Bütçe Hazırlama Süreci Genel Hükümler

Bütçe hazırlama süreci örneği, Yıllık hedef ve Planlarını Kapsamaktadır. Her türlü gelir-gider kalemleri için geçerlidir. Bütçe sürecinde belirlenen prensiplere ilişkin gerekli adımları belirtmektedir.

1. Amaç:

(Buraya sizin metniniz gelmelidir.) , hedeflerin sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesi için yıllık faaliyetlere ilişkin verilerin, gelir-gider bazında bütçelenmesi, uygulamanın gözetilmesi, bütçe – fiili sonuçlarının dönemsel olarak karşılaştırılması ve tüm gelir-gider merkezleri detayında takip ve kontrol edilmesi, usul ve esaslarının düzenlenmesidir. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) Kurum Stratejileri ve buna bağlı birim iş planlarında belirtilen başarı performansları sonuçları ve finansal durum analizi sonuçları Bütçe hazırlanma sürecinde kullanılan unsurlardır.

2. Kapsam:

3. Sorumluluk:

a) Uygulanmasından (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) karşı sorumludur.

Bütçe Hazırlama Süreci Uygulama

A) Bütçe Hazırlık Takvimi

Bütçe hazırlama süreci (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) Mali İşler Müdürlüğü / Finans Direktörlüğü nün, yayınladığı Bütçe Yönergesi ile belirlediği takvim esastır. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  tarafından belirlenen, bir sonraki yılın, Döviz Kuru, Enflasyon oranları vb. Makroekonomik verilerin tahminleri, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) tarihine kadar, bütçe yönergesi ile bildirilir.

B) Bütçe Hazırlama Süreci Aşamalar

B.1-

(Buraya sizin metniniz gelmelidir.) tarafından, yayınlanan Bütçe Yönergesi nin, yayınlandığı tarihten itibaren Bütçe hazırlama süreci çalışmalarına başlanır. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  bir yazı ile bildirir.

B.2-

(Buraya sizin metniniz gelmelidir.),  bir sonraki yılın aksiyon planını, bölgenin analizini, bütçe yapılmasına yardımcı olacak bütün istatistiki bilgileri derleyerek (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) sunar. Satış Departmanı gelir bütçesini, bütün ekonomik verilere, Pazar araştırmalarına ve diğer istatistiki bilgilere dayanarak Segment bazında geçmiş 3 senelik fiili değerleri ile karşılaştırma yaparak öncelikle (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunar.

(Buraya sizin metniniz gelmelidir.) , bütçeyi inceler, gerekli görürse değişiklikleri Satış Direktörü / Müdürü’ nden talep eder. Gerekli düzeltmeler sonrasında, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunulmak üzere (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gönderir. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  bir toplantı ile (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunar. Toplantı sonucunda, alınan kararları tartışmak ve sonucu eriştirmek amacıyla, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  toplantıya çağırılır ve gerekli görüşme ve fikir alışverişi sonrasında, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gerekli düzeltmeler yapılarak son halini alır ve onaylanır. Onaylanan (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  tarafından, diğer departman (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gelirlerinin hazırlanması için diğer gelir departmanların müdürlerine gönderir. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) diğer gelir departmanları, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)endeksli gelir bütçelerini, Yönerge ile bildirilen tarihe kadar, geçmiş 3 yıl ile kıyaslayarak hazırlayıp (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) sunarlar. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) bütçeyi inceler ve gerekli değişiklikler sonrasında, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gönderir.

(Buraya sizin metniniz gelmelidir.) , gelir departmanları bütçelerine (Kira – Finansman vb.) gelirlerin tahminlerini ilave ederek, Tüm Gelir (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) Bütçe Formatına yerleştirir ve (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  onayına sunulmak üzere (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gönderir. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.), ilgili Bütçe Sorumlusu, Tüm (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gelen Gelir Bütçelerini, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunar.

B.3-

(Buraya sizin metniniz gelmelidir.) sorumlu kişi Onaylanan Bütçelerinin, İstatistiksel verilerini, Tüm Departman Müdürleri ile paylaşır ve Yönerge ile belirtilen tarihe kadar departmanlarının gider öngörülerini yapmalarını ister.

B.4-

İnsan Kaynakları Departmanları, bir sonraki yılın personel sayısını ve pozisyonunu Departman Müdürleri ile görüşme sonrası kesinleştirir ve Genel Müdürün onayını alarak İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ‘ ne gönderir. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) İnsan Kaynakları Koordinatörü, İlgili Tabloları,  (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunar. Onaylanan listeler, İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü tarafından, Yönerge ile tespit edilmiş olan gelecek yıl öngörülen artış yüzdesi ile her departman için personel gider bütçelerini, personele ait tüm hak ve menfaatleri ayrı ayrı (Temel ücretler, Fazla mesai, İkramiyeler, SGK İşveren Hissesi, İhbar ve Kıdem Tazminatları, Yemek, Yol vb.) hesaplayarak, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) Personel Bütçe Formatına yerleştirir ve (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunar. Onaylanması sonrasında, bu tabloları ilgili (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) Müdürlerine gönderir.

