Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma Nedir ve Süreçler Nelerdir? 

Aile şirketi, ailenin geçimini sağlamak amacıyla kurulan, şirket kurucuları arasında akrabalık bağı olan ve kendi içlerinde bu bağı ön plana çıkararak ortaklık oluşturan işletme yapısına  aile şirketi denir. Aile şirketleri aileden en az iki jenerasyonun kurumda istihdam edildiği işletmedir. Aile şirketlerinin bir kısmı kurum olmayı başarırken bir kısmı küçük bir girişimci olarak kalmaktadır. Aile şirketinin aileden bağımsız hale gelerek anonimleşmesi kurum olabilmesi, varlığını nesilden nesile geçirecek aile bireylerinin bu işe hazır olmaları ve daha da önemlisi kurumun ömrünü uzatacak bir kurumsal işleyiş yapısına sahip olması giderek daha büyük önem kazanmaktadır. Kurumun yıllar boyu varlığını sürdürebilmesi ise, o şirketin kurumsallaşmasına bağlı olmaktadır. Kurumsallaşma ile ilgili problemler sadece ülkemize özgü değil bütün dünyada aile şirketlerinin karşılaştığı konulardır.

 

Kurumsallaşma bir kurumun nesiller boyu sürdürülebilirliğini sağlamak ve insan ömrü ile sınırlı olmayacak şekilde gerekli olan araçları meydana getirmektir. Kurumsallaşma girişimcinin kendi hayatı ve iş yapış kapasitesiyle sınırlı kalmadan şirketin anonimleşerek yani en azından sürdürülebilir hale gelmesiyle nesiller boyu devam etmesini sağlayacak araçları oluşturmaktır. Bir kurumda iş yapışı belirleyen ve başkalarının da buna adapte olmasını sağlayacak en önemli unsurlar o şirketin stratejilerini, politikalarını, iş yapış biçimlerini sistematik biçimde yazılı ve dökümante hale getirmekten geçmektedir. Buda aslında sürekli kurumsal dönüşüm yaşamaları gerekliliğini ortaya koymaktadır. Aynı zamanda yalın felsefenin de temelini oluşturan bu düşünce yalın yönetim veya genel anlamda yönetimde inovasyon olarak ele alındığında kurumsallaşmanın özünü oluşturmaktadır.

Kurumsallaşma beş adımda gerçekleşmektedir.

 

1. Aile şirketi anayasası oluşturulması,
2. Şirketin üst yönetim yapısının şekillendirilmesi,
3. İnsan kaynaklarının yapılandırılması,
4. Yönetim metrikleri setinin hazırlanması,
5. Dijital dönüşüm,

 

Kurumsallaşma dinamik bir süreçtir ve beş adım sürekli kendini yenilemelidir.

 

1 ) Aile Anayasası

Aile anayasası aile işletmesinin temel konularını içeren, aile üyelerinin birbirleri arasında aile iş ilişkilerini sağlıklı yönetebilmeleri için temel ilkeleri ve rehber unsurları içeren bir belgedir. Aile işletmesinin geleceğini, işleyişini kurgulamak adına belirlememiz, bu işin kurucuları olan aile fertlerinin hemfikir olması gereken bazı kurallar bütünü ve ilkeleri olmak zorundadır.  Bu ilkeleri beraber konuşmak, karşılıklı fikirlerle bunu zenginleştirmek, karşılıklı çekincelerin giderilmesi ve bu giderilen gerekçeler ile hemfikir olunan ana ilkelerin bir yazılı metne dökülmesi aile anayasasının ruhunu oluşturmaktadır.

