Genel anlamda bir değişim ve gelişim süreci olarak görülen eğitim, daha önceden belirlenen hedefler doğrultusunda bireylerin bilgi ve becerileri kazanmaları doğrultusunda yapılan çalışmalardır.
İnsan kaynakları kapsamında değerlendirildiğinde çalışanların davranışların olumlu yönde gelişmesi amaçlanır. İşin gerektirdiği yetkinliklerin çalışanlarca öğrenilmesini kolaylaştırmak işletme tarafından planlamış etkinlikler düzenlenir.
Çalışanlara teknik bilgiler ve yeni beceriler kazandırılması, sorun çözme yanlarının geliştirilmesi, yeteneklerini geliştirme, potansiyeli maksimum seviyeye çıkarma, yeni görüşler kazandırılması ve süreçleri doğru yönetme gibi özelliklerin kazandırılması amaçlanır.
Eğitime yapılan yatırım öncelikle bireye, sonrasında da işletmeye ve günün sonunda topluma fayda sağlamış olur.
Geliştirme kavramı eğitimle aynı anlam gibi algılansa da aslında iki farklı kavramlardır
Eğitim, bireylerin daha doğrusu işletme çalışanlarının işletme hedef ve amaçları kapsamında eğitilmesi olarak tanımlanırken, gelişimde ise çalışanların şu an mevcut olmayan
Yeteneklerin ve becerilerinin kazandırılması, çalışanların gelecekte üstlenecekleri görevlere hazırlanması olarak tanımlanır. Geliştirme süreçleri aynı zamanda işletmenin sürekli değişen rekabet ortamına uyum sağlarken, çalışanların yeniliklere adapte olmasını kolaylaştırır.
Eğitim ve geliştirmenin karşılaştırılmasını yaptığımız da şu şekilde farklılıkları görebiliriz;
- Eğitimin odak noktası bugünken gelişimin odak noktası gelecektir.
- Eğitimde amaç şimdiki iş için hazırlıkken, gelişimde amaçlanan değişiklikler, yenilikler için hazırlanma amaçlanır.
- Eğitimde iş tecrübelerinin kullanımı düşükken gelişim de daha iş tecrübelerinin kullanımı daha yüksektir.
- Eğitimde katılım zorunlu olurken gelişim de katılım gönüllülük esasına dayanır.
Eğitim ve Geliştirmenin Amaçları
Eğitim ve geliştirmenin amaçlarına daha detaylı bakmak gerekirse şöyle yorumlayabiliriz.
Eğitim yoluyla yapılan işin;
- İşletme içindeki ya da süreçlerdeki sorunları, aksayan yanları çözümünün kolaylaştırılması sağlanır.
- İşyeri hedeflerine uygun görüşlerin geliştirilmesi, yeniliklerin ortaya çıkması sağlanır.
- Süreçlerin teknolojik olarak en verimli şekilde yapılması sağlanır.
- Süreçlerdeki hızı artırmak adına öğrenme süresini en az ve kolay hale getirilmesi sağlanır.
- Rotasyon yapılarak ihtiyaçların belirlenmesi ve iş gücünün artırılması sağlanır.
- Çalışanları yeteneklerinin geliştirilmesi, hatta yeni bilgi yeteneklerinin geliştirilmesi sağlanır.
- Çalışanların işle ilgili bilgi ve becerilerinin artırılması sağlanır.
- Çalışanların hedefleri ile şirket hedeflerinin örtüşmesi sağlanır.
- Çalışanların ast-üst arasındaki ilişkileri kolaylaştırır. Çalışanlar arasında iletişimi, iş birliğini ve dayanışmayı artırarak güçlü bir kurum kültürü oluşturulması sağlanır.
- Şirket içi şeffaflık ve güven sağlar.
- Minimum maliyetle maksimum fayda sağlanır.
- Çalışanların işleriyle ilgili bilgi becerilerini artırarak kariyerlerinde ilerlemeleri sağlanır.
- Çalışanların zaman yönetimini yapabilmeleri sağlanır.
- Çalışanların iş ile uyumu sağlarken, turnover’ın düşmesi sağlanır.
- Çalışanların iş yerine bağlılığı artırılması sağlanırken, iş tatmini, motivasyon artırılması sağlanır.
