Bütçe Yönetimi Nedir?
Bir şirketin mali işleri konuşulurken bütçeye de değinilmesi büyük önem arz eder. Bütçe, gelecekte ve ya belirli bir sürede gerçekleşeceğini öngördüğümüz, gelir ve giderin karşılıklı olarak rakamsal bazda tahminlerini içeren şirketin geleceğini planlama tablosudur.
Bütçe aynı zamanda yönetim sanatıdır. Bir şirkette yönetim için kullanılacak en stratejik ve temel araçlardan bir tanesidir. Yönetim karar destek mekanizmasıdır. Bütçe yapıldığı anda henüz gerçekleşmemiştir, bir tahmindir. Bu öngörüyü gösteren sistematik olarak hazırlanmış mali plandır. Bütçe yönetimi, bir üst yönetimin, yöneticinin, şirket bünyesinde şirketin stratejilerini, hedeflerini ve amaçlarını bütçe yoluyla netleştirmesini sağlar. Şirketlerimizin yaşadığı ortam fırtınalı denizlere benzer. Hep dalgalarla boğuşurlar.
Sağlıklı bir bütçe yönetimi;
- Fırtınalı denizde aşağı yukarı çıkarken bütün etkilerden kurtulan,
- Bütçe yönetimi yoluyla geleceği düşünen,
- Öngören,
- Planlanan,
- Sayısal olarak herkesin anlayacağı şekilde rehber olarak edinebileceği, kutup yıldızı olarak sabitleyebileceği ve hedefine ne kadar yaklaştığına sürekli bakıp belirleyebileceği sistematik bir araçtır.
Şirketler Bütçe Yönetimini En Etkin Biçimde Nasıl Uygulayabilir?
Bütçe yönetimi yapıldığı zaman işletmelerdeki dümen başında olan kaptanın temel izleyeceği politikalar belirlenmiş olur. Firmalarda, patronun, üst yönetimin ya da genel müdürün kafasında şirketin genel stratejileri vardır. Genelde akıldadır bazen de ise yazılı şekildedir. Doğru olanı, yazılı bir şekilde stratejik olarak çerçevelenmesidir.
Şirketlere bu kapsamda şu soruları yöneltiriz; “Yeni başlayan, uzman, yönetici, müdür, direktör gibi alt kademeden üst kademeye kadar her çalışan, hedeflerin ve gerçekleşmesi gereken sayısal bütünlüklerin ne olduklarından haberdarlar mıdır? Anlamını biliyorlar mı? Bütün bunların şirketin stratejisini gerçekleştirmeye yönelik olduğunun farkındalar mı?”.
Bütçe yönetimi sayesinde herkes kendi amacının farkında olur ve daha hırslı, motive, sahiplenici ve daha sonuç odaklı çalışır. Kaynak kullanımının özellikle gider ve yatırım bütçesi yöntemiyle çok daha etkin ve verimli yapılmasını sağlar. Kaynakların nereye harcanılacağını belirler. Kaynaklar sadece gelir bütçesi yapmıyorsa yani gelir ve yatırım bütçesini aynı anda gerçekleştiriyorsa (ki doğrusu da bu şekildedir.), aşağıdaki sorular yöneltilmelidir;
- Ulaşmak istenilen temel rakamlar nedir? Satış, gelir ve kâr ne mertebede olmalıdır?
- Bütün buna ulaştıracak hangi operasyonlar gerçekleştirilmelidir?
- Hangi maldan, hangi üründen, kaç adet üretilmelidir?
- Üretim yapılırken gider sağlayacak tedarik edilecek hizmet veya mallar ne kadar satın alınmalıdır?
- Gider bütçesini ne kadar etkin yönetebilirim? Ne kadar verimli yönetebilirim?