 

Aile anayasası çalışmasının en önemli kısmı yazılı kısmı değil, o yazılı kısma gelene kadar işin paydaşlarını bir masa etrafında oturtup o ailenin şirketleriyle, varlıklarıyla farklı işleriyle alakalı temel sorunlarını ve düşünce farklılıklarını o masaya dökmelerini sağlamaktadır. Hepsinin belirli fedakarlıklarla razı olacağı bir çözümle çıkmak aile anayasasının kalbini oluşturmaktadır. Metin ise onun yanındaki damarlardır, kalp olmadan damarların bir işlevi olamaz, o kalbi oluşturmak o masa etrafında uygun bir moderasyon ve tekniklerle hem yönetim biliminden, hem psikolojiden, hem de hukuk biliminden faydalanarak bir araya gelmektedir. Aile Şirketlerinde kurumsallaşma sürecinin en önemli ayağı, aile anayasasının oluşturulması ise aile şirketi anayasasının en önemli ve belirleyici aşaması da yönetim kurulunun oluşturulmasıdır.

 

2 ) Üst Yönetim Yapısının Belirlenmesi

Türkiye'de kurulan işletmelerin amacı öncelikle ailesini geçindirmek bunu yaparkende kim neyden sorumlu olacak üst yönetim, ortaklar, aile üyeleri hangisi ne işe bakacak çok konuşulmadığı için temel gaye ne yapıp edip para kazanalım ve ailemizin geçimini sağlayalım, fakat yıllar ilerledikçe organizasyon büyüdüğü zaman üst yönetimin yetersiz kaldığı alanlar olduğunu ve şirketlerin en önemli sorunlarından bir tanesi de bunu kendilerine itiraf edememeleridir. Bunun ihtiyacını belirleyen şirketlerin hızlıca yol aldığını, farkına varamayanların ise kendi aralarındaki iç çekişmelerden dolayı zaman kaybettikleri gözlemlenmektedir.

 

Üst yönetim yapısında yönetsel fonksiyonlar ile icra fonksiyonlarının ayrılması gerekmektedir. Bunu yapmanın çeşitli metodları vardır, yönetim kurulu yapısı kurgulama, yönetim kurulunun toplanma şekilleri, üye sayısı, hangi konuların görüşüleceği, ne sıklıkla toplanılacağı, üyelerinin fonksiyonları, kimin üye olabileceği gibi alt başlıklardan bahsedebiliriz. Şirketlerini kurumsallaştırma yönünde ileriye götürmek isteyen işletmelere dünyada kabul görmüş kurumsal yönetim ilkelerine de atıfta bulunarak bağımsız profesyonel yönetim kurulu üyeleri almaları tavsiye edilmektedir. Bu anlamda farklı alanlardaki engin deneyime sahip insanların görüşlerini, kendi görüşlerine aykırı olsada zenginlik olarak katabileceklerine inanılmaktadır. Aynı zamanda icra kurulu yapısı gibi, şirket kurucularının da icranın içine dahil olduğu ilgili süreç sahiplerinin, direktörlerin, genel müdür yardımcılarının, farklı fabrika müdürü gibi ünvanlarının dahil olacağı icranın başı ile ilgili kararların alınacağı bir kuruldan bahsedebiliriz. Burada önemli olan kurumsallaşma adına yönetsel ve stratejik kararlarla icrasal yani operasyona dayalı kararları verecek ekiplerin ve yönetim takımlarının ayrılması gerekliliğidir.

 

3 ) İnsan Kaynaklarının Yapılandırılması

Şirketin organizasyonu büyüdükçe eskiden işletmede olmayan farklı organizasyon birimlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu kısımda insan kaynakları yapılandırması ile müdahale etmek gerekmektedir. En temelde iş analizi, süreç analizi yapılarak neyin eksik olduğunun belirlenmesi, hangi alanların sorunlu olduğunun ve gelişim alanın bulunduğunun belirlenmesi ile başlamaktadır. Aile şirketinin organizasyonu şirketin üst yönetimin ve aile şirketinin, aile üyelerinin hedefleri ile uyumlu bir şekilde gideceği yönün belirlenmesi ile devam etmektedir. Bu yön belirlendikten sonra gerektirdiği organizasyonel yapının kurgulanması ile ilerlemektedir. Bu organizasyon şemasındaki pozisyonların görev tanımlarının yazılması ile devam edilmektedir. Görev tanımları ile  kimin neyden, ne ölçüde ve ne şartlarda sorumlu ve görevli olduğu belirlenmektedir. Sonrasında sürdürülebilirliği sağlamak için norm kadro ve yedekleme planının  oluşturulması gerekmektedir. Şirkette adaletli bir yönetim sağlamak ve motivasyonu artırmak için performans sistemlerinin kurulması önemli bir etkendir. Özellikle daha gelişmiş insan kaynakları tekniklerinin uygulanması, örneğin yetenek yönetiminin yapılması, sürdürelebilirliğinin nasıl sağlanacağının eğitim teknikleri ile belirlenmesi, bir eğitim yönetimi planı yapılması ve kariyer yönetimi planlamalarının yapılması önemli etkenlerin başında gelmektedir. 

