Ar-Ge Merkezi Danışmanlığı

Ar-Ge Merkezleri için İnsan Kaynakları Departmanına Düşen Sorumluluklar Nelerdir?

Ar-Ge-Merkezleri-için-İnsan-Kaynakları-Departmanına-Düşen-Sorumluluklar-NelerdirAr-Ge Merkezi kapsamında sağlanan kazanç istisnalarının büyük çoğunluğu –Ar-Ge faaliyetlerinde doğrudan görevli araştırmacı ve teknisyenlerin oluşturduğu- Ar-Ge personelinden sağlanmaktadır.  Bunlar dışında, Ar-Ge Merkezi içerisinde geçirdiği net süre kadar teşvikten yararlanmasına olanak sağlanan destek personelleri de yer almaktadır.

Araştırmacı: Üniversitelerin; mühendislik veya Ar-Ge ile ilgili bölümlerinden mezun en az lisans derecesine sahip kişiler ile Ar-Ge alanlarından herhangi birinde en az lisansüstü eğitim derecesine sahip diğer kişiler
Teknisyen: Meslek lisesi veya meslek yüksekokullarının Ar-Ge, teknik, fen veya sağlık bölümlerinden mezun, teknik bilgi ve deneyim sahibi kişiler
Destek Personeli: Ar-Ge ve yenilik veya tasarım faaliyetlerine katılan veya bu faaliyetlerle doğrudan ilişkili yönetici, teknik eleman, laborant, sekreter, işci ve benzeri personel
Önemli Hatırlatma: Gelir vergisi stopajı teşvikinden yararlanacak olan destek personelinin tam zaman eşdeğeri sayısı, toplam tam zaman eşdeğer Ar-Ge veya tasarım personeli sayısının %10’unu aşamaz. Küsuratlı sayılar tama iblağ edilir. Destek personelinin toplam tam zaman eşdeğer Ar-Ge veya tasarım personeli sayısının %10’unu aşması halinde, brüt ücreti en yüksek olan destek personeli, teşvik kapsamından çıkarılır.
Ar-Ge Merkezi kapsamındaki tüm personelin kazanç istisnaları, giriş çıkış kayıtlarına bakılarak içeride geçirilen net sürenin hesaplanması ile yapılır. İnsan Kaynakları departmanı personel teşviklerinde zincirin ilk halkasıdır. Bu sebeple tüm süreçler birbirine bağlı olup, titizlikle takip edilmelidir. Ar-Ge Merkezi olmanın getirdiği sorumluluklar ile birlikte olası bir mali denetime de hazır olunmalıdır. Bu doğrultuda dosya içerisindeki evraklar düzenli ve güncel tutulmalıdır.
Bu süreçte İnsan Kaynakları Departmanı tarafından takip edilmesi önerilen dosya içeriklerini sizler için listeledim.

İnsan Kaynakları Departmanına İlişkin Temel Arşivlenmesi Gereken Başlıklar;

1. Personel Sözleşmeleri
2. Mezuniyet Belgeleri
3. Yıllık İzin Takip Tabloları (Online olarak takip ediliyor ise yazılı tutulmasına gerek yoktur.)
4. Yıllık İzin Formları
5. Personel Hastalık Raporları
6. Yurt Dışı Üniversite Mezunu ise Denklik Belgesi
7. Personel Giriş-Çıkış Bildirgeleri
8. Diğer Özlük Dosya Evrakları

İnsan Kaynakları Departmanına İlişkin Aylık Arşivlenmesi Gereken Başlıklar;

1. Detaylı PDKS Tablosu (Bilgisayar ortamında yedekli olarak arşivlenmeli ve ulaşılabilir olmalıdır.)
2. Aylık PDKS (Personel Devamlı Kayıt Sistemi) Özet Tablosu
3. Aylık Dış Görev Dağılım Formu
4. Dışarıda Geçirilen Sürelere İlişkin Görevlendirme Formları
5. Dışarıda Geçirilen Sürelere İlişkin Portal Beyanları
6. Dışarıda Geçirilen Sürelere İlişkin Kanıt Dokümanlar (Görev atama mailleri, gidilen dış görevde çekilen fotoğraf vs.)
7. Aylık Personellerin Proje Dağılımları (Adam-Ay)
8. Genel tatillere ilişkin tatil bağlama durumlarında yapılan genel duyuru, mail vb. kanıt dokümanların ilgili sorumlu imzası ile saklanması
9. Turnike kayıtlarında herhangi bir arıza olması durumunda ilgili ayda tutanak alınması ve imzalı olarak saklanması (Arıza aydına ilişkin servis formları ayrıca saklanmalıdır.)
10. Kamera kayıtlarında herhangi bir arıza olması durumunda ilgili ayda tutanak alınması ve imzalı olarak saklanması (Arıza kaydına ilişkin servis formları ayrıca saklanmalıdır.)
11. SGK Hizmet Listesi
12. Yatay Bordrolar

Her yıl, Ar-Ge Merkez kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na faaliyet raporları sunulur. Bu raporda yıl içerisinde gerçekleşen tüm faaliyetlerle birlikte, kısa-orta ve uzun vadeli hedefler de yer almaktadır. Ar-Ge Merkezi ve şirket kapsamında belirlediğiniz tüm hedefler net verilere dayanmalı ve güncel olarak takip edilmelidir. Teknolojiyi kullanarak, bu süreçlerin bir yazılım ile takip edilmesi rakamsal ve teknik kapasite bazında büyüyen bir şirket için oldukça avantaj sağlayacaktır.
Bu yönetim sürecinin komplike yapısını kolaylaştırmak adına Corvisio OKR Yazılım çözümü, kurumsal düzeyde hedef belirlemenizde öncülük sağlayacaktır. OKR yazılımı, birçok şirket tarafından yaygın olarak kullanılan bir hedef belirleme yöntemi olan Hedefler ve Anahtar Sonuçlar anlamına gelir. Şirket hedeflerinizi ve önemli sonuçları belirlemek, izlemek ve değerlendirmek için kullanabilirsiniz. Bu izleme periyotlarını haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık olarak ayarlayabilirsiniz. Olası bir denetim sırasında, Ar-Ge Merkezi kapsamında belirlediğiniz hedeflere ne kadar yaklaştığınızı güncel olarak takip ettiğinizi ve oluşan sistematik düzen ile kurumsal kimlik algısını içselleştirdiğinizi göstermek, denetçinin gözünde pozitif bir etki yaratacaktır.

 

Çilem Arslankurt
Uzman Danışman | Ar-Ge & Tasarım Merkezi