Tasarım Merkezi Archives | Albert Solino Danışmanlık

Ar-Ge ve Tasarım Merkezlerinde Proje Yönetimi Proje yönetimi proje tanımının temelini oluşturan maliyet, zaman ve kalite bilgi alanlarının çıktı üzerindeki etkisini optimize etmektir. Proje yönetimi; hakkında binlerce eğitim, makale, kitap ve benzeri içerikler bulunan, ülkemizde son 10 yılda seçkin üniversiteler tarafından yüksek lisans programlarına dahil edilen, çalışmalarının yoğunluğunu proje bazlı işlerin oluşturduğu firmaların önem vermesi gereken dev bir okyanustur. Daha önceki yazılarımızda proje yönetimi konusundaki tecrübelerimizi ve bu süreçte iş yükünüzü azaltmak amacıyla geliştirmiş olduğumuz çözümleri sizlere aktarmıştık. Bu yazıda ise daha çok Ar-Ge Merkezi ve Tasarım Merkezi belgesine sahip olan firmaların proje raporlama süreçlerini iyileştirmek ve sürdürülebilirliğini sağlamak adına projelerinin takibi için neler yapması gerektiğini anlatmaya çalışacağız. Ar-Ge ve Tasarım Merkezlerinde Proje Yönetimi : Projelerin Önemi 2016 yılında 5746 sayılı kanunda yapılan reformlar ile araştırma, geliştirme, nitelikli tasarım ve inovatif yönü yüksek süreç ve ürünler geliştirme faaliyetlerinin teşvik edilmesi için mevcut Ar-Ge merkezi sayısının artırılması ve ülkemiz için yeni bir konsept olan Tasarım merkezlerinin kurulması amaçlanmıştır. Bu amaç başarıya ulaşmış ve başlangıçta 300’ün altında olan merkez sayısı 2020 yılı ilk çeyreğinde 1600’ü geçmiştir. Peki, bu başarı hikâyesi nasıl yazılmıştır? Ar-Ge ve Tasarım Merkezi başvuru süreçlerinin değerlendirilmesi ve süreçlere ilişkin kararlar, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı bünyesinde yer alan Ar-Ge Teşvikleri Genel Müdürlüğü’ nün sorumluluğundadır. Reform sonrası müdürlük, ilk olarak mevcut merkez sayısına 2018 yılına kadar bin, 2018 yılında ise ek beş yüz yeni merkezin eklenmesi hedefini tebliğ etmiş ve bunu başarmıştır. Bu başarının asıl nedeni, her ne kadar başvuru formunda merkez olabilmek için firmalar tarafından 20’den fazla koşulun sağlanmış olması beklense de, kurumun yayınladığı sunumlarda belirttiği gibi asgari gereksinimleri 8’e indirmesidir. Bu gereksinimleri Ar-Ge Merkezi Danışmanlığı yazımızda bulabilirsiniz. Belirtilen asgari gereksinimlerin bize göre en önemlileri ise uygun merkez alanı ve uygun teknik personel ile birlikte firmaların; konusu, süresi, bütçesi ve personel ihtiyacı tanımlanmış Ar-Ge, tasarım ve yenilik program ve projelerinin bulunmasıdır. Yani mevzuatta ve kılavuzlarda kapsamı belirlenmiş yenilikçi projelerin olması ve bu projelerin doğru bir şekilde yönetilmesi değerlendirme mekanizması tarafından zorunlu tutulmaktadır. Değerlendirme Komisyonunun Proje Yöneticilerinden Beklentileri Nelerdir? Ar-Ge Teşvikleri Genel Müdürlüğü, başvuruları ve yıllık olarak verilen Ar-Ge Merkezi faaliyet raporlarını, 5 uzmanın katıldığı bir komisyonda değerlendirir. Komisyon projelerin Ar-Ge, yenilik içeriğini ve teknik uygunluğunu denetleyen 2 akademisyen; proje çıktısının ticarileşme potansiyelini değerlendiren sektör temsilcisi ve firmanın mali gücünü, Ar-Ge veya Tasarım merkezi olma motivasyonunu, hedeflerini ve sürdürebilirliğini