Etkin Bir Organizasyon Tasarımı için 5 Temel Öneri

Etkin bir Organizasyon Yapısı için 5 Öneri:

İç ve dış tüm paydaşlarının beklentileri artıyor. Artık neredeyse tamamen müşterilerin şekillendirdiği şirket faaliyet modelleri konuşuluyor. Yapılar müşteri deneyimini en üst seviyeye çıkarmak için sürekli iyileştiriliyor. Bunlarla birlikte, teknolojideki ilerlemeler, rekabette oyun kurallarını değiştiren yıkıcı inovasyonlar, ekonomi piyasalarındaki hareketlenmeler, doğal afetler ve salgınlar, mevzuatsal değişiklikler vb. unsurlar, her gün aynı şekilde yaptığımız alışkanlıkları değiştirmemizi gerektirebiliyor. Bu değişimlere ayak uydurabilmek, uyum sürecinin ötesinde rekabette öne çıkabilmek için, şirketler organizasyonel yapılarını ve süreçlerini belirli periyotlarda mutlaka gözden geçirmelidir. Organizasyonlar artık çok hızlı ve doğru kararlar alabilme, bunları çok kısa zamanda ve en etkin şekilde uygulayacak yetkinlikte olmalıdır. Kısacası bir şirketin organizasyon tasarımı mükemmel yapılmalıdır.

Tüm bu konuları dikkate alacak şekilde yapılacak organizasyon tasarımı çalışmalarında aşağıdaki beş ana konuya mutlaka dikkat edilmelidir:

  • Kurum stratejilerinizi netleştirin:

    • Organizasyonel gelişim ve yapılanma öncelikle kurum stratejilerinin netleştirilmesi ile başlamalıdır. Burada netleştirme ile kastedilen, 5-10 sene sonra şirketin nereye ulaşmak istediğinin somutlaştırılmasıdır. Bu vadede hangi müşteri segmentlerine hangi mevcut ve/veya yeni ürün grupları ile hizmet sunacağım? Fark yaratacağım noktalar neler? Öncelikli hedef pazarlarım hangileridir? Yurt dışında hangi ülkeleri hedeflemekteyim? Hangi satış kanallarına yoğunlaşacağım?
    • Genellikle bu gibi sorular yöneticilerin konfor alanından çıkması anlamına gelir. Gelecekte arzu ettiğiniz yere ulaşmak adına, her gün yaptığınızdan daha farklı şeyler yapmanız gerekecektir. Bunun için cesur bir yön belirlemeniz, kurumu bu hedefe doğru ilerletirken, organizasyonu da doğru bir şekilde kurgulamak gerekecektir.
    • İnsan Kaynakları uygulamalarının Stratejik Planlama süreçleri ile bütünleştirilmesinin başlıca yararlarını aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:
      • Organizasyonel amaç ve hedeflerin belirlenmesi 'nde İnsan Kaynakları ile ilgili fırsatların dikkate alınması sağlanır. İnsan Kaynakları departmanının daha stratejik bir fonksiyon olarak konumlandırılması sağlanır.
      • Stratejilerin yalnızca üst yönetimin görüş ve tercihlerine göre belirlenmesi önlenir. Birimler ve üst yönetim arasında çift yönlü bir diyaloğun oluşmasını sağlar.
      • Özellikle yöneticilerin ve diğer çalışanların seçiminde stratejik hedefler göz önünde bulundurulur. Böylelikle stratejilerin uzun vadeli başarısı güvence altına alınır.
    • En iyi uygulamaları inceleyin:

      • Şirket çalışanlarının genellikle günlük koşuşturmadan ve iş yükünden dolayı, özellikle dünyadaki en iyi / en yaygın uygulamaları incelemeye vakitleri pek azdır. Elbette ki her yiğidin yoğurt yiyişi vardır ve bu farklıdır. Ama dünyadaki önde gelen şirketler ne yapıyor, neleri iyi yapıyorlar, neleri kendimize adapte edebiliriz, neleri farklı bir şekilde kendimize göre devşirebiliriz gibi konuları periyodik olarak incelemek, organizasyonel hantallığın önüne geçecektir.
      • Dünyadaki uygulamalara bakarken sadece kendinize direkt rakip olarak gördüğünüz şirketlere değil, genel iyi uygulamalara da bakılması önemlidir. Kıyaslama ile rekabet analizi kavramları aslında farklıdır. Rakip analizi söyleminde her ne kadar ilk akla gelen ürün / hizmet bazlı bir analiz olsa da, kıyaslama çalışmaları daha kapsayıcıdır. Kıyaslama çalışmaları sadece rakiplerin değil, aynı zamanda rakip olmayan kurumların araştırılmasında kullanılabilecek bir süreçtir. Bu sebeple, Strateji, Pazarlama, Tedarik Zinciri, Mali İşler, İnsan Kaynakları, Bilgi Teknolojileri, Yeni Ürün Geliştirme gibi konuların alanında en iyi uygulamalara sahip olan şirketlerdeki süreçler ile kıyaslanması fayda sağlayacaktır. Böylelikle hem sektör içi hem de sektörler arası sinerjilerden olabildiğince yararlanmış olunur.
    • Kurum içi dinamikleri iyi anlayın:

      • Çalışanın şirkete başvuru sürecinden başlayarak deneyimlediği yolculukta en önemli etkilerden biri kurum kültürüdür. Kurum kültürünü oluşturan değerler, inançlar ve alışkanlıklar üzerindeki en önemli rolü ise liderler oynuyor. Kurumunuzun atlattığı badirelerin, yaşadığı başarı hikayelerinin arkasında hep sizler varsınız; unutmayın !

     Organizasyon'a göre kişi mi ?, Kişi'ye göre Organizasyon mu ?

      •  Gelecek hedeflere doğru ilerlerken, kişilere göre organizasyon ile organizasyona göre kişiler ikilemine düşebilirsiniz. Bu durumda en doğru karar, liyakata dayalı insan kaynakları yönetimi anlayışını benimsemek olacaktır. Fakat bunu uygularken şirket içerisinde özellikle kilit noktalarda bulunan kişilerden yararlanmayı da ihmal etmeyin (rotasyonlar, farklı görevlere atamalar vb.).
    • Cezbedici bir yapı tasarlayın:

      • İşveren markası kapsamında çalıştığınız kurum, hem dışarıdaki potansiyel adaylar için bir çekim merkezi olsun, hem de mevcut çalışanlarınızın bağlılığını yükseltin. Tüm çalışanların ve hatta diğer paydaşlarının birer marka elçisi olduğu bir kurum her zaman tercih nedenidir. Bunun için en kritik faktörlerden biri, motive edici ve sürdürülebilir bir organizasyon yapısı tasarlamaktır.
      • Uçtan uca düşünülmüş bir çalışan deneyimi süreci tasarımı, mutlu ve motive çalışanlar, beraberinde yüksek verimlilik getirecektir.
    • Performansı sürekli takip edin ve geliştirin:

      • Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz. Bu nedenle atılacak olan ilk adımlardan biri, tasarlanan yapılara göre etkin bir bireysel performans sistemini devreye almaktır. Oluşturulacak olan, bireysel performans sistemi, mutlaka şirket stratejisi ile bağlantılı olmalıdır. Aksi takdirde, şirket çalışanlarınız yüksek performans gösterse bile, şirket olarak gideceğiniz yönde sapmalar olabilir. Bu durumda şirketin kötü gidişatı, çalışanlar üzerine de motivasyon düşüklüğü olarak dönebilir.
      • Performans sistemi ile beraber, motive edici kariyer yolları, gelişim sağlayıcı eğitim planları, sürdürülebilirlik sağlayıcı yedekleme sistemlerinin devreye alınması konusunda mutlaka aksiyon alınmalıdır. Şirket içerisinde yüksek potansiyel ve performans gösteren pozisyonları belirleyip, daha özel yetenek yönetimi programlarına almak, geleceğin yöneticilerini hazırlamak açısından kritiktir. o Motivasyon sağlayıcı takdir ve ödüllendirme sistemleri de düşünülebilir. Tabii ki bu departmandan departmana farklılık gösterebilir. Örneğin, Satış ekipleri maddi ödüllendirme sistemleri ile daha fazla motive olabilirken, Ar-Ge ekipleri kendilerinin karar verici olduğu proje sistemleri, dış iş birlikleri ve eğitimler ile motive olabilirler.

Tasarlanan yapıların hayata geçirilmesinde değişim yönetiminin rolü de çok kritiktir. Burada yapılacak herhangi bir hata, tüm emekleri boşa çıkarabilir. Ayrıca üst yönetimin desteği ve sponsorluğu değişim yönetimi sürecinin hızlanmasında katkı sağlayacaktır. Uygulamaya koymadan önce yeniden yapılanmanın ne anlama geldiğinin ilgili  bütün taraflarca tam ve doğru şekilde anlaşıldığından emin olmak gerekir. Unutmayın, Küçük Prens kitabının yazarı Antoine de Saint-Exupéry’nin dediği gibi: “İnsanlara gemi yaptırmanın yolu, onlara marangozluk öğretip görev ve programlar vermek değil, engin denizlerin özlemini aşılamaktır.”

Kadir Ayaz

Takım Lideri | Turquality & Yönetim Danışmanlığı