Agile management Türkçe’de “çevik yönetim” anlamına gelir. Bu çevik sözcüğü bize kavramla ilgili ipuçları verir. Çevik yönetimin en önemli özelliği değişime uyum sağlayabilen bir yapıda olmasıdır. Ayrıca, insan iletişimine, geri bildirimine değer veren çalışma sonuçları üreten yinelemeli bir metodolojidir.
Agile proje yönetiminin temelde “iteration”a (ardışık yaklaştırma) dayanmasıdır.
Agile, müşterilerin kaliteli yazılımlara daha hızlı erişmelerini sağlayan tam zamanında üretim sistemini (just-in-time production) destekleyen bir yaklaşım ve davranışlar framework’üdür.
İnternetin hayatımıza bu kadar dâhil olmasıyla birlikte gelişen yazılım sektörü kendi problemlerini proje yönetimindeki problemlerini çözmek için çevik yönetimi geliştirdi. Çevik projelerde müşteriden gelen geri bildirimler sonucunda oluşan o değişiklik taleplerini proje sonunda uygulama fazla maliyet ve zaman gerektiriyordu. Bu sebeple agile yönetim kavramı hayatımıza girmiş oldu.
Çevik Proje Yönetiminin Amacı Nedir?
Çevik yönetimde temel amaç verimliliği sağlayabilmek ve artırmaktır. Tabii ki diğer farklı avantajları da var ama bu birinci amacı sağladığımız zaman diğerleri bize ekstra avantaj olarak döner. Agile proje yönetimi temelde ardışık yaklaştırmaya dayanıyor. Biz projemize geleneksel bakıştan farklı olarak parçalar halinde alıyoruz. Bunu da 1-2-3-4 iterasyon şeklinde aldığımızı düşünelim. Her iterasyon sonucunda müşteri ile iletişim halinde kalıyoruz ya ondan gelen geri bildirimler şeklinde gözden geçiriyoruz. Yapılacak bir değişiklik varsa onu yapıyoruz. Hem de iterasyon ikiyi şekillendiriyoruz. Burada aksiyonumuzu tam zamanında almış oluyoruz. Yani, bizim just-in-time production dediğimiz yaklaşımı uygulamış oluyoruz.
Burada geriye dönük bir kalite kontrol gerektirmeden anında müdahale etmiş oluyoruz. Hem zamandan tasarruf sağlıyoruz hem de ileriye dönük maliyetinizi azaltmış oluyoruz.
Böyle düşündüğümüzde bunu her şirketin kendisine adapte edebileceği ve her proje için geçerli olacağı sonucuna varmış oluyoruz.
Agile proje yönetimi şu an inşaat sektöründe bile çok fazla kullanılan bir yaklaşımdır.
Agile Proje Yönetiminin Temel Değerleri
Agile proje yönetiminde dört tane temel değer vardır;
1- süreçler ve araçlar üzerinden bireyler ve etkileşimler
2- kapsamlı belgeler üzerinde çalışan yazılım
3- sözleşme müzakeresi üzerinden müşteri işbirliği
4- bir planı izleyerek değişime yanıt vermek
Süreçler ve araçlar üzerinden bireyler ve etkileşimler
Biz burada müşterimizle sürekli temas halinde kalarak verimliliğini artırmayı hedefliyoruz. aslında
Kapsamlı belgeler üzerinde çalışan yazılım
Alışılagelmiş geleneksel yöntemlerden biraz daha farklıdır. Önce döküman üzerinde yapmak yerine önce yazılım üzerinden gerçekleştirmek, yazılım üzerinde test etmek öncelikli hedefimiz oluyor.
Sözleşme müzakeresi üzerinden müşteri işbirliği
Müşteri katkısı, müşteri ile yapılan sözleşmelerden önceliklidir. Burada sözleşmeye bağlı olma kavramını biraz daha yakıp önce iletişim halinde kalmak sonra sözleşmeye bağlı kalmak önemlidir. Biz burada işlerin katkısını sağlamak dediğimiz zaman otomatik olarak
müşteriyle yapılan sözleşmeye bağlı kalmak kendiliğinden gerçekleşmiş oluyor.
Biz burada müşteriden ne alabileceğimizi ve müşterinin katkı sunmasını sağladığımız zaman projeye katılan değeri bunu ön plana alıyoruz.
