Değişim Yönetimi Nedir?

Değişim yönetimi, işletmelerin eskiden beri yaptıkları herhangi bir süreç ya da işin yeni metotlarla yapılmasına değişim yönetimi denilmektedir. Değişim yönetimi, bir şirketin hem iç hem de dış süreçlerinde değişimi tanımladığı ve uyguladığı yöntemler ve tarzlar olarak tanımlanmaktadır.

Değişim Nedir? 

İş dünyası hızlı bir şekilde değişmektedir: teknoloji gelişmeye devam eder, müşteri eğilimleri değişir, düzenli olarak yeni pazar düzenlemeleri başlatılır ve işletmeler eşi görülmemiş küresel krizlerle başa çıkmak zorunda kalır. Kişiler, organizasyonlar, dünyamız sürekli olarak değişime uğrar. Değişim, süregelen bir olayın yeni ve farklı bir şekil haline gelmesidir. Pandemi öncesi toplantılar yüz yüze gerçekleştirilirken, günümüzde online toplantılar yapılmaktadır. Eskiden iletişim, fax ve maille gerçekleşirken, şimdi ise e-mail ile gerçekleşmektedir. Değişim, maliyetleri düşürmek, gelirleri artırmak, problemleri çözmek, fırsatları değerlendirmek, iş ve stratejiyi planlamak veya şirket içindeki bilgi akışını kolaylaştırmak gibi şekillerde, kuruluşu daha iyi hale getirmeyi hedefler.

Çalışanların hazırlanmasını ve desteklenmesini, değişim için gerekli adımların oluşturulmasını ve başarılı uygulamayı sağlamak için değişim öncesi ve sonrası gerçekleşen etkinlikleri izlemeyi içerir. Yeni sistemler ve stratejiler, işletmeniz için son derece yıkıcı olabilmektedir. Organizasyonel değişim yönetimi, yeni süreçlere geçişinin sorunsuz ilerlemesine yardımcı olmaktadır. Organizasyonel değişim yönetimi, günlük iş yapış şekillerini önemli ölçüde değiştiren bir olay ya da projeyi yönetebilmektir.

Değişim Yönetimi Örnekleri

Değişim Yönetimi Örnekleri arasından bir ERP projesini ele alalım: X şirketinin yeni bir erp yazılımına geçişinin söz konusu olduğunu düşünelim. Eskiden bu şirkette excel ve spreadsheetler kullanılmaktaydı, şimdi ise Erp’ye geçiş sağlandı. Erp’ye geçiş, günlük operasyonları etkileyen büyük bir projedir. Eskiden maillerle sipariş alınırken şimdi yazılım kullanılmaktadır. Geçmişte müşteri bilgileri excelde tutulurken şimdi yazılımla tutulabilir. Günlük operasyonlar eskiden farklı şekildeyken şimdi sistem üzerinden ilerlemek gerekir ve bu noktada çalışanları ikna etme, süreçleri yönetme ve adaptasyon süreci gibi başlıkların tümüne değişim yönetimi denir. Ülkemizde değişim yönetimi tam olarak bilinen bir olgu değildir. Şirketi taşımak ve kurumsal kaynak planlama(erp) yazılımına geçmek de değişimdir. Değişim gerçekleşirken, değişim yönetimi kavramının varlığının farkında olunmazsa sonuçlar yıkıcı olabilir. Değişimin yaratacağı aksaklıklar ve problemler risk faktörü olabilir. Değişim yönetimi, öğrenilmesi, dikkat edilmesi ve uygulanılması gereken bir süreçtir. Değişim, büyük ya da küçük olabilir. Albert Solino olarak büyük değişikliklere odaklanmaktayız. Büyük değişimler aşağıdaki  gibi olabilir;

  • ERP sistemine geçiş
  • Mevcut bir ERP yazılımından başka bir ERP sistemine geçiş
  • Yeni bir pazara açılmak
  • Organizasyonel değişiklikler (organizasyonel yeniden yapılandırma, görev tanımları, hiyerarşik yapılandırma)
  • Üretim tarafında değişiklikler (örneğin sürekli üretimden hücre bazlı üretime geçiş)
  • Yalın üretim/yönetime geçiş
  • Departman bazlı değişiklikler

