Dijitalleşmenin Avantajları Nelerdir?

Bir pilot düşünün uçağı kaldıracak fakat önündeki ekranda ne koordinat ne hava durumu ne yükseklik ve alçaklık bilgisi var ne de uçağı kaldırdığı anda değişen rüzgar bilgilerini bildirecek bir sistem. Bu bilgilere ulaşması için aynı anda kaç kişi ile görüşmesi ve uçağı kaldırması gerekir? Peki bu mümkün müdür? Değildir.

Pilotun ekranında bütün veriler gözükmelidir ve analizler sonucu pilot stratejisini belirleyerek sağlıklı bir şekilde yol almalıdır. Şirketlerde de dijitalleşme bu noktada devreye girmektedir; verileri sunar, analiz eder ve günün sonunda neticeyi, karar vericiye sunarak yol gösterici olur. Bu da şirket yapısına en uygun olacak yazılımlar ile sağlanmaktadır. Şirketlerde bu tür yazılımlar kullanılmaya başlandıktan sonra geriye tek bir şey kalır; uçağı kaldırmak.

OPERASYONEL VERİMLİLİK

Dijital ortamın sağladığı birinci avantaj operasyonel verimlilik sunmasıdır. Şirket içinde çalışan herkesin anlık verilere, anlık cevaplara ve anlık görüşmelere ihtiyacı olabilir fakat en büyük problem bu anlık ihtiyaçların karşılanamamasıdır. Dijital dönüşümde bütün veriler, bilgisayar ortamında saklandığı için kişiler istedikleri bilgiyi, veriyi ve cevapları başka birine ihtiyaç duymadan öğrenebilmektedirler. Bu da şirketin işleyişine hız kazandırır çünkü bir çalışan başka bir çalışanı herhangi bir bilgi veya veri sorgulaması için meşgul etmeyerek kendisi, şirketin getirdiği dijital ortam ile istediğine hızlıca ulaşabilmektedir.

HIZLI AKSİYON ALABİLME

Dijital dönüşümün sağladığı ikinci avantaj ise hızlı aksiyon alabilmektir. Çalışanlar, istedikleri verilere en kısa sürede ulaştıktan sonra hızlı aksiyon alarak bir sonraki işlerine geçebilirler. Hızlı aksiyon alındığı takdirde bir şirketin en iyi dostu, zamandır fakat işler tersine döndüğünde yavaş aksiyon alındığında dost olan zaman yerini düşmanlığa bırakabilir. Zaman, şirketlerin bütün işleyişini etkileyen bir birim olmasının yanı sıra müşteriye ulaşma ve geri bildirim alabilme noktasında önemli bir parametredir.

ANALİZ EDEBİLME YETİSİ

Şirketlerde her departmanda farklı işler icra edildiği göz önüne alınırsa her icra edilen işin analizine de ihtiyaç duyulur. Zamanı dosta çevirmek için bu analizleri dijital dönüşüm ile yazılımlardan elde etmek, şirketlere hem sürdürülebilirlik hem de en üst seviyede verim sağlamaktadır. Örneğin, satış süreçlerini her gün satış departmanından rapor isteyerek incelemek büyük zaman kaybı iken, yazılım üzerinden günün istenilen saati inceleyebilmek hem az enerji ile çok veri elde etmektir hem de zaman kazanımıdır. Bu sayede kazanılan zamanı başka işler ile değerlendirebilirken, diğer tarafta zaman kaybettirilecek satış departmanının işleri engellenmemiş olur.

KURUMSAL HAFIZA

Kişisel olarak kullanılan sosyal medyalarda kişinin bütün verileri mevcuttur. Twitter da atılan bütün tweetler ve Facebook ta paylaşılan bütün gönderiler vb. mecralarda ki binlerce veri, kişinin geçmişinde ve sayfasında kendisi silmediği takdirde tutulmaktadır. Bu sayede kullanıcı istediği zaman geçmişini görebilir ve verilerine ulaşım sağlayabilmektedir. Şirketlerinde bir kurumsal hafızaya ihtiyacı vardır. Gerek tecrübelerin hatırlanması, gerek geçmiş hataların görülmesi gerekse elde edilmiş bir başarının tekrar elde edilebilmesi için şirketler, dijitalleşerek geçmiş verilerine ulaşabilirler. Böylelikle şirketler, hiçbir hatayı ve hiçbir başarıyı gözden kaçırmayarak sürekli gelişim gösterebilirler veya ihtiyaç anında kaybolan verilerin gölgesi altında başarısızlığa sürüklenmez, ulaşılabilirlik sayesinde yeni başarılara imza atabilirler.