sorgulayan Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ndan 1 temsilci; Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın da 1 temsilcisinden oluşmaktadır. Komisyonda bulunan Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı temsilcisinin proje yönetimi açısından dikkat ettiği iki nokta, başvurunuzun veya faaliyet raporunuzun onaylanması açısından çok büyük önem taşımaktadır. Bunlar; - Projenin beklenen ekonomik getirisi ile maliyeti arasında açıklanabilir ve kabul edilebilir bir denge olması - Proje kaynak yönetiminin gerçekçi olması İlk madde ulusal hibe destekli Ar-Ge projelerinin değerlendirme boyutlarından biri olan ve haklı sebepler dahilinde 2019 yılı sonrasında değerlendirme üzerindeki etkisi günden güne artan “Proje Çıktısının Ekonomik Yarara Dönüşebilmesi” önceliğinin Ar-Ge ve Tasarım Merkezi projelerinde de önem kazanması ile alakalı bir beklentidir. Özel sektöre aktarılan kamu Ar-Ge desteklerinin, araştırma fazına değil de (araştırma çalışmalarının yoğun olarak üniversiteler tarafından yapılması beklenir) yüksek satış potansiyeli bulunan ürün geliştirme çalışmalarına yönlendirilmesi amaçlanmaktadır. TÜBİTAK’ ın 2020 yılında özel sektör Ar-Ge proje başvuru sistemini tamamen değiştirerek çağrılı döneme geçmesi de bu amacın en önemli yansımasıdır. Projelerde Kaynak Yönetimi Nasıl Yapılmalıdır? Devlet teşvikli Ar-Ge projelerinde kaynak yönetimi genel olarak şu şekilde yapılmaktadır: - Proje ekibini belirlenir, - İş paketi bazında her personel için uygun bir efor belirlenir, - Proje kabul edildiği zaman öneri formunda belirttiğin plana göre mali ve teknik raporları hazırlanır. Sadece kolay ve zahmetsiz olduğu için değil, bünyesinde PMO ve iyi proje yönetim uygulamaları bulunan ve kaynak takibini gün hatta saat üzerinden yapabilme kapasitesine sahip firmaların bile TEYDEB projelerinde izlediği yol budur. Çünkü mevcut raporlama ve değerlendirme yapısı, gerçekleşen sapmaları yansıtabilecek esneklikte değildir. TEYDEB projelerinde bazen gerçeği yansıtmasa bile dönem raporu aşamasında kullanmak için belirttiğimiz gibi kabul edilen öneri formu ışığında proje takibi yapılırken, Ar-Ge ve Tasarım Merkezi projeleri için 2019 yılına kadar böyle bir takip beklentisi bulunmamaktaydı. Halen AGTM portalında kaynak yönetimi çıktılarınızı sunabileceğimiz bir modül bulunmasa da tecrübelerimize dayanarak yukarıda da belirttiğimiz üzere komisyonda size ilk sorulan soru bu konuda olacaktır. Bu soruya en doğru ve gerçekçi cevabı verebilmek adına yapmanız gerekenleri yapılması gereken çalışmalar şunlardır: 1. Her Proje İçin Bir Takım Kurun: Ar-Ge ve Tasarım Merkezi personelini belirlerken faaliyet alanınızı göz önüne alarak, başta takım liderleri olmak üzere proje gereksinimine istinaden uzmanlardan oluşan bir liste oluşturun. Özellikle yazılım projelerinde son yıllarda çok fazla uygulanan scrum takımı yöntemini uygulayabilir veya size özgü varyasyonlarını geliştirebilirsiniz. 2. Tutarlı Bir Kaynak Gereksinim Öngörüsü Yapın: Proje bütçesinin verimli kullanımı için proje kaynak gereksinimlerini iyi planlayın. Böylece proje yeterli miktarda kaynakla ve makul bir süreçte hayata geçirilebilir ve rahatlıkla süreç takibi yapabilirsiniz. 