İş Analizi Nedir? | İş Analizi Örneği

Yüksek performanslı bir işe alım süreci oluştururken ilk görevlerden biri işi tanımlamaktır. Bazen buna iş analizi denir.

Henüz yapılmadıysa, bir iş analizi yapmak, işe alım öncesi sürecinizin bir parçası olmalıdır.

Peki, iş analizi nedir? İş analizi neden yapılır?

İşte tüm cevaplar...

İş Analizi Nedir?

İş analizini çok kısa bir şekilde ifade etmek gerekirse, iş tanımı iş gerekliliklerini belirlemektir diyebiliriz. Yani, iş analizi işin kendisini inceler.

İş, çalışanın sorumlu olduğu yapması gereken görevdir, iş analizi ise yapılacak işin incelenmesi aşamasıdır.

İş analizi, iş planı ve iş gereksinimlerini belirleme, ayrıca mevcut iş sorunlarına çözümler belirlemeye yönelik bir araştırma disiplinidir.

Başka bir deyişle iş analizi, işin kapsadığı görevlerin, başarılı bir şekilde tamamlanması için çalışanlarda bulunması gereken özelliklerin belirlenmiş olduğu süreç diyebiliriz. İş analizi iş profilinin oluşturulmasında, işin detaylandırılmasın, gereksinimlerinin belirlenmesi sayesinde önemli bir rol oynar. İşin özelliklerinin ortaya çıkarılmasıyla göreve en uygun kişinin seçilmesini sağlar.

iş analiziBunun dışında iş analizini şu şekilde de yorumlayabiliriz, yapılacak olan işlerin, daha hızlı, daha verimli, doğru değerlendirilmesi amacıyla, nitelikleri, sorumlulukları, çalışma şartlarını ve iş gereklilikleri bilimsel olarak inceleyen bir metottur diyebiliriz. İş analizi sayesinde yapılacak işin en önemli taraflarının tespit edilmesini sağlandığını görmüş oluruz.

İş analizi, iş analistleri tarafından ya da insan kaynakları departmanı çalışanları tarafından yapılır.

İş analizi yapıldıktan sonra elde edilen çıktıları şu şekilde kısaca maddelendirebiliriz;

  • iş dizaynı oluşturulmasını sağlar
  • ücret yönetimi ve performans değerleme belirsizlikten kaynaklanan sorunların azaltılması,
  • personel seçimi ve iş gücü planlaması
  • personel eğitiminde rehber olur
  • organizasyon şemasının oluşturulmasını sağlar
  • eğitim ve geliştirme
  • Kariyer planlama
  • Ücret ve maaş yönetimi

 

İş Analizi Neden Yapılır?

İş analiz şirketlerin amaçlarına ulaşması, sağlıklı bir şekilde varlıkları sürdürmeleri için gereklidir ve İnsan Kaynaklarının merkezinde yer alır. Dolayısı ile şirket organizasyon yapısındaki diğer bölümlerinde başarısını etkilemektedir. İş analizi sonrasında ulaşılan veriler insan kaynaklarına, yöneticilere değerlendirme süreçlerinde ışık tutar. Hem de çalışanlara işi kavrama, varsa belirsizliklerin neticelendirilmesi yol haritası olur.

İş analizi sonrasında, iş tanımları, iş standartları, iş gerekleri belirlenmiş olur ve bu çalışmalar, başvuruları uygun kriterlere göre toplama, aday yerleştirme, çalışanların performans değerlendirmesi, eğitim ve geliştirme gibi insan kaynaklarının diğer süreçlerinde rehber olmuş olur.

Görev tanımlarından önce yapılan iş analizi, görev tanımlarının oluşturmasında da rehberlik görevi vardır diyebiliriz.

iş analizi neden yapılır

İş Analizinin Amacı Nedir?

İş analizinin yapılmasının amaçlarını şu şekilde maddelendirebiliriz;

  1. Öncelikle bilgi eksikliğinden ortaya çıkabilecek sorunlar ortadan kalkmış olur.
  2. Belirli standartlara uyulması sağlanır ve bu standartlara uymak için işlerin nasıl yapılması gerektiği belirlenmiş olur.
  3. İşler hakkında günün sonunda elde edilen çıktılar sayesinde, işlerin bitirilmesinin kontrolünü sistematik şekilde sağlamış oluruz
  4. İşlerin yapılması ile ilgili standart performansların belirlenmesi amacıyla yapılır
  5. İşin yapılması için kişilerde bulunmasını istenilen özellikleri, yetkinlikleri belirlemiş oluruz.
  6. Ve son olarak, perfomansın optimum düzeyde olmasını sağlamak amacıyla, gerekli bilgiler, beceriler ve deneyimlerin özelliklerini belirlemek amacıyla yapılır diyebiliriz.

İş Analizi Nasıl Yapılır?

İş analizini yapmadan önce şu hususlara dikkat etmeliyiz

-Öncelikle analistin elindeki verileri sistemli bir şekilde analiz edilebilecek ve raporlama yapabilecek kadar deneyime sahip olması gerekir. Dolayısı ile İş analizi yapılacak olan işin tüm süreçlerini öğrenebilmek için deneyimli ve gerekli bilgilere sahip olan kişilerle yapılmalıdır.