 

4 ) Yönetim metrikleri setinin hazırlanması

Yönetimin organizasyonel faaliyetlerin sonuçlarını rahatlıkla görebileceği veriler üretmek bu verileri üst yönetimin ve ilgili yönetici makamların inceleyebileceği anlamlandırabileceği ve hızlıca karara aksiyona dönüştürebileceği şekilde görselleştirmek ve bu görselleştirmenin hem sistemsel, hem yazılımsal, hemde süreçsel tasarımlarını yapmaktır. Buna yönetim raporlaması setinin tasarımı denir.

 

5 ) Dijital Dönüşüm 

Dijital dönüşüm özellikle elektronik sektörünün ve yazılım teknolojileri sektörünün ilerlemesi ile beraber son beş yılda tüm dünyada ve ülkemizde olduğu gibi karşımıza çıkmaktadır. Bu noktada bu süreci kaçıranların çok uzun olmamakla beraber kısa  vadede sektörlerinden silinmeleri bile söz konusu olabilmektedir. Dijital dönüşüme bütün iş süreçlerini dahil ederek planlaması, planlama içinde bunun dijitalleşme stratejisini kurgulaması, bunun içinde dijitalleşme olgunluk analizini ve gelişim yol haritasını oluşturmaktan geçmektedir. Yol haritası ile birlikte insan kaynaklarından argeye, üretimden satışa, pazarlamadan marka yönetimine, muhasebeden fuar katılımına kadar herşeyin dijitalleşme sürecine tabi olduğunu unutmadan bu süreci gerçekleştirmek için bir plan yapmaktır. Bu planıda adım adım uygulamak gerekmektedir. Dijitalleşmenin kurumsallaşmayı taçlandıran sürdürebilir kılacak ve önümüzdeki yıllara taşıyacak adım olduğunu düşünmek ve kurumsallaşma isteyen aile şirketinin de  bu beş adımı izlediği takdirde iş modelinde bir problem olmayacaktır.

Aile şirketlerinde kurumsallaşma öncelikle aile üyelerinin bunu  gündem maddesi yapması, inanması ve özümsemesi ile gerçekleşmektedir. Aile şirketlerinde genelde ikinci neslin devreye girmesi ile problemler başlamakta ve akabinde aile şirketinin parçalanmasına sebep olabilmektedir. 

 

Günün sonunda şirketin zarar görmesine daha iyi işler yapmasında, büyümesinde ve gelişmesinde engel olabilmektedir. Bu engel içerden gelmektedir. Aile şirketlerinde içten içe çekişmeler, işleyiş ve yönetim ile ilgili konuları açık açık konuşamamak, şirketi geriye doğru çeken unsurları oluşturmaktadır. Bunları önlemek için kurumsallaşmayı sağlamak gerekmektedir.

 

Bunlardan dolayı aile şirketlerinde aile anayasası dediğimiz yapıları sağlamak gerekmektedir. Olay sadece yazılı metni ortaya koymak değil onun öncesinde konuşulmamış olanı konuşmak, geleceğe dair aile bireylerinin durumlarını belirlemek, aile anayasasının özünü bilen profesyonellerden destek almak faydalı olacaktır.

