Ar-Ge Merkezi Danışmanlığı

Ar-Ge Projesi Yazımında Nelere Dikkat Edilmelidir?

Ar-ge Merkezi Projeleri

Ar-Ge Merkezleri, faaliyetleri kapsamında her yıl Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na o sene içinde yürüttükleri Ar-Ge Projesi veya projelerini de içeren detaylı bir faaliyet raporu sunmaktadır. Komisyon üyeleri, faaliyet raporu değerlendirme aşamasında görevlendirilen akademisyen raporlarını da dikkate alarak, sunulan her projenin Ar-Ge niteliğini ve yenilikçi yönlerini değerlendirmektedir. Merkezin bir sonraki yıl faaliyete devam edip etmeyeceğinin kararını oluşturan bu değerlendirmede en kritik nokta Ar-Ge projeleridir.

2019 yılı faaliyet rapor dönemi yaklaşırken, Ar-Ge Merkezi bünyesinde yürütülen ar-ge projelerinin hazırlanması sırasında dikkat edilmesi gereken noktaları sizler için detaylandırmak istedim.

Genel tanıma baktığımızda proje; orta ve uzun vadede başarıyı hedefleyen stratejik planlardır. Ancak Ar-Ge Merkezi bünyesinde geliştirilmesi hedeflenen bir ar-ge projesi ‘nde bu plan 5746 sayılı Ar-Ge kanunu ‘ndaki tanımında da belirtildiği gibi; sistematik adımlar ile sayısal hedefler ve bilimsel esaslar çerçevesinde oluşmalıdır. Özetle bir projenin Ar-Ge olup olmadığını belirlemek için aşağıdaki 3 soru sorulabilir:

  1. Sistematik bir çalışma mı?
  2. Yaratıcılık var mı?
  3. Yenilik ve özgünlük taşıyor mu?

Her fikir projeye dönüştürülemez. Fikir olarak konu ele alınmış olsa dahi uygulanması mümkün olmayabilir. Bu sebeple önceden belirlenmiş spesifik amaçlara belirli bir zaman diliminde optimum bir şekilde ulaşmak üzere kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren planlar oluşturulmalıdır.

  1. Problemi Tanımlayın.

Proje fikri bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür. Bu amaçla; projenin geliştirilmesi sırasında karşılaşılması öngörülen teknik/teknolojik belirsizlikler, zorluklar ve riskler belirlenmelidir. Belirlenen her riske yönelik çözüm yöntemleri, B planları oluşturulmalı ve net bir şekilde ifade edilmelidir.

 

  1. Ar-Ge Projesi için Sayısal Hedefler Belirleyin.

Proje çıktısı somut, ölçülebilir başarı ölçütleri ve bunlar için hedeflenen değerlere dayalı bilgilerle tanımlanmalıdır. Projenizin başarısı ve plana uygun devam edip etmediği bu ölçütlere göre belirlenecektir. Ürün projeleri için, proje çıktısı ürünün ölçülebilir teknik özelliklerine; süreç projeleri için, yeni/iyileştirilmiş sürecin meydana getireceği ölçülebilir farklara, iyileştirmelere, geliştirmelere yer verilmelidir. Daha iyi, daha hızlı, daha küçük boyutlu, daha hafif, vb. ölçülemeyen tanımlar kullanılmamalı, üretim hızı (adet/saat), enerji tüketimi, verimlilik yüzdesi, raf ömrü vb. şeklinde ölçülebilir değerler verilmelidir.

  1. İş Planını ve Ar-Ge Projesi Ekibini Oluşturun.

Hedeflere ulaşmak için uygulanması gereken adımlar ve bu adımların nasıl bir sıralama ile gerçekleştirileceği ayrıntıları ile belirlenmiş olmalıdır. Bu amaçla bir iş planı hazırlayıp sunabilirsiniz. Her iş paketinin alt faaliyetleri, başlangıç – bitiş tarihleri doğrultusunda netleştirilmelidir.

Projede görevlendirilen tüm Ar-Ge personeli’nin yer aldığı bir organizasyon şeması hazırlanması, proje içi görev dağılımını net bir şekilde görmek adına etkili olacaktır. Aynı zamanda belirlenen bu ekibin projenin hangi aşamasında % kaç efor ile çalışacağı adam/ay oranları ile belirlenmiş olmalıdır. Herhangi bir proje personelinin işten ayrılması riski öngörülmeli ve proje sürecinin sekteye uğramaması adına ekip içerisinden aynı niteliğe sahip başka bir personelin yedek olarak belirlenmesi gerekmektedir.

Proje faaliyetlerinde bulunabilecek aşamaların kapsamı aşağıdaki gibi olabilir.

