Dijital dönüşüm kısaca, bir iş modelini değiştirerek yeni gelir ve değer üreten bir süreç sağlamak adına dijital teknolojilerin kullanılarak, dijital bir iş modelini hayata geçirmektir. Dijitalleşmenin günümüzde giderek önem kazanmasının başlıca nedeni, iş sürecini çok daha anlaşılır, verimli ve hızlı bir hale getirmesidir. Uluslararası iş dünyasında anlayışlar ile beklentiler yapay zeka, endüstri 4.0, büyük data ve IoT gibi faktörlerin öne çıkmasıyla hızla değişim ve gelişim göstermektedir. Dolayısıyla günümüzde bir işletme yönetiminin beklentileri 20 sene öncesinden oldukça farklıdır.

Günümüzde artık birçok işletme, operasyonlarının günlük çalışma hacmini artırmak ve verimliliğini geliştirmek adına dijitalleşmeye başvuruyor. Dijitalleşme sayesinde işletmeler aynı zamanda, kaynak yönetimlerini üst seviyeye çıkararak, iş modellerine katkı yaratır. Dijital otomasyon, verimliliği en üst seviyeye çıkarmak adına işletmenin herhangi bir operasyon sürecinde yürürlüğe konsa da, organizasyonlara daha kapsamlı da uygulanabilir.

Bazı dijital dönüşüm tanımı ve tanımlamaları şu şekildedir:

Dijital Dönüşüm Ne Demek?

Dijital : “ Dijital genellikle rakam kullanan bir şeyi, özellikle de ikili rakamları ifade eder. ” (Vikipedi)

Her departmanın ayrı işi olduğu göz önüne alınarak, yapılan işlerin takibi minimum sürede maksimum verim ile nasıl kontrol edilebilir? Şirket içinde işlerin sürdürülebilir olmasının temel kuralı takip ise bu takip birçok departman göz önüne alındığında nasıl sağlanabilir? İmkansız gibi geliyor değil mi? Değil.

Dijital dönüşüm, şirket faaliyetlerinin bilgisayar, cep telefonu vb. elektronik ortamlarda sürdürülebilir bir şekilde yürütülmesidir. Şirket çalışanlarının verimini ve işlerin gelişimini yükselten, takibi kolaylaştıran ve devamında organize çalışma olgusunu şirket içine orantılı bir şekilde dağıtan bir sistemdir. Günümüzün teknolojileri kullanılarak sağlanan dijital dönüşüm, kitlelere daha fazla ulaşmayı ve iş hacmini artırmayı hedefler.

Bilgisayarın ve daha sonrasında internetin hayatımıza girmesi ile birlikte sosyal yaşantımızda dijital dönüşümü yaşadık ve ilerleyen teknoloji ile hala daha yaşamaktayız. Her gün çıkan yeni uygulamalar, hizmetler, programlar ve mecralar sayesinde adapte olma refleksimiz gün geçtikçe gelişiyor. Sosyal yaşantı teknoloji ile bu derece paralel ilerlerken insanlarda buna bağlı olarak aldıkları hizmetlerde bu gelişimi beklemektedir. Bunun yanı sıra ‘hız’ kavramına alışılarak işleri daha kısa yoldan halledebilme arayışı içine girildi. Şirketlerde dijital dönüşüm tam da bu noktada devreye girmektedir. Hem müşteriye dijital ortamdan ulaşma noktasında hem de çalışanların işlerini dijital ortamdan daha hızlı bir şekilde halletmesi ile birlikte birçok konuda dijital dönüşüm, gelişimi sağlayarak şirketlerin organizasyon ve yapılanmalarını hem de müşteriye ulaşarak geri bildirimler almalarını sağlamaktadır.

Dönüşüm Nedir?

Dönüştürme eylemi veya dönüşme durumudur. Biçim veya yapıdaki değişiklik eylemi, durumu veya süreci; bir formdan diğerine dönüşümdür.  Dijital dönüşüm kapsamındaki anlamı da verimliliği ve müşteri değerini artırmak, riski yönetmek ve yeni gelir yaratma fırsatları arasında gezinmek için dijital yeteneklerin süreçlere, ürünlere ve varlıklara uygulanmasıdır.