 

Aile şirketlerinde kurumsallaşmayı birinci nesilde iken sağlayan işletmelerin, varlığını sürdürebilmesi ,uzun vadeli bir geleceği olması açısından çok önemlidir. Kurumsallaşmanın sağlanamaması ile aile içi çekişmelerden dolayı iflasa kadar ilerleyebilmektedir. Bu içerden gelen bir tehdit ve bu sorun görmek istemediğimiz, kaçmak istediğimiz konuşamadığımız bir sorun, işte girişimci olmak, şirket kurmak bu zor noktalarda karar verebilmek ve inisiyatif alabilmekten geçmektedir.

 

Aile şirketlerinde kurumsallaşmanın en temelde yanıtı kendi gelecekleri için bir sigorta sağlanmasıdır. Kurumsallaşamadıklarında çok iyi bir şirket olsa da ömürleri maalesef hüsranla sonuçlanmaktadır. 

 

Aile Şirketi ve Kurumsallaşma

 

1 - Aile şirketlerinde kurumsallaşma ömürlerini uzatmak için bir sigortadır.

2 - İyi bireyleri insan kaynağını firmaya çekebilmeli ve aynı zamanda firmada tutabilmesi gereklidir.

3 - Şirketi kendi kasaları gibi görmeyip, yarattıkları değere odaklanmaları gerekmektedir. Yarattıkları değere odaklandıkları zaman, anonim şirket olma yolunda başlangıç aşamasında bakış açısını içlerine sindirmeleri ve yerleştirmeleri gerekmektedir.

 

Bakış açısını yerleştirdiğimiz takdirde sadece kendi ailemizi değil, topluma, ülkemize, dünyaya daha faydalı bir şirket ve iş yapısı ortaya koymuş olabilmektir. Bunu başarabilmenin yolu da bireylerden bağımsızlaşma ve  beş kurumsallaşma adımı ile aslında ağ gibi şirketi sarması ve kararların alınabilmesinden geçmektedir. Bütün bunlar daha büyük güçlü şirketler oluşturma ve kurma noktasında büyüyebilmeyi sadece kendi ailemiz  için değil, ülkemize ve dünyaya daha iyi işler bırakabilmek adına kurumsal olmamız gerekmektedir.

Albert Solino’nun aile şirketlerinde kurumsallaşmaya nasıl yaklaştığını şöyle ifade edebiliriz. Öncelikle aile şirketinin ne durumda olduğunu bilinmeli, herkese genel geçer uygun bir reçete vermemiz söz konusu olamaz. Reçetemiz kişiye kuruma o aile şirketine özgü olmak zorunda, fakat yöntemlerimiz ortak olacaktır. İzlenecek iki yöntem söz konusudur.

 

• Birinci yöntem mevcut durumu analizi yapmak. 
• İkinci yöntem hedefler doğrultusunda yol haritası hazırlayacağımız profesyonel çalışma oluşturmak.

 

Bu çalışma aile üyeleri ile konuşmaktan şirketin ana yönetsel fonksiyonunu icra eden belki profesyonel yöneticiler ile belki aile üyeleri ile bu anlamda ne iş yaptıklarını ve gelişim alanlarının ne olduğunu konuşmaktan başlamakta ve geleceğe dair ulaşmak istedikleri ana yönü sezdikten sonra adımlarını projelendirmekten geçmektedir. Buna mevcut durum analizi ve gelişim yol haritası denilmektedir.

 

Mevcut durum analizinden sonra doğrudan istek bu yönde geldi ise aile anayasası çalışmasını yaparak başlanmalıdır. Genelde aile anayasası çalışması ile beraber ister istemez biraz üst yönetim fonksiyonlarına da değinilmesi gerekmektedir. Biz danışman olarak bunu da önereceğimiz için ikinci olarak daha önce saydığımız  beş kurumsallaşma adımı olan üst yönetim fonksiyonlarının tasarımını da aile anayasası çalışması ile yapılmasını önermekteyiz. Bu noktada yaklaşımımız genelde firma ile tartışıp önceliklendirme ve bu önceliklendirmeye göre kurumsallaşmanın beş adımı dediğimiz adımları izlemek şeklinde olmaktadır.