İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi Nedir?

İnsan kaynakları yönetim sisteminin en belirgin faydası çalışanlara ve şirkete dair birçok veriyi içinde barındırmasıdır. IK departmanının; raporlama, işe alım, doğum günleri, yetkinlikler, eğitimler, cv’ler vb. gibi zaman harcadığı birçok iş vardır. Bu etmenlerin hepsi ayrı ayrı zaman harcandığında ciddi vakit alan işlerdir ve manuel olarak yapıldığında ise veri kaybı veya veri karışıklığı yüksek olasılıkta yaşanan talihsizliklerdir. İnsan kaynakları yönetim sistemi, bu karışıklığın ve kayıpların önüne geçen etkili bir mekanizmadır çünkü her şey bulut sistemi üzerinde kayıtlıdır ve kolayca erişilebilirdir.

İnsan kaynakları departmanının kullandığı bu sistem çalışanlar için de çok vakit kazandırıcı bir sistemdir. Çalışanlar ne kadar izinleri kaldığını öğrenmek için insan kaynakları departmanına gitmek veya mail atmak zorunda kalmamaktadır. Sisteme kendileri girerek bütün bilgilerine erişebilir ve vakit kazanırlar. Dolaylı yoldan birçok çalışanın ve insan kaynakları departmanının işlerini hızlandıran bu sistem, şirkete vakit kazandırdığı için birçok başka işin yapılabilmesine olanak tanımaktadır.

Raporlama, insan kaynakları departmanının en hassas konularından biridir ve manuel yapıldığı zaman hata oranı yüksek çıkmaktadır. Bu da birçok işin aksaması ile beraber potansiyel işlerin elden kaçırılmasını getirmektedir. Sağlıklı ve doğru bir şekilde raporlama yapmak, bir sonraki yapılacak hamlenin temelini atar. Eğer yanlış bir raporlama yapılırsa bir sonraki adım sağlam atılamayacağından ötürü büyük zaman kayıpları ve başarısızlık ortaya çıkar. İnsan kaynakları departmanının raporlama süreci, insan kaynakları yönetim sisteminde sağlıklı ve sürdürülebilir bir şekilde yapılabilmekle beraber, kolay erişilebilirliği sayesinde de başka çalışanların işlerini hızlandırmaktadır.

Özetlemek gerekirse; insan kaynakları yönetimi sistemi, şirket içerisindeki birçok işin hızlı ve  sürdürülebilir bir şekilde, zaman kaybı yaratmadan halledilebilmesinde önemli bir rol oynamaktadır. Günümüzün dijital çağında bu sistem, şirketlerin, diğer rakiplerinden geri kalmaması için önemli bir adımdır.

İnsan kaynakları yönetim sisteminin faydaları aşağıdaki şekildedir;

1. Rutin İK görevlerini yerine getirme 
2. KPI'ları izleme
3. Çalışanları verimli bir şekilde yönetme
4. Çalışan self servisini iyileştirme
5. Uygun maliyet sunma
6. İnsan hatasını ortadan kaldırma
7. Gizlilik ve veri güvenliği sağlama

İnsan kaynakları yönetim sistemi yazılımı, çalışanların ve departmanların bütün faaliyetlerinin yürütebilme ve online olarak 7/24 bilgilere erişim imkanı sağlayan bir sistemdir. İnsan kaynakları departmanının raporlama, çalışan bilgileri, çalışan izinleri, özel günlerin tarihleri vb. bilgileri depolayabildiği ve istediği zaman erişebildiği bu sistem şirkete olağanüstü bir hız kazandırmaktadır. Dijital dönüşüme uğramış şirketlerin başarısı büyük oranda artmakla birlikte şirket içi çalışmaların hız kazanması da somut avantajlarından biridir. İKY sistemi yazılımı da şirket içerisindeki gelişmelerin, yeniliklerin ve mevcut bilgilerin sürdürülebilir ve erişilebilir olmasını sağlayan önemli bir yazılımdır.

Yalnızca insan kaynakları departmanının değil, çalışanların da kullanabildiği bu yazılım birçok veriyi içermektedir. Bunlardan bazıları aşağıdaki gibidir;

•       Raporlar
•       Doğum günleri, iş yıldönümleri vb. özel günler
•       Çalışan bilgileri
•       Yetkinlik seviyeleri
•       Eğitimler
•       Kariyer planlamaları
•       Performans değerlendirmeleri
•       Çalışan memnuniyet anketleri
•       Yıllık izinler ve süreçler

Bunlar ve bunlar gibi birçok datayı içerisinde bulunduran insan kaynakları yönetim sistemi yazılımı, çalışanlar ve insan kaynakları departmanı için oldukça yararlıdır. Bir çalışanın doğum gününün hatırlanması, o çalışanın o günkü ve devamındaki günlerde ortaya koyacağı performansını artırır. Başka bir çalışanın sistem üzerinden performans artışını gözlemleyebilmesini ve daha fazla azim ile çalışmasını sağlayacaktır. İnsan kaynakları departmanının, birçok iş başvurusu sonucunda elde edilmiş cv’leri bir düzene sokması ve sağlıklı bir şekilde mülakat alabilmesi için de bu yazılım oldukça faydalıdır.