Sayısallaştırma, daha az yaygın olarak dijitalleşme , bilgiyi, bilgilerin bitler halinde düzenlendiği dijital (yani bilgisayar tarafından okunabilir) bir biçime dönüştürme işlemidir. Sonuç, bir nesne, görüntü, ses, belge veya sinyalin (genellikle bir analog sinyal), noktalarının veya örneklerinin ayrı bir kümesini tanımlayan bir dizi sayı üreterek temsil edilmesidir. (Vikipedi)

Dolayısıyla bu makalede “Dijital Dönüşüm” ü bilgisayar tarafından okunabilen bilgilerin daha bilimsel bir açıklaması ve “ Dijital Dönüşüm ” ü bilgisayar tarafından okunabilen bilgi üretimi ve kullanımının iş süreçleri tarafı olarak anlatacağım.

Dijital cihazların ortaya çıkmasıyla birlikte “Dijital Evren” olarak adlandırmak istediğim önemli bir insan etkinliği başka bir evrene aktarıldı. Bu yaşayan evren, insan olarak günlük faaliyetlerimizin bir izidir. Yapay zeka gibi yeni teknolojiler bunun üzerine yeni tür bilgiler üretmek için müdahale etmediği sürece, bu evren yaptığımızın sadece mavi bir baskısı olacak.

Yani, bunu düşündüğünüzde, her insan aktivitesinde veya sürecinde bir derece dijital dönüşüm var. Özellikle içinde bulunduğumuz dijital dönüşüm çağında bu durum inkar edilemez. Bu sayısallaştırmanın derecesi bir fotoğrafın çözünürlüğü gibidir. Bir fotoğrafınızın ne kadar ayrıntılı olmasını istiyorsanız, üzerinde o kadar fazla dijitalleştirme yapmanız gerekir. Bu benzetme, belirli bir nesneden (kullandığımız fotoğraf örneği gibi) daha karmaşık bir sistemi (örneğin bir iş uygulaması veya bir modül) düşündüğümüzde daha anlamlı olur. Öyleyse CRM'nizde ne kadar ayrıntılı bilgi tutmak istediğinizi düşünelim. Diyelim ki, satış süreçlerinin dijitalleştirilmesi amacıyla satış ekiplerinizin günlük rutin işlerde ne yaptığını ve müşterilerinizi ziyaret etmeleri durumunda tam konumlarını saat ve dakika ayrıntıda tutmak istediğinizi varsayalım. Veya müşterileriniz için saklamak istediğiniz bilgileri, isim, adres, doğum günü gibi somut bilgilerinden, espri anlayışı gibi daha soyut olanlara kadar düşünün. Tahmin edebileceğiniz gibi, bu bilgilerin derinliği arttırılabilir, bu nedenle veri tabanımızda gereksiz ayrıntıları yüklememek için bir ölçüde durmalıyız. Dolayısıyla, sisteminize dahil etmek ve izlemek istediğiniz derinlik seviyesine sayısallaştırma derecesi denir.

Özetle, iş süreçleri için mutlaka dijital dönüşüm uygulanmaya başlanmalıdır.  Dijital dönüşümün uygulanma aşamasında, güvenlik hakkında şüpheler ve ön yargılar olabilmektedir. Fakat dünyadaki milyarlarca dolarlık şirketlerin bu teknolojileri kullandığı düşünüldüğünde, geride kalma sebebinizin bu ön yargılar olabileceği unutulmamalıdır.

Dijitalleşme Örnekleri

Tüm dijital dönüşümler, analogdan dijitale geçişle başlar. Yani, bilgiyi kağıttan alıp dijital alana yerleştirmeyle dijitalleşme gerçekleşir. Müşterilerle dijital kanallarda tanışmak, müşterileri ve bir bütün olarak pazarı daha iyi anlamak için verilerden yararlanmak ve pazarlama, satış ve hizmet gibi eskiden ayrı olan grupları işbirliği yapmaya teşvik etmek dijitalleşmeye örnek olarak verilebilir.