Newton’ın Eylemsizlik Kanunu vardır. Eylemsizlik kanunda; bir cisim belirli bir yerde duruyorsa, orada durmaya devam eder ama belirli bir süratle hareket ediyorsa aynı sürati korumak ister. Duran bir cismi hareket ettirmek için dışarıdan bir kuvvet uygulanması gereklidir. Erp’ye geçiş, Avrupa pazarına giriş gibi dışarıdan bir etki yani değişim gerektirir. Mevcutta sabit hızla giderken durmak veya daha da hızlanmak için dışarıdan bir kuvvet gerekir. Kuvvet dışarıdan etki ettiği zaman şirkette büyük bir türbülans olacaktır ve değişim yönetimiyle bu süreç iyi yönetilmelidir. 

Değişim Yönetiminin Karşılaştığı Engeller ve Değişimde Başarısızlığı Önlemenin Yolları

Değişim her zaman olumlu olarak algılanmaz ve birçok çalışan, kuruluşlarındaki değişikliklere dirençli olabilmektedir. Başarılı iş dönüşümü, çalışanların katılımını sağlamak ve işyerinde yeni davranışlar yerleştirmekle ilgilidir. Harvard Business Review’a göre değişim projelerinin %70’i başarısız olmaktadır. Başarısızlığın sebepleri ise aşağıdaki gibidir;

  • %32 Zayıf proje yönetimi
  • %20 Doğru ve etkili bir iletişim stratejisinin olmaması
  • %17 Değişim yönetimi planının değişim gerektiren unsurlarla ilgili olmaması 
  • %17 Amacın net olmaması
  • %14 Teknolojiye adapte olunmaması

Değişim aslında insanların ve organizasyonların istemediği ve sevmediği bir kavramdır. Newton’un Eylemsizlik Yasası’nda olduğu gibi madde duruyorsa durmak ister, sabit hızda gidiyorsa da sabit hızını korumak ister. Değişmek için konfor alanından(comfort zone) çıkmak gerekir. Değişiklik için dışarıdan bir enerji verilmesi icap eder. Kişisel hayatımızda bile görüşüne değer verilen birinden “Spor yapsan iyi olur.”, “X kararını almalısın.”, “İngilizce öğrenmelisin.” gibi öneriler geldiğinde daha dikkate alınır ve değişim başlar. Değişikliğe genelde direnç gösterilir. Bireysel bazdaki dirençlerin sebebi aşağıdaki gibidir;

  • Motivasyon eksikliği
  • Farklı öncelikler (“Eski şekilde zaten yapıyorduk neden değiştirelim ki?”) 
  • Korku (“Yeni gelen sistem beni olumsuz etkileyecek mi?”)

Organizasyon bazda değişim yönetimi başarısız kılan faktörler ise aşağıdaki gibidir;

  • Değişim en yetkili insanlar tarafından başlatılmalıdır ve başlatılamıyorsa da desteklenmelidir. Değişim kapsamındaki en ufak bir olumsuzlukta ümitsizliğe kapılanacağı için ekstra enerjiye, motivasyona ve telkinlere ihtiyaç duyulacaktır. Değişim en yetkili insanlar tarafından yönetilmezse değişimin başarısız olma ihtimali çok yüksek olur. 
  • Çeşitli çalışanların ya da departmanların alışkanlıklarından kaynaklı engeller olabilir. 
  • Şirketin dinamikleri engeller koyabilir. 

Yukarıda yazılanlar değişim tarafında var olabilecek en zorlu noktalardır. Değişime tüm çalışanlar dâhil edilmelidir ve değişimin neden yapıldığının detaylı olarak açıklanması gerekir. Şirket içerisindeki koalisyon ortağı ne kadar fazla olursa ve gönülden desteklenirse değişim o kadar etkili olur.