Şirketlerde çoğunlukla kaybedilen iş fırsatları zamansızlıktan ortaya çıkmaktadır. Bir işe fazla zaman harcanması potansiyel başka bir işin kaybedilmesine neden olabilmektedir. Kaybedilen veya kaydı tutulmamış herhangi bir belgenin, gerektiğinde bulunamaması, mevcuttaki işin karmaşık hale gelmesine neden olabilmektedir. İnsan kaynakları yönetim sistemi yazılımı sayesinde bu tarz hatalar minimum seviyeye indirilmekle beraber, yeni iş fırsatlarına vakit ayırabilme olanağı da elde edilebilmektedir. Bunun için çalışanların ve insan kaynakları departmanının işleri kısa sürede doğru bir şekilde yapabileceği arayüzüne sahip yazılımları kullanmaları gerekmektedir. Doğru arayüzüne sahip yazılımların belirlenebilmesi için dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar şöyledir;

•       Şirket yapısına ve işleyişine uygun olması
•       Çalışanlar tarafından kolayca adapte olunabilecek basit ve etkili arayüzüne sahip olması
•       Başka modüllerin entegre edilebilir olması (pazarlama otomasyonu, okr vb.)
•       Erişilebilirliğinin ve sürdürülebilirliğinin olması

Günümüz sektöründe birçok yazılım vardır ve bunların kullanım yerleri her zaman farklılık gösterebilmektedir. Şirketler kendine uygun yazılımları sistemlerine dâhil etmedikleri takdirde şirket içi işlerde aksama ve karışıklık meydana gelebilmektedir. Bu da şirketlerin ön yargısını ve gelişime açık olmama tutumunu beraberinde getirmektedir. En önemlisi, şirket içindeki işlerin hiçbiri ertelenebilir bir iş değildir ve müşteri memnuniyeti her şeyden önce gelir. Bu ilke ile hareket eden bütün şirketler için en önemli adım doğru yazılımı doğru zamanda sistemlerine katmasıdır. Bu nedenle, doğru bir şekilde araştırılmadan ve şirket işleyişi tam benimsenmeden sadece deneme amaçlı alelade bir yazılım alınmamalıdır. Bu hem şirket için hem de çalışanlar için işleri daha karmaşık hale getirecektir. Doğru yazılımın bulunduğunu anlamak için öncelikle şirketteki eksiklikler ve ihtiyaç duyulan unsurlar belirlenmelidir. Bunların belirlenmesinden sonra yazılım arayışına girildiği takdirde doğru bir adım atılmış olacaktır.

En iyi İKYS yazılımlarından birkaçı aşağıdaki gibidir;

• PeopleStreme 
• Sapling 
• Built for Teams
• VAIRKKO 
• Workday 
• PeopleBookHR 
• CakeHR 

Temel olarak 3 farklı insan kaynakları yönetim sistemi yazılımı vardır

1. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Nedir? 

Her tür çalışan ile ilgili bilginin izlenmesine ve takip edilmesine olanak sağlayan yapıda tasarlanmış bir veri tabanıdır. HRIS sistemi, [HRIS (Human Resource Information System)] insan kaynakları ihtiyacına uyacak şekilde özelleştirilebildiği için, sistemi herhangi bir şirkete veya endüstri ortamına uyarlamak mümkündür. HRIS sistemi, başvuru sahipleriyle mülakatları tanımlama ve izleme, şirketteki her çalışanın mevcut durumu hakkında temel verileri sağlama ve genel olarak insan kaynakları yönetimi sürecini sürdürmeyi daha kolay hale getirme gibi görevleri gerçekleştirebilmektedir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları 

HRIS sisteminin en çekici yönlerinden biri, kişiselleştirilebilmesidir. Sistemi, işverenin istediği kadar kapsamlı hale getirmek ve kişiselleştirebilmek mümkündür. Bu, sisteme belirli modüller tanımlayıp ekleyerek ve her modülle ilgili özellikleri etkinleştirerek gerçekleştirilebilmektedir. Örneğin, eğer HRIS sisteminin yeni işe alınanlar ve mevcut çalışanlar için eğitim işlevlerini izlemesi gerekiyorsa, planlama yazılımı modülü genel eğitim programını planlamayı sağlar ve ayrıca programın hangi bölümüne kimlerin katıldığını ve başarıyla tamamladığını takip eder.

İnsan sermayesi yönetimi [HCM (Human Capital Management)] insan kaynakları yönetimi ile ilgili bir dizi uygulamaya verilen isimdir. Bu uygulamalar, belirli yetkinliklerin sağlanması için organizasyonel ihtiyaca odaklanır ve işgücü edinimi, işgücü yönetimi ve işgücü optimizasyonu şeklinde üç kategoride uygulanır. İnsan sermayesi yönetiminin içerdiği uygulamalar şunlardır;

·        Personel Yönetimi

·        Portal / Çalışan Self Servis

·        Servis Merkezi

·        Zaman ve Maliyet Planları

·        İşgücü Planlaması

·        Yetkinlik Yönetimi

·        Performans Yönetimi

·        Tazminat Planlaması ve Stratejisi

·        Öğrenme (Eğitim ve Öğretim)

·        İşe Alma

·        Koşullu İşgücü Yönetimi

·        Organizasyon Görselleştirme

·        Raporlama ve Analiz (İşgücü Analizi)

·        İş Akışı

HRMS yazılımının içerdiği uygulamalar aşağıdaki gibidir;

·        Bordro Yönetimi

·        İşe Alma

·        Çalışan Bilgilerinin Toplanması, Depolanması ve Erişiminin Sağlanması

·        Devam Kayıtlarını Tutmak ve Devamsızlığı Takip Etmek

·        Performans Değerlendirmesi

·        Menfaat Yönetimi

·        Öğrenme Yönetimi

·        Çalışan Self Servis

·        Çalışan Planlaması

·        Analitik ve Bilinçli Karar Verme