İş Yönetim Yazılımı Nedir?

İş yönetimi yazılımları, operasyonel verimlilik noktasında artılar sağlayan sistemlerdir. Şirketin genel olarak iletişimini ve herhangi bir sürecin başladığı noktadan sonuçlandığı noktaya kadar etkileşimin sağlanmasının yönetildiği bir sistemlerdir. Dolayısıyla, şirketler bu sistemleri kullanmadıkları takdirde operasyonlarda iletişim kopukluğu ve projelerde-süreçlerde etkileşim eksikliği yaşanmaktadır. Örneğin; iş yönetimi yazılımı kullanmayan bir şirkette satış departmanı, gerçekleştirdiği bir satışı muhasebe departmanına haber vermektedir ve bu hem zaman kaybıdır hem de manuel yapıldığı için hata oranı, unutulma riski yüksektir. Fakat iş yönetimi yazılımları kullanıldığı takdirde satış departmanı yaptığı satışı sisteme girer ve otomatik olarak muhasebeye ekstra bir efor sarf etmeye gerek kalmadan mail gitmektedir. İş yönetimi yazılımlarının faydalarını sıralamak gerekirse;

•       İş akışı yönetimi ile operasyonel verimlilik
•       Manuel operasyonlardan kaynaklanabilecek hatalı girişler veya unutulan işlerin önüne geçilmesi
•       Üretilen datalar ile kurumsal hafızanın oluşturulması
•       Dataların analizlerinin yapılabilmesi (satış süreçlerinden sözleşmeye, proje yönetiminden tekliflere kadarki bütün süreçler)
•       Sistem ve yazılım gücünü kullanarak tekrarlanan işlerin otomatik hale getirilmesi (hatırlatma mailleri, aylık denetim mailleri, haftalık-aylık rapor gönderimleri vb.)
•       Karmaşık hale gelen işlerin kontrol altına alınması
•       Ekiplerin üretkenliğinin artması
•       Uzaktan çalışmanın desteklenmesi
•       Geliştirilmiş işbirliği ve iletişimin artışı
•       Proje planlama ve programlama süreçlerinin geliştirilmesi

Veriler, işletmelerin her yerindedir. Şirketler, bilgi güvenliğini merkezi olarak yöneterek, verilerin gizliliği, bütünlüğü ve kullanılabilirliğinin her zaman dikkate alınmasını sağlamak için politikaları, prosedürleri ve veri akışını iş yönetimi yazılımı ile kontrol edebilirler. Bu da iş yönetimi yazılımlarını öne çıkaran bir özelliktir.

İş yönetimi yazılımı ile satış ve dağıtım departmanları arasında siparişleri, stokları ve müşterileri yönetmek kolaylıkla sağlanabilir. İş yönetimi yazılımı sistemi, çözümü benzersiz iş gereksinimlerini karşılayacak şekilde özelleştirmek için kullanıcı dostu araçlarla, tüm işletme genelinde otomatikleştirilmiş iş akışı sağlamaktadır. Bu sayede şirketler stratejiye ve iş geliştirmeye daha fazla zaman harcayabilir ve büyümeyi hızlandırabilir. İş yönetimi yazılımları sayesinde operasyonları yönetmek ve geliştirmek daha kolaydır. İşletme kapsamında satış süreçlerinin dijitalleştirilmesi noktasında önemli katkılar sağlamaktadır. 

Şirketlerin mevcutta kullandığı bir takım yazılımlar vardır. En ufak şirket bile muhasebe kayıtlarını tuttuğu bir yazılım kullanmaktadır. Bu noktada şirketlerin, kullanılan yazılımların daha fazla nasıl geliştirileceği üzerine düşünmesi gerekmektedir. Yazılım kullanımı artırılırken gözetilen faydalar nelerdir?

•       Online iş takibi yapmak
•       Bireysel performans değerlendirmesi yapmak
•       Satışları yönetmek
•       Projeleri yönetmek
•       Pazarlama süreçlerini yönetmek

Farklı alanlarda farklı yazılımlar kullanılabilmektedir. Örneğin şirketler, proje yönetimi ile online iş yönetimi sırasında farklı programlar kullanabilirler. İş yönetimi yazılımları bu süreçleri tek çatı altında toplamayı hedeflemektedir. Şirketler en çok problem yaşadıkları alanlarda yazılım kullanmaya başlamalıdırlar. İş yönetim yazılımlarının en güzel özelliklerinden biri farklı modüllerin, şirketlerin ölçeği kadar kullanılabilmesidir. Örneğin şirket, satış süreçlerinde problem yaşıyorsa, CRM programı ile başlayabilmektedir. CRM sistemi nedir, bloğumuzu linkten ziyaret edebilirsiniz. Şirketler, ihtiyaca yönelik modülleri sistemlerine alarak süreçlerini iyileştirebilirler. Bu sayede adaptasyon süreci daha kontrollü bir şekilde ilerletilebilmektedir.