Örgütsel Değişim Yönetimi ve Değişimin Çalışanlara Adapte Edilmesi

Değişim, herkes tarafından kabul edilmelidir. Kabul ettirmenin altında da değişim korkusu ve mevcut konum kaybetme endişesi gibi psikolojik etmenler yatar. Bir araştırma, insanların sadece %38'inin konfor alanlarından ayrılmayı sevdiğini göstermektedir. Bu insanlara bir değişiklik sunulduğunda, "Hey, bu çok heyecan verici!" diye düşünür. Değişimin bu olumlu yorumları, daha fazla çalışan üretkenliği, mutluluk ve memnuniyet gibi olumlu duygusal tepkilerle sonuçlanır. Diğer %62’si ise aynı ifadeye bakar ve hemen korku ve rahatsızlık hisseder. "Tüh, bu değişikliğin kariyer gelişimim üzerinde olumsuz bir etkisi olacak." veya "Yapmaktan hoşlandığım şeyi artık yapamayacağım.", "Beni içeride tutacaklar mı?" gibi düşüncelere sahip olabilirler. Çalışanların kendini güvende hissetmeleri için çeşitli eğitim çalışmaları yapılmalıdır.

Şirketlerde Değişim Yönetimi

Şirketlerde değişim yönetimi kapsamında, çalışanlar değişim ile alakalı motive edilmelidir. Çeşitli primler yapılabilir. Gerçekler gösterilmelidir. Örneğin; X adlı işletmenin muhasebe departmanına bakıldığında masraf beyan formları manuel olarak işlemektedir. Spreadsheetler kullanılmaktadır. Değişim olduğunda online olarak daha kolay ve hızlı yapılabileceğinin ve artık excellerin kullanılmayacağının açık bir şekilde anlatılması gerekir. Değişimin onların yararına olacağını ve onlardan katkı beklenildiği belirtilmelidir.

Şirketlerde değişim yönetimine başka bir örnek şu biçimde verilebilir: "Y firmasının İnsan Kaynakları departmanında işe alım süreçlerinde bir dijital dönüşüm projesi bulunmaktadır. İnsan kaynakları departmanının; “Daha önce hedeflerinizi tutturabilmek için Z kadar farklı insanla görüşüyordunuz. Teker teker mail atıyordunuz, arıyordunuz. Adayların cvlerini bulup ulaşıyordunuz. Artık işe alım süreci sistem üzerinden veriminizi artıracağınız, işinize odaklayabilecek insan kaynakları seçme tarafında yeni ilanlar, yeni iş birlikleri yapacağınız şekilde size daha fazla zaman kazandıracak işler olacak.” demelidir. Öncesi ve sonrası şeklinde anlatımlar yapılması gerekir. Organizasyondaki kişilerin günlük olarak öncelikleri farklıdır. Önceliklerinin onlara yardımcı olması ve günlük hayatlarını kolaylaştırması gerekmektedir. Geçiş aşaması tamamlandıktan sonra işlerin daha iyi olacağı çalışanlarla paylaşılmalıdır.

Değişim yönetimi, büyük bir piramitteki en üstte yer alan taş olarak düşünülmelidir. Milattan önce 2551 yılında yapılan piramitler, birçok kişi tarafından inşa edildi. Büyük taşlar taşıdılar. Değişim yönetimi taşını en üste taşımak görevlerden biridir. Taşı kaldırmada destek olacak ne kadar çok insan olursa, kişi başına düşen yük daha az olur ve taş hızlı ve kolay bir şekilde tepeye taşınmış olur. Taşı kaldıran insan sayısı artırıldığında daha hızlı ve etkili bir proje yönetimi sağlanabilir. Taş kaldırılırken olabilecek kazalar ve sıkıntılar çözülmüş veya indirgenmiş olur ve proje de çok daha çabuk ve efektif bir şekilde tamamlanmış olur. Özetle; çalışanların özgüvenini yükseltmek, onları güvende hissettirmek, gerekli eğitim vererek değişime uyum sağlamasına yardım etmek, onları motive etmek, parasal ödül olarak motive etmek, gerçekleri ve rakamları onlarla paylaşmak ve değişime katkıda bulunmalarını sağlamak gerekmektedir.