B.6-

Tüm departmanlar, satış bütçesine endeksli gider bütçelerini, Yönerge ile belirtilen tarihe kadar hazırlayarak (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gönderirler. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) , tüm gelir ve gider kalemlerini geçmiş 3 yıl ile kıyaslamalı olarak  Genel Bütçe formatına yerleştirir ve (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunar. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) Bütçeyi inceler ve (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) başkanlığında tüm Departman Müdürleri’ nin katılımı ile yapılan Bütçe toplantısında bütün kalemlerin üzerinden geçilerek bütçeye son şekli verilir ve (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) tarafından (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) CC yapılarak, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onayına sunulmak üzere, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  gönderir. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) tüm gelir ve gider bütçelerini konsolide ederek, değerlendirilmek üzere (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) ve (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) ne sunar.

B.7-

(Buraya sizin metniniz gelmelidir.) ihtiyaç duyması durumunda, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  ile gerçekleştirdikleri değerlendirmeler ile Bütçe taslağı Yönetim Kurulu onayına sunmak üzere son halini alır.

B.8-

Yönetim Kurulu tarafından belirlenen tarihte, Yönetim Kurulu kararına sunulur. Yönetim Kurulu tarafından gelen talepler doğrultusunda bütçeler revize edilebilir. Revizyon görüşmelerinde daha fazla kar ve satış olanakları değerlendirilir. Rakamların son değerleri netleştirilir.

B.9-

Son revizyon sonrası bütçeler; (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  imzalı ve (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onaylı olarak, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) iletilir.

B.10-

Yıl içerisinde bütçelenen fasıllar ve dönemler arasında aktarma yapma ve bütçe dışı harcama onay yetkisi (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) aittir.

C) Sabit Kıymet – Teknik Ekipman ve Demirbaş Bütçe

C.1-

Her yıl Bütçe Yönerge tarihinden başlayan bütçe çalışmalarına paralel olarak (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) sabit kıymetlerini sayar ve kaydi değerlerle karşılaştırma yaparak mutabakat sağlarlar (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) kendi sorumluluk sahalarını ilgilendiren sabit kıymet, teknik ekipman ve demirbaş alımları için planlanan tarih ile birlikte Cinsi, nevi, miktarı, kullanım zamanı ve yerini gösterir “Sabit Kıymet Gider Bütçesi” ni hazırlayarak Bütçe Yönerge tarihine paralel olarak, onay için, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) sunar.

C.2-

Tüm bu çalışmalar Bütçe değerlendirme ve onay sistemi içerisinde bütçe hazırlama süreci ile birleştirilir. Onayı halinde, Sabit kıymet, teknik ekipman ve demirbaş alımları, satınalma dönemi geldiğinde Satınalma Prosedürleri ‘ ne göre gerçekleştirilir.

D) Pazarlama Bütçesi

Pazarlama Departmanı yayınlanan yönerge ile birlikte bütçe hazırlama sürecine başlar (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) gelir ve gider bütçeleri (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  ve CEO tarafından onaylandıktan sonra pazarlama bölümü  pazarlama gider bütçesini hazırlar.    Pazarlama Bütçesi Kurumsal iletişim ve Marka (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) ile birlikte hazırlanarak (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) tarafından (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) onaya sunulur.   Onay alındıktan sonra pazarlama departmanı uygulamaya geçer.

E) Bütçe Takip ve Kontrol

İlgili yıl dönemleri içerisinde, tahmini ve gerçekleşen Bütçe karşılaştırmaları; yapılmış tahmini bütçe ile o ay gerçekleşen bütçenin karşılaştırıldığı rapordur. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) her ayın (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) bir önceki ayın fiili verilerini esas alan, “Bütçe – Fiili Mukayese Tablosu” nu oluşturur ve ilgili departmanlara kontrol ve gerekiyorsa sapmaların nedenlerinin açıklanması için gönderir. (Buraya sizin metniniz gelmelidir.) başkanlığında, tüm birimlerin katılımıyla, bu tablo Faaliyet Analiz toplantısında görüşülür ve sapma nedenleri tüm birimlerin sorumluları tarafından gerekli açıklamaları yapılarak, toplantı tutanağının eki olarak (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  gönderilir. Gerekli görmesi durumunda, (Buraya sizin metniniz gelmelidir.)  bu toplantılara başkanlık eder.

F) Bütçe Revize Durumu

Bütçe’nin revize durumları ancak acil durumlarda değişiklik gösterebilir ve bunun için yönetim kurulu kararı alınması mecburidir. Acil durum olarak adlandırılan haller sel, deprem, yangın vb. olarak tabir edilen kriz dönemleridir.

Bu bilgilerden hareketle Albert Solino'nun bütçe danışmanlığı konusundaki yaklaşımıyla, firmanızın bütçe ve raporlama süreçlerinde gelişim alanları ve stratejik hedefleri göz önünde bulundurularak, bütüncül bir yapıya kavuşmasını sağlayacak şekilde tasarlanması, bütçe süreçlerinin süreçlerinin gözden geçirilmesi ve zenginleştirilmesine yönelik hizmetler sağlanmaktadır.

Özge Ata
Danışman | Turquality & Yönetim Danışmanlığı