BütçeYönetim Danışmanlığı

Bütçe Hazırlama Süreci Örneği

BÜTÇE HAZIRLAMA SÜRECİ GENEL HÜKÜMLER

Bütçe Hazırlama Süreci Genel Hükümler

Bütçe hazırlama süreci örneği, Yıllık hedef ve Planlarını Kapsamaktadır. Her türlü gelir-gider kalemleri için geçerlidir. Bütçe sürecinde belirlenen prensiplere ilişkin gerekli adımları belirtmektedir.

1. AMAÇ:

………………………, hedeflerin sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesi için yıllık faaliyetlere ilişkin verilerin, gelir-gider bazında bütçelenmesi, uygulamanın gözetilmesi, bütçe – fiili sonuçlarının dönemsel olarak karşılaştırılması ve tüm gelir-gider merkezleri detayında takip ve kontrol edilmesi, usul ve esaslarının düzenlenmesidir. …………………………… Kurum Stratejileri ve buna bağlı birim iş planlarında belirtilen başarı performansları sonuçları Bütçe hazırlanma sürecinde kullanılan unsurlardır.

2. KAPSAM:

3. SORUMLULUK:

a) Uygulanmasından ………………………………………………………..karşı sorumludur.

BÜTÇE HAZIRLAMA SÜRECİ UYGULAMA

A) Bütçe Hazırlık Takvimi

Bütçe hazırlama süreci……………………….. Mali İşler Müdürlüğü / Finans Direktörlüğü nün, yayınladığı Bütçe Yönergesi ile belirlediği takvim esastır. ………………………… tarafından belirlenen, bir sonraki yılın, Döviz Kuru, Enflasyon oranları vb. Makroekonomik verilerin tahminleri, ……………………..tarihine kadar, bütçe yönergesi ile bildirilir.

B) BÜTÇE HAZIRLAMA SÜRECİ AŞAMALARI

B.1-

…………………tarafından, yayınlanan Bütçe Yönergesi nin, yayınlandığı tarihten itibaren Bütçe hazırlama süreci çalışmalarına başlanır. ……………………………………………………….. bir yazı ile bildirir.

B.2-

…………………………., bir sonraki yılın aksiyon planını, bölgenin analizini, bütçe yapılmasına yardımcı olacak bütün istatistiki bilgileri derleyerek …………….sunar. Satış Departmanı gelir bütçesini, bütün ekonomik verilere, Pazar araştırmalarına ve diğer istatistiki bilgilere dayanarak Segment bazında geçmiş 3 senelik fiili değerleri ile karşılaştırma yaparak öncelikle …………………… onayına sunar.

 

………………., bütçeyi inceler, gerekli görürse değişiklikleri Satış Direktörü / Müdürü’ nden talep eder. Gerekli düzeltmeler sonrasında, ………………………………………………………………………………………………………………………………………….onayına sunulmak üzere …………………………………….. gönderir. ……………………………………………………………………………………………………………………………………… bir toplantı ile ………………………………………………………………………………………………………onayına sunar. Toplantı sonucunda, alınan kararları tartışmak ve sonucu eriştirmek amacıyla, ……………………………………………………………………………………………………………………………………. toplantıya çağırılır ve gerekli görüşme ve fikir alışverişi sonrasında, …………………………………………………………………………………………………………………………. gerekli düzeltmeler yapılarak son halini alır ve onaylanır. Onaylanan ………………………………………………….. tarafından, diğer departman ………………………… gelirlerinin hazırlanması için diğer gelir departmanların müdürlerine gönderir……………………. diğer gelir departmanları, ………………………………… endeksli gelir bütçelerini, Yönerge ile bildirilen tarihe kadar, geçmiş 3 yıl ile kıyaslayarak hazırlayıp……………………………………… sunarlar. ……………………………………….. bütçeyi inceler ve gerekli değişiklikler sonrasında, …………………………………………. gönderir.

…………………………., gelir departmanları bütçelerine (Kira – Finansman vb.) gelirlerin tahminlerini ilave ederek, Tüm Gelir …………………………….Bütçe Formatına yerleştirir ve …………………………. onayına sunulmak üzere ………………………………………………………. gönderir. …………………………………, ilgili Bütçe Sorumlusu, Tüm ………………………..gelen Gelir Bütçelerini, ………………………………..onayına sunar.

B.3-

………………………………………sorumlu kişi Onaylanan Bütçelerinin, İstatistiksel verilerini, Tüm Departman Müdürleri ile paylaşır ve Yönerge ile belirtilen tarihe kadar departmanlarının gider öngörülerini yapmalarını ister.

B.4-

İnsan Kaynakları Departmanları, bir sonraki yılın personel sayısını ve pozisyonunu Departman Müdürleri ile görüşme sonrası kesinleştirir ve Genel Müdürün onayını alarak İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ‘ ne gönderir. …………………… İnsan Kaynakları Koordinatörü, İlgili Tabloları, …………………………. onayına sunar. Onaylanan listeler, İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü tarafından, Yönerge ile tespit edilmiş olan gelecek yıl öngörülen artış yüzdesi ile her departman için personel gider bütçelerini, personele ait tüm hak ve menfaatleri ayrı ayrı (Temel ücretler, Fazla mesai, İkramiyeler, SGK İşveren Hissesi, İhbar ve Kıdem Tazminatları, Yemek, Yol vb.) hesaplayarak, ………………..Personel Bütçe Formatına yerleştirir ve ………………………onayına sunar. Onaylanması sonrasında, bu tabloları ilgili …………………………………. Müdürlerine gönderir.

