genel kurul, aile konseyi ve yönetim kurulu ile uyumlu çalışır ve şirketin etkin olmasını sağlar. Yönetim kurulu ise şirket stratejisi doğrultusunda ticari faaliyetlerinin takibi ve denetiminden sorumlu olur. Yönetim kurulu, tasarlanan yapısı gereği kurumsal dönüşümün en temel gerekliliklerinden kopmadan ve bunları daha da iyileştirerek sürdürebilmesini esas alır. İcra kurulu, yönetim kuruluna raporlama yapar. İcra kurulunda müdürler ve süreç sahipleri yer alır, CEO’lar ve genel müdürler de başkanlık eder. İcra kurulunda alınan kararlar neticesinde, icra kurulu başkanı tarafından yönetim kuruluna raporlama yapılır. Yönetim kurulu tarafından yapılandırılan kurul, şirket stratejileri doğrultusunda operasyonel faaliyetleri yönetmekten sorumludur. Bu faaliyetleri gerçekleştirmek için de kendisine bağlı bazı komiteler yer alabilir. Türk Ticaret Kanunu gereği halka açık firmalarda, yönetim kuruluna; risk ve denetim komitesi, kurumsal yönetim komitesi ve iç denetim gibi komitelerin bağlı olması zorunludur. İcra kuruluna da bağlı çok farklı komiteler olabilir, bu, sektöre ve şirketin ihtiyaçlarına göre değişir. 

Genel kurul, yönetim kurulu ve icra kurulu yapılanmalarının yanında, aile şirketlerinde iyi olarak gördüğümüz ve aile şirketlerinde kurumsallaşma ya da aile anayasası hizmetlerimizde tasarladığımız aile meclisi/aile konseyi yapısı vardır. Peki, aile konseyi nedir? Aile konseyi, şirketin sürdürülebilir ve sağlıklı bir şekilde genel işleyişinin sağlanmasında aile anayasasına mutabık kalınarak genel kurul ve yönetim kurulu kanalıyla etkin rol alabilmektedir. Genel kurul ve yönetim kuruluna tavsiye niteliğinde yönlendirmelerde bulunabilir. Aile konseyi, adı üzerinde, aile üyelerinden oluşur ve aile başkanı vardır. Yönetim kurulu başkanı ile aile konseyi başkanı aynı kişi olabilir. Aile konseyi/meclisinin resmi bir yaptırımı yoktur, sadece tavsiye niteliğinde görüşlerini bildirebilir. 

Peki, icra kurulunun operasyon denetimini sağlayacak ve faaliyetini yürütmesine katkı sağlayacak komiteler nedir? 

• Stratejik Planlama Komitesi

Şirketin stratejilerini belirleyen, takip eden ve yönetim kuruluna raporlayan yapılardır.

• Dijital Dönüşüm Komitesi

İşletmenin her sürecinde dijital dönüşüm sağlamak amacıyla bu süreci yürütecek ve sürece katkı sağlayacak komitedir. 

• İnovasyon Komitesi 

İnovasyon komitesi, yeni ürün ve hizmetlerin çıkarılması ve ürün portföy yönetiminin takip edilmesi noktasında çok önemlidir.

• Öneri Değerlendirme Komitesi 

Çalışanlar, tedarikçiler, müşteriler ve dış paydaşlardan gelen önerileri değerlendirme noktasında bize çok fayda sağlayacaktır. 

Özetle, aile konseyi en temel yapımızdır. Bu konseye bağlı olarak; genel kurul, yönetim kurulu, Türk Ticaret Kanunu gereği olması gereken yapılar ve icra kurulu çok önemlidir. En etkin rol alan kurul ise icra kuruludur.