“Geliriniz doğrudan felsefenizle ilişkilidir, ekonomi ile değil.”

Jim Rohn

SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

Şirket işlerini kişi bazlı güvene dayandırarak saklamak yerine, veri bazlı yazılımlar ile saklamak her zaman daha sürdürülebilir olmuştur. Aksi takdirde önemli bilgiler, giden bir çalışanın ardından silinmektedir ve aynı hataların tekrarlanma olasılığı artmaktadır. Dijital dönüşümün sağladığı en büyük yarar, bütün verilerin bir tabanda saklanması, ulaşılabilir olması ve de güncel durum ile geçmişin kıyaslanabilirliğini sunmasıdır.

DEPARTMAN VE KİŞİ BAZLI PERFORMANS ÖLÇÜMLERİ

Dijitalleşme seviyesi düşük şirketlerde çalışan performansları ölçümleri sağlıklı yapılamamaktadır. Bunun en büyük sebebi herhangi bir veri girişi sağlanmadığı için bütün değerlendirmelerin teker teker gözlemle yapılmaya çalışılmasıdır. Örneğin, üretimin hızını ölçmek isteyen bir şirket, dijitalleşme seviyesi düşükse üretim departmanına giderek ölçümler yapmaya çalışır ve bu noktada en önemli soru şudur; bu ölçüm ne kadar verimli? Çalışan, gözlemlendiğini fark ettiği için panik yaparak düşük performans sergilemiş olabilir mi? Üretim departmanında ki bu performans her gün mü böyle? Vs. Dolayısıyla yapılan ölçüm, bir nevi o anın fotoğrafını çekmektir ve bir hafta sonra geçerliliğini korur mu noktasında soru işaretleri yaratmaktadır. Dijital dönüşümün sağladığı avantajlardan bir tanesi de departmanlarınızın performanslarını sistemlerde kayıtlı tutmaktır. Şirketin her departmanını videoya çeker ve hafızasında kaydeder. Dolayısıyla, bir sene önce bugün üretim hızı nasıldı diye sorulduğunda, dijital dönüşümün şirkete kazandırdığı sistem ile o ana dönülerek değerlendirme yapılabilmektedir. Kimsenin her gün üretim departmanına inerek performans ölçmesine gerek kalmadan, şirket, dijital dönüşüm ile inanılmaz bir güç elde etmektedir bu sayede.

Şirketler ne kadar dijitalleşirse, o oranda gelişir ve gelişmeye devam ederler. Şirketlerin dikkat etmesi gereken noktalardan biri her bir departmanın verilerine kolay ve istediği anda ulaşabileceği sistemleri bünyelerine kazandırmaktır. Bu sayede izlenebilir bir iş akışı oluşturarak geçmiş hataları tekrarlamaz, güncel hataları erkenden tespit ederek önüne geçebilir, başarıları unutmaz ve geliştirerek daha birçok başarı elde edebilir. Şirketler, günümüz teknolojisini herkesin kullandığını göz önüne alarak iş yapış şekillerine ve süreçlerine en uygun yazılımlar ile müşterilerine daha kolay ulaşarak en kaliteli hizmeti sunabilmektedir.

Dijitalleşmenin Seviyeleri Var Mıdır?

Dijitalleşmenin seviyeleri vardır. Bunlar şirketlere bağlı olmakla birlikte değişmektedir. Kağıda yazı yazmaktansa Word de doküman oluşturmak veya faks göndermek yerine e-mail göndermek bir dijitalleşmedir. Fakat günümüzde, zaten birçok şirkette bu seviyeye gelinmiş olması hatta bu seviyenin geçilmiş olması gerekmektedir. E-mail, faksa göre bir dijitalleşmedir fakat bir çalışanın mail yoluyla izin istemesi ve daha sonrasında geçmişe yönelik izin mailini araması zaman kaybıdır ve de saklanması zor bir veridir. Dijitalleşme seviyesi artırıldığı takdirde, firma, bünyesine izin formu kazandırarak bütün çalışanların izin süreçlerini o form verileri sayesinde saklayabilmekte ve istediği an hızlıca o verilere ulaşabilmektedir.