3. Proje/Fikir Havuzu Hazırlayın: Sürdürülebilir bir merkez için her zaman devreye alabileceğiniz fikir havuzunuz olması önemlidir. Böylelikle biten veya iptal edilen projedeki ekibi, devam eden diğer projelere aktararak mevcut planınızı bozmak yerine yeni bir projeyi devre almış olur, proje bütçelerinde gereksiz sapmaların oluşmasını engelleyebilirsiniz. 4. İlerleme Raporu ve Zaman Çizelgesi Oluşturun: Aylık olarak, yapılan çalışmaları ve elde edilen çıktıları, kanıt dokümanları (raporlar, ekran resimleri, çizimler, modeller, test analiz sonuçları vb…) ile birlikte arşivleyebilir ve hakem ziyaretlerinde kullanacağınız proje sunumuna ekleyebilirsiniz. Böylelikle çok fazla efor harcamadan master sunumu hazırlamış olursunuz. Kişi bazında günlük olarak yapılan işlerin girildiği bir rapor oluşturmanızı önemle tavsiye ediyoruz. Özellikle yoğun olarak personel maliyetinden doğan istisnalardan yararlanıyorsanız (örn: yazılım firmaları, tasarım merkezleri, kimya firmaları) ileriki dönemde olası bir mali denetimde, bu tabloların istisna tutarları sorgulaması esnasında sizi güvenli bölgede tutacağını düşünmekteyiz. Ayrıca aynı tabloları Dış Görev Süresi beyanlarına kanıt olarak da ekleyebilirsiniz. Bu raporlar için yardımcı bir uygulama kullanmanız sizlere zaman kazandıracaktır. 5. Düzenli Olarak Gerçekleşen Sürelere Göre Kaynak Tahminlerinizi Güncelleyin: Bildiğiniz gibi merkez kapsamında yapılan çalışmaların süresi gün bazında e-beyanname üzerinden SGK’ ya bildirilmektedir. Zorunlu olarak yapılan tek çalışma süresi beyanı da budur ve buraya beyan edilen gün sayısı; merkezinizin Tam Zaman Eşdeğer Personel sayısının belirlenmesinde kullanılmaktadır. 5746 sayılı kanun kapsamında elde edilecek istisnalar da yine bu gün sayısı üzerinden hesaplanmaktadır. Kuruma beyan edilen bu Ar-Ge ve Tasarım günü, sizin proje toplam adam/ay hesaplamanıza doğrudan etki edecektir. Projenin bitiminde, o proje için harcanmış olan toplam efor; proje ekibinin proje süresi boyunca SGK’ ya beyan edilen günleri toplamı (kişi aynı anda farklı projelerde çalışıyor ise ilgili günün dağıtılması gereklidir) olacaktır. Bu nedenle hem proje toplam adam/ay değerinin doğru hesaplanması hem de proje bütçesinin doğru olarak ayrıştırılabilmesi için tahmini olarak belirlenen kaynak kullanımını, elde edilen gerçek Ar-Ge ve Tasarım günlerine göre aylık olarak düzenlemeniz gerekmektedir. Fırat Özdemir Takım Lideri | Ar-Ge & Tasarım Merkezleri

İşe Alım

Analiz Projeleri ve Araçları

İnsan Kaynakları Temel Seviye

İnsan Kaynakları İleri Seviye

Stratejik İnsan Kaynakları Yönetimi

Kaynaklar

Dijital Pazarlama

E-Posta Pazarlaması

SEO

Sosyal Medya

Google Ads

Dijital Reklamcılık

Hizmetlerimizi Yakından Tanıyın

Strateji / Yönetim

Süreç İyileştirmeleri

Satış ve Pazarlama

Finansal

Kaynaklar

A'dan Z'ye Yönetim Danışmanlığı

CRM

OKR

Yazılımlar

Hizmetlerimizi Yakından Tanıyın

Turquality

Fikri ve Sınai Haklar

Teşvikler

Hizmetlerimizi Yakından Tanıyın

Turquality Danışmanlığı

Kaynaklar

Öne Çıkan Bloglarımız

Yönetim Danışmanlığı Nedir?

Dijital Dönüşüm Nedir?

Albert Solino Medya

Albert Solino Youtube

Albert Solino Spotify