B.6-

Tüm departmanlar, satış bütçesine endeksli gider bütçelerini, Yönerge ile belirtilen tarihe kadar hazırlayarak ……………………. gönderirler. …………………………….., tüm gelir ve gider kalemlerini geçmiş 3 yıl ile kıyaslamalı olarak  Genel Bütçe formatına yerleştirir ve………………………. onayına sunar. ……………….Bütçeyi inceler ve …………….başkanlığında tüm Departman Müdürleri’ nin katılımı ile yapılan Bütçe toplantısında bütün kalemlerin üzerinden geçilerek bütçeye son şekli verilir ve ……………………. tarafından …………………….. CC yapılarak, ……………………………onayına sunulmak üzere, ………………………………. gönderir. …………………………………………………… tüm gelir ve gider bütçelerini konsolide ederek, değerlendirilmek üzere ………………………ve ……………………………………….. ne sunar.

B.7-

…………………………ihtiyaç duyması durumunda, …………………………….. ile gerçekleştirdikleri değerlendirmeler ile Bütçe taslağı Yönetim Kurulu onayına sunmak üzere son halini alır.

B.8-

Yönetim Kurulu tarafından belirlenen tarihte, Yönetim Kurulu kararına sunulur. Yönetim Kurulu tarafından gelen talepler doğrultusunda bütçeler revize edilebilir. Revizyon görüşmelerinde daha fazla kar ve satış olanakları değerlendirilir. Rakamların son değerleri netleştirilir.

B.9-

Son revizyon sonrası bütçeler; ………………………………… imzalı ve …………………………………. onaylı olarak, …………………………………………… iletilir.

B.10-

Yıl içerisinde bütçelenen fasıllar ve dönemler arasında aktarma yapma ve bütçe dışı harcama onay yetkisi ………………………………. aittir.

C) SABİT KIYMET – TEKNİK EKİPMAN VE DEMİRBAŞ BÜTÇE

C.1-

Her yıl Bütçe Yönerge tarihinden başlayan bütçe çalışmalarına paralel olarak……………………………….sabit kıymetlerini sayar ve kaydi değerlerle karşılaştırma yaparak mutabakat sağlarlar…………………………… kendi sorumluluk sahalarını ilgilendiren sabit kıymet, teknik ekipman ve demirbaş alımları için planlanan tarih ile birlikte Cinsi, nevi, miktarı, kullanım zamanı ve yerini gösterir “Sabit Kıymet Gider Bütçesi” ni hazırlayarak Bütçe Yönerge tarihine paralel olarak, onay için, ………………………………… sunar.

C.2-

Tüm bu çalışmalar Bütçe değerlendirme ve onay sistemi içerisinde bütçe hazırlama süreci ile birleştirilir. Onayı halinde, Sabit kıymet, teknik ekipman ve demirbaş alımları, satınalma dönemi geldiğinde Satınalma Prosedürleri ‘ ne göre gerçekleştirilir.

D) PAZARLAMA BÜTÇESİ

Pazarlama Departmanı yayınlanan yönerge ile birlikte bütçe hazırlama sürecine başlar………………… gelir ve gider bütçeleri …………………………… ve CEO tarafından onaylandıktan sonra pazarlama bölümü  pazarlama gider bütçesini hazırlar.    Pazarlama Bütçesi Kurumsal iletişim ve Marka  ……………………….. ile birlikte hazırlanarak …………………………. tarafından …………………………… onaya sunulur.   Onay alındıktan sonra pazarlama departmanı uygulamaya geçer.

E) BÜTÇE TAKİP VE KONTROL

İlgili yıl dönemleri içerisinde, tahmini ve gerçekleşen Bütçe karşılaştırmaları; yapılmış tahmini bütçe ile o ay gerçekleşen bütçenin karşılaştırıldığı rapordur………………………… her ayın …………………. bir önceki ayın fiili verilerini esas alan, “Bütçe – Fiili Mukayese Tablosu” nu oluşturur ve ilgili departmanlara kontrol ve gerekiyorsa sapmaların nedenlerinin açıklanması için gönderir. …………………………………başkanlığında, tüm birimlerin katılımıyla, bu tablo Faaliyet Analiz toplantısında görüşülür ve sapma nedenleri tüm birimlerin sorumluları tarafından gerekli açıklamaları yapılarak, toplantı tutanağının eki olarak ………………………….. gönderilir. Gerekli görmesi durumunda, ………………………………………… bu toplantılara başkanlık eder.

F) BÜTÇE REVİZE DURUMU

Bütçe’nin revize durumları ancak acil durumlarda değişiklik gösterebilir ve bunun için yönetim kurulu kararı alınması mecburidir. Acil durum olarak adlandırılan haller sel, deprem, yangın vb. olarak tabir edilen kriz dönemleridir.

Bu bilgilerden hareketle Albert Solino’nun bütçe danışmanlığı konusundaki yaklaşımıyla, firmanızın bütçe ve raporlama süreçlerinde gelişim alanları ve stratejik hedefleri göz önünde bulundurularak, bütüncül bir yapıya kavuşmasını sağlayacak şekilde tasarlanması, bütçe süreçlerinin süreçlerinin gözden geçirilmesi ve zenginleştirilmesine yönelik hizmetler sağlanmaktadır.

Özge Ata
Danışman | Turquality & Yönetim Danışmanlığı