DİJİTAL DÖNÜŞÜM ŞİRKET İŞLERİNİZİN HATASIZ İLERLEMESİNİ SAĞLAR

Excel ve Word istenilen bilginin girilebildiği ve yanlışların sıkça tekrarlanabileceği platformlardır. Şirketteki bütün çalışanların erişimi olan bir Excel dosyasının verilerinin değişime uğraması olası bir risktir. Bir çalışanın yanlışlıkla formülü değiştirerek fark etmemesi, listelerinden uzunluğundan kaynaklı gözünden kaçan yanlışlıklar ve yanlış bilgiyi yanlış Excel dosyasına girmesi gibi bir sürü risk vardır. Ve Excel, bir yanlışlık olduğu noktasında kullanıcıyı uyarmamaktadır. Fakat şirketin dijitalleşme seviyesini artırarak bünyesine kazandıracağı yazılım sayesinde bu sorunların hiçbiri yaşanmayacaktır. Şirket yazılımlarında, girilecek bilgilerin yerleri bellidir ve yanlış bilgi girildiği takdirde uyarı verilir. Buna steril data denmektedir. Dataların güvenilirliği yüksek olduğu gibi ulaşılabilirliği de kolaydır. Bu sayede, Excel de kaybedilen vaktin yerini daha verimli işler almaktadır. Şirketin, gelecekteki adımları için sağlam dataların tarihler ile birlikte bir yazılım içerisinde toplanması ve saklanması gerekmektedir. Excel vb. ürünlerde bu dataların doğruluklarının korunması mümkün değildir çünkü değiştirilebilir bir sistemdir ve de yanlış bilginin yanlış yere girilmesi olası bir durumdur. Bu nedenle, şirketin iş akış sürecinin verimliliği hedeflenerek, dijitalleşme ile şirkete uygun yazılım bünyeye kazandırılmalı ve bir veri tabanı oluşturularak bütün bilgilerin girişi sağlanmalıdır.

ÇOK YÖNLÜ YAZILIMLAR SAYESİNDE VERİLERE TEK BİR SİSTEM ÜZERİNDEN HIZLICA ULAŞABİLMEK

Şirketin dijitalleşme seviyesini artırarak bünyesine kazandırdığı yazılımın çok yönlü olması önemlidir. Örneğin, sisteme girildiğinde bir personelin yaptığı satışları ve aldığı müşteri geri bildirimlerini görmenin yanı sıra o personelin kişisel şirket bilgilerine de erişebiliyor olmak önemlidir. Bu kişisel bilgiler, ne kadar izin kullandığı ve şirkete harcama olarak neleri yansıttığı gibi veriler olabilir. Çünkü dijitalleşmenin asıl amacı tek bir sistem üzerinden verilere anında ulaşılabilirlik sağlamasıdır. Hem şirket sahiplerinin hem de çalışanların ulaşabildiği bu veriler kişilere bağlılığı ortadan kaldırarak istenilen bilgiye bireysel olarak erişebilme özgürlüğünü sunmaktadır. Dolayısıyla, dokümanlarda ayrı ayrı girilen bütün bilgilerin tek bir sistemde kolay ulaşılabiliyor olması şirket çalışanları ve şirket sahipleri açısından süreçlere erişilebilirlik büyük bir avantajdır.

“Her şey mümkün olduğunca sadeleştirilmeli, fakat basitleştirilmemelidir.”

Albert Einstein

 Dijitalleşme seviyesi ne kadar artırılırsa, şirket o oranda rahatlama yaşamaktadır. Görülmeyen kayıplar, görülmeyen iki kere üç kere belki yüzlerce kez yapılan aynı işler ve görülmeyen defalarca araştırılan aynı konular göz önüne alınırsa şirketin kaybettiği zamanın telafisi olmayacaktır. Dijitalleşme seviyesi artırılmadığı nokta da bu hataların ve zaman kayıplarının hiç birinin farkına doğru veriler ile varılamadığı gibi artarak çoğalacaklardır. 150 çalışanı olan bir şirketin 150 çalışanı belli aralıklar ile insan kaynaklarına kaç gün izinlerinin kaldığını sormaktadır. Çalışanların çalışma yıllarına göre izin sürelerinin değiştiği göz önüne alınırsa, insan kaynaklarının bu verileri doğru takip edebilmesi mümkün değildir. Bu bağlamda doğru veriye hızlı ulaştırabilecek şirkete uygun yazılımların, şirketlerin bünyesine kazandırılması ve sürdürülebilir bir şekilde kullanılması önemlidir.