- Ek bir gider kalemi geldiğinde bu gider hangi değeri yaratacaktır? Eğer başka stratejik amaçlara hizmet etmiyorsa o giderin yapılma gerekliliği yok demektir. Bu soruyu sormak bile şirketin kaynak kullanımını disipline eder. Her öne gelen harcamanın imzalanması ve devre alınmaması anlamına gelir. Gerçekten değer yaratan etkin ve verimli süreçlere hizmet eden harcamaların yapılmasıdır. Finansman konularında çok ciddi bir avantaj sağlar. Finansman kaynağı olan bankalar, borsalar, stratejik ortak alma, sermaye ortakları alma, melek yatırımcılar gibi şirketlerle buluşma gibi konularda bütçe sunulabildiği zaman geleceğe dair öngörü sunuluyor demektir. Bütçe doğrultusunda da şirkete dair değerlendirme yapıp para verecek kuruluş, yatırım yapıp yapmama kararını çok daha etkin bir şekilde verebilir.
Bütçe kısa vadeli mali planlamadır. 5 yıllık strateji ancak tahmini olarak gerçekleşebilir. Gerçekleşen, analiz edilecek, kesinliğe en yakın olan ve doğruluk oranı en yüksek olabilecek bütçe kısa vadeli bir mali plandır. Genelde 1 yıllık bütçeler yapılır. Bütçe yönetiminden kasıp sadece bütçeyi gerçekleştirmek değildir. Bütçe yönetimi bir bütündür ve aşağıdaki gibi gerçekleştirilmesi gerekir;
- Bütçe sürecinin tanımlanması,
- Bütçe iş akışlarının oluşturulması,
- Bütçenin uygulanma sistematiğinin ve bütçe faaliyet modelinin tasarlanması,
- Organizasyon tasarlanması,
- Mali işler ve finansın altına yeni bir bütçe yapılanması oluşturulması,
- Zaman planlamasının (bütçe başlama ve bitiş tarihleri) yapılması gerekmektedir.
Bütçe yapıldıktan sonra esas değer katan nokta bütçenin analizinin gerçekleştirilmesidir. Mali tahminin fiili gerçekleşmelerle karşılaştırılıp, birbiriyle ne kadar ölçüştüğünü ve ne kadar ayrıştığını görüp, sebeplerini araştırıp, elde edilen çıkarımlarla aksiyonlar çıkarılması gerekmektedir. Kâğıt üzerinde kalan bir bütçe pek işe yaramış sayılamaz, sadece şeklen yapılmış sayılabilir. Bütçenin temel ilkeleri ise aşağıdaki gibidir;
- Açıklık: Gelir ve harcamaların net ve gerçekçi bir şekilde planlaması gerekir.
- Dönemsellik: 3, 6, 12 aylık gibi belirli dönemler, bütçeler şeklinde hazırlanır. Başı ve sonu olmalıdır. Bir dönemi kapsamalıdır.
- Birlik: Tüm gelirler ve maliyet merkezleri için ayrı bütçeler hazırlamak gerekmektedir. Her bir gider kalemi, maliyet merkezi ve gelir için yapılacak ayrı ayrı küçük bütçecikler, ana bir bütçede birleştirilmelidir ve böylece nihai şirketin konsolide bütçesi elde edilir. Şirketlerimizin sıklıkla düştüğü hatalardan biri de sadece gelir ve ürün ile ilgili gelecek tahmini yapmaktır ve bu yalnız gelir bütçesi adını alabilir. Giderleri barındırmaz. Her masraf merkezine özel bütçe düşünmeye zorlamadığı ve disipline altına alacak mekanizmaları sayısal anlamda kurmadığı için etkin bir yönetimci olarak nitelendirmek doğru olmaz.
- Yenilikçilik: Gelişen teknolojiye ayak durmak gerekir. Bütçe eskiden excellerde veya tablolarda canlı olmayan statik rakamlardan ibaretti. Günümüz teknolojisinde canlı duruma geçildi. Sürekli bir yönetim karar destek mekanizması olması gerekmektedir. Gerçek manada tek tuşla ulaşılabilen ve ihtiyaç gerektiği anda bütçenin görünebildiği teknolojik çözümlerle harmanlanması gereken bir süreçtir. Bütçe alanında sistem kurulduktan sonra dijital dönüşümün de gerçekleşmesi gerekmektedir.