İş yönetimi yazılımının kapsadığı modüller;

•       Pazarlama otomasyonu modülleri
•       Müşteri ilişkileri yönetimi modülleri
•       Satış süreçlerinin yönetimi modülleri
•       Sözleşme ve muhasebe modülleri
•       Proje yönetimi modülleri
•       İnsan kaynakları modülleri
•       Görev ve doküman yönetimi modülleri

İş yönetimi yazılımının en güzel özelliklerinden birisi ihtiyaca yönelik modüllerin alınarak şirkete entegre edilebilmesidir. Bu hem maliyet hem de şirketin adaptasyonu açısından büyük bir avantaj sağlamaktadır. Şirketlerin bu noktada dikkat etmesi gereken şey sorunlarını ve ihtiyaçlarını doğru belirleyerek çözümü aramalarıdır. Yanlış belirlenmiş bir ihtiyaç, hiç yoktan başka bir sorun açabileceği gibi, yanlış belirlenmiş bir sorun, asıl sorunun daha da büyümesine zaman tanımış olacaktır. Bu noktada şirketlerin, departman kontrollerini ve süreç incelemelerini doğru yaparak ihtiyaçları olan modüllere yönelmeleri gerekmektedir. Tüm modülleri aynı anda almak ta bir seçenektir fakat bu adaptasyon sürecini uzatmak ile beraber sorunsuz işleyen bir sistemi olumsuz yönde etkileme riski barındırmaktadır. Bunun yerine asıl sorunlu ve ihtiyaç alanlarının belirlenmesi ve bu alanlara yönelik yeniliklerin getirilerek modüllerin entegre edilmesi önemlidir. Modüllerin entegre edilmesi kolaydır fakat çalışanların sisteme adapte olması çok hızlı gerçekleşecek bir süreç değildir. Bu aşamada da yeniliğe en açık olan çalışanlar seçilerek sürece başlanmalıdır. Bu sayede seçilen kişilerin adapte edilmesi ile birlikte diğer çalışanların da ilgisi artarak olumlu sonuçlara varılacaktır.

İş yönetimi yazılımı ile ERP yazılımı arasında çok ince farklar vardır. ERP, kurumsal kaynak planlama yazılımı olarak ortaya çıkmıştır. Dolayısıyla, işin içerisinde planlama söz konusudur ve daha çok büyük ölçekli şirketlerin gerçek zamanlı ve ağır datalarının anlık olarak izlenebilmesi için kurulmuş bir sistemdir. Malzeme planlaması ile ortaya çıkmıştır. ERP yazılımı, özellikle üretim şirketlerinin kullandığı MRP (Material Requirement Planning) yazılımı ile hayata geçmiştir. ERP denildiğinde akıllara daha çok planlama ve ağır data yükü gelmektedir.

İş yönetim yazılımının şirketlere sağladığı esas faydası esneklik ve takip edilebilirlik sağlamasıdır. Küçük ve orta şirketler sistemlerine ERP’yi entegre ettiklerinde harcadıkları bütçe tam olarak karşılığını vermemektir bu sebeple iş yönetimi yazılımı daha makul olmaktadır. Şirket hacmi büyüdükçe ERP yazılımından sağlanabilecek avantaj artmaktadır. İş yönetim yazılımlarında ise bu durum ölçek olarak bakıldığında küçük ve orta şirketlerin hem esneklik hem de takip edilebilirlik açısından çok daha fayda sağlamaktadır.

ERP ve iş yönetim yazılımı arasında maliyet farklılıkları vardır.  ERP sistemi, iş yönetimi yazılımlarına göre daha maliyetlidir ve ERP sisteminin yatırım maliyeti bulunmaktadır. Yatırım maliyeti, lisans yatırımları, server yatırımları ve danışmanlık maliyetlerini içermektedir. Ancak iş yönetim yazılımının maliyeti esnektir ve ücretsiz versiyonları da bulunmaktadır. 1000 üzeri çalışanı olan bir şirketin ERP yazılımı kullanması ile 500 altı çalışanı olan bir şirketin ERP kullanması arasında çok fark vardır. 500 altı çalışanı olan şirket, iş yönetim yazılımı kullanırsa çok daha fazla fayda sağlayacaktır.

İş yönetim yazılımları düşük maliyetlerde şirketlere daha fazla esneklik sağlayabilirken ERP yazılımlarında esneklik daha maliyetlidir. İş yönetim yazılımlarında istenilen modüller alınabilirken ERP sistemleri paket halinde alınabiliyor ve kullanılmayan modüllerinde ödemesi mecburen yapılıyor.

Dünyada Fortune 500’de ki şirketler dahil olmak üzere birçok şirket kendi sistemleri bulunmasına rağmen online takip yapabilmek adına dışarıdan sistemler kullanmaktadır. Özellikle CRM yazılımını, kendi sistemleri olmasına rağmen tercih etmektedirler.