-Analizin yapılacağı takımlardaki çalışanlar süreçler hakkında mutlaka bilgilendirilmelidir. Böylece daha sağlıklı bilgi alışverişi sağlamış oluruz.

İş analizin süreci ise şu şekilde olur;

İş Analizi Nasıl Yapılır

  • Öncelikle iş analizinin planlanması ve hazırlık sürecinin tamamlanması gerekir
  • Akabinde ihtiyaçlar doğrultusunda iş analizi ekibi oluşturulur, ihtiyaç varsa ekip eğitimleri yapılır.
  • İlk iki aşamayı tamamladıktan son yapılacak olan iş analizi yöntemi belirlenir
  • Sonraki aşamalardan biri de iş analizinin yapılması için gerekli bilgiler ve verilerin toplanması aşamasıdır.
  • Akabinde toplanan bilgiler ve veriler ışığında analiz yapılır ve uygulama süreci başlamış olur. Bir iş analizi uygulamasının neticesinde işin kimliği, iş görevleri, fiziksel gerek ve beceriler, öğrenim durumları, özel bilgi ve beceri gereklilikleri, deneyim, kişilik gerekleri, çalışma koşulları iş tehlikeler, sorumluluklar belirlenmiş olur.
  • Süreç sonunda analizlerin geçerliği ve denetimi yapılır

 

İş analizi yapılırken analizlerde aşağıdaki sorulara uygun yanıtlar aranılır;

- İşin unvanı ve amacı nedir?

- Personelin yaptığı iş ile ilgili bireysel sorumluluğu nelerdir?

- İşin yapıldığı birim ya da takımlarla olan ilişkisi nedir?

- İşin işyeri içindeki konumu nedir?

- İşin temel faaliyetleri ve kullanılan standartları nelerdir?

- İşin görevleri, fonksiyonları nelerdir?

- İşin gerektirdiği malzeme, para sorumluluğu  ve ek sorumluluklar nelerdir?

- İşin gerektirdiği deneyim nedir?

- Personelin görevi nedir?

- Personel işini yaparken hangi yöntem ve teknikleri kullanıyor?

- Personel işini yaparken ne çeşit makineler, aletler, donanım kullanıyor?

-İşin gerçekleşmesi sonucunda ortaya çıkan nedir?

- işin gerçekleşmesinde ne çeşit beceri, bilgi ve deneyim gerekiyor?

- İşler yapılırken ki çevre koşulları (İç-dış çevre koşulları) nelerdir?

Bu soruların yanıtlarını aramak için;

  • analiz edilecek iş unvanlarının kimliklerinin belirlenmesi gerekir
  • anket formu hazırlanması( yapılacak analiz tekniğine göre bu değişim gösterecektir, gözlem ya da mülakat tekniği de olabilir)
  • iş analiz bilgilerinin toplanması sağlanmasıdır.

İş Analizi Araçları

İş Analizi Araçlarıİş analizini yaparken kullanmış olduğumuz bilgi toplama yöntemleriniyse şu şekilde sıralayabiliriz;

  • Bilgi ve belge toplama yöntemi
  • Görüşme yöntemi
  • Gözlem yöntemi
  • Anket yöntemi
  • İş araçlarının incelenmesi
  • Uzmanlar kurulu yöntemi
  • İşleri bizzat yapma
  • Bilgi ve belge toplama yöntemi
  • Daha önceki iş tanımlarının incelenmesi

İş Analizi Teknikleri

Görev Envanteri Analiz Tekniği: Bu analize tekniğinde çok fazla çalışana ihtiyaç duyulur ve her gruba uygun bir tekniktir. Anket ve soru yöntemi kullanılabilir. Bu analiz çıktısı olarak  Görevlerin değerlendirilmesi sağlanmış oluruz.

Bu teknikte Bütün görevler çalışanlar, takım liderleri ve iş analistleri tarafından derecelendirilip, puanlandırılır. Bu puanlandırma görevin karakteristiğine bağlı olarak önemi ya da harcanan zaman bakımından değerlendirilerek değişkenlik gösterir.

Kritik Olay Tekniği,  bu teknikte yine her gruba uygundur, görüşme ve gözlem yoluyla yapılır. Burada çıktı olarak davranışsal tanımlamalar elde etmiş oluruz.

İş Analizi TeknikleriBu teknikte mükemmelden kötü performansa kadar tüm davranışsal özelliklerin ve olayların sergilenmesiyle işin tüm boyutları ortaya çıkarılır.

Pozisyon Analiz Tekniği (PAQ), her gruba uygundur ve anket, soru formu ile yapılır. 194 maddelik iş ile ilgili değerlendirilme sonuçlarını elde etmiş oluruz.

Bu teknikte iş unsurları altılı skala üzerinden kullanım alanı ya da işin önemine göre değerlendirilir.

Değerlendirmeler bilgisayar üzerinden analiz edilen bir tekniktir.