  • Analiz Çalışmaları ve Kavram Geliştirme
  • Teknolojik/Teknik ve Ekonomik Yapılabilirlik Etüdü
  • Geliştirilen Kavramdan Tasarıma Geçiş Sürecinde Yer Alan Laboratuvar Çalışmaları
  • Tasarım Geliştirme ve Doğrulama Çalışmaları
  • Prototip Üretimi
  • Test/Entegrasyon Çalışmaları

 

  1. Ar-Ge Proje Bütçesini Belirleyin.

Faaliyet planı hazırlamak, yukarıdaki akış içerisinde kullanılacak girdilerin gerçekçi bir şekilde belirlenmesinde önemli bir aşamadır. Ar-Ge Merkezi projesi için planlanan bütçe aşağıdaki kalemlerden oluşmalıdır.

  • Ar-Ge Projesi Personel Giderleri:

    Ar-Ge projesi personelinin, projedeki görev tanımına göre çalıştığı süre (ay), projede harcayacağı efor (adam/ay oranı) ve ortalama brüt maliyet çarpılarak toplam personel bütçesi oluşturulur. Personel bütçesi oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en hassas nokta toplam adam/ay oranlarının belirlenmesidir. Bakanlık bu hesaplamada, projede görevli toplam personel sayısının, yürütülen proje süresi ve kapsamındaki yeterliliğini değerlendirmektedir. Bu sebeple oluşturulan toplam adam/ay oranı sistematik bir şekilde hesaplanmalı ve düzenli tutulmalıdır.

  • İlk Madde ve Malzeme Giderleri:

Her türlü doğrudan ilk madde, yardımcı madde, işletme malzemesi, ara mamul, yedek parça, prototip vb. giderler ile 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre amortismana tabi tutulması mümkün olmayan maddi kıymetlerin iktisabına ilişkin giderleri kapsar.

 

NOT: Hammadde ve diğer malzeme stoklarından Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde fiilen kullanılan kısma ilişkin maliyetler Ar-Ge harcaması kapsamındadır. Bu nedenle, henüz Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmamış olan hammadde ve diğer malzemelere ilişkin maliyet tutarlarının stok hesaplarında; kullanılan, satılan ya da elden çıkarılanların da stok hesaplarından mahsup edilmek suretiyle izlenmesi gerekir.

  • Alet-Teçhizat Giderleri:

Prototip ürün/sistem oluşana kadar geçen sürede Ar-Ge faaliyetlerine yönelik alınmak üzere belirlenen makine, alet, teçhizat vb. harcamalar proje bütçesi kapsamına dahil edilebilir.

 

  • Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler:

Normal bakım ve onarım giderleri hariç olmak üzere, Ar-Ge ve yenilik faaliyetleriyle ilgili olarak işletme dışında yerli veya yabancı diğer kurum ve kuruluşlardan alınan; mesleki veya teknik destek, test, laboratuvar ve analiz hizmetleri ile bu mahiyetteki diğer Ar-Ge Merkezi ile ilgili Danışmanlık hizmet alımları kapsamında yapılan ödemelerdir. Bu şekilde alınan hizmetlere ilişkin harcamalar, proje kapsamında gerçekleştirilen toplam harcama tutarının %50’sini geçemez.  Bu kapsama, şirketler tarafından sıklıkla alınan Ar-Ge ile doğrudan ilgili olmayan Yönetim Danışmanlığı, İnsan Kaynakları Danışmanlığı, Kurumsallaşma Danışmanlığı, Turquality Danışmanlığı, KVKK Danışmanlığı gibi danışmanlık faaliyetleri dahil edilemez.

 

  • Genel Giderler:

Ar-Ge Merkezi alanının kira, su, enerji, bakım-onarım, haberleşme, nakliye giderleri ile bu merkezde kullanılan makine ve teçhizata ilişkin bakım ve onarım giderlerinin, ilgili projeye düşen kısmı bütçeye dahil edilebilir.

 

Ar-Ge Merkezi kapsamında gerçekleştirilen tüm harcamalar Araştırma ve Geliştirme Giderleri başlığı altında muhasebeleştirilir. Bu giderler proje bazında dağıtılması için her bir proje için belirlenmesi gereken Proje Kodları olmalıdır. Bu proje kodları aynı projenin Bakanlık Portalı’ndaki kodu ile de uyumlu olmalıdır.

Tüm bu proje adımları doğrultusunda hazırlamanızı önerdiğimiz 2019 yılı faaliyet rapor çalışmalarında kolaylıklar dilerim.

 

Çilem Arslankurt

Uzman Danışman | Ar-Ge & Tasarım Merkezi