Bir planı izleyerek değişime yanıt vermek
Değişim planlamadan daha önceliklidir. Bu da yukarıda bahsettiğimiz iterasyon kavramındaki değişime verilen cevabın planlamamızdan daha önemli olduğudur. Çevik yönetimin en önemli özelliği değişime uyum sağlayabilmektir. O yüzden gelen cevap karşısında tekrar aksiyon olarak o değişime uyum sağlayabilme bizim burada ilk başta yaptığımız planlamadan daha önemlidir.
Çevik Proje Yönetiminin Temel İlkeleri
Çevik proje yönetiminin 12 tane ilkesi bulunur;
- Değerli yazılımın erken ve sürekli teslimatı ile müşteri memnuniyeti sağlanır.
Müşteri tarafından bize önceliklendirilen ve kullanılabilir bir sonuç olarak değerli yazılımı düşünebiliriz. Müşterinin yendiği proje içerisinde ve kullanılabilir bir sonucun erken ve sürekli teslimatı sağlandığında zaten müşteri memnuniyetini sağlamış oluruz. bu bizim birinci
- Değişiklikler projenin son aşamalarında dahi olsa kabul edilir
Yazılım projelerine sıklıkla rastlanan değişiklik talepler burada rekabet avantajının korunabilmesi için çevik yöntemlerle yönetilmelidir.
- Çalışan yazılımlar sık aralıklar ile teslim edilir
Teslim süresi ve kaynaklar burada çok önemlidir. Talepler etkin ve doğru kullanılmalıdır. İterasyon 1 ve 2 ve 3, her biri projenin belirli parçalarını verip haklarını teslim etmekten geçiyor. Burada tamamlanan iş paketlerini aylık olarak değil haftalık olacak şekilde canlı ortamda teslim edilir.
- Müşteri ve programcılar proje boyunca ekip halinde çalışır
Böylelikle müşteri memnuniyetini otomatik olarak projenin içerisinde sağlamış oluruz.
- Projeler motive edilmiş bireyler ile güven esasına dayalı kurulur
Projeler motive edilmiş bireyler ile güven esasına dayalı olarak kurulur. En önemli kaynaklarımızdan biri çalışanların motivasyonudur ve agile proje yönetiminde de ekip çalışması temel olarak alınır.
- En etkili iletişim yolu yüz yüze görüşmektir.
Burada proje ekibinden bahsediyoruz. Aslında proje ekibinin aynı lokasyonda bulunması ve mümkün olduğunca yüz yüze iletişim kurması tercih edilir. Hatta proje ekibine ait çalışma düzenini “U” şeklinde belirleyip sürekli etkileşimde kalması sağlanır. Sürekli toplantılar yapılabilir ama bu toplantılar bizim alışık olduğumuzdan farklı olmalıdır. Yalın organizasyonlara daha uygun şekilde ve çevik yönetim kanuna uygun şekilde her gün günde bazen 5-10 dakikalık hızlı toplantılardan bahsediyoruz.
- Sürecin öncelikli ölçütü çalışan yazılımdır.
Kısa aralıklarla çalışır durumda olan yazılımı sunmak ve gereksinimlerin takibi sürecin işleyişinin anlaşılması konusunda önemlidir.
- Çevik süreçler sabit hızlı, sürdürülebilir geliştirmeyi teşvik eder.
Bu teknik mükemmelliğe ve iyi tasarıma dikkat etmek için yapılır. Kalite beklentisi ve müşteri memnuniyeti sağlanması için en iyi araçlar belirlenir en iyi yetkinliğe sahip ekip üyeleri ile çalışmak önemlidir.
- Sadelik esastır
Müşteriyi daha memnun edecek düşüncesiyle tam ihtiyacı karşılamayan sadece memnuniyeti sağlamak için yapılan çalışmalardan projeyi sıyırmak ve esas konuya odaklanmaktır.
- En iyi mimariler, gereksinimler ve tasarımlar kendi kendine organize olmuş takımlardan çıkar.
Çevik ekipler kendi başlarına organize olarak görev paylaşımında bulunma etkinliğine sahip bireylerden oluşturulmalıdır. Böylelikle ekip, kendi çalışma yöntemlerini sorgulamakta ve gerekli değişiklikleri yapıp yapmama konusunda karar verebilir.
- Takım düzenli aralıklarla nasıl daha verimli olacağını konuşur ve buna göre davranışlarını ayarlar.
Takım kendi içerisinde verimlilikle ilgili toplantılarda bulunur ve projenin nasıl daha iyi daha verimli olacağını planlar.
