ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) Nedir?

ERP nedir, ERP programı ve ERP sistemi ne işe yarar? Albert Solino olarak ERP ile ilgili detayları sizler için derledik.
ERP programı kısaca, bir işletmede süreç içerisinde oluşturan tüm bilgi akışının bütünleşmesini sağlayan yazılım paketleridir. ERP'nin açılımı "Enterprise Resource Planning" Türkçe ifadesiyle kurumsal kaynak planlama olarak adlandırılmaktadır. ERP yazılımları, son yıllarda önem kazanan ve dünya genelinde de yaygın olarak kullanılan en gerekli üst düzey kurumsal bilişim yazılım sistemleridir.

ERP programı nedir, ne amaçla kullanılmaktadır soruları günümüzde çok araştırılmaktadır. ERP sistemi, üretim planlamadan ortaya çıkmış bir sistemdir. Üretimin karmaşıklığından dolayı planlama ihtiyacı ile beraber, binlerce malzemenin, makinaların, çalışanların ve satın alma süreçlerinin yarattığı finansal kaynakların yarattığı soru işaretlerinin sonucunda bir aksama yaşanmaması ve üretimin sekteye uğramaması adına ERP yazılım sistemleri ortaya çıkmıştır. İyi yönetilmesi gereken bütün departmanların yönetimi, yazılımların gücü ile daha verimli hale gelmiştir. ERP sistemi, sadece planlama değildir bunun yanında tüm şirketi yönetmeyi kapsamaktadır. Tüm fiziksel kaynakların, finansal kaynakların, insan kaynaklarının, müşterilerin ve tedarikçilerin bütünsel olarak yönetilebildiği bir sistem olması şirketlerin dijital ayak izlerini oluşturmaktadır.

ERP'nin Tarihsel Gelişimi

ERP'nin tarihsel gelişimi 1960'lara dayanmaktadır. ERP ismi ilk olarak 1990'larda Gartner Group tarafından kullanılmıştır. Fakat kurumsal kaynak planlama sistemlerinin kökleri aslında imalat endüstrisine, yani 1960'lara kadar dayanmaktadır. O zamandan beri, birçok endüstriyi ve iş rolünü kapsayacak şekilde büyüme gerçekleşmiştir.  Geçen zaman diliminde çok farklı departmanların benzersiz entegrasyonunu sağlayarak bugün bildiğimiz ERP yazılımını tanımlayan terim haline gelmiştir. İlk olarak 1960 yılında, Envanter Yönetimi ve Kontrolü olarak bilgi teknolojisi ve iş süreçlerinin, bir depodaki uygun stok düzeyini korumaya yönelik hayatımıza girmiştir. 1970’li yıllara gelindiğinde Üretim gereksinimlerinin planlanmasına ve uygun envanter kontrolünün yapılmasına yardımcı olan Malzeme İhtiyaç Planlamasının (MRP) oluşturulmasına yol açmıştır. Giderek daha fazla üretici MRP sistemlerini benimsemeye başladı ve 1980'lerde MRP sistemleri, MRP II veya Üretim Kaynak Planlama sistemleri olarak bilinen sisteme dönüşmüştür. Orijinal MRP sistemlerine daha fazla üretim süreci eklenmesiyle 1990'larda ilk gerçek ERP sistemleri kullanıma girmiş oldu. Bu sistemler, muhasebe, finans ve satış gibi diğer departmanları ve işlevleri içeren formata gelmiştir. Bu işlevlere sahip olması önceki yinelemelerin temel envanter kontrolü ve üretim süreçlerinin ötesine geçmesini sağlamıştır. Tüm bu sistemler, birden çok süreci ve departmanı tek bir sisteme entegre ederek, bugün adını çok duyduğumuz ERP çözümlerine zemin hazırlamıştır. Ticari satıcıların yanı sıra, açık kaynaklı ERP sistemleri de gelişmiştir. Bu sistemler esas olarak küçük ve orta ölçekli işletmelerin gereksinimlerini karşılamaktadır.

ERP Yazılımları Nedir?

ERP yazılımları, çeşitli modüllerden oluşur. Bunlardan en çok kullanılanlar;

ERP MRP - Malzeme İhtiyaç Planlaması Yönetimi

Stokları doğru takip etmek ve verimli bir şekilde yönetmek işletmeler için ortak bir ihtiyaçtır. Mevcut piyasa koşullarında sayı ve çeşitlilik olarak artan müşteri talepleri, yüksek değerli stoklarla çalışmayı gerektirmektedir. Malzeme (Stok)  Yönetimi ile stokların üretim sistemi ve üretim programlarına bağlı olarak planlanmasını ve kontrol edilmesi sağlanabilir. Ürün türlerine göre hassas 'son kullanma' tarihleri ​​ile stoklarda etkin bir yönetim gerçekleştirilebilir, ürün israfı minimuma indirilebilir. Ayrıca, stok adetlerindeki düşüşleri ve geçmişe dönük satış istatistiklerini detaylı takip ile anlık olarak görüntülenebilir, doğru stratejik planlama ile tedarik ve üretim operasyonları da düzenlenebilmektedir.

Satış ve Dağıtım Yönetimi

Tipik satış süreci, satış sorguları ve sorgulama analizi ve işlemleri, teklif hazırlama, satış siparişlerini kabul etme, uygun vergilendirme ile satış faturaları hazırlama, malzeme veya hizmet sevkiyatı, bekleyen satış siparişini izleme gibi süreçleri içermektedir. Tüm bu satış işlemleri ERP'nin satış modülü tarafından yönetilir.

ERP CRM – Müşteri İlişkileri Yönetimi

CRM departmanı, daha iyi müşteri hizmetleri ve müşterilerle sağlıklı bir ilişki kurarak satış performansını artırmaya yardımcı olmaktadır. Müşterinin tüm saklanan detayları CRM modülünde mevcuttur.

CRM modülü, müşteri ile ilgili iletişim geçmişi, aramalar, toplantılar, müşterinin yaptığı satın alma detayları, sözleşme süresi gibi detaylı bilgilerinin yönetilmesine ve izlenmesine yardımcı olur. CRM modülü, satış fırsatlarını artırmak için Satış modülü ile entegre edilebilir.

Kalite Yönetimi

Kullanıcılar, Kalite Yönetimi modülü tarafından satın alınan veya üretilen her malzeme için detaylı bir kontrol planı oluşturabilir ve belirtilen tüm kriterler için kalite kontrol sürecini gerçekleştirebilir. İş merkezleri için kontrol planları tanımlanabilir ve buna göre periyodik kontroller yapılabilir. Ayrıca herhangi bir hatayı önlemek için kontrol sonuçlarına göre modül üzerinde çeşitli raporlar hazırlanabilmektedir.

Üretim Planlama ve Kontrol Yönetimi

Üretim modülü, ürünü teslim etmek için imalat endüstrisi için büyük bir yardımcıdır. Bu modül, üretim planlama, makine çizelgeleme, hammadde kullanımı, (Malzeme Listesi) hazırlama, günlük üretim ilerlemesini izleme, üretim tahmini ve fiili üretim raporlama gibi işlevlerden oluşur.

İnsan Kaynakları Yönetimi

İnsan Kaynakları modülü, insan kaynakları yönetimi bakımından oldukça önemlidir. Bu modül insan kaynaklarının verimli yönetimi için İK ekibine yardımcı olmaktadır. İK modülü, çalışan bilgilerini yönetmeye, performans değerlendirmeleri, atamalar, iş tanımları, beceri matrisi, zaman ve katılım takibi gibi çalışan kayıtlarını takip etmeye yardımcı olur. İK modülündeki önemli alt modüllerden biri, maaşları, ödeme raporlarını vb. yönetmeye yardımcı olan Bordro Sistemidir. Ayrıca seyahat giderleri ve geri ödeme takibini de içerebilir.

Finans Yönetimi

Tüm para/sermaye girişi ve çıkışı finans modülü tarafından yönetilir. Bu modül, harcamalar, hesap defterleri, bütçeleme, banka ekstreleri, ödeme makbuzları, vergi yönetimi gibi hesapla ilgili tüm işlemleri takip eder. Finansal raporlama, ERP'nin bu modülü için kolay bir görevdir. İşi yürütmek için gerekli olan tüm finansal veriler, finans modülünde tek bir tıklama ile kullanılabilir.

Tedarik Zinciri Yönetimi

Tedarik zincirini optimize etmek, yapılması gereken, ancak her zaman verimli bir şekilde tamamlanmayan temel bir iş sürecidir. Tedarik zinciri yönetimi, çok sayıda hareketli parçası nedeniyle karmaşıktır, bu nedenle bu modülü şirket sisteminin geri kalanıyla entegre etmek faydalıdır.

Bağımsız tedarik zinciri yönetimi yazılımına benzer şekilde, gerçek zamanlı veriler, tedarik zinciri yönetimi, ERP yazılım modüllerinin hayati bir özelliğidir. En güncel bilgilere dayanarak karar verme yeteneği, buna sahip olan şirketler için büyük bir avantajdır. Örneğin, tedarik zincirinin gerçek zamanlı görünürlüğü sayesinde, üretim veya dağıtım sürecindeki aksaklıklar kolayca tespit edilebilir. Ayrıca, bir ürünün üretilmesi için geçen ortalama süre ölçülebilir.

Satın Alma Yönetimi

Satın alma modülleri, organizasyon için gerekli olan ürün veya hammadde tedariğinin bir parçası olan tüm süreçlerle ilgilidir. Satın alma modülü; tedarikçi/satıcı listeleme, tedarikçi ve ürün bağlama, satıcılara teklif talebi gönderme, teklif alma ve kaydetme, teklif analizi, satın alma siparişlerini hazırlama, satın alma kalemlerini izleme ve stokları güncelleme gibi işlemlerden oluşur.

Ülkemizde ERP, özellikle üretimin artması ve bilgisayar kullanımı ile beraber daha da önem kazanmıştır. Dünyada, bulut tabanlı sistemler şu an popülerdir çünkü güncel bir şekilde herkes yeni bir özelliğe anında erişebilmektedir. Çeşitli güvenlik sistemleri ile ERP kullanımı dahilinde oluşturulan özel bilgiler koruma altına alınmaktadır.

ERP’nin bulut tabanlı olmasının avantajı, sadece şirket içerisinde ki operasyonları ve süreçleri yönetmenin yanı sıra müşteri ve tedarikçiler ile birlikte etkileşim içerisinde olunarak daha açık sistemler haline gelmeyi kolaylaştırmasıdır. Müşteri ve tedarikçi bilgilerine hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilmesi ile birlikte şirketler herhangi bir fırsatta veya krizde hızlı aksiyon alabilmektedir.

Ülkemizde ve Dünyada ERP Sistemlerinin Kullanımı

Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri, iş süreçlerini merkezi ve entegre bir sistem içinde yönetmek isteyen kuruluşlar tarafından kullanılır. ERP, tedarik zincirinde çalışan şirketler tarafından üretim ve dağıtımın tüm hareketli parçalarının izlenmesine yardımcı olmak için yaygın olarak kullanılmaktadır. Bununla birlikte, ERP, sağlık hizmetleri, kar amacı gütmeyen gruplar, inşaat ve konaklama sektörleri de dahil olmak üzere bir dizi farklı sektör tarafından kullanılabilir. Özellikle hizmet sektörlerinde ERP kullanımı son yıllarda artmaya başlamıştır.

Hizmet sektörleri olarak;

  • Adalet Hizmetleri (Avukatlık, Danışmanlık vs.)
  • Muhasebe Hizmetleri
  • Turizm Sektörü
  • Bilgisayar Hizmetleri
  • Bankacılık Hizmetleri
  • Perakende
  • Ulaşım
  • Dağıtım
  • Gıda Hizmetleri
  • Onarım ve Tamir Hizmetleri
  • Özel Eğitim ve Öğretim Hizmeti
  • Eğlence Hizmeti
  • Otomotiv Hizmetleri 

Global pazar olarak bakıldığında şirketler ve tüketiciler arasındaki işlemlerin çoğu hizmet sektörü üzerinden yapılmaktadır. Hizmet sektörleri ve hizmet ekonomisinin yükselişe geçmesi, ERP yazılımları kullanımını artırmıştır.

ERP Neden Gereklidir? ERP'nin Faydaları Nelerdir?

Modern pazarların rekabetçi doğası, girişimcileri, verimliliği en üst düzeye çıkarmak ve rakiplerinin önünde kalmak için teknolojik gelişmeler dahil olmak üzere mevcut her fırsatı değerlendirmeye zorlar.

ERP sistemleri, işletmeler için yazılım çözümleri alanında uzun zamandan beri hakimiyetini kurmuştur. Peki ERP’nin faydaları nelerdir?

Yüksek Yönetim Performansı

ERP danışmanlığı ve çözümleri, insan kaynakları, üretim, satış, müşteri desteği, stok ve tedarik dahil olmak üzere yönetim gerektiren kurumsal faaliyetlerin tüm yönleri arasında bağlantılar kuran bir veri merkezi görevi görür. ERP yazılımı, bilgisayar teknolojileri yardımıyla en hızlı ve en etkin şekilde otomatik veri işlemeyi sağlar.

Birincil avantaj olarak, kurumsal kaynak planlama çözümleri evrak işlerini ve manuel veri girişi ihtiyacını büyük ölçüde azaltır. Bu fayda, üretim akışını kesintiye uğratabilecek önemli ölçüde daha az insan hatası olasılığı ile sonuçlanır.

Doğru Bilgi ve Kullanılabilirlik

Bu avantaj, diğer tüm kurumsal kaynak planlama avantajlarını etkileyen temel avantajdır. Gelişmiş ERP sistemleri, örneğin üretim, satış, sarf malzemeleri veya müşterilerle ilgili bilgilerin etkili ve merkezi bir şekilde toplanmasını, işlenmesini ve depolanmasını sağlar. Bu nedenle, eski veya yinelenen kayıtları kaldırmak için düzenli kontrollere ve senkronizasyona ihtiyaç duyan birkaç ayrı veritabanı yerine tek bir veri sistemi kullanılır ve bakımı yapılır.

Her türden dahili verinin artan kalitesi, ilgili herhangi bir departmandaki personele kolay erişilebilirliği ile birleştiğinde, işletmenin tüm seviyelerinde daha fazla performans optimizasyonu sağlayan paha biçilmez bir başarıdır. Özellikle tedarik zinciri ve envanter yönetimi, ERP uygulamasından en çok yararlanan faaliyettir.

Geliştirilmiş Koordinasyon

İşle ilgili tüm verileri içeren birleşik sistem, kurumsal şubeler veya departmanlar arasındaki işbirliğini geliştirir. ERP yazılımı, tüm şirket genelinde iletişim gecikmelerini azaltarak verimliliğini artırır. Bu, özellikle bir şirketin birkaç eyalette ve hatta farklı kıtalarda dağıtılmış bir bağlı kuruluş ağına sahip olması durumunda faydalıdır.

Planlama

İş bilgilerinin büyük kısmına kolay erişim, daha fazla geliştirme kursu planlamak için analizini büyük ölçüde kolaylaştırır. Şirketin yönetim personeli ve iş analistleri, yeni stratejiler tasarlamak veya mevcut stratejide iyileştirmeler önermek için birleştirilmiş verileri daha etkili bir şekilde kullanabilir.

Gelişmiş Raporlama Tekniği

Daha az evrak işi ve departmanlar arasındaki gelişmiş iletişimin bir sonucu olarak ERP yazılımı, finansaldan envantere, müşteri davranışından teknik bakıma kadar her türlü raporun hızlı ve kolay bir şekilde sunulması için uygun ortamı sunar.

Ölçeklendirilebilirlik

ERP yazılımının bir diğer doğal faydası, ölçeğini mevcut ihtiyaç ve koşullara göre ayarlamaya izin veren modüler yapısı ile belirlenir. Bu özellik sayesinde bir kaynak planlama sistemi, şirketin her kademede büyümesine veya küçülmesine kolaylıkla uyum sağlar.

Yeni ürünlerin, işçilerin, üretim tesislerinin, tedarikçilerin, departmanların vb. Ortaya çıkması gibi şirket yapısı ve işleyişindeki en önemsiz değişiklikler bile ERP çözümlerinin yüksek esnekliğini gerektirir. Büyüme ister üretim artışı, envanter genişletme, ister yeni işlevlerin, hizmetlerin veya kullanıcıların eklenmesini içeriyor olsun, ERP sistemleri tüm bu değişiklikleri ve çok daha fazlasını halledebilir.

Maliyet

Azalan evrak işlerinin ve günlük rutinlerin optimizasyonunun bir sonucu olarak, çoğu - tekrarlayan görevlerin azalması, ERP sistemleri idari ihtiyaçlarda maliyetleri düşürmeye izin verir. Ayrıca, kaynak planlama çözümleri, lojistik, stok ve tedarik yönetimi ve diğerleri gibi çeşitli bilgi taleplerini ve onaylarını içeren iş operasyonlarını büyük ölçüde hızlandırır.

Yönetim Sistemlerine Daha Kolay Erişim

Kaynak planlama bağlamındaki özel ihtiyaçlara göre, ERP sistemleri bulut teknolojileri ile geliştirilmiş web veya mobil uygulamalar olarak uygulanabilir. Bu şekilde akıllı telefonlar, dizüstü bilgisayarlar veya diğer taşınabilir cihazlarda çalışabilir ve her zaman ve hemen hemen her yerden erişilebilirler.

İyileştirilmiş Müşteri Hizmetleri

Modern ERP yazılımının bir diğer pratik yararı, müşteri ilişkileri yönetiminin optimizasyonudur. Merkezi bir veri deposu, satış yöneticilerinin ve müşteri destek personelinin müşterilerle iletişim kurmasını kolaylaştıran ve müşterilerin taleplerine yanıt vermeden önce gecikmeyi azaltan satış ve müşteri ile ilgili tüm gerekli bilgileri toplar.

Gelişmiş doğrulukla müşteri geçmişine daha hızlı erişim, burada listelenen diğer faydalara da katkıda bulunur. Örneğin, müşteri davranış kalıplarına ilişkin doğru bir şekilde toplanan ve analiz edilen veriler, strateji optimizasyonlarına veya buna göre ve uygun zamanda karşılanması gereken daha kesin talep tahminlerine yol açabilir.

Rekabet Gücü

Bu son fayda, aslında iş karları perspektifinde aktarılan yukarıda bahsedilen tüm avantajların özetidir. Önemli olan nokta, ERP sistemlerinin işletmeye en çok ihtiyaç duyulan rekabet avantajını, rakiplerinden daha iyi performans göstermesi için ekstra bir cihaz sağlamasıdır. Bazı şirketler zamanla kanıtlanmış yöntemlere bağlı kalırken veya sadece ERP çözümlerini karşılayamazken, diğerleri işlerini teknolojik gelişmelerle geliştirir ve kar elde eder.

 Özetlemek gerekirse;

  •       İş süreçlerinin optimizasyonu
  •       Güvenilir bilgiye doğru ve zamanda erişim
  •       Organizasyonun tüm bileşenleri arasında bilgi paylaşımı yeteneği
  •       Gereksiz işlemlerin ve verilerin ortadan kaldırılması
  •       Maliyetinin azaltılması
  •       Daha iyi kullanım süresi nedeniyle işini oluşturan tüm iş birimlerinin performansının artması.
  •       Performansı artırmak ve zamandan tasarruf etmek için, oradaki yönetim kararlarının kontrolünü ve analizini uzun vadede optimize etmek
  •       Müşteri hizmetlerinin hızlı geri dönüşler sayesinde müşteriyi memnun tutabilmesi
  •       Güçlü rekabet avantajı
  •       Sürdürülebilirlik
  •       Kişiye bağlı kalmayan bilgi havuzu

Hizmet Şirketlerinde ERP Uygulamaları ve ERP Çözümleri 

Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri daha çok üretim yapan şirketlerin kullandığı bir yazılım sistemi olarak bilinsede, aslında öyle değildir. Dünyada hizmet şirketlerinin kullandığı ve şirket yönetimini sağlayan yazılım sistemi, Profesyonel Hizmet Otomasyonudur (PSA- Professional Services Automation). Hizmet şirketlerinin de en az üretim yapan şirketler kadar ERP sistem yazılımlarını kullanması gerekmektedir. Çünkü dijital dünyada şirketlerin oluşturduğu her bir dijital ayak izi o şirketin geleceğinin önemli bir parçasıdır. Kayıt altına alınmamış olumlu veya olumsuz verilerin saklanmaması demek; aynı hatayı ikinci kez yapmak, aynı başarıyı tekrar yakalayamamak anlamına gelebilmektedir. Ülkemizde çoğu şirkette yazılım kullanımı muhasebe departmanında kullanılmaktadır ama muhasebe haricinde diğer departmanlarda tek bir sistem üzerinde yürütülmemektedir. Fakat günün sonunda şirket verileri ortak bir kurumsal hafızada toplanmalıdır. Excel vb. araçlar ile saklanmaya çalışılan verilerin sürdürülebilirliği ve güvenli bir şekilde saklanabilirliği yüksek değildir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.