- Çalışanların karar alma ve problem çözme yeteneğini artırır.
Peki, eğitim ve geliştirme süreçleri nelerdir? Eğitim ve geliştirme sürecinin ilk aşaması nedir?
Bu süreçleri belirlemeden önce “eğitim ve geliştirme sürecinin tasarımı”nı oluşturarak bir rol haritası belirlemeliyiz. Sadece uygulama için yapılan eğitimlerin bir faydası olmayacağı gibi, zaman ve maliyet kaybına neden olacaktır. Bu aşamada eğitim ve gelişim sürecinin en önemli kısmının planlama kısmı olduğunu söyleyebiliriz.
Öncelikle işin gereklilikleri belirlenmeli, personelin mevcut durumu göz önünde bulundurulmalı, ihtiyaçlar net şekilde belirlenmelidir. Belirlenecek aşamaları şu şekilde sıralayabiliriz;
Organizasyon Yapısının Analizi; Öncelikle organizasyon yapısının ve çalışanların analizi yapılmalıdır. Bu analiz organizasyonun tüm özelliklerinin değerlendirilmesi, eğitime uygunluğu ve gereksiniminin belirlenmesi sürecidir.
Bu aşamada şu sorularının cevabını aramamız faydalı olacaktır.
- Hangi bölümlerde sorun var?
- Hangi sorunlar çalışanlardan kaynaklanıyor?
- Eğitime hangi bölümler ihtiyaç duyuyor?
- Çalışanların bilgi düzeyi nedir?
- Gelecekte nerede olmak isteniyor?
İş Analizi Yapılmalı; Çalışanların yetersiz olduğu yanlar belirlenmelidir. Bu aşama da öncelikle iş analizi yapmak gerekir. İş analizini yapmak için anket, gözlem, mülakat gibi yöntemler kullanılabilir. Süreçlerinin sonunda tüm çalışanların iş ve görev tanımlamaları sağlanır.
Kişi Analizi Yapılmalı; İş analizi aşaması tamamlandıktan sonra, çalışanlardan beklenen performans ile çalışanın sahip olduğu performans arasındaki farka odaklanılır ve çalışanın motivasyon nedeni ile mi, yoksa kişi-görev uygunsuzluğunda mı, yahut eğitim gerekliliğinden mi kaynaklanıyor belirlenmelidir. Akabinde çalışanın ihtiyaç duyduğu eğitim belirlenip karar aşamasına gelinir.
Eğitim ve Geliştirme Sürecinin Planlanması
- Planlama sürecinde eğitimin amaçları belirlenir.
- Eğitimci veya eğitimciler belirlenir.
- Eğitime katılacak çalışanlar belirlenir.
- Eğitime ayrılacak bütçe belirlenir.
- Eğitimin süresi belirlenir.
- Eğitim yeri belirlenir.
- Eğitimin uygulama yöntemine karar verilir.
Eğitim ve Geliştirmenin Değerlendirilmesi
Eğitim ve geliştirme programlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi uzun bir süreçtir. Bu süreçlerde Kirkpatrick’in değerlendirme modelinden faydalanabiliriz.
Kirkpatrick’in değerlendirme modeli 4 aşamadan oluşur;
Birinci aşamada; katılımcıların verilen eğitim sonrasında tepkileri ölçülmelidir, ölçüm kısa ve geri bildirimi hızlı olacak anketler düzenlenebilir.
İkinci aşamada; katılımcıların öğrenme seviyesi belirlenmelidir, bunu belirlemek için eğitim öncesi bir test ve eğitim sonrasında yine aynı sorulardan oluşan test yapılabilir.
Üçüncü aşamada; eğitimlerde asıl amaç öğrenilen bilgilerinin davranışlara aktarılmasıdır, burada gözlem yapılacak alan verilen eğitim davranışlarda ne kadar etkili olduğudur.
Dördüncü aşamada; verilen eğitim işletmeye fayda sağladı mı? Turnover’ın düşmesi, verimliliğin artması, motivasyonun artması, çıktıların kalitesinin artması, iş tatminin artması beklenir.