Çevik Proje Yönetiminin Faydaları
Çevik proje yönetiminin 3 büyük faydası aşağıdaki gibidir;
- Müşteri memnuniyeti
- Esneklik
- Takım motivasyonu
Müşteri memnuniyeti
Müşteri memnuniyeti agile proje yönetiminin en önemli değerlerinden biridir. Müşteri memnuniyetini müşteriyle işbirliği yapmaya dayandırır. Müşteriyi projenin içine dâhil ederek müşterinin ne istediğini anlarız ve bu şekilde müşteri memnuniyetini en yüksek oranda sağlayabiliriz.
Esneklik
Aniden ortaya çıkan değişiklikleri yönetebilmemizi sağlar. Bu değişiklik taleplerini parçalar haline böldüğümüzde yönetebilmeyi sağlar ve bu sayede riski azaltır ve ekiplerin proje öngörülebilirliğini artırabilir. Böylece takımlar daha mutlu olur.
Takım motivasyonu
Geleneksel bakış açısından uzaklaştığımızda ve yalın düşünceye yaklaştığımızda takımdaki herkes fikirlerini özgürce ifade edebilen ve bu sebeple daha mutlu ve daha motive bireylere dönüşür. Böylece ekip ruhu da daha çok benimsenmiş olur ve fikirlerini daha özgürce ifade eden insanlar sayesinde beyin fırtınası aktif olarak kullanılır.
Çevik Proje Yönetimi Örneği
Bir iç mimarlık firması düşünelim. Bir ev taşıma işi, düzenleme işi yapıyoruz. Kendimizi müşteri yerine ya da mimar yerine koyabiliriz. Bu aşamada geleneksel yaklaşım izlesek “Müşteri ile temas haline geçelim. Neler bekliyor, ne istiyor bunu öğrenelim.” derdik ve ben bunları oluşturmaya başlardık. Projeyi bitirdiğimde müşteri gelir ve geri bildirimlerde bulunur.
Agile mantığında şu şekilde ilerliyoruz; öncelikle müşteri ile temas haline geçiyorum. Önce size bu evde ne gerekir, örneğin koltuk ve televizyon yaşam alanı içinde önceliklendirdiğiniz eşyalar mıdır, bunları öğrenip ona göre çalışıyorum. Evi buna göre şekillendiriyorum. Önce elektrik tesisatını ondan sonra televizyon ve koltuğu ayarlıyoruz ve bu bizim birinci sonumuz oluyor. Bu tarafı tamamladığımızda tekrar müşteri ile iletişime geçiyoruz ve projenin o kısmını teslimini yapıyoruz. Geri bildirimlere göre de tekrar tekrar düzenliyoruz. Tabii ki gerekmediği noktada artık ikinci taraf için neler lazım olduğuna bakıyoruz.
İkinci adımda müşteriye “Mutfakta ne gerekli?” sorusunu yöneltiyoruz. Müşteriye göre fırın öncelikli olmayabilir. Mutfağı ona göre düzenliyoruz ve fırını daha sonraya bırakıyoruz.
Üçüncü aşamada artık fırın gibi bilimum şeyler hakkında konuşuyoruz ve ona göre işimizi şekillendiriyoruz. Müşteri memnuniyetini artıracak, müşterinin katkısını sağlayacak ve müşterinin her aşamada yaşamını sürdürebilmesi için gerekli ortamı sağladığımız için müşteriyle bekletmemiş oluyoruz.
Biz o projeyi orada hazırlarken müşteri de evinde rahatlıkla kalabiliyor. Agile yönetim de bize bunu sağlıyor. İşimizi küçük parçalar haline indirdiğimizde ne kadar etkili sonuçlar elde edebileceğimizi gösteriyor ve bu uygulamayla bir şirket açısından geriye dönük düşündüğümüzde “Burası olmamış, bunu baştan yapalım” dediğimizdeki maliyetten ve zaman kaybından koruyor. Bu her sektör için uygulanabilir bir yöntemdir.
Agile yaklaşımı emeğe bağlı olarak değişen bir yöntemdir. Yalın düşünce ile birlikte agile kavramı tam olarak anlamlandırılmış olur.
Çevik proje yönetimi gibi kavramlar bize bu yazılım sektöründe de diğer sektörlerde de çağın gerektirdiği şekilde ön verimliliği sağlar. Geleneksel proje yönetim şekilleri değişen çağa ayak uyduramadı ve sürekli yenilebilir değildi. Çevik yönetim burada imdadımıza yetişti diyebiliriz.