Delegasyon Nedir?

Delegasyon, bildiğimiz bir işi başka birine yaptırabilme noktasındaki süreçlerdir. Diyelim ki herhangi bir proje yapılıyor, bu proje yazımındaki bilgi başka birine nasıl aktarılır, bu projeye çatısı altında başka insanlar nasıl eğitilir ve aynı zamanda bu yazılan projeyi yazan kişi değil de başka insanlar nasıl yazabilecek hale gelir gibi soruların çerçevesinde, delegasyon devreye girmektedir.

Delegasyon için öncelikle işi tanımlamak lazım. İşin detayına inerek parçalara ayırmak gerekiyor. Her işte delegasyon mümkündür; muhasebe departmanı, pazarlama departmanı, üretim-satış departmanı vs. Delegasyon, belirli uzmanlığa sahip kişiler tarafından, organizasyonun büyüyebilmesi için yeni gelen ve yeni gelecek olan insanların işi öğrenebilmesi ve organizasyon olarak daha yüksek hacimli işlerin yapılabilmesi için uygulanan ve uygulanması zorunlu bir faaliyettir. Bu noktada delege edilecek işin parçalara bölünmesi gerekmektedir. 

Örneğin; muhasebede tahsilat süreci mevcuttur. Muhasebede tahsilatı yapan kalifiyeli bir çalışan olduğunu varsayalım ve bu çalışan belirli tekniklerle bu süreci yürütüyor ama iki-üç yıl aynı departmanda çalıştıktan sonra büyümenin getirdiği yoğunluktan dolayı işlere yetişememe durumu gerçekleşmeye başladı. Bu durumda çalışan, tahsilatı başkalarına da kendi bildiği yöntemleri öğretme durumunda kalmaktadır ve daha sonrasında bu süreci kontrol etmektedir. Dolayısıyla, delegasyonun avantajları noktasında, bir şirketin büyüyebilmesi için çalışanlarda delege edebilme kabiliyeti ve yetkisi olmak zorundadır. Bundan yola çıkılacak olursa tahsilatları yürüten çalışanın, tahsilat aramasını nasıl yaptığını, sürecin nasıl işlediğini, tekniklerinin ne olduğunu aktarabilmesi gerekmektedir ve bu da bir eğitim sürecini doğurmaktadır. Buna bağlı olarak delegasyon, şirketin büyüyebilmesi ve herhangi bir aksaklık olduğunda bir işin tek bir çalışana bağlı kalmaması adına verilen bir eğitimdir denilebilir. Fakat eğitim uygulamalı bir eğitimdir, teorik olarak değildir. Araba kullanmak gibidir. Arabayı kullanmaya yeni başlayan bir insan olduğunu varsayarsak yanında bir direksiyon hocası bulunmaktadır. Hoca eğitimi verir fakat direksiyona tek başına geçildiği zaman ancak nasıl olduğu anlaşılır ve uygulamalı bir şekilde eğitim kavranabilir. Delegasyon da bu şekilde uygulamalı olarak verilen bir eğitimdir.

Eğitim delege edildiği zaman, günün sonunda eğitilen kişi eğitimi doğrultusunda yetkinlik kazanmış olur. Dolayısıyla, bir işin aslarından alt çalışanlara aktarılması şekline delegasyon denir. Bu yapıldığı takdirde ekip ve organizasyon yönetme noktasında çok daha verimli sonuçlar alınmaktadır. Şahıslar için delege etme yetisi ve kabiliyeti de bu noktada çok önemlidir ve en önemlisi bu yetki doğuştan gelen bir kabiliyet değil öğrenilebilen bir kabiliyettir.

Delegasyonun Prensipleri Nelerdir?

Öncelikle delege edilecek işin parçalara ayrılması gerekmektedir. Yukarıda verdiğimiz örnekten yola çıkacak olursak, tahsilat işlemi birkaç adımda gerçekleştirilir. Bunlardan birincisi, tahsilat yapılacak liste muhasebeden gelir ve kişi listelerindeki kişiler ile iletişime geçilerek bilgilendirme yapılır. Bu noktada sergilenen davranış çok önemlidir ve bu da işin şirketin vizyonuna bağlı olarak belirlenen üsluplardır. Sert bir müşteri ile karşılaşıldığında neler yapılacağına kadar süreç detaylandırılarak hamleler oluşturulur ve en kritik noktalar belirlenir. Nerelerde problemler yaşanabilir, uç noktalar ve riskli noktalar nelerdir gibi konular ele alınır ve bu işi yapan kişi tarafından detaylandırılarak delege edilir, yani süreç başka bir kişiye uygulamalı bir şekilde aktarılır.