Örneğin, bilgisayar ve mobil cihazlar, çevrimiçi ve mobil bankacılığa ve nakitsiz ödeme sistemlerini çıkardı. Tüketiciler artık faturaları ödemek ve arkadaş ve ailelerine doğrudan para göndermek için internetten daha fazla banka işi yürütebiliyor.

Perakendeciler artık ürünlerini internet kullanarak satıyor. Örneğin Amazon, eBay, Aliexpress vb. gibi birçok sayfa üzerinden satış gerçekleştirilebiliyor.

Şirketlerin yeniliğe adım atması, algıları kırması ve bütün departmanları ortak noktada buluşturarak bu inovasyona ısındırması belli bir süre içinde gerçekleşirken, diğer tarafta farkında olmadan her zaman bir uyum sürecinin içinde bulunmaktadırlar. Şirket algısını ortadan kaldırdığımız zaman bile dijitalleşme ve gün geçtikçe gelişen teknoloji hayatımızın vazgeçilmez bir parçası ve biz bu süreci takip etmiyoruz, sürecin içinde yaşıyoruz. Buna bağlı olarak şirketler farketmeden sürekli yenilenen bir teknoloji ile paralel gidiyor, fakat kaçırılan bir nokta var ki en önemlilerinden; paralel giderken geri kalabiliyorlar. Elde olan teknolojinin yettiğini düşünerek daha fazlasına gerek duymayan şirketler, çoğu zaman işleri kendileri için zorlaştırmış oluyor. “Güvenli bölge” algısı genelde gelişimi ve yeniliği kabul ettirmeyen bir tutumdur ve çoğu şirket “yıllardır bu şekilde devam ediyor” diyerek savunduğu sisteminin geleceğini düşünmekten ziyade, geçmişinde takılı kalıyor. Fakat unuttukları ve çoğu zaman görmezden geldikleri en önemli şeylerden biri “zaman”.

Dijitalleşmenin en önemli katkısı, çoğu şirket için altın değerinde olan “zaman”dır.

Örneğin; 500 çalışanı olan büyük bir şirketin Excel üzerinden Performans Yönetimi gerçekleştirdiğini düşünelim. Bildiğiniz üzere Bireysel Performans Sistemi yetkinlik ve hedef bazlı olmak üzere ikiye ayrılıyor. Yetkinlik yönetimi tarafında da temel yetkinlikler, fonksiyonel yetkinlikler ve yönetsel yetkinlikler olarak üçe ayrılıyor ki bunlarında alt kırılımları oluyor. Daha sonra bunlar Excel’de oluşturuluyor, hedefler koyuluyor ve her departmana yayılıyor. Sonuç olarak karşılarına bir sürü Excel dosyası çıkıyor.

Daha sonrasında bunlar çalışanlara gönderiliyor, bunların doldurulması isteniyor ve içeride bir Excel trafiği başlıyor. Beraberinde, her birinin analizini yapmak için geri toplanıyor ve buradaki verileri toplamak için başka bir Excel dosyası hazırlanıyor. Yukarıda da belirttiğimiz gibi; yetkinlik yönetimi temel yetkinlikler, fonksiyonel yetkinlikler ve yönetsel yetkinlikler olarak üçe ayrılıyor ki bunlarında 4’er tane alt yetkinlikleri belirlendiğinde toplamda 12 yetkinlik yapıyor. 500 kişi çalışıyorsa bu 12 yetkinliği çarptığımız zaman 6000 satırlık bir Excel formatı oluşur ve bu verilerin her biri için giriş sağlanması gerekir. Fakat bunlar dijital ortam üzerinden gerçekleştirilmediği takdirde, bu verilerin hepsini tek tek el ile girmeniz gerekir ve bu da çok büyük zaman kaybına neden olur. Beraberinde, tek tek el ile girdiğiniz için zaman içerisinde kalitesizlik ortaya çıkar ve bununla birlikte verileri yanlış girme olasılığını doğurur.

Dijital dönüşümün faydaları kapsamındaki blog yazımızı okuyarak faydaları hakkında detaylı bilgi öğrenebilirsiniz.

İş hayatında dijital dönüşüm, her dijital dönüşüm derinliği yerine iş operasyonlarında kullanılan genel bir dijitalleşme derecesi olarak belirtilmektedir. Bir işletmenin operasyonları için ne tür uygulamalar kullandığı o şirketin dijital dönüşüm seviyesini göstermektedir. (CRM, ERP, MRP, CMS, DMS, QDMS, SRM vb.) Bu durum özellikle iş süreçlerinizi dijital evrene aktararak şirketinizin “makine gücü”, “hesaplama gücü”, “analitik güç” ve “beyin gücü” kullanmasını sağladığı için oldukça önemlidir. Dijital evrende ne kadar çok bilgi mevcutsa, onunla o kadar çok şey yapabilmektedir.

Dijitalleşmek sadece teknolojik yatırımların yapıldığı bir süreç değil, içinde birçok etkeni barındıran gelişim programıdır. Örneğin, yönetim danışmanlığı ve turquality danışmanlığında da çokça dijitalleşme ile alakalı konulara dokunulmaktadır. Yönetim danışmanlığı bildiğiniz üzere topyekün bir şirketin yapılandırılması ve yeniden dizayn edilmesidir. Bunların en başında da şirket stratejileri bulunmaktadır. Şirketi yapılandırmadan, hedeflerini çizmeden önce strateji belirlenmesi lazım. Bu stratejinin doğumu, her sektörde geçerli olan “Bizim amacımız ne?” sorusu ile başlamakta ve “ 5-10 yıl sonra nerede olmak istiyoruz?” sorusuyla şekillenmeye devam etmektedir. Bazı şirketlerin ilk yanlışı, bu soruların olumsuza çevrilmiş versiyonu “Bizim sektörümüzde biz yarınımızı bilmiyoruz” cümlesi ile strateji geliştirmek veya “Ülke koşullarında yarınımızı göremiyoruz.” ümitsizliği ile şirketlerini ayakta tutmaya çalışmaktır. Oysa ki uzun vadeli stratejiler ile harekete geçerek şirketlerin geleceğine ışık tutulmalıdır. 

Global bir şirketin, Türkiye’de büyük şirketler üzerinde yapmış olduğu endeks çalışmasında, ülkemizin 100 puan üzerinden 61 puan ortalamaya sahip olduğu gözlemleniyor. Teknoloji ne kadar hızlı ilerlese de adaptasyon bir o kadar yavaş olabilir. Dünyaya baktığımızda bu ortalama oldukça düşük. “Benim” diyen şirketler bile aslında daha yolun ortasını biraz geçmiş ve dijitalleşme kapsamında bu şirketler dahil çoğu şirketin gelişime ihtiyacı var. Şirketler dünyaya açık olduğu sürece hızlı bir sıçrayış gösterilebilir ve bu süreçte birlikte yürüdükleri insanlar doğru seçildiği takdirde, gerek vizyoner yöneticiler, gerek danışmanlar, dijitalleşmeyi şirketlerine uyumlu bir şekilde adapte edebilirler. 

Önemli kurumların, yetkili makamların ortak olarak dile getirdiği bir durum var; Bu süreçte kobiler, firmalar ve işletmeler dijital dönüşüm yol haritalarını hızlıca oluşturmalı. Bu açıklamalara sıkça denk geliyoruz. Türkiye'de dijital dönüşüm kapsamında bir nevi destek yapısı da değişiyor aslında. Örneğin KOSGEB, KOBİGEL projesi kapsamında imalat sanayisi sektöründe dijitalleşme sürecine katkı sağlayacak firmalara yönelik çağrılar açılıyor. Veya üretim ve ilişkili iş süreçlerinde dijital teknolojilerden yararlanılması noktasında destek yapıları da değişmiş durumda.  "Sanayide Dijital Dönüşüm" bloğumuza göz atarak Türkiye'de dijital dönüşüm noktasındaki gelişmeler hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. 

• Operasyonel süreçler insanlar yerine robotlar ile yönetilerek daha fazla iş gücü sağlanıyor.
• İnsanlar daha katma değerli ve verimli işlerde kullanılarak zaman kazancı sağlanılıyor ve zaman kazancının sağlanılması ile birlikte ilgilenilmesi gereken başka işlere yoğunlaşılabiliyor. Bu da beraberinde iş hacminin büyümesini getiriyor.
• Departmanların iş yapış şekilleri ve organizasyonları düzenlendiği için iletişimsizlik ortadan kalkıyor ve çalışanların birbirinden haberi olmadan yaptıkları aynı işler yerini daha verimli ve asıl ilgilenilmesi gereken işlere bırakıyor. Böylelikle, kaliteli çalışma ve kafa karışıklığı olmadan hedeflere zamanında ulaşım sağlanıyor..
• Teknoloji yakından takip edildiği için uygun bütün ekipmanlar firmaya entegre ediliyor ve kar marjı, verimlilik ve organizasyonda düzen artışı destekleniyor.
• Şirketler müşterileriyle veya kullanıcılarıyla daha yakın hale getirilerek, hızlı geri dönüşler sağlanıyor ve herhangi bir olumsuzlukta erkenden önlenebiliyor. Böylelikle, iki tarafın bağları güvenli bir şekilde korunma ile sonuçlanıyor.

Strateji Belirleme

1. Dijitalleşme sürecini yönetirken öncelikle mevcut durumlar çıkartılır. Şirket içinde bazı departmanlarda dijital süreç ilerlemiş olabilirken bazı departmanlarda geri de kalmış olabilir. Bu da departmanlar arası uyumun önüne geçer ve  dolayısıyla dijitalleşme projelerinde, bu mevcut durum analizleri yapılarak proje süreci başlatılır.
2. Şirket için ana stratejiler belirlenir ve gelecekteki 5 yıllık hedefler ortaya çıkartılır.
3. Belirlenen hedeflere ulaşabilmek için kullanılacak yöntemler belirlenir.
4. Şirket için oluşturulan hedefler ve stratejilere ulaşmak için, uygulanabilecek dijital stratejiler geliştirilir. Bu dijitalleşme adına atılan ilk adımdır.

Kadro Oluşturma

1. Belirlenen dijital stratejiler için kadro oluşturulur, eksik varsa dışarıdan takviyeler ile tamamlanır.
2. Dijital dönüşüm, IT departmanlarından, bilgi sistemleri departmanından ve daha birçok sistemsel işlerin uygulandığı departmanlardan çıkartılarak bütün şirkete yayılımı sağlanır.
3. Dijital dönüşümün şirkete yayılımı sırasında gerekli iş gücü içeride bulunmuyorsa, dijital dönüşüm projelerini üstlenebilecek, yönetebilecek ve yönlendirebilecek biri yoksa  “Dijital yeteneklerin çekilmesi” başlığı altında dışarıdan yetenekler veya içeriden bulunacak cevherler ile, üniversitelerle  işbirlikleri, araştırma enstitüleri ile işbirlikleri veya startup firmalar ile işbirlikleri yaparak sürece devam edilir.

Pazarlama

1. Stratejiler belirlendi, kadro oluşturuldu sonrasında gelen adım ise dijital ortamda ulaşmak istenilen müşteriye dokunmaktır.
2. Bu süreç ilk pazarlama ile başlar:

• Önce ürün-hizmet cezbedici hale getirilir.

• Dijital dönüşüm ile gerek CRM yazılımı kullanılarak gerek Müşteri İlişkileri Yönetimi uygulamaları kullanılarak bilgilendirme çalışmaları ve pazarlama faaliyetleri gerçekleştirilir.

• Daha sonrasında sosyal medya aktif kullanılarak hizmet desteklenir ve müşterilere farklı bir mecradan erişim sağlanır.

• Görüntülü reklam, pazarlama otomasyonu ve e-mail çalışmaları ile pazarlama süreçlerinin dijitalleştirilmesi ile çember genişletilir.

• Eskisi gibi genel reklamlar yerine kişiselleştirilmiş, belli bir hedef kitleye sahip, müşterinin istekleri hedef olarak belirlenerek oluşturulmuş reklam stratejileri ile kitlelere daha çok hakimiyet kurulur ve pazarlama süreci hızlandırılır.

• Pazarlama aşaması başarı ile tamamlanıp satış gerçekleştirdikten sonra ki deneyim desteklenmelidir. Örneğin, yapılan geri bildirimler, istekler, beklentiler, şikayetler gibi. 300-500 insanı bir araya toplayarak çağrı merkezi oluşturmak yerine yapay zeka kullanımı ile Messenger sayesinde iletişime geçilebilir. Bu sayede oluşturulan çağrı merkezi maliyetinden düşülür ve müşteriye sağlanan hızlı geri dönüş ile de memnuniyet kontrolü elde edilir.
  

Verimlilik

      1. Strateji oluşturma, hedef belirleme, pazarlama, müşteriye ulaşma ve müşteri geri dönüşü sağlama aşamalarından sonra şirket, kendi içinde dijital dönüşümün en büyük amaçlarından biri olan verimliliği artırma ve maliyeti düşürme üzerine çalışmalara başlamalı. Bu çalışmalara genel bağlamda stratejik plan çalışmalarında da geniş yer verilebilir. Burada da şöyle süreçler karşımıza çıkıyor; 

• Operasyon ve sürecin iyileştirilmesi için dijital analitik programlar şirket içerisinde kullanılmalı. Bu sayede daha verimli ve daha hızlı çalışma ile insanlar operasyonel işlerini azaltarak daha katma değerli ve stratejik işlerine yoğunlaşabilir hale getirilir ve şirket stratejisi geliştirilir.

• Dijital programlar kullanılarak kimin ne yaptığını gösteren bir kontrol merkezi oluşturulur.

• Daha sonrasında analitik ve dijital departmanlar oluşturulur. Şirket içi ağlar, mobil cihaz kullanım ile sahada çalışan satış elemanları veya laptop kullanımı zor olan insanların şirketin tüm istediği verilerine mobil ile erişmesi sağlanır.
  
• Son olarak, verilerin çokça arttığı çağda veri güvenliği de doğru orantılı olarak daha önemli hale geldi. Buna bağlı olarak, kurumsal güvenlik oluşturularak şifrelemeler, güvenlik duvarları, felaketten kurtarma aktiviteleri gibi birçok konu dijitalleşme kapsamında ele alınır.

Dijital Dönüşümde Kaçınılması Gereken Hatalar

Dijital dönüşüm tek bir departmanın yürütebileceği bir süreç olmamasına rağmen çoğu firma “benim işim değil ki bu”, “dijitalleşme ve teknolojiden ben anlamam” veya “ IT departmanımız veya bilgi işlem departmanımız var onlar yürütsün” gibi yaklaşımlara sahip olabiliyor. Bu bakış açısında uzun vadede başarı elde edilmesi oldukça zordur.

Dijitalleşme, insan kaynaklarından mali işlere, tedarik zinciri süreçleri departmanından, hizmet süreçleri departmanına kadar bütün birimleri kapsayan bir dönüşüm projesidir. Firmaların bu bilinci homojen bir şekilde departmanlara işlemesi ve birlikte çalışmayı içselleştirmesi gerekir. Daha sonrasında rakip analizleri ile birlikte süreç sağlıklı bir şekilde devam ettirilmelidir.

Bir diğer yanlış tutum ise kısa zamanda çok sonuç beklemek. Çoğu firma daha dijitalleşme programını tüm departmanlarına uygulamamışken ani değişimler beklemektedir. Teknoloji ve dijitalleşme bir süreçtir, yenilikler bitmeyeceği gibi bu sürecinde belli bir sonu yoktur, sadece sağladığı katkılar ve şirkete sunduğu gelişmişlik ile birlikte kar marjları vardır.

En önemlisi uzun vadede rakiplerin yetişemeyecek kadar gerisinde kalmanın ve piyasadan silinmenin önüne geçer.