Ar-Ge Merkezleri için 5746 kapsamında sağlanan kazanç istisnaları, merkez içerisinde yürütülen projeler doğrultusunda oluşur. Ar-Ge Merkezi projeleri 5746 sayılı kanundaki tanımına göre; amacı, kapsamı, ekibi, süresi, bütçesi, özel şartları, diğer kurum/kuruluşlar, gerçek veya tüzel kişilerce sağlanacak destek tutarları ve doğacak fikrî mülkiyet haklarının paylaşım esasları tespit edilmiş olmalıdır. Aynı zamanda bu projeler bilimsel ve teknolojik gelişme sağlayan, teknolojik bir belirsizliğe odaklanan, yenilikçi ve özgün teknik içerikli çıktılar oluşturmalıdır.
Her yıl, Ar-Ge Merkez kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na faaliyet raporları sunulur. Bu raporda, ilgili yıl içerisinde gerçekleşen tüm etkinlikler, işbirlikleri, personel bilgileri, devam eden ve tamamlanan proje bilgileri gibi birçok bölüm güncellenerek Şirket Yetkilisi veya Ar-Ge Merkezi Yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanarak portal üzerinden gönderilir. Akabinde bakanlık tarafından görevlendirilen hakemler, rapor kapsamında merkezi yerinde ziyaret ederek faaliyet yılını değerlendirir. Burada hakemler, özellikle projelerin Ar-Ge niteliğini değerlendirir. Herhangi bir projenin Ar-Ge niteliği taşımadığına karar verilir ve proje merkez kapsamından çıkarılır ise; vergiler yönünden vergi ziyaı doğmuş sayılır ve ziyaa uğratılmış vergiler gecikme faizi ve vergi ziyaı cezasıyla birlikte geri alınır.
Denetim durumlarına her an hazırlıklı olmak adına, Ar-Ge Merkezi Yetkilileri ve süreç sorumluları tarafından takip edilmesi önerilen Ar-Ge Merkezi projeleri dosya içeriklerini sizler için listeledim.
Proje dosyalarında bulundurulması gereken başlıklar;
- Proje Kapak Sayfası
- Bakanlık Portalına Aktarılan Proje Formu
- Bakanlık Portalına Aktarılan Proje Formunda Yapılan Revizyonlara İlişkin Formlar
- Proje Hedefleri
- Proje Çıktısı ile Benzer Rakip Ürünlerin Kıyaslaması
- Proje İş Planı
- Proje İlerleme Bilgileri
- Proje Çıktıları Listesi
- Proje Gider Listesi
- Proje Personel Listesi & Görevleri
- Proje Test/Analiz Rapor Listeleri
- Proje Görselleri
- Proje Sonuç Raporu
- Proje ile İlintili Gerçekleşen Diğer Tüm Belgeler (Patent Başvurusu, Bildiri Sunusu, Makale vb.)
Ar-Ge Merkezi bünyesinde yürütülen tüm projelerin detayları için ayrı dosyalar oluşturulmalıdır. Projelerin belirli periyotlarda ilerleme raporları tutulmalı ve ara çıktılar (rapor, görsel, şema vb.) ile desteklenmelidir. Dosyalar içerisindeki proje kodları ve başlangıç-bitiş tarihleri, Bakanlık portalındaki bilgiler ile eşleşmelidir.
Proje yönetiminde gereksinimler ve beklentiler ortaya koyulmalı, hedefler net verilerle ifade edilmelidir. Projenin kapsamı, maliyeti ve sosyo-kültürel, ekonomik ve ulusal faydası incelenmelidir. Ar-Ge Merkezi olarak teknolojinin etkin kullanımı günümüzde neredeyse zorunlu hale gelmiştir. Bu sebeple sürecin bir yazılım ile takip edilmesi önemlidir. Hem süreci kolaylaştırmak hem de kurumsal hafızanın içselleştirilmesi için önemli geçiş olmasının yanısıra, pratik ve ortak çalışma kültürünü yaygınlaştırmış olacaktır. Bu yönetim sürecinin komplike yapısını kolaylaştırmak adına ArgePro Proje Yönetim veya Fikir Yönetimi çözümlerini kullanabilir ve olası bir denetim sırasında, takip ettiğiniz süreçleri hızlı ve pratik bir şekilde canlı olarak denetçiye sunabilirsiniz.
*ArgePro Proje Yönetim Yazılımı ile yapabilecekleriniz:
-PDKS Hesaplama (Personel Devamlı Kayıt Sistemi)
-İzin takibi
-Dış Görev Takibi
-Proje Kaynak Planlaması vb.
*Fikir Yönetimi Yazılımı ile yapabilecekleriniz:
Ar-Ge Merkezi özelinde geliştirilebilecek projeler için, önce fikir havuzu oluşturulur. Uygulama kullanıcıları kendilerine verilen hesap ile sisteme giriş yaparak fikirlerini bu havuza dahil edebilirler. Yazılımın kolaylığı, firmanın belirlediği ön değerlendirme ve nihai değerlendirme kriterlerine göre fikir puanlama sürecinin hızlandırılmasıdır. Burada belirtilen fikirler, kullanıcının kimliğini gizleyerek değerlendirilir. Buradaki amaç, değerlendirme sürecinde fikir sahibi kişinin kimliğinden bağımsız olarak şeffaflık sağlamasıdır.
Çilem Arslankurt
Uzman Danışman | Ar-Ge & Tasarım Merkezi