Başka bir adım da, ilk delegelerin yapılmaya başlamasıdır. İş anlatıldıktan ve uygulamalı bir şekilde gösterildikten sonra eğitim almış kişiye görev verilmektedir. Örneğin, müşteriyi aratarak durumla baş başa bırakılır ve temkinli bir şekilde eğitimdeki kişiyi çok zora sokmadan sahada yetkinliklerini sergilemesi sağlanmaktadır. Eğer delege edilen kişi de bu noktada kendini rahat hissetmeye başlarsa yavaş yavaş kendisine verilen işleri yapmaya başlayarak özgüven kazanır. Daha sonrasında, delege edilen kişiye adım adım işler verildikçe bu işleri yapabildiği görüldüğü noktada, geri bildirimler sağlanır. Bu verilen geri bildirimler her zaman yapıcı olmalıdır; şu şekilde konuşabilirsin, burada böyle bir tepki verdin, daha sakin olabilirsin, bu müşteriye sergilediğin tavır çok iyiydi, bunu başka müşterilerde de gösterebilirsin gibi. Bu eğitim faaliyeti delege edilen kişi tek başına işi alıp götürebilecek seviyeye gelene kadar eğitim devam etmektedir.

Son olarak, delege eden kişinin kontrollerini ara ara sağlaması gerekmektedir. Eğitimi uygulamalı bir şekilde verdikten ve delege edilen kişi tarafından olay kavransa bile, eğitimi veren kişi kontrolleri sağlamalıdır. Bu, sağlıklı bir delegasyon yapılıp yapılmadığı anlamında delege eden kişinin kendisine yaptığı bir geri bildirim olmaktadır.

Buraya kadar her şey yolunda gidiyorsa delege eden kişi yavaş yavaş yönetici pozisyonuna geçmiş olmaktadır. Bu noktada işletmeler için önemi, aynı yetkinliğe sahip başka insanların yetişmesi oluyor. Yönetici pozisyonunda çalışan kişinin tecrübelerini başkalarına aktarması demek, bilginin paylaşarak çoğaldığının ve tecrübenin aktarılarak verimli bir organizasyon çalışması olduğunun kanıtıdır. Bunu basite indirgeyecek olursak, herhangi bir bilgi edindiğimizde bu bilgiyi yüzeysel biliriz. Fakat başkalarına anlatma ve öğretme adımına geçtiğimizde o bilgiyi anlamış ve tamamıyla kavramış olmamız gerekir. Burada birine eğitim verildiği göz önüne alınacak olursa, delege eden kişi uygulamalı bir şekilde eğitim vereceği için kendi bilgilerini hem tazelemiş olur hem de daha fazla bilgi aktarma isteği ile bilgi çemberini genişletir. Bu sayede delege eden ve edilen kişi arasında karşılıklı bir şekilde bilgi alışverişi sağlanır. Büyüme ve organizasyonel gelişim ancak bu şekilde mümkündür.

Her yönetici adayı delege etme noktasında uygulamalı bir eğitim verebilme kabiliyetine sahip olmalıdır, eğer bu yetkinliğe sahip olamazsa yönetici olarak değil, mevcut işini yapan bir çalışan olarak o departmanda devam etmektedir.

Delegasyon, sabırlı olmayı, eğitebilmeyi, basit anlatımı ve empati yeteneğini gerektirmektedir. Aslında delegasyonu herkes yapmaktadır. Günlük hayattan örnek verecek olursak, delegasyonu en iyi ebeveynler yapmaktadır. Örneğin anneler, çocuklarına kitap okumayı delege etmektedir ve belli bir süre sonra evde ailece kitap okunur. Böylelikle evde bir delegasyon gerçekleşmiş olur. İlk kitap okumaya başlandığından çocuklar çabuk sıkılır, dikkatleri hemen dağılır bazen de okuyormuş gibi yaparlar fakat okumazlar. Bu noktada ebeveynlerin geri bildirimleri ılımlı ve süreci onlar açısından uygun hale getirecek şekilde öneriler barındırır. Kalın kitaplar yerine ince kitaplardan başlatılır, görselli kitaplar ile daha eğlenceli hale getirilir veya ilk etapta ebeveynlerden biri kitabı çocuğa okur. Bu şekilde süreç, çocuğa korkutucu gelmeyecek şekilde aşılanır ve adım adım ilerlenir. Günün sonunda verimli bir delegasyon gerçekleşir ve bu süreçte sadece çocuk değil, ebeveynler de bir sürü kitap okumuş olur. Böylelikle karşılıklı bir şekilde edinilen bilgiler yerinde saymamış ve aile gelişerek birçok konuda fikir edinmiş olur.