Dijital Dönüşüme Nereden Başlamalıyım? Dijitalleşmenin Adımları Nelerdir?

Şirketlerin bütün departmanlarında ayrı işler yapılır ve bu işlerin hepsi aynı hızda ve verimlilikte ilerlemeyebilir. Aksaklık olan, hatalı çıktılar sunan ve zaman kaybı yaratan departmanlar, dijital dönüşüm yolunda ilk çözüm getirilen bölümlerdir. Bu sorunlar insan kaynakları departmanında ki izin verilerinin karışıklığı ve masraf beyan formlarının kayıpları, üretim departmanında sunulan üretim hızı ile çıktılar arasındaki uyuşmazlık veya satış departmanında ki kayıp müşteri bilgileri olabilir. Şirketin en ihtiyacı olan noktadan başlaması doğru bir strateji olmaktadır.

DİJİTAL DÖNÜŞÜM YAZILIM SATIN ALMAK DEĞİLDİR

Dijital dönüşüm yazılım satın almak değil, üst yönetimden problemi tespit ederek giderilebilmesi için bütün çalışanların bilinçlendirilerek yazılımlara entegre edilebilmesidir. Şirketin, mevcut durumunun analiz edilerek hangi departmanda hangi yöntemlerin kullanılarak iş yapıldığını rapor haline getirmek gerekir. Daha sonrasında çıkan sonuçlara göre değerlendirmeler yapılarak geri de kalmış veya çıkmaza girmiş departmanlara öncelik sağlanarak dijitalleşme seviyeleri artırılmalıdır. Bu adımları izlerken alışkanlıklar göz önüne alınmalı ve keskin bir şekilde geçiş yapılmamalıdır çünkü bu yöntem ile işler, daha da anlaşılmaz hale gelebilme ihtimali ile karşı karşıya kalmaktadır. Mevcut departmanlar değerlendirildikten sonra ortaya çıkan eksiklikler yönünde süreç tasarımı olarak adlandırılan projelendirmeler başlatılmaktadır. Süreç tasarımında, mevcut süreçlerin işleyişi incelenmektedir. Örneğin;

  •       Personelin izin alma noktasında ki aldığı aksiyonlar nelerdir?
  •       İnsan kaynaklarına mail mi atıyor?
  •       Kullanılan bir araç mı var?
  •       Müdürüne mi soruyor? Müdürüne sorduktan sonra insan kaynaklarına mı yönlendiriliyor?
  •       Veya bunun gibi birçok adımı tamamlaması mı gerekiyor?

Süreç tasarımları ilk aşamada mevcutta zaman kaybı yaratan işleyişleri inceleyerek bunları dijital ortama nasıl taşırız noktasını incelemektedir. Şirkete uygun yazılım sayesinde yukarıda sıralanan ve daha sıralanabilecek birçok soruyu tek bir cevaba indirilmektedir; Sistem üzerinden izin formunu dolduruyor.

Bu yüzden yazılım şirket bünyesine kazandırıldığında dijital dönüşüm gerçekleştirilmiş olmuyor. Yazılım, çalışanın iş yapış şekline entegre edildiğinde başarılı bir şekilde süreç yönetilebilir ve şirket işleri sağlıklı veriler haline dönüşebilmektedir.

Bir şirketi şirket yapan çalışanları ve sunduğu hizmetleridir. Bu iki olgunun geçmişte, bugünde ve gelecekte yaratacağı değerlerin kaydedilmesi de şirketin ayak izleridir. Dijital dönüşüm, nereden geldiğini bilmeyen ve nereye gideceğini kestiremeyen şirketin pusulasıdır. Anlık ulaşılabilir veriler sayesinde şirketin rekabet seviyesi artarak ayak izleri kendi etrafında daireler çizmeyi bırakır ve piyasada ileri doğru bir resim çizmeye başlar. Bu emin adımlar, tüm şirketin geleceğini, kalitesini ve en önemlisi değerini artıracak en önemli eylemdir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.