Fonksiyonel İş Analizi Tekniği: Her gruba uygun, grup görüşmeleri anket, soru formları ile yapılır

Çalışanın insanlarla, verilerle ya da diğer işlerle ilişkisi ile çıktılar elde edilir

Bu teknikte İşteki görev ifadeleri oluşturulmuş ve sonrasında işin sıklık ve önem boyutlarına göre değerlendirilmesi sağlanmış olur.

Hareket Etüdü (Yöntemler Analizi) : Üretim alanlarında kullanılan bir tekniktir. Gözlem yolu ile yapılır. Her iş için ayrılan zaman belirlenir

Bu teknikte Çeşitli görevler için standart sürelerin tanımlanmasını sistemli hale getirilmiş olur. Ayrıca bu teknik gözlem ve işteki görevlerin zamanlaması temelinde gerçekleştirilir.

Yönerge Odaklı İş analizi Tekniği: her gruba uygundur ve görüşme yolu ile yapılır. Analiz sonucunda deneyim ve bilgi gereklilikleri belirlenir.

Bu teknikte  İşi gerçekleştirenin görevleri tanımlamasının yanı sıra deneyimler, fiziksel yeterlilikler ve işi gerçekleştirmek için gerekli diğer karakteristik özellikler tanımlanmış olur

Yönetim Pozisyonlarını Tanımlayıcı Anket Soru Formu: yönetici pozisyonları için uygundur, anket ve soru formu aracılığı ile yapılır, çıktı sonucu olarak 197 maddelik kontrol listesi elde edilir.

Bu teknikte yöneticiler sorumluluklarının tanımlı olduğu öğeleri seçerek gerçekleşir.

Hay Plan : yönetici pozisyonları için uygundur, görüşme yolu ile yapılır, yönetici pozisyonunun organizasyon etkisini belirlemiş oluruz.

Bu teknikte; yöneticilerle sorumlulukları ve hesap vermekle yükümlü oldukları durumlarla ilgili olarak görüşmeler yapılır. Görüşme verileri hedefler, boyutlar, nitelik ve kapsam, hesap verebilirlik ana hatlarıyla analiz edilmiş olur

İş Analisti Nedir?

Tüm bu değerlendirme ve iş süreçlerinin tespitini iş analisti yapar.

İş analisti, yapılacak işin gerekliliklerini tespit eden, iyileştirilecek alanları belirleyen, iş süreçlerinin değerlendirmesini yapan ve bu çıktılar doğrultusunda ihtiyaçları belirleyen kişidir.

İş Analistinin Görevleri

iş analisti nedir

  1. Öncelikle, İş Analisti bulunmuş olduğu işyeri yapısını, vizyon ve misyonunu, değerlerini, hedeflerini biliyor olması gerekir.
  2. İşyeri yapısının hedefleri doğrultusunda gelişmesi için bir yol haritası hazırlamalıdır.
  3. İşyeri içinde iş analizi faaliyetlerini planlamak ve gerçekleştirmekten sorumludur
  4. İşyeri içinde takımlarının taleplerini takip eder, ve gerekli aksiyonları alır
  5. Değişim süreçlerinde de aktif rol alır
  6. İş analizi çalışma verilerini sağlar
  7. İhtiyacıın kök nedenin, bulacak şekil iş analizi tekniklerini uygular
  8. İhtiyaçların çözümleri yönünde çalışmalar yapmak

 

İş Analizi Örnekleri

İş analizine örnek vermek adına bir iş analizi formunda yer alan bilgilerden yararlanabiliriz.

 

XX Hizmet Seköründe x  Şubesi

İş Tanımı

İşin adı: Satış&Pazarlama Müdürü

İşin Kodu: 1120.39

Bağlı olduğu bölüm: Genel Müdürlük

Bilgi Veren: xx

Gözetmen: xx

Anket Tarihi: 03.03.2017

İş Özeti:

İşyeri satış ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, yönetilmesi ve denetlenmesi. Satış pazarlama ve fiyat politikalarının saptanması ve yurt içi ve yurt dışında şirketin imajını en iyi şekilde tanıtmak.

İş Görevleri:

1. Yurt içi ve yurt dışı pazarlarında en çok etkili olan iletişim kanallarını kullanmak ve bu yolla müşteriye ve tur operatörlerine ulaşmaya çalışmak

2. İşyerinin çevresindeki işyeri fiyatlarını inceleyerek ve bu konuda genel yönetim ile dönemsel toplantılar yapmak, fiyatları onların incelemesine sunmak, karar verilmiş yeni fiyatların duyurulmasını sağlamak.

3. İşyeri resmi ve özel kuruluşlarla olan ilişkilerini düzende tutmak

4. İşyeri tanıtımını yapmak, mevcut müşterilerin daimiliğini koruyarak yeni müşteri potensiyeli oluşturmak

5. Acenteler ve turlarla anlaşma yapmak

6. Aylık satış raporunu hazırlayarak yönetime sunmak

7. Belirli toplantı ve kongrelere katılarak işyerinin boşluk oranının yüksek olduğu zamanlarda işyerinin salonunu doldurmak için çeşitli faaliyetlerde bulunmak.