Eğitimler yapılırken dikkat edilmesi gereken bazı ilkeler vardır;
Eğitimin Yararlılığı İlkesi
Öncelikle yapılacak eğitiminin sonunda sağlayacağı fayda üzerinde durulmalıdır. Eğitimden edilen fayda katlanılan maliyetten fazla olmalıdır. Bu bağlamda eğitim maliyet değil yatırım olarak değerlendirilmeli ve yapılan yatırımın geri dönüşünün olumlu yönde olması gerekir.
Eğitime başlamadan önce amaç belirlenmeli ve eğitimin hedefi bu amaçlar doğrultusunda şekillenmelidir. Belirli bir amaca hizmet etmeyen, geri dönüşünü olumlu olmayan eğitimler zaman ve maliyet kaybına yol açar. Verilen eğitimlerin çalışanı geliştirmekle beraber, işyeri hedef amaçlarına da hizmet etmesi gerekir. Örneğin; iş kazası fazla olan bir iş yerinde, verilen iş kazası eğitimlerinin fayda sağlayacağı düşünülebilir.
Eğitimin Sürekliliği İlkesi
Yapılan eğitimlerin diğer tüm süreçlerde olduğu gibi, eğitim süreçlerinde de sürekliliğin olması gerekir.
Eğitimde Fırsat Eşitliği
İşletmede eğitim verilirken üzerinde durulması ilkelerden biri de fırsat eşitlidir. Tüm çalışanlar için aynı önem ve değer verilmeli, eğitim imkanın ihtiyaçları doğrultusunda aynı oranda faydanabilmelidir.
Eğitimin Planlı Olma İlkesi
Eğitimin bir rol haritası olmalı bir plan ve amaca tabi olmalıdır. Planlamada cevap aramamız gereken sorulardan birkaç tanesini şu şekilde sıralayabiliriz;
- Neden bu eğitimi yapmalıyız?
- Nerede ve hangi yöntemler ile yapmalıyız?
- Ne zaman ve ne kadar süre ile bu eğitimi yapmalıyız?
- Eğitimi kim tarafında gerçekleştirmeliyiz?
Çalışanların Etkin Katılımının Sağlanması İlkesi
Çalışanlara eğitim yararına inanmaları, eğitimin öneminin farkında olmaları sağlanır.
Öncelikle eğitim ve geliştirmeyi etkileyen bazı faktörler vardır. Bunlara kısaca değinmek gerekirse şu şekilde sıralayabiliriz. Öncelikle eğitim sürecinde üst yönetimin desteğinin olması gerekmektedir. Bunun yanı sıra tüm yöneticilerin, takım liderlerinin ve uzmanları desteğinin olması gerekir. Teknolojik ilerlemeler, organizasyon içindeki karmaşıklık, insan kaynakları işlevleri gibi faktörlerde eğitim ve geliştirmeyi etkileyen faktörler arasındadır.
Eğitim ihtiyacının belirlenmesi için öncelikle işletme organizasyon yapısının analiz edilmesi gerekir. Burada işletmenin hedefleri, kaynakları, eğitimin yapılacağı bölüm ve eğitimi kısıtlayabilecek iç ve dış koşullar belirlenir.
Şirket içindeki değerler üzerinde durulur ve çalışanların duygu ve tutumları dikkate alınır.
-Sektör ve rakip analizleri yapılır.
-Problemin tespiti yapılır.
-Verilerin toplanması, çalışanlar ile yapılan mülakatlar, anketler yapılır, çalışanların iş yapış şekilleri gözlemlenir, eksiklikler belirlenir.
-Toplanan veriler sonrasında değerlendirme yapılır ve çözüm önerileri belirlenir.
-Son aşama olarak da eğitim aşaması belirlenmiş olur.
Eğitim ihtiyaç analizi yapılırken verilerin toplanması sürecinde kullanılan mülakat yönteminde yanıt arayabileceğimiz sorulara bazı örnekler vermek gerekirse şu şekilde sıralayabiliriz;
-Çalışanların demografik özellikleri belirlenir.
-Eğitim düzeyleri belirlenir.
-Çalışanın mesleği, görev tanımı yaptığı işlerin detayları sorgulanır.
-Çalışanın yaptığı işte sahip olması gereken yetkinlikler sorgulanır.
-Çalışan kendi isteği ile ne gibi eğitimlere dahil olmuş?
-Çalışan kendini hangi alanda geliştirmek istiyor?