Delegasyonun Yapılacağı Kişi Seçilirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Delege edilecek kişi delege edilecek iş ile alakalı bir isteğe sahip olmalıdır. Başlangıçta işi bilmeyebilir fakat ne ile karşılaşacağını baştan bildirerek onay alınmasında fayda vardır. “Ben bu işi yapabilirim” noktasında delegasyon başlatılabilir. Doğanın bir kanunu olarak yeni bir şeye genelde çok çeşitli dirençler gösterilir. Delegasyon yapılırken bu dirençleri minimum seviyede tutmak çok önemlidir. Ne konuda delegasyon yapılacak ve delege edilecek kişiye ne gibi faydaları sağlanacak gibi konular açık bir şekilde anlatılırsa bu direnç seviyesi aşağı çekilmiş olacaktır. Bu noktada delege edilecek kişiyi seçerken de  yeniliğe açık olan kişiler seçilmelidir. Zaten iş hayatında şöyle bir gerçek vardır; bir kişi delegasyona açık olmuyorsa, çalışma ihtimali çok fazla değildir. Şirket sahipleri ve yöneticileri dahil şirketteki herkes bir yerlere bağlıdır ve ödevler alırlar; buna bağlı olarak delege edilmektedirler. Albert Solino olarak iş aldığımız şirket bile projesini anlatarak bizi delege etmektedir. Kendi yapabileceği halde işi bize devrediyor çünkü biz yetkin, tecrübeli ve hızlı aksiyon alan bir firmayız. Bize işini verdiği zaman çok daha iyi bir karşılık alacağını biliyor ve bu sürece başlarken bile bize bilgi aktararak delegasyon sağlıyorlar. Bu bağlamda düşünüldüğünde, delege edilecek kişinin işe uygun olması gerekmektedir.

İş Delegasyonu Kapsamında Bir Kişi Tam Olarak Nasıl Eğitilir?

Kurumdan kuruma değişmekle beraber birçok farklı methot vardır. Eğer işe yeni başlayacak olan bir kişi varsa, o departmanla ilgili halihazırda bulunan prosedürleri okumakla başlayabilir. Ek olarak eğitimler, eğitim videoları varsa bunlarla devam edilebilir. İş delegasyonu yapan kişi ile delegasyonu alacak kişi arasındaki etkileşim en önemli konudur. Bu bağlamda da işi delege edecek kişinin tutumunun titizlikle tasarlanması gerekmektedir. İşi komplike bir şekilde değil de basitleştirilmiş bir biçimde anlatması daha uygundur. Bu sürece başlamadan önce delegasyonu sağlayacak kişinin kendi işlerinin planlamasını yaparak rutinlerini belirlemesi ilk adımdır. Bu rutinler temel taşları oluşturmaktadır. Örneğin, delegasyonu sağlayacak kişinin, tahsilat listesini oluşturmak, listeyi oluşturduktan sonra kişileri aramak, notları almak ve bir sonraki hafta iletişime geçmeyen kişileri tekrar aramak gibi görevlerini sıralaması lazım. Dolayısıyla plan netleşir ve delege edilecek kişiye en üst seviyede verimli bir şekilde uygulamalı eğitime başlanır. Dolayısıyla, iş süreçlerinin tespit edilmesi ve basit bir şekilde not alınması ana kilometre taşlarıdır. İkinci olarak müşterilere sergilenecek tavır ve tutum ele alınmalıdır. Süreçte insan ilişkisi gerektirmeyen kısım halledildikten sonra müşteri kısmına geçilirken en çok dikkat edilmesi gereken noktalardan biri tutumdur. Durumun içine ruh girmektedir ve stratejik bir şekilde ilerlenerek psikolojik hamleler yapılmalıdır. Örneğin, faturası bugün kesilmiş bir müşteri ertesi gün aranmamalıdır. Bu karşı tarafa olumsuz bir hissiyat verir. Müşteri, yapması gerekeni zamanında yapmadığını (ki ödeme gününe daha vakit var) veya firmanın, kendisine güvenmediğini düşünerek yanlış düşüncelere kapılabilir. Bunun yerine çok üstelemeden ödeme gününe yakın tarihlerde ılımlı bir şekilde arama yapılaarak durum bildirilmelidir. Bu politikaları belirlenerek delege edilecek kişiye doğru bir şekilde aktarılmalıdır.

Somut işler, kavrama yönünden en basit konulardandır. Somut işlerden kasıt, örneğin tahsilat belgeleri, kişi listeleri, raporlar vb. evrak işleridir. Asıl iş, müşteri ile iletişime geçildiği noktada başlar. Burada delege edilen kişiye gözlem, empati, üslup ve sabır eğitimi verilmektedir. Bu eğitimlerin ilk başlarında delegasyonu sağlayan kişi, eğitimi alan kişinin yanında bulunarak kendini rahat hissetmesini sağlayacak şekilde arkadan destek vermelidir. Müşteri ile kişisel iletişimini kuvvetlendirmesini sağlayarak asıl konuya yumuşak bir şekilde geçiş yapmasını göstermelidir. Tabi bu aşamalar ilk etapta büyük beklentiler ile yapılarak olası bir hata da karşı tarafın öz güvenini sarsacak şekilde değil de ufak hamleler ile başlanarak yapılabilirliğini gösterip daha da motive ederek devam ettirilmelidir. Bu şekilde hem delege edilen kişi özgüven kazanır hem de ufaktan başlanıldığı için her adımı özümseyerek sürece hakimiyet kurmaya başlayabilir. Bu gibi incelikleri delege edilen kişiye aktarabilmek çok önemlidir. Delegasyon süreci bir nevi öğretmen-öğrenci ilişkisidir. Daha sonrasında yavaş yavaş kişi, müşteri ile yalnız bırakılarak sağlıklı bir şekilde süreçte geçiş sağlanır. Bu sayede delege edilen kişi donatılmış ve işi yapmaya hazır hale gelir.

Özetle, delege eden kişinin eğitimi, delege edilen kişinin tecrübesizliğinden daha önemli bir konudur, çünkü öğretmenin ne kadar çok bilgiye sahip olduğu değil, bilgiyi ne kadar aktarabildiği önemlidir. Bunu sağlayabilen şirketler güzel bir şekilde büyüme gerçekleştirebiliyorlar fakat bu bilince sahip olmayan şirketler de bilgiler, kişilerde hapsolmuş bir şekilde kalıyor ve o kişinin yokluğunda veya şirketten ayrılması ile birlikte yok olmuş oluyor. Bir şirkette bir kişi aynı işi bir sene boyunca yapıyorsa burada bir sorun vardır çünkü aslında o işi çoktan birilerine delege etmiş ve başka bir işe başlamış olması gerekmektedir. Ayrıca bilgi sahibi olunan bir konunun başkasına aktarılması ve buna vesile olunmasının verdiği haz, kişiye özgüven ve motivasyon olarak geri dönmektedir. Bu da bir sonraki yapacağı işte daha emin yürümesini sağlamaktadır.

Başarılı Delegasyon Nasıl Yapılır?

Başarılı delegasyonun olabilmesi için delege eden kişinin gerçekten işi çok iyi bir şekilde parçalara ayırması, sabırlı olması, empati yeteneğinin yüksek olması, muhtemel dirençlere karşı önlemler alması ve delege edeceği kişi ile uyumlu olması gerekmektedir. Delegasyonu sağlayacak kişinin gün sonunda başarısını ölçerek, bir sonraki eğitimi için öz eleştiri yapıp kendisini geliştirmeye devam etmesi gerekmektedir. Örneğin yönetici 1 ay boyunca şirkette yok fakat delege ettiği kişiler şirkette. 1 ay sonra yönetici şirkete döndüğünde sıfır şikayet ve her şey dört dörtlük işliyor. Bu durum, yöneticinin başarısını ölçebileceği en somut durumdur.

Bir konuyla alakalı aynı noktada sürekli sıkıntı çıkıyorsa bu nokta ayrı olarak ele alınıp incelenmelidir. Daha sonra farklı delege edilecek kişi için farklı yöntemler geliştirerek uygulamalı eğitime devam edilebilir. Aksi taktirde yöntem değiştirilmezse eğitim kısır döngüde devam eder ve iki taraf açısından da hiçbir şekilde fayda sağlamayan bir zaman kaybına dönüşür. Bu durumun önüne geçilebilmesi için ilk olarakta delege eden kişinin denetimi ve kontrolü bırakmadan takibini sağlıklı bir şekilde sağlaması gerekmektedir. Gözünden kaçan herhangi olumsuz bir detay büyük veya küçük sorunlara yol açabilir fakat asıl önemli olan nokta küçük bir soruna yol açsa da fark edilmediği için ikinci defa tekrarlanabilir ve o zaman kesinlikle o sorun şirket ve müşteri tarafından küçük olarak adlandırılamaz.

Bir İş Ne Zaman Delege Edilmelidir?

Bir iş birçok nedenden ötürü delege edilebilir. Bunlardan bir tanesi, iş yoğunluğunun artması ve işi bilen kişinin veya kişilerin işlere yetişemeyecek kadar az olmasıdır. “Ne zaman delege etmeliyim?” diye soruyorsa şirket, aslında zamanı gelmemiş demektir bu çünkü delegasyon, ihtiyacı duyulduğu an kendini hissettiren bir olgudur. Çalışanlardan birinin rahatsızlanıp izne ayrıldığı sırada bütün işlerin karışması, mevcut elemanların iş yükünün fazla gelmesi, yeni departmanların oluşması gibi birçok unsur tetikleyici olabilir bu konu kapsamında.

Biz Albert Solino olarak her zaman yalın düşünce metodunu baz alarak ilerlemekteyiz. Nedir yalın düşünce?  Yalın düşünce, ihtiyaç olana kadar mevcudu korumak ve pazar tarafından talep edilmesini beklemektir. Dolayısıyla Pazar tarafında talep var sektör hızlı gelişiyorsa ve şirkette buna doğru orantılı büyüme sergiliyorsa, mevcut kişiler bu iş yüküne yetişemeyecek noktaya geliyor ve bu da beraberinde yeni çalışanlarla birlikte delegasyonu getirmektedir.

Bir diğer konu da mevcut çalışan eğer çok bölünüyorsa, kendi işine vakit ayıramayacak noktaya geldiyse de delegasyon sağlanabilmektedir. Bu durum, çalışanın hem iş yükünün hafifletilmesi hem de asıl performansını sergileyebileceği alana kapı açılması noktasında çok önemlidir.

Delegasyon Sürecinde Albert Solino Yaklaşımı | Müşterilere Olan Katkımız

Albert Solino olarak delegasyon sürecine, bizim genel yönetim danışmanlığı hizmetlerimizin bir alt dalı olarak vermekteyiz. Dolayısıyla, yönetim danışmanlığı ve insan kaynakları danışmanlığı adı altında özellikle büyüyen şirketlerde ya da işlerin karmaşık olduğu-görev tanımlarının birbirinin içine girdiği şirketler altında delegasyon süreci başlatmaktayız. Daha sonra, raporlar hazırlayarak bu görevi üstlenebilecek donanımlı çalışanları belirleyip norm kadroları oluşturmaktayız. Burada önemli olan ve en dikkat ettiğimiz konulardan bir tanesi, şirketin risk altında olduğu gerçeğini göz ardı etmeden şirket içinde bu uygulamalı eğitimi verebilecek kişileri seçerken olabildiğince titiz davranmaktır. İnsan kaynakları tarafında norm kadroyu oluşturduktan sonra ekipte yer alacak kişilerde hangi yetkinliklerin olması gerektiği tarafına dikkat çekerek bu alanda çalışmalarımızı sürdürüyor ve delege edilecek kişilere en verimli eğitimi sağlamak açısından delege edecek kişilerin yetkinlik planlamasını yapıyoruz. Daha sonrasında, mevcut seçilen kişilerin departmanlarında hangi işleri yaptığını inceliyor ve bir üst departmana geçme isteği olan çalışanları delegasyona yönlendirerek kendi boşluklarını doldurma ve bir üst seviyeye çıktıklarında boşluk yaratmayacak şekilde donanımlı olmaları için destekler sunuyoruz. Çalışanların delegasyon ile birlikte yöneticilik reflekslerini geliştirerek nasıl olması gerektiği hakkında delegasyon prosedürlerini anlatıyoruz.

Özetle delegasyon ile, çalışanların kendi kariyer merdivenlerini kendilerinin inşa etmesini sağlıyoruz. Yukarı çıkmak için koyacakları her bir tuğla delege ettikleri kişilerin başarısından oluşmaktadır. Bu sayede şirketlerde çalışan her bir bireyi, bilgisini aktarmaya hevesli ve öğrenmeye açık bir bilince kavuşturarak beraberinde şirketlere büyüme sağlıyoruz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.