E-Mail Otomasyonu Nedir?

İlk önce şirkette e-mail otomasyonunun olmadığı koşulları düşünelim;

•       Sitenizde müşterilerinizin sizinle iletişime geçebilmeleri için bir formunuz bulunuyor ve potansiyel müşteriniz o formu doldurup tarafınıza yolluyor. Fakat müşteri formu gönderdikten sonra e-maile yanıt verecek çalışanınızın gözünden kaçma veya yanıt vermeyi unutması olasıdır. Bu sırada potansiyel müşteriniz cevap beklemektedir ve bunun yanında maili iletildi mi iletilmedi mi ikileminin arasında huzursuzluk yaşamaktadır.
•       Muhasebe firmalarının her ay müşterilerinden satış ve alış faturalarını istemeleri gerekmektedir. Yüzlerce müşterisine her ay bu istek doğrultusunda mail atması büyük zaman kaybı yaratmaktadır ve buna bağlı olarak aksaklıklar ve hatalar meydana gelmektedir.
•       Hatırlatma maillerinin bazen haftalık bazen aylık olarak defalarca atılması gerektiği bir iş sisteminde çalışanların manuel olarak bunlara yetişme ihtimalleri hem düşüktür hem de şirkete maliyetlidir.
•       Düzenli olan ve gündemde yer alan önemli konuların hatırlatmaları, çalışanlarda fiziksel ve psikolojik anlamda yorucu ve tedirgin edicidir.
•       Unutulan, yanlış hazırlanan, yanlış kişiye gönderilen veya yanlış tarihte iletilen mailler şirketi zarara uğratabildiği gibi insan hatasından kaynaklanması sonucu çalışanların motivasyonunu düşürerek dolaylı yoldan yine şirkete zarar verebilmektedir.
•       Müşterilerin ve potansiyel müşterilerin, e-mailleri atan kişilere itirazları veya istekleri zaman zaman şirket açısından oyalayıcı bir unsur olabilmektedir.

•       Birisi bülteninize kaydolduğunda veya bir iletişim formu doldurduğunda, bir onay veya hoş geldiniz e-postası gönderilir. Onay e-postası, kayıtlarını aldığınız konusunda müşterilerinize veya potansiyel müşterilerinize güvence verir ve hoş geldiniz e-postası, yeni kurulan ilişkiyi geliştirmeye yardımcı olur.
•       E-postalarınızın açılmasını istiyorsanız, e-posta göndermek için en iyi zamanı belirlemek için kişilerinizin bulunduğu saat dilimine ve analiz verilerine ulaşabilirsiniz.
•       Belirli müşterileri hedefleyerek sadece onlara yönelik mail atabilir ve daha sağlıklı geri dönüşler alabilirsiniz. Örneğin; Ankara’da verilecek bir seminer için Ankara’daki müşterilerinizi hedefleyerek bilgilendirme ve hatırlatma olarak tarihlerini ayarlayarak mailler gönderebilirsiniz.
•       Şirketinizde e-mail gönderimi için ayrılan vaktinizi minimuma indirmenin sonucunda potansiyel çalışma hacminizi başka alanlara yönlendirebilir ve başka alanlarda maksimum verim alabilirsiniz.
•       Her hafta ve her ay gönderilen standart maillerinizde hata oranını en düşük seviyeye çekmeniz sonucunda müşteri kazanma olasılığını yükselterek mevcuttaki müşterileriniz ile iletişiminizi daha sağlam hale getirebilirsiniz.
•       Müşterilerinize ve potansiyel müşterilerinize düzenli mail atarak kendilerini değerli hissettirebilir ve ihtiyaç anında ilk size gelmelerini sağlayabilirsiniz.
•       Kullanıcıların e-mail aboneliğinden dilediği zaman çıkmasına imkan vererek, kendilerini zorla maillere maruz bırakılmış değil kendi istekleri doğrultusunda bilgilendirildikleri hissini sağlarsınız ve bu da şirketinize saygıyı artırır. Dolayısıyla şirketiniz ve yaptığınız iş ile ilgilenen kişiler sisteminizde kalırken, ilgisi olmayan kişiler abonelikten çıkacaktır ve buda sizi gerçek müşterilerinize yönlendirerek zaman kaybından uzaklaştıracaktır.

•       E-mail otomasyonu en çok pazarlama alanında kullanılmaktadır. Pazarlama departmanında belirlenen kişilere belirlenen tarihte tanıtım, güncelleme, kampanya, hatırlatma ve daha birçok konuyu kapsayabilecek mailler atılarak müşteriler ve potansiyel müşteriler bilgilendirilebilir. E-mail otomasyonu ile bu işlemleri yapmanın en büyük faydası kaç kişinin mailleri açtığını ve o mailler ile ilgilendiği analizini görebilirsiniz. Bu da bir sonraki mailinizde hedef müşterilerinizi tanımlamanızı ve iş potansiyelinizi daha doğru oranlarla yükseltmenizi sağlamaktadır. E-mail otomasyonu kullanılmadan atılan maillerin analizlerini yapmak ve bu analizlerin doğruluğunun tespitini yapmak oldukça zordur.
•       Satış süreçlerinde e-mail otomasyonu kullanımını ele alacak olursak; satış süreçlerinde çeşitli aşamalar vardır. Bu süreçler; ilk görüşme, toplantı, teklif ve teklifin sonuçlandırması olarak devam edebilir. Tüm bu süreçlerde farklı isimler var başlıklar vardır. Bu durumda bunların manuel takibini yapmak yine şirkete oldukça fazla zaman kaybetmektedir. E-mail otomasyonun çok büyük bir güç olarak burada size destek olmaktadır. İstediğiniz müşteri listelerini, maillerini, iletişim bilgilerini veya teklifleri tarihine, müşteri tipine veya daha birçok filtre ile ayırarak kolayca ulaşabilirsiniz.
•       Muhasebe departmanı, kesilen faturalar ve çeşitli ödemeler ile ilgilenmektedir ve oldukça yoğun bir departmandır. E-mail otomasyonu sayesinde bu yoğunluğu en aza indirgeyerek müşterilere en hızlı şekilde ulaşabilir ve sonuç alabilirsiniz. Her ayın sonunda tahsilat yapılmaktadır ve bu tahsilatın bilgilendirmeleri müşterilere sunulur. Bu işlemler manuel yapıldığı zaman kafalar karışabilir, hata yapılabilir veya bir müşteri gözden kaçabilir. E-mail otomasyonu ile her ayın sonunda otomatik olarak müşteriden beklenen ödeme mail olarak hatırlatılabilir ve iki tarafta mağdur edilmeden işler sağlıklı şekilde yürütülebilir.
•       Müşteri ilişkileri dışında şirket içi ilişkilerde de e-mail otomasyonu iletişimi kuvvetlendirmektedir. Örneğin; çalışanların doğum günlerinin kutlanması ve tebrik maillerinin atılması gibi çalışanlarınızın önem verdiği bilgileri sistem üzerinden ayarlayarak onları unutmadığınızı hissettirebilirsiniz. 5-10 kişilik firmalarda bu bilgileri hatırlamak kolaydır fakat 50, 100, 500 ve daha fazla çalışanı olan şirketlerde her çalışanın doğum gününü hatırlamak mümkün değildir. Bu kutlama maillerini atarak çalışanlarınızın motivasyonunu artırabilir ve onlara kendilerinin değerli olduğunu bir kez daha hatırlatabilirsiniz. Bu hem şirketin çalışanına verdiği değerdeki samimiyeti hem de şirket içindeki iletişimi güçlendirecektir.
•       E-mail otomasyonunun bir diğer kullanım alanı da proje yönetimidir. Proje yöneticileri aynı anda birçok müşteriye sahip olabilir ve aynı anda birçok projenin içinde yer alabilirler. Bununla doğru orantıda birçok bilgi birikimi ve araştırma dokümanları ortaya çıkmaktadır. Her müşterinin proje araştırmaları, proje testleri ve proje teslimleri aynı şekilde yürütülmemektedir ve aynı tarihte sürdürülmemektedir. Proje yöneticileri bu sorumlulukları manuel olarak yaptıklarında yeteri kadar konsantre olamamaktan kaynaklı başarısızlığa uğrayabilirler. E-mail otomasyonu sayesinde her müşterinin bilgileri ayrı yerlerde ayarlanan tarihlerde tutularak proje yöneticilerinin hiçbir şey yapmasına gerek kalmadan bilgilendirmeler, hatırlatmalar ve güncellemeler sağlanarak işlerin daha hızlı yürütülmesi hedeflenir.

İşletmenizin birçok nedenden dolayı e-mail otomasyonuna ihtiyacı vardır. Nihayetinde, müşteri ilişkilerinizi beslemek, yeni müşteri satışları kazanmak ve yeni müşterilerinizi tekrar alıcılara dönüştürmek için e-mail otomasyonu kullanabilirsiniz. Müşterilerinizle iletişim halinde olmak, sizi daha sık düşünecekleri anlamına gelir.

E-mail otomasyonu bir asistan ve iletişim aracıdır. Müşteri ilişkileri yaşam döngüsünde bütün iletişimleri kayıt altına alabilir ve yönetebiliriz. Bu yaşam döngüsünden bazı maddeleri ele alacak olursak bunlar;

•       Pazarlama
•       Müşteri veya potansiyel müşterilere atılan mailler
•       Açılan maillerin analizleri
•       Satışlar
•       Projeler
•       Anketler
•       Yeni ürün hizmetlerinin duyurusu ve müşterilerin yaklaşımı

E-mail otomasyonu, müşteriler ile olan ilişkilerde kurumsal hafıza oluşturmanızı sağlar. Kitlelere yönelik aktivitelerden bireye kadar inebilecek aktiviteleri sunması ile birlikte müşteriler ile aranızda güçlü bir bağ kurmanızı sağlamaktadır.

Yapılan bir araştırmaya göre, mevcut müşterilerin yeni müşterilere göre % 69’dan daha fazla harcama yaptığı tespit edildi. Bu nedenle, birincil satıştan sonra müşteriniz ile iletişiminizi frenlemek kesinlikle maliyetli bir hata olacaktır. Dolayısıyla, bir satış yaptıktan sonra, müşterilerinizle otomatik bir e-posta kampanyası başlatabilirsiniz. Yeni ve diğer ürünleriniz ve hizmetlerinizle ilgili sonraki tekliflerle müşterilerinizi döngü içinde tutarak bir sonraki iş anlaşmanızın temellerini atabilir, şirketinize sadık müşteriler oluşturabilirsiniz.

Müşterilerinizi elinizde tutmak için gönderebileceğiniz e-maillerinde dikkat etmeniz gereken birkaç nokta şunlardır;

1.     Müşterinize şirketiniz ile yaptıkları iş için teşekkür edebilirsiniz
2.     Müşterilerinize satın aldıkları ürünlerin ne zaman geleceğini veya hizmetlerinizi nasıl etkinleştirebileceklerini onlara bildirebilirsiniz.
3.     Satın aldıkları ürünlerden ne kadar memnun olduklarını anketler ile kontrol edebilirsiniz.
4.     Ürünleriniz ve hizmetlerinizle ilgili daha fazla yardıma ihtiyaç duyup duymadıklarını test edebilirsiniz.
5.     Müşterinizin ilgi alanlarına göre hazırlanmış bir anket formu göndererek inceleme talep edebilir bir sonraki hizmetinizi bu anket sonuçlarına göre şekillendirebilirsiniz.
6.     Şirketinizden veya hizmetlerinizden bahsetmeden, müşterilerinize "hediye" olarak ilginç ve bilgilendirici içerikler sunarak dikkatlerini çekebilirsiniz.

Albert Solino olarak Prosoftly ve Corvisio adında ürünlerimiz var. Bu bağlamda e-mail otomasyonu ürünümüz, pazarlama otomasyonu ile birlikte devreye aldık. Firmalarımız pazarlamalarını, Albert Solino’nun e-mail otomasyonu ile hizmetlerini sürdürebilirler. Albert Solino CRM Yazılımı (Satış Süreçlerinin Yönetimi) tarafında, müşterilerimiz hangi satış safhasında ise çeşitli iletişim listelerini otomatik olarak oluşturarak bunlarla ilgili yine rutin otomatik e-mail faaliyetlerinde bulunabilirler.

Hizmet şirketlerine yönelik proje yönetimi yapıldığını varsayarsak ERP sistemimiz mevcut. Müşterilerimiz, proje yönetiminde düzenli yapılması gereken süreçleri bu sistem üzerinden e-mail otomasyonunu kullanarak yapabilirler. Peki bu sistem üzerinden müşteri şirketlerimiz neler yapabilir?

•       E-mail draft larının oluşturulması
•       Çeşitli eklentilerin eklenmesi
•       Haftalık, aylık düzenlemelere sahip bir e-mail otomasyonu
•       Müşteri yaşam döngüsünü e-mail tarafında yönetebilecekleri ve müşterilere ne derece etki ettiğini analiz edebilecekleri bir arayüz

Üst kalitede sunduğumuz e-mail otomasyonumuzun şirketinize sundukları;

•       Müşterileriniz ve potansiyel müşterilerinize toplu bir şekilde belirlediğiniz tarih ve saatte mail gönderimi
•       Kazandığınız müşterileriniz ile iletişiminizi kuvvetlendirebileceğiniz maillerin gönderimi
•       Satış süreçlerinde tahsilat hatırlatma maillerinin gönderimi
•       Proje yönetiminde müşterileri filtreleyerek istenilen müşterilerin kolaylıkla bulunması
•       Müşteri bilgilerinin kayıtlı tutularak aynı işlemlerin defalarca yapılmaması
•       Şirket içinde çalışanlarınızın doğum günlerini kutlama mailleri
•       Performans değerlendirme mailleri
•       Potansiyel müşterileriniz çekmek için tanıtım ve hoş geldin mailleri
•       Mevcut müşterileriniz ile tekrar iş anlaşması sağlamanız için kampanya mailleri
•       Kolay iş takibi
•       Zaman kaybını en aza indirme
•       Hata oranını sıfıra yaklaştırma
•       Müşterileriniz ile iletişim sağlamaya çalışırken yaşadığınız yoğunluğu en aza indirerek mevcut iş performansınızı başka işlere yöneltebilme

Her alanda olduğu gibi şirketlerde de artık birçok şey yazılımlar sayesinde hatasız ve akıcı bir şekilde ilerletilmektedir. Şirketiniz, çalışanlarınız ve müşterileriniz için işleri kolaylaştırarak potansiyel enerjinizi kara çevirmek e-mail otomasyonu ile mümkün. Albert Solino olarak, bu alanda birçok farklı sektördeki firmaya